《办公软件培训》PPT课件.pptx

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1、Heres afunny thingOf word ExcelPowerPointAre the mostimportant toolsimportant50%YetRegular softworepresentations 让我们规范的文档策划案增色，体现我们的审慎细致 不再为PPT展示皱眉头 通过Excel体现我的数据敏感性统计、分类 We atEyefulfind thisratherworryingWhyare we soworried?制作长文档范本、邀请函PowerPoint 展示 Excel 使用技巧与方法简单PS使用Make a lista lot of work!制作长文档范

2、本制作长文档范本ResearchDevelopmentLicensingProtectionBrandingn n样式与内建样式样式与内建样式 样式是一系列格式设置操作的样式是一系列格式设置操作的样式是一系列格式设置操作的样式是一系列格式设置操作的集合，是应用于文档中的文本、表格集合，是应用于文档中的文本、表格集合，是应用于文档中的文本、表格集合，是应用于文档中的文本、表格和列表的一套格式特征。它主要可以和列表的一套格式特征。它主要可以和列表的一套格式特征。它主要可以和列表的一套格式特征。它主要可以分为：字符样式、段落样式、表格样分为：字符样式、段落样式、表格样分为：字符样式、段落样式、表格样

3、分为：字符样式、段落样式、表格样式和列表样式。式和列表样式。式和列表样式。式和列表样式。在Word文档的格式编辑过程当中，有时候内建样式的基本设定，不能够完全满足我们的需求。这时候，我们就可以去对内建样式内建样式做一定的修改。如左图1所示，图1 内建样式修改启动 图2“修改样式”对话 单击“标题1”旁的图标，出现“标题1”的下拉菜单，在其中选择“修改”选项，弹出“修改样式修改样式”对话框，如中图2所示，在其中可以对样式的格式进行修改；同时，还可以单击其对话框左下角的“格式格式”下拉按钮，对更多的格式进行修改。新建自定义样式新建自定义样式快速套用自定义样式快速套用自定义样式重命名和删除样式重命名

4、和删除样式 在新建的样式“主体”中，单击下拉按钮“”，在出现的下拉菜单中选择“修改”选项，弹出“修改样式”对话框，在其中的名称一栏中将“主体”重新命名为“内容”各级标题的字体设置各级标题的字体设置段落设置段落设置首行缩进2个字节、1.5倍行距、两端对齐文本制作目录 目录通常是长文档不可缺少的部分，目录通常是长文档不可缺少的部分，Word提供了自动生成目录的功能。提供了自动生成目录的功能。在生成目录之前，要确认文档中已经使用了在生成目录之前，要确认文档中已经使用了标题样式标题样式，否则不能生成目录。，否则不能生成目录。编制目录最简单的方法是使用内置的编制目录最简单的方法是使用内置的大纲级别格式或

5、标题样式大纲级别格式或标题样式。生成目录后，生成目录后，生成目录后，生成目录后，WordWord自动将文章中所有的标题提取自动将文章中所有的标题提取自动将文章中所有的标题提取自动将文章中所有的标题提取出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，出来，并把这些标题所在的页码也一一列出来，并在其中加上前导字符。并在其中加上前导字符。并在其中加上前导字符。并在其中加上前导字符。目录完成效果图目录完成效果图 快速浏览长文档 长文档的查看是非常不方便的，文档过大，就不容易长文档的查看是非常不方便的，文档过大，就不容易找到自

6、己要查看的内容。而在处理长文档时找到自己要查看的内容。而在处理长文档时应用样式应用样式就是为了方便后续的查看和处理。就是为了方便后续的查看和处理。选择选择“视图视图”|“文档结构图文档结构图”命令，打开文档结构图，命令，打开文档结构图，在该视图中可以快速查看文档的整体信息，在此视在该视图中可以快速查看文档的整体信息，在此视图中右击章或节前的图中右击章或节前的折叠按钮折叠按钮，从弹出的快捷菜单，从弹出的快捷菜单上可以决定显示的上可以决定显示的标题级别标题级别。用鼠标直接单击对应的的标题，即可将文档视用鼠标直接单击对应的的标题，即可将文档视图中的文档内容立即切换到相应的章节，这项功图中的文档内容立

