office基本操作培训材料.ppt

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1、Excel 2003概述 Excel作为当前最流行的电子表格处理软件，能够创建工作薄和工作表、进行多工作表间计算、利用公式和函数进行数据处理、表格修饰、创建图标、进行数据统计和分析等。利用Excel进行数据处理，大大缩短了处理时间、保证了数据处理的准确性和精确性，现以发展到Excel 2007。2021/9/261内容大纲一、页面设置二、查找与替换三、创建图标四、单元格修饰五、数据排序六、自动筛选七、高级筛选八、分类汇总九、分列十、VLOOKUP函数十一、小技巧十二、常用快捷键2021/9/262页面设置主要用于打印作业的设置1、页面（打印方向，缩放比例，打印纸张大小等）2、页边距3、页眉与页

2、脚（选择规定页眉或页脚，也可自定义页眉或页脚）4、工作表 打印标题：用于打印多页表格时，每页的顶（左）端标题都是一样的一行（列）或多行（列）（也可通过自定义页眉进行设置）2021/9/263查找与替换定义：用于查找特定数据，和替换批量数据一、查找1、单击“编辑”菜单中的“查找”命令，跳出“查找与替换”对话框2、在“查找内容”中输入需查找的数据，单击“确认”按钮 (在对话框中，点击“选项”按钮，出现系统默认的查找范围，可以根据需求修改。如在“范围”下拉框中选择“工作簿”，则是在此工作簿的所有工作表中查找数据）二、替换1、单击“编辑”菜单中的“替换”命令，跳出“查找与替换”对话框2、选择“替换”按

3、钮，在“查找内容”中输入要被替换的数据，在“替换为”中输入替换数据3、单击“全部替换”，则工作表中所有数据都被替换（若不需全部替换，则先单击“查找全部”，下拉列表框中跳出所有需替换的数据，单击选中需要替换的数据行，再单击“替换”按钮即可）2021/9/264创建图表 图表是分析数据最直观的方式，Excel能根据表格数据自动生成各种类型的图表，且各种类型之间可以方便的转换 图表制作的操作步骤如下：1、选定要绘图的数据区域，其中包括行、列标题，它们会出现在图中2、单击“插入”菜单的“图表”命令，弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框3、在“图表类型”栏中选择一种（如：圆柱图），并在右侧“子图

4、表类型”栏中选一种（如：柱形圆柱图）。将鼠标指针移到“按下不放可查看示例”按钮上，并按住鼠标左键，能看到所选图表的实际效果。4、单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-4步骤之2-图表类型”对话框2021/9/265创建图表5、单击“数据区域”标签，在“数据区域”栏输入图表源数据区域，也可以单击该右侧的折叠按钮，可以在工作表上重新选定用于绘图的数据区域。选定后，在单击折叠按钮又恢复对话框的显示6、单击“系列”标签，这里可以增加或减少图表中的数据系列7、单击“下一步”按钮，出现“图表向导4-步骤之3-图表选项”对话框。该对话框可以确定图表标题、坐标轴刻度、坐标网格线、图例、数据表等8、单击“标题”标

5、签，在“图表标题”，“分类X轴”，“数值Y轴”分别输入标题、X、Y轴名称9、单击“下一步”按钮，出现“图表向导4-步骤之4-图表选项”对话框。10、单击选择单选框，”作为新工作表插入“、”作为其中的对象插入“。单击”完成“按钮即完成图表插入2021/9/266单元格修饰 我们可以通过“单元格格式”命令给做好的表格进行修饰，让电子表格更加清晰生动。方法为：选择所需单元格，单执行“格式”菜单中“单元格”命令，打开“单元格格式”对话框，（或右击鼠标，在快捷栏中选中“设置单元格格式”）即可修改以下内容：1、“数字”选项卡：在“分类”栏中，可设置各种类型的数值格式，如：常规、日期、文本、时间、分数等。（

6、系统默认常规格式）2、“对齐”选项卡：“文本对齐方式”栏中，可设置“水平对齐”和“垂直对齐”等对齐方式 “文本控制”栏中，“自动换行”：单元格中放置数据，当一行显示不下时，部分数据被隐藏，选择“自动换行”则超出数据自动拆行放置。与“缩小字体填充”不能同时使用；“缩小字体填充”：单元格中放置数据，当一行显示不下时，如果选择缩小字体填充，则体统自动缩小数据字体以适应单元格；“合并单元格”：选中将当前活动区域合并为一个组合单元格。取消选中，则恢复组合单元格为多个单元格 “方向”栏中，可设置输入文字的方向3、“字体”选项卡：设置文本字体的格式，字号，字型，字色等4、“边框”选项卡：设置单元格有无边框、

