办公室6S管理实施方法与技巧.ppt

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1、 办公室6S管理实施方法与技巧广东精益管理研究院广东精益管理研究院广东精益管理研究院广东精益管理研究院u办公室办公室6S管理能给我们带来什么好处管理能给我们带来什么好处u推行办公室推行办公室6S管理的二十大要项管理的二十大要项u行动起来做办公室行动起来做办公室6S管理管理课程大纲课程大纲模块一办公室办公室6S管理管理能给我们带来什么好处能给我们带来什么好处规范规范 高效高效细致 专业模块二推行办公室推行办公室6S管理管理的二十大要项的二十大要项一、公独明确一、公独明确二、公私区分二、公私区分三、有名有家三、有名有家四、四、OAOA机定位机定位五、柜架管理五、柜架管理六、资料归位六、资料归位七、

2、文件管理七、文件管理八、电脑文件八、电脑文件九、表格管理九、表格管理十、桌面整洁十、桌面整洁十一、桌底状态十一、桌底状态十二、抽屉状态十二、抽屉状态十三、物品定位十三、物品定位十四、线束整理十四、线束整理十五、十五、开关标识开关标识十六、空调状态十六、空调状态十七、十七、张贴管理张贴管理十八、看板管理十八、看板管理十九、会议管理十九、会议管理二十、安全消防二十、安全消防1 1、公用的工具（传真机、打印机、复、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置；使用的位置；2 2、清理不要物；、清理不要物；3 3、明确管理责任人；、明确管理责

3、任人；一、共独明确一、共独明确u合理摆放合理摆放u整洁干净整洁干净u定期消毒（每月一次）定期消毒（每月一次）二、二、“公私区分公私区分”1 1、清理不要物、清理不要物2 2、私人用品和办公用品分开放置；、私人用品和办公用品分开放置；3 3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4 4、私人用品应置于抽屉的下层；、私人用品应置于抽屉的下层；5 5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品6 6、不可出现、不可出现“杂物杂物”标识标识1 1、清理不要物；、清理不要物；2 2、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统

4、一定、公用的工具（传真机、打印机、复印机等）应统一定 位在各部门都方便使用的位置；位在各部门都方便使用的位置；3 3、明确管理责任人；、明确管理责任人；四、OA设备管理1 1、清理不要物；、清理不要物；2 2、各文件、物品必须分层、分类管理、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格件、国家标准、空白表格 3 3、各文件柜、架内物品

5、都必须按轻重决定置于哪、各文件柜、架内物品都必须按轻重决定置于哪 层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，层。一般轻的物品、文件放上层，重的放下层，4 4、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置、各文件柜、架内物品都必须按使用的频率决定置 于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便于哪层？一般为使用频率高的置于中间拿取方便 的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；的位置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5 5、标识明确；、标识明确；6 6、定期清扫，保持干净无尘。、定期清扫，保持干净无尘。五、柜架管理1 1、清理过期的资料；、清理过期的资料；2 2、每册资料都需要有明确的标识；、每册

6、资料都需要有明确的标识；资料名称资料名称 定位标识定位标识 管理者标识管理者标识3 3、每次使用过的资料都必须按指定、每次使用过的资料都必须按指定 的位置归回原处；的位置归回原处；4 4、保持资料干净整齐。、保持资料干净整齐。六、资料六、资料 物品归位物品归位七、文件管理七、文件管理1、建立文件目录文档、建立文件目录文档2、个人文件与公司文件区分放置，并标识、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求清楚个人文件不做要求3、公司文件要进行文件分类并标识清楚、公司文件要进行文件分类并标识清楚4、公司文件保密与不保密的文件要用标识、公司文件保密与不保密的文件要用标识区分清楚并区分管理区

7、分清楚并区分管理八.电脑文件6S1 1、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档、建立电脑文件目录文档2 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚个人文件不做要求做要求做要求做要求3 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后）4 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公

8、司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚5 5、常用文件的快捷方式、常用文件的快捷方式、常用文件的快捷方式、常用文件的快捷方式6 6、离开时锁住屏幕、离开时锁住屏幕、离开时锁住屏幕、离开时锁住屏幕C盘盘我的文档我的文档私人文件私人文件*文件文件品质文件品质文件培训文件培训文件6S文件文件*文件文件效率文件效率文件电脑文件分类电脑文件分类（例）：（例）：九、空白表单管理九、空白表单管理1 1 1 1、部门内有多种表格时，需分类管理；、部门内有多种表格时，需分类管理；、部门内有多种表格时，需分类管理；、部门内有