7、即切换到相应的章节，这项功能使浏览文档变得非常方便。能使浏览文档变得非常方便。插入不规则表格插入不规则表格在弹出的“插入表格”对话框中，在“列数”微调框中输入表格的列数，在“行数”微调框中输入表格的行数，其他则使用默认操作，完成后单击“确定”按钮。拆分、合并单元格拆分、合并单元格调整表格行与列。调整表格行与列。光标定位到要调整宽度的表格线上，当光标变为如图所示的形状“”时，单击并拖动鼠标即可调整表格列宽。同样操作，也可调整表格列宽。平均分布各列。平均分布各列。由于拆分后由于拆分后单元格列数宽度不同，影响单元格列数宽度不同，影响表格整齐美观，可通过平均表格整齐美观，可通过平均分布各列命令来完成。

8、选定分布各列命令来完成。选定要平均分布的列数，单击菜要平均分布的列数，单击菜单栏单栏“表格表格”|“自动调整自动调整”|“平平均分布各列均分布各列”命令，如图左命令，如图左所示所示。选定“照片”所需列数，单击右键，在弹出的快捷菜单中单击“合并单元格”命令。选定合并的单元格，单击右键，设置其“单元格对齐方式单元格对齐方式”为为水平居中和垂直居中水平居中和垂直居中，即“表格属性”中的“单元格”的“垂直对齐方式”为“居中”。并输入“照片”文本修改“包装”对于有封面又有对于有封面又有“页号页号”的文稿的文稿，我们我们一般一般会在会在“插入页码插入页码/设置页码格式设置页码格式”选项选项中中使使封面封面

9、不会打印上不会打印上“页号页号”，但是但是有个有个问题，不知道你注意到没有，在默认情况下问题，不知道你注意到没有，在默认情况下“页号页号”是是从第从第2页开始显示的。怎样才能让页开始显示的。怎样才能让“页号页号”从第从第1页页开始？开始？方法方法很简单，在很简单，在“页眉和页脚页眉和页脚”工具栏中找到工具栏中找到“设置页码格式设置页码格式”按钮，在按钮，在“页码格式页码格式”对话框中对话框中将将“起始页码起始页码”设为设为“0”即即可可。插入“封面”选择。插入表格，设置表格边框 在使用文档结构图时，在使用文档结构图时，所有的标题必须经过所有的标题必须经过样式处理，即对所有样式处理，即对所有标题

10、进行样式设计，标题进行样式设计，否则，使用文档结构否则，使用文档结构图就达不到快速浏览图就达不到快速浏览的作用。的作用。单击打开某一文档，单击打开某一文档，选中后可点选中后可点“预览预览”键键（在你不能根据文档名回忆起内容又不想麻烦地打开查看时使用）WORD选项设置选项设置插入页眉、页脚插入页眉、页脚检查错别字检查错别字制作邀请函1、新建WORD文档，设置页面大小（一般为A4纸张）。页面设置/水印/自定义水印/图片水印。选择图片，调整位置和大小.或者文字水印 2、插入剪切画或图片，设置图片格式（调节图片亮度压缩大小等）选择“文字环绕”下拉按钮，在展开的下拉列表中单击“衬于文字下方”选项。在弹出

11、的“另存为”对话框中，单击“保存类型”下拉列表中“Word模板（*.dot）”选项，并在“文件名”文本框中输入模板名称为“邀请函模板”，然后单击“保存”按钮将其作为文档模板保存Q&A 问：通常我编辑问：通常我编辑Word文档，当在一行中间文档，当在一行中间输入新文字时会插入到原有文字当中，但有输入新文字时会插入到原有文字当中，但有时却是在我键入文字时，原文字将会消失。时却是在我键入文字时，原文字将会消失。这是怎么回事？这是怎么回事？答：如果在你键入的时候，原有的文字消失了，那么原因是改写模式改写模式被打开了。此时，请双击状态栏中的“改写”字样以关闭改写模式。当状态栏中的“改写”字样加黑显示时，