7、边框效果等5、“图案”选项卡：设置单元格背景效果6、“保护”选项卡：用于在工作表被保护时锁定单元格或隐藏公式等操作2021/9/267数据排序 定义：是将数据列表中的数据按某一个或多个数据列进行升序或降序排序，系统最多允许设置三个排序关键字一、用工具栏按钮排序 利用“常用”工具栏的“升序”和“降序”按钮可实现对数据的快速排序。例：按工资的降序重新进行排序A、单击字段名“工资”，该字段为排序关键字B、在“常用”工具栏“中单击降序按钮，即可快速排序2021/9/268数据排序二、用菜单命令排序例：对数据进行“工号递增，工资递减”的排序1、单击“数据”菜单的“排序”命令，打开“排序”对话框2、在“主

8、要关键字”栏中选择排序主关键字“工号”，并在其后选择排序顺序“递增”，在“次要关键字”栏中选择排序关键字“工资”，并在其后选择排序顺序“递减”3、在“当前数据清单”栏中选中“有标题行”单选框，表示标题不参加排序，否则标题行也参加排序。4、单击“确认”按钮，完成排序。（系统默认：排序关键字方向未按列，英文字符不区分大小写，中文字符以汉语拼音方式排序。如果这些默认设置需要改变，则在“排序”对话框中，单击选择“选项”按钮，进行重新设置）（若只对数据表的部分记录进行排序，则先选定排序的区域，然后再用上述方法进行排序。）2021/9/269自动筛选 筛选数据就是按照指定的条件，将不满足要求的数据隐藏起来

9、，在工作表中只显示符合要求的数据。自动筛选主要包括自动筛选和自定义筛选。1、自动筛选：A、单击“数据”菜单中选择“筛选”命令下的“自动筛选”子命令，此时在工作表中每个字段名旁边出现下拉式列表按钮。B、选取需要设置条件的字段名旁边的下拉式列表按钮，在其列表框中选取所要的条件。2、自定义筛选：用于在同一列中的一个数值范围内筛选数据清单 自定义筛选的操作也是在打开的自定义筛选列表中单击“自定义”选项，然后在自定义框中可以进行筛选列的条件设置 (可用？代表单个字符，用*代表任意多个字符）例：选择工资大于1000元，小于1200元的数据 选择户籍地址是安徽的数据2021/9/2610高级筛选 定义：是指

10、根据复合条件或计算条件来筛选数据，并允许把满足条件的记录复制到工作表中的另一个区域中，而原数据区域不变。例：男生中工资大于1500的或者小于1000的数据1、在工作表空白处建立一个条件区域，第一行输入条件名（即需要设置条件的字段名），对应的条件名下输入筛选要求 性别 工资 工资“与”男 1500的关系 1000 “或”的关系2、选中数据区中的任意单元格3、单击“数据”菜单中选中“筛选”命令下的“高级筛选”子命令，显示“高级筛选”对话框 （在该对话框的“方式”框中，若选择“在原有区域显示筛选结果”，则筛选后的部分数据显示在原工作表处；若选择“将筛选结果复制到其他的位置”，则筛选后的部分数据显示唉

11、另外指定的区域）4、单击“数据区域”文本框后的折叠按钮，选择参加筛选的区域，单击“条件区域”文本框后的折叠按钮，选择条件区域，（单击“复制到”文本框口的折叠按钮，选择任一空白单元格，即筛选后的数据将复制到此空白区域）5、单击“确认”按钮，即完成筛选。（取消高级筛选，单击“数据”菜单中选中“筛选”命令下的“全部显示”即可取消）2021/9/2611分类汇总定义：是分析数据表的常用方法，系统提供了分类汇总的功能。在进行分类汇总时，首先必须先将数据清单按分类字段进行排序，然后，再进行分类汇总。例：将工资表按性别进行分类汇总，求男女生工资的平均工资1、选定“性别”列，进行排序2、单击“数据”菜单的“分

12、类汇总”命令，出现“分类汇总”对话框3、单击“分类字段”栏的下拉按钮，在下拉列表中选择分类字段“性别”4、单击“汇总方式”栏的下拉按钮，在下拉列表中选择汇总方式“平均值”5、在“选定汇总项”列表框中选定要汇总的一个或多个字段“工资”6、单击“确认”按钮，完成分类汇总2021/9/2612分类汇总注：1、若本次汇总前，已经进行过某种分类汇总，是否保留原来的汇总数据由“分类汇总”对话框中的“替换当前分类汇总”项决定。若不保留原来的汇总数据，可以选中该项。否则，讲保留原来的汇总数据。2、若选定“分类汇总”对话框中的“汇总结果显示在数据下方”，则每类汇总数据将出现在该分类下方。否则将出现在该类数据的上