9、多种表格时，需分类管理；2 2 2 2、为了方便查找，建议用不同颜色分开；、为了方便查找，建议用不同颜色分开；、为了方便查找，建议用不同颜色分开；、为了方便查找，建议用不同颜色分开；3 3 3 3、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示、为了防止急用时没有的现象，建议有复印提示4 4 4 4、定期清理不用、过期的表格。、定期清理不用、过期的表格。、定期清理不用、过期的表格。、定期清理不用、过期的表格。1 1、清理不要物；、清理不要物；2 2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、可定置于桌面的物品为：电脑

10、、文件栏、电话、笔筒、台历、茶杯，并要求定位；笔筒、台历、茶杯，并要求定位；3 3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（人长时间（0.5H0.5H以上）离开时，文件、资料必须以上）离开时，文件、资料必须 归位；归位；4 4、桌面文件状态可按、桌面文件状态可按“待处理待处理”、“已处理已处理”、“处理中处理中”4 4、保持桌面清洁、保持桌面清洁十、桌面整洁十、桌面整洁u整洁干净整洁干净u简单唯一简单唯一 u定置定位定置定位 1 1、清理不要物（包括私人鞋物）；、清理不要物（包括私人鞋物）；2 2、文件资料、文件资料/产品等不可直接置于桌底

11、；产品等不可直接置于桌底；3 3、离开座位时，椅子要推近桌子；、离开座位时，椅子要推近桌子；4 4、保持地面干净。、保持地面干净。十一、桌底状态十一、桌底状态1 1、不要物的清理、不要物的清理2 2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类、办公用品、文件资料、私人用品必须按类 别分抽屉放置；别分抽屉放置；3 3、一个抽屉内有几种物品时，、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品想办法将物品 固定，避免来回开关抽屉时物品乱动固定，避免来回开关抽屉时物品乱动；4 4、标识清楚；、标识清楚；5 5、定期清理，保持干净无尘。、定期清理，保持干净无尘。十二、抽屉状态十二、抽屉状态十三、物品十三、物品定位定位(

12、隐形定位法隐形定位法)说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 地面复印机地面复印机 柜式空调柜式空调 梯子等易移动物品；梯子等易移动物品；定位线宽定位线宽2CM2CM左右，两边长左右，两边长12CM,12CM,隔实物隔实物1CM1CM贴附贴附,以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；以免磨损，当物品靠墙时，只需定外侧；目的：提醒归位目的：提醒归位 1cm1cm12cm12cm传真机传真机传真机传真机1 1、电源线不可直接拖在地上。、电源线不可直接拖在地上。2 2、绕成大概、绕成大概1520CM1520CM长，用扎带或套纽固定两长，用扎带或套

13、纽固定两端；端；3 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定；（不可给其他操作、动作造成障碍）（不可给其他操作、动作造成障碍）4 4、插头标识清楚、插头标识清楚5 5、电源排插应固定。、电源排插应固定。十四、线束整理十四、线束整理u1、保持干净、保持干净u2、功能完好、功能完好u3、控制区域、控制区域/功能明确功能明确十五、开关标识十六、空调状态十六、空调状态1、明确管理责任人、明确管理责任人2、运转状态目视管理、运转状态目视管理3、确保功能完好、确保功能完好1 1、清理过期的张贴物；、清理过期的张贴物；2 2、所有张贴物都需定位、所有张贴物都需定位,墙

14、上张贴物要明确区域；墙上张贴物要明确区域；3 3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定 位置上，不可随处有张贴现象；位置上，不可随处有张贴现象；4 4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可随意 贴，要求规定位置贴，要求规定位置,规定数量贴附规定数量贴附(不能超过不能超过2 2 张张A4A4纸位置纸位置),),玻璃窗上不宜张贴通知玻璃窗上不宜张贴通知/资料；资料；5 5、明示标识岗位、职责、明示标识岗位、职责6 6、保持张贴物的清洁。、保持张贴物的清洁。十七、张贴管理十七、张贴管理十八、看板管理十八、看板管理u内容：

15、u通告/公告栏u学习园地(初期可以展示6S基础知识)u人员去向管理u轮值管理u6S责任区域布局图u6S日常点检表(可以先空着)十九、会议室1、“不要物不要物”清理清理2、会议室标识、会议室标识3、使用状态标识、使用状态标识4、预约管理、预约管理5、会议要求、会议要求 会议室悬挂物会议室悬挂物会议室悬挂物会议室悬挂物如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图*要求要求要求要求:大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致大小、高度尽量一致会议室会议室会议室会议室温馨提示温馨提示温馨提示温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等会议后椅子必须归位、禁止吸烟等*请带走会议后多余物请带走会议后多余物请带走会议后多余物请带走会议后多余物u定位标识明确定位标识明确u明确责任人明确责任人u日常点检日常点检二十、消防设备管理模块三行动起来行动起来做办公室做办公室6S管理吧！管理吧！