12、表示处于改写模式；当“改写”字样显示为灰色时，表示处于插入模式。PowerPointSHOWPowerPoint准准备备素素材材创创建建并并编编辑辑演演示示文文稿稿设设置置动动画画效效果果、切切换换效效果果、插插入入新新幻幻灯灯片片（版版式式）、艺艺术术字字、音音乐乐、视视频频等等。幻幻灯灯片片播播放放幻幻灯灯片片母母版版设设计计。（PPT模模板板）单击菜单单击菜单“幻灯片放映幻灯片放映”|“排练时间排练时间”命令，幻灯片将开始命令，幻灯片将开始放映，同时屏幕的左上角将显示用于计时的放映，同时屏幕的左上角将显示用于计时的“预演预演”对话框对话框选中对象，选择菜单栏中的选中对象，选择菜单栏中的“

13、插入插入”|“超链接超链接”命令，或单击命令，或单击“常常用用”工具栏中的工具栏中的“插入超链接插入超链接”按钮按钮，或对着所选单击右键，在，或对着所选单击右键，在弹出的快捷菜单中选择弹出的快捷菜单中选择“超链接超链接”命令，则弹出命令，则弹出“插入超链接插入超链接”对对话框，单击选择左边的话框，单击选择左边的“链接到链接到”列表中的列表中的“本文档中的位置本文档中的位置”选选项。项。设置交互式演示文稿设置交互式演示文稿幻灯片放映幻灯片放映使用使用演示者视图演示者视图使用画笔添加幻灯片编号和徽标 通过设置幻灯片母版（母版是一张可以预先定义通过设置幻灯片母版（母版是一张可以预先定义背景颜色、文本

14、格式的特殊幻灯片，对它的修改背景颜色、文本格式的特殊幻灯片，对它的修改将直接作用到将直接作用到应用该母版的幻灯片中应用该母版的幻灯片中）可以将通）可以将通用的或者相近的设置属性应用到所有的幻灯片中，用的或者相近的设置属性应用到所有的幻灯片中，以保证每一张幻灯片的风格一致，还可以提高编以保证每一张幻灯片的风格一致，还可以提高编辑效率。辑效率。单击单击“幻灯片编号幻灯片编号”复选框，再单击复选框，再单击“全部应用全部应用”，即可为幻灯片加上即可为幻灯片加上编号编号。选择菜单栏中的选择菜单栏中的“视图视图”|“母版母版”|“幻灯片母版幻灯片母版”命令，把徽标插入到母版命令，把徽标插入到母版中，关闭母

15、版视图后，完成对母版的设置。中，关闭母版视图后，完成对母版的设置。Q&AQ&AQ&AQ&A实现两个任意的声音、图片或文字对象的交互效果呢？答：假设要设置动态交互效果的两个对象为对象1、对象2。首先选中对象1，单击鼠标右键，在快捷菜单中选择“自定义动画”选项，单击“添加效果”按钮选择一种合适的动态效果，在随之出现的下边的效果显示框中用鼠标右键单击该效果名，选择“计时计时”选项，单击弹出对话框的“触发器触发器”按钮，选中“单击单击下列对象时启动效果下列对象时启动效果”单选按钮并在其后的列表框中选择“对象2”，单击“确定”按钮。如何让如何让对象对象同时、同时、随心所欲随心所欲动起来动起来？首先在按住

16、首先在按住“Shift”键的同时分别选定各张图片，然后单键的同时分别选定各张图片，然后单击击“绘图绘图”下拉菜单，选择下拉菜单，选择“组合组合”选项把它们设置为一个选项把它们设置为一个整体，然后单击整体，然后单击“幻灯片放映幻灯片放映”菜单的菜单的“自定义动画自定义动画”命令命令对该组合设置一个动画效果后，就会发现这些图片都同对该组合设置一个动画效果后，就会发现这些图片都同时运动起来了时运动起来了。如果如果希望自己绘制该对象的运动路径，就要在希望自己绘制该对象的运动路径，就要在“动作路径动作路径”级联菜单中选择级联菜单中选择“绘制自定义路径绘制自定义路径”菜单中的菜单中的“自由曲线自由曲线”选

