办公室6S管理组织实施方法与技能.ppt

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1、办公室6S管理实施方法与技巧,3A企业管理顾问有限公司 2011年03月08日,规范 高效,办公室 6S,细致 专业,追求目标:,办公室6S的十六大要求,一、OA机定位 二、公私区分 三、资料归位 四、柜架管理 五、电脑文件 六、表格管理 七、桌面状态 八、桌底状态 九、抽屉状态 十、物品定位,十一、线束整理 十二、开关标识 十三、空调状态 十四、张贴管理 十五、看板管理 十六、会议管理,1、清理不要物； 2、公用的办公设备（传真机、打印机、复印机等）应统一定位在各部门都方便使用的位置； 3、明确管理责任人；,一、OA(办公自动化)设备管理,二、“公私区分”,1、清理不要物2、私人用品和办公用

2、品分开放置；3、私人用品不宜过多，原则上不超过一个抽屉；4、私人用品应置于抽屉的下层；5、标识明确：办公用品、常用资料、私人物品,1、清理过期的资料； 2、每册资料都需要有明确的标识； 资料名称 定位标识 管理者标识 3、每次使用过的资料都必须按指定的位置归回原处； 4、保持资料干净整齐。,三、资料物品归位,改善前,改善后,1、清理不要物；2、各文件、物品必须分层、分类管理 标准类、记录类、通知类、日常管理类、规定规 范、参考资料、事务管理类、品质管理类、生产 计划类、报告类、人事管理、档案类、工艺文 件、国家标准、空白表格 3、各文件柜、架内物品按轻重决定置于哪层。一般 轻的物品、文件放上层

3、，重的放下层，4、各文件柜、架内物品按使用的频率决定置于哪 层。一般使用频率高的置于中间拿取方便的位 置。使用频率低的置于偏高或偏低的层次；5、标识明确；6、定期清扫，保持干净无尘。,四、柜架管理,文件柜分类标识,五.电脑文件6S,1、建立电脑文件目录文档 2、个人文件与公司文件区分放置，并标识清楚 3、公司文件要进行文件分类并标识清楚（思路见后） 4、公司文件加密与不加密的文件要用标识区分清楚,C盘,我的文档,私人文件,*文件,品质文件,培训文件,JIT文件,*文件,效率文件,电脑文件分类 （例）：,XXX公司JIT文件分类实例,六、空白表单管理,1、部门内有多种表格时，需分类管理； 2、为

4、了方便查找，建议用不同颜色标识进行区分 3、为了防止急用时“空仓”现象，建议有复印提示 4、定期清理不用、过期的表格。,案例练习 抽屉里放着生产日报空白表格一叠，每天各班定时来这里取空表做生产日报。有一天，张三取走了最后一张表格，心理暗自庆幸自己运气好 第二天，张三象往常一样，来取空白表格，拉开抽屉，发现表格没有了，开始四处寻找 思考：你会怎么样解决这种问题？,1、清理不要物； 2、可定置于桌面的物品为：电脑、文件栏、电话、 笔筒、台历、茶杯，并要求定位； 3、工作时可有需处理的文件资料等置于桌面，但 人长时间（0.5H以上）离开时，文件、资料必须 归位； 4、桌面文件状态可按“待处理”、“已

5、处理”、“处理中” 5、保持桌面清洁,七、桌面状态,1、清理不要物（包括私人鞋物）； 2、文件资料/产品等不可直接置于桌底； 3、离开座位时，椅子要推近桌子； 4、保持地面干净。,八、桌底状态,1、不要物的清理2、办公用品、文件资料、私人用品必须按类别分 抽屉放置；3、一个抽屉内有几种物品时，想办法将物品固定， 避免来回开关抽屉时物品乱动 ；4、标识清楚；5、定期清理，保持干净无尘。,九、抽屉状态,十、物品定位(隐形定位法),说明：需定位的地面物品：碎纸机、衣架、书架、茶几 地面复印机柜式空调梯子等易移动物品； 定位线宽2CM左右，两边长12CM,隔实物1CM贴附, 以免磨损，当物品靠墙时，只

6、需定外侧； 目的：提醒归位,1cm,12cm,花盆定位,1、电源线不可直接拖在地上。 2、绕成大概1520CM长，用扎带或套纽固定两端； 3、或将线束嵌入套管，露出部分用扎带固定； （不可给其他操作、动作造成障碍） 4、插头标识清楚 5、电源排插应固定。,十一、线束整理,十二、开关标识,1、保持干净 2、功能完好 3、控制区域/功能明确,十三、空调状态,1、明确管理责任人 2、运转状态目视管理 3、确保功能完好,1、清理过期的张贴物； 2、所有张贴物都需定位,墙上张贴物要明确区域； 3、公司通知、公告需统一贴附在看板中的规定位置 上，不可随处有张贴现象； 4、工作台需要的张贴物（备忘录等）不可

7、随意贴，要 求规定位置,规定数量贴附(不能超过2张A4纸位置), 玻璃窗上不宜张贴通知/资料； 5、明示标识岗位、职责 6、保持张贴物的清洁。,十四、张贴管理,十五、看板管理,内容： 通告/公告栏 学习园地(初期可以展示6S基础知识) 人员去向管理 轮值管理 6S责任区域布局图 6S日常点检表,十六、会议室,1、“不要物”清理 2、会议室标识 3、使用状态标识 4、预约管理 5、会议要求, 会议室悬挂物 如：公司方针、环境方针、产品介绍、地图 *要求:大小、高度尽量一致 会议室温馨提示 *会议后椅子必须归位、禁止吸烟等 *请带走会议后多余物 会议高效六条要求,出席会议六要求： 准时出席，不任意离席。 发言遵守会议程序及规定，言简意赅。 讨论时应尊重对方的意见，对事不对人，勿伤 和气。 会议进行时，勿私自交头接耳或高声谈话，影 响会议进行。 会议中应将手机关机或转至振动状态，以免干 扰会议。 穿适宜的服装出席会议。,谢谢各位的聆听！ THANK YOU ！,WWW . SZ - 3A . COM,