13、方。3、若选定“分类汇总”对话框中的“每组数据分页”项，则每类汇总数据将独占一页。4、在分类汇总表的左侧出现了“摘要”按钮。“摘要”按钮出现的行就是汇总数据所在的行。单击该按钮，变成“+”，则隐藏该类数据，只显示该类数据的汇总结果；变成“-”，则使隐藏的数据恢复显示5、在汇总表的左上方有层次按钮。单击按钮1，只显示总的汇总结果，不显示数据；单击按钮2，显示总的汇总结果和分类汇总结果，不显示数据；单击按钮3，显示全部数据和汇总结果2021/9/2613分列 我们可以使用“&”来合并多列的内容，这里也可以使用“分列”让一列内容变为多列。例:工号列（D3G01234），需要分列为（D3，G，0123

14、4）1、工号列（为A列）后插入两列空白列2、选中A列，单击“数据”菜单中的“分列”命令，出现“文本分列向导-3步骤之1”文本框3、在“原始数据类型”栏中，选中单选框“固定列宽”，单击“下一步”按钮，出现“文本分列向导-3步骤之2”文本框4、在“数据预览”栏中，单击鼠标，建立分列线，拖动分列线至指定位置（可以添加多条分列线，在分列线上双击鼠标，可取消分列线），单击“下一步”按钮，出现“文本分列向导-3步骤之3”文本框5、在“数据预览”栏中，单击鼠标选择列，可在“列数据格式”栏设置本列的数据格式（系统默认常规格式，每列都可设置格式），如果不需要此列出现在工作簿中，在“列数据格式”栏选中“不导入此列

15、（跳过）”单选框6、单击“确认”按钮，完成分列2021/9/2614VLOOKUP函数一、功能，格式：在表格首列查找指定的数值，并由此返回表格当前行中指定列处的数值 VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)VLOOKUP（需在第一列中查找的数值,需要在其中查找数据的数据表,需返回某列值的列号,逻辑值True或False）二、解释 1、Lookup_value为“需在数据表第一列中查找的数据”，可以是数值、文本字符串或引用。2、Table_array 为“需要在其中查找数据的数据表”，可以使用单元格区域或区域名称等。

16、（1）如果 range_lookup为 TRUE或省略，则 table_array 的第一列中的数值必须按升序排列，否则，函数 VLOOKUP 不能返回正确的数值。如果 range_lookup 为 FALSE，table_array 不必进行排序。（2）Table_array 的第一列中的数值可以为文本、数字或逻辑值。若为文本时，不区分文本的大小写。3、Col_index_num 为table_array 中待返回的匹配值的列序号。Col_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一列中的数值；Col_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二列

17、中的数值，以此类推。如果Col_index_num 小于 1，函数 VLOOKUP 返回错误值#VALUE!；如果Col_index_num 大于 table_array 的列数，函数 VLOOKUP 返回错误值#REF!。4、Range_lookup 为一逻辑值，指明函数 VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。如果为 TRUE 或省略，则返回近似匹配值，也就是说，如果找不到精确匹配值，则返回小于lookup_value 的最大数值；如果 range_value 为 FALSE，函数 VLOOKUP 将返回精确匹配值。如果找不到，则返回错误值#N/A。2021/9/2615小技巧一、编

18、辑技巧一、编辑技巧1、分数的输入 如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法是：先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。2、序列“001”的输入 如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法是：首先输入“”（英文文单引号），然后输入“001”。3、日期的输入 如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。4、多张工作表中输入相同的内容 几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角的Sheet1、Sheet2.来直接选择需要输入相同内容的多个工

19、作表，接着在其中的任意一个工作表中输入这些相同的数据，此时这些数据会自动出现在选中的其它工作表之中。（输入完毕之后，再次按下键盘上的Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择的多个工作表，解除这些工作表的联系，否则在一张表单中输入的数据会接着出现在选中的其它工作表内）2021/9/2616小技巧二、让不同类型数据用不同颜色显示二、让不同类型数据用不同颜色显示 在工资表中，如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”显示，大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示，低于1000元的工资总额以“棕色”显示，其它以“黑色”显示，我们可以这样设置：1、打开“工资表”工作簿，选中“工资”所在列，单击“格式

20、”菜单栏中“条件格式”命令，打开“条件格式”对话框2、单击“条件1（1)”下的第二个方框右侧的下拉按钮，选中“大于或等于”选项，在后面的方框中输入数值“2000”。单击“格式”按钮，打开“单元格格式”对话框，将“字体”的“颜色”设置为“红色”。3、按“添加”按钮，并仿照上面的操作设置好其它条件（大于等于1500，字体设置为“蓝色”；小于1000，字体设置为“棕色”）。4、设置完成后，按下“确定”按钮。工资总额的数据就按你的要求以不同颜色显示出来了2021/9/2617小技巧三、如何快速地复制单元格的格式？三、如何快速地复制单元格的格式？要将某一格式化操作复制到另一部分数据上，可使用“格式刷”按