17、项。此时当把鼠标移到幻灯片编辑区域的时候，指针选项。此时当把鼠标移到幻灯片编辑区域的时候，指针会变成一枝会变成一枝“笔笔”型，就可以按住鼠标左键随意地绘制对型，就可以按住鼠标左键随意地绘制对象的运动路径了。象的运动路径了。PRExcel 使用使用Spend工作簿和工作表的特性工作簿和工作表的特性最大限制最大限制开启工作簿的数目受限于可用的记忆体和资源系统工作表的大小 最多65536行，256列单元格内可接受的文字长度每个单元格最多可包含32000个字符单元格内可接受的数字型数据的长度常规数字格式的数据长度为11位（包括特定字符）单元格内数字精度保留15位；若长度超过15位，多余数字位显示为“0

18、”工作簿中可使用工作表页数最多255个工作表在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行在多个工作表中可以同时进行数据的输入与编辑，依据多个工作表进行汇总计算汇总计算 还可以用还可以用图表图形化工作表数据图表图形化工作表数据。工作表的基本组成单位是工作表的基本组成单位是单元格单元格。技巧技巧:按按CtrlN组合键，可快速新建一个空白工作簿。组合键，可快速新建一个空白工作簿。.查找与替换查找与替换 1、选择、选择【编辑编辑】-【查找查找】命令命令,或按或按ctrl+F组合键组合键,打开打开【查找与替查找与替换换】对话框的查找选项卡对话框的查找选项卡;在在【查找内容查找内容】下拉

19、列表框中输入查找内容下拉列表框中输入查找内容,单击单击【查找下一个查找下一个】按钮按钮,光标则移动到与待查内容相符的单元格上光标则移动到与待查内容相符的单元格上.可多次单击可多次单击【查找查找下一个下一个】按钮按钮,直到找到所需的单元格位置。直到找到所需的单元格位置。提示提示:单击单击【查找全部查找全部】按钮按钮,可在对话框下方列出所有符合条件的单可在对话框下方列出所有符合条件的单元格信息元格信息.单击单击【替换替换】标签标签,打开打开【替换替换】选项卡选项卡,在在【查找内容查找内容】和和【替换为替换为】下拉列表框中输入所需内容下拉列表框中输入所需内容,单击单击【查查找下一个找下一个】按钮按钮

20、,定位到要替换掉的单元格定位到要替换掉的单元格,单击单击【替替换按钮换按钮】,即可快速工作表中特定单元格的内容。即可快速工作表中特定单元格的内容。.给单元格加批注给单元格加批注批注是附加在单元格中批注是附加在单元格中,与其他单元格内容分开的注释。与其他单元格内容分开的注释。含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注含有批注的单元格的右上角会有一个红色三角形的批注标识符。标识符。鼠标指向单元格鼠标指向单元格,即会显示其批注。即会显示其批注。操作步骤如下操作步骤如下:a 选定单元格选定单元格,选择选择【插入插入】-【批注批注】命令命令;或单击右键或单击右键,选择选择【插入批注插入批注】;b

21、在弹出的批注框中输入内容在弹出的批注框中输入内容;c 输入完毕后输入完毕后,单击外部工作表区域即可单击外部工作表区域即可.Excel中插入空白行中插入空白行 如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自如果想在某一行上面插入几行空白行，可以用鼠标拖动自此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果此行开始选择相应的行数，然后单击右键，选择插入。如果在在每一行上面均插入一空白行每一行上面均插入一空白行，按住，按住Ctrl键，依次单击要插入键，依次单击要插入新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。新行的行标按钮，单击右键，选择插入即可。快速隐藏快速隐藏 在打印工作表时，我们有时需要把某

22、些行或者列隐藏起在打印工作表时，我们有时需要把某些行或者列隐藏起来，可是用菜单命令或调整行号来，可是用菜单命令或调整行号(列标列标)分界线的方法比较麻分界线的方法比较麻烦烦,有一个简单方法：在有一个简单方法：在英文英文状态下，按状态下，按“Ctrl+9”或或“Ctrl+0”组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列组合键，就可以快速隐藏光标所在的行或列数据运算数据运算简单运算简单运算根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按根据需要，制定用于运算的单元格区域，然后按Enter键，键，即可在结果单元格内得到运算结果。即可在结果单元格内得到运算结果。使用公式使用公式以等号（以等号（=）开始，用于表明之

23、后的字符为公式。等号之后的是需要进行）开始，用于表明之后的字符为公式。等号之后的是需要进行计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。计算的元素（操作数），各操作数之间以运算符分隔。Excel将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。将根据公式中运算符的特定顺序从左到右计算公式。单元格引用单元格引用通过单元格引用，在一个公式中可以使用不同单元格中的通过单元格引用，在一个公式中可以使用不同单元格中的数据，也可以在多个公式中使用同一个单元格中的数据。数据，也可以在多个公式中使用同一个单元格中的数据。相对列和绝对行，如相对列和绝对行，如C$6;绝对列和相对行，如绝对列和相对行，如$C6.使用

24、函数数据排序、筛选与分析数据排序、筛选与分析排序工作表数据排序工作表数据 排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内排序功能，可以使数据按照某一列或某些列内容的顺序来排列，使表格数据更有条理。容的顺序来排列，使表格数据更有条理。Excel中的数据排序有中的数据排序有默认排序默认排序和和自定义排序自定义排序数据筛选数据筛选 筛选方法有两种：筛选方法有两种：自动筛选自动筛选和和高级筛选高级筛选。若【主要关键字】所在列有重复关键字，可再通过【次要关键字次要关键字】下拉列表框，选择进一步排序的关键字，右侧单选按钮同上；单击【确定】。升序和降序升序和降序自定义排序在【输入序列】文本框中输入自定义序列自定义

25、序列，单击【添加】按钮，再单击【确定】自动筛选选择【数据】【筛选】【自动筛选】命令，数据清单的列标题全部变成下拉列表框高级筛选（根据需要咯）使用图表分析数据使用图表分析数据1.利用图表向导创建图表利用图表向导创建图表打开打开【图表选项图表选项】对话框，根据需要输入图表标题、分类轴对话框，根据需要输入图表标题、分类轴和数值轴的标志。其余选项卡可根据需要进行更改。单击和数值轴的标志。其余选项卡可根据需要进行更改。单击【下一步下一步】按钮，按钮，打开打开【图表位置图表位置】对话框，对话框，在此选择将图表保存到一张新建的图表单中，在此选择将图表保存到一张新建的图表单中，还是将其作为一个对象插入到当前工

26、作簿的某个工作表中。还是将其作为一个对象插入到当前工作簿的某个工作表中。2.更改图表类型更改图表类型分类显示数据分类显示数据利用利用Excel软件的外部数据输入导入功能来迅软件的外部数据输入导入功能来迅速导入这些数据，极大的提高我们的工作效率。速导入这些数据，极大的提高我们的工作效率。【数据数据】-【导人外部数据导人外部数据】-【导入数据导入数据】菜单选项。出现一个菜单选项。出现一个选择数据源选择数据源的窗口，在该的窗口，在该窗口中找到数据源，然后直接双击它即可。这窗口中找到数据源，然后直接双击它即可。这时会有一个文本导入向导一步一步帮我们把数时会有一个文本导入向导一步一步帮我们把数据导入到表

27、格中。据导入到表格中。问:在不用截图软件的情况下，可以直接将Word文档中的某些文本内容以图片格式插入工作表的单元格中吗?Q&AQ&AHomegrown presentation!简单PS使用PresentationLack of structurePoor designCredibility CrumblesGot youthinking?We havent finished yet我们的海报为自己美容为自己美容独一无二节日贺卡独一无二节日贺卡?superiorYourcompetitionagainst thecompetition?How are you holding upact!Ti

28、me toStudy now?Right nowPresentationFind out just how well you are performingAuditPresentationWe expect your first progress!How do we know these work?WeCan Learn ourselvesto our strength.Were now working much harderFirst DataHow do we know these work?Welistento our customers.Our work is now not only more appealing,its more effectiveHow do we know these work?Welistento our publicity.We do know you coulddo this perfect!accumulation