21、钮。选择含有所需源格式的单元格，单击工具条上的“格式刷”按钮，此时鼠标变成了刷子形状，然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去四、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？四、如何在不同单元格中快速输入同一数内容？选定所有需要输入同一内容的单元格区域，然后在任一个单元格中输入值，然后按 Ctrl Ener键，即可实现在选定的单元格区域中一次性输入相同的值。2021/9/2618小技巧五、如何快速五、如何快速删删除特定的数据？除特定的数据？例：有一份Excel工作薄，其中有大量的产品单价、数量和金额。怎样将所有数量为0的行删除？1、选定区域（包括标题行），然后单击“数据”菜单菜单栏，选中“筛选”的

22、“自动筛选”命令 2、在“数量”列下拉列表中选择“0”，那么将列出所有数量为0的行。选中所有行，右击鼠标，选择“删除行”，即可删除所有数量为0的行。最后，取消自动筛选。六、如何快速六、如何快速删删除工作表中的空行？除工作表中的空行？以下几种方法可以快速删除空行：方法一：如果行的顺序无关紧要，则可以根据某一列排序，然后可以方便地删掉空行 方法二：如果行的顺序不可改变，你可以先选择插入新的A列，输入顺序。然后根据其他任何一列将表中的行排序，使所有空行都集中到表的底部，删去所有空行。最后以A列重新排序，再删去A列，恢复工作表各行原来的顺序 方法三：使用上例“如何快速删除特定的数据”的方法，只不过在所

23、有列的下拉列表中都选择“空白”即可2021/9/2619小技巧七、巧妙使用七、巧妙使用连连字符字符“&”“&”1、在已有的单元格中批量加入一段固定字符 例：在excel中输入后，由于要在原有一列数值前全部再加两位“13”，如果一个一个改的话实在太麻烦了，那么我们可以用下面的办法：A、假设原有数值在A列，在A列后插入一列，为B列，然后在B1单元格写入：=”13”&A1 B、按回车确认（注：引号为英文符号），即可看到结果 13XXXX （若是在原证书号后面加13 则在B1单元格中写入：=A1&”13”2、用连字符“&”来合并两个或多个单元格内容 想将多列的内容合并到一列中，如果用合并单元格，只会保

24、存第一个单元格的数据。这里可以用连字符“&”就能将它们合并 例：将A、B、C列合并到一列中 A、在C列后面插入空列D，然后在D1中输入公式：=A1&B1&C1 B、按回车确认，D1中则出现A、B、C列合并后的内容了 (若合并的列中需加入空格，则输入公式：=A1&”&B1&”&C1,引号内需输入一个空格）2021/9/2620小技巧八、选择性粘贴八、选择性粘贴 以上两列合并后的单元格都是公式格式，如果直接执行“复制”、“粘贴”到另一单元格的命令，就会出现错误，这时我们可以使用”选择性粘贴“命令：1、选中需要复制的单元格，执行”复制“操作，然后选中任一空白单元格 2、单击“编辑”菜单栏中的“选择性

25、粘贴”命令，打开“选择性粘贴”对话框，选择“数值”单元框，单击“确认”按钮，即可把需要复制的数值粘贴过去 （“选择性粘贴”对话框，“粘贴”栏可以选择各种需要粘贴的要求，如：数值，格式，公式等；“运算”栏可以完成数据批量计算；“转置”复选框可以互转行和列）2021/9/2621小技巧九、在九、在ExcelExcel中快速添加间隔空行中快速添加间隔空行 可以通过添加辅助列并利用Excel的定位功能进行实现，步骤如下：1、在数据区域的后面插入一空列作为辅助列，在第一个单元格中输入“1”，下面的单元格置空，选择这两个单元格，按住Ctrl键的同时拖动填充柄向下填充，直至目标位置。2、保持此时的选中状态，

26、执行“编辑”菜单中“定位”命令，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“空值”。单击“确定”按钮，原选择区域中的空单元格格将被选中 4、在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，在对话框中选择“整行”，单击“确定”按钮，将在辅助列每个空格行上添加一空行5、再选中辅助列中的所有单元格，执行“编辑”菜单中“定位”命令，打开“定位”对话框，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“常量”。单击“确定”按钮，原选择区域中的“1”单元格将全部被选中，在选中单元格上单击右键，选择“插入”命令，再在对话框中选择“整行”，单击“确定”按钮，每个选择单元格所在行上将添加一空行。6、最后删除辅助列，则添加了间隔空行2021/9/2622常用快捷键Ctrl+A 全选Ctrl+F 查找Ctrl+D 直接复制上一单元格的内容Ctrl+C 复制Ctrl+X 剪切Ctrl+V 粘贴Ctrl+S 保存Ctrl+Z 快速撤销前一操作Alt+Tab 快速切换所有打开的窗口2021/9/2623感谢大家的参与！2021/9/2624