合作商大会客户接待方案.docx

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1、合作商大会会场及参观接待方案合作商大会会场及参观接待方案一、一、 人员：人员：签到接待组人员：共 6 人礼仪接待组人员：共 8 人礼仪指导： 签到接待组分工：签到接待组组长： 组员： 签到负责人： 房卡发放负责人： 资料发放负责人： 主会场人员配置：负责人： 协助人： 主持人： 礼仪： 经销商分会场人员配置：负责人： 协助人： 主持人：礼仪： 配套客户分会场人员配置：负责人： 协助人： 主持人：礼仪：供应商分会场人员配置负责人：协助人：主持人：礼仪晚宴会场人员配置负责人：协助人： 主持人： 礼仪： 咨询台负责人： 二二. 工作内容工作内容2.1签到接待组主要工作事项：2. 1.1 引导与会来宾

2、在签到簿指定位置签字，收集客户名片；2. 1.2 来宾签到后发放大会礼品袋；2.1. 3 为来宾发放住宿房卡；收集客户车票。2.1. 4 引导客户添加我司微信二维码；2.1. 5 会议当天缺席人员统计、通知联系客户；2.1.6 会议当天分会场后勤跟踪确认；2.1.7 客户就餐、上车的引导和检查；2.1.8 针对客户提出的问题答疑；2.1.9 大会会务组安排的其它工作。2.2礼仪接待组主要工作事项：2.2.1 引导客户至我司签到处、指引客户房间位置；2.2.2 会议当天引导客户进入会场及茶歇期间服务；2.2.3 引导客户就餐；2.2.4 供应商分会场颁奖仪式颁奖2.2.5 晚宴抽奖环节礼仪服务；

3、2.2.6 大会会务组安排的其它工作。三、工作流程：三、工作流程：3.1签到接待工作流程签到接待工作流程会议前准备会议前准备会议开始前需准备事项签到接待组工作事项衡量标准责任人时间培训接待礼仪相关知识组织培训市场部提供参观工厂的车辆安排计划、公司参观路线图等计划发送电子档提供分会场需要在电脑上演讲播放的文件电子档（包括分会场主题 PPT）提供提供客户入住信息明细（电子档）。要求包含附表三 客户及人员来徐统计确认表中的信息以及对应的酒店房间号码信息表提供经销商分会场配套客户分会场提醒相应人员，确认分会场演讲人员稿件是否已准备完毕供应商分会场落实需要在分会场上使用的电脑是哪几台并将需要演讲的文件电

4、子档在该台电脑上全部打开测试是否可以正常运行。（包括所有插入到 PPT 中的 EXCL 表格。同时设置好页面大小，设置好冻结窗格）如果需要使用激光笔，同时测试激光笔是否可以正常使用确认完毕并用 U 盘做好备份将公司准备的资料运到会场放到酒店指定位置四、工作开展方案：四、工作开展方案： （一）（一） 、11 月月 3 日客户酒店接待方案：日客户酒店接待方案： 工作事项：来宾接待工作事项：来宾接待 1、人员：、人员： 负责人：负责人： 签到组成员： 礼仪组成员： 2、集合时间：、集合时间：11 月 3 日 8:30 公司集合，公司派车前往酒店，约 9:00 抵达酒店 3、会前动员、会前动员：9:0

5、0-9:10（1） 、整队（酒店大厅接待台前）（2） 、点名（3） 、问好：各位同事大家上午好？你好、我好大家好！大家今天辛苦了？苦不苦看看红军两万五。（4）、会务组文化：“我是会务小天使，服务就从我开始！”（5）、宣布当天主要工作事项：、整理资料；、接待报到嘉宾4、签到台布置：、签到台布置：序号类别签到接待组工作事项衡量标准责任人1地点酒店大堂左边往里 50 米2放置物品房卡、房卡盒、电脑、签到笔 5 只、签到本三份、签到薄三份、台卡、二维码提醒卡、x 展架、背景板、椅子三把3要求不允许放置个人物品或其他物品，保持桌面整洁干净。5、资料装包，时间：、资料装包，时间：9:10-9:40，时间签

6、到接待组工作事项衡量标准责任人11 月 3 日9:40 前将公司准备的资料装入礼品袋，内容包括：公司形象公司形象手册、公司产品手册、精创通讯、会议须知、来宾卡、手册、公司产品手册、精创通讯、会议须知、来宾卡、礼品、抽奖券、餐券等。礼品、抽奖券、餐券等。装包完毕并检查所有在场人员6 检查仪妆：检查仪妆：组长检查每个人是否按照要求化妆、头发是否盘起，服装是否符合要求等。 （也可相互检查）7、接待人员工作安排、接待人员工作安排：如下表时间类别签到接待组工作事项衡量标准责任人引导客户在签到表指定位置签名（客户和供应商分开）（客户和供应商分开）客户签名签到收集客户名片并放入签到桌名片盒中收集名片 3 日

7、 发房卡、收集车票确认客户姓名并提供客户对应房间房卡、收集客户车票房卡交给客户，收集车票发参会资料向已签到的来宾发放礼品袋，并介绍我司背景板上的二维码并请客户扫描添加我司公众微信号收票收缴客户来徐车票、机票、凭票报销路费引导引导客户至签到台、提醒客户从 xx 处到房间7、物料清单、物料清单:序号类别内容数量备注1袖带42产品手册2003精创通讯2004会议指南2005来宾卡2006礼品1807抽奖券1808餐券1809签到薄310签到本312签到笔513瓶水2 箱8、车辆申请：、车辆申请：1、申请时间：11.1；申请人：（二）（二） 、11 月月 4 日合作商大会工作开展方案：（日合作商大会工

8、作开展方案：（上午）上午） 工作事项：工作事项：主主会场接待与礼仪服务会场接待与礼仪服务1、集合时间、集合时间 4 日 7:30 公司集合，公司派车前往酒店，约 8:00 抵达酒店.或自己前往酒店，8:00 前抵达酒店。2、人员：、人员：负责人：负责人：咨询台成员： 礼仪组成员：3、会前动员、会前动员：8:00-8:10（1） 、整队（三楼会议室门前）怡园厅（2） 、点名（3） 、问好：各位同事大家上午好？你好、我好大家好！大家今天辛苦了？苦不苦看看红军两万五。（6）、会务组文化：“我是会务小天使，服务就从我开始！”（7）、宣布当天主要工作事项：、咨询台布置；、迎宾；、礼仪站位及颁奖礼仪服务4

9、 4、咨询台布置：、咨询台布置：（1 1） 、会议期间咨询台、会议期间咨询台地点：三楼主会议室门口。地点：三楼主会议室门口。负责人：负责人：序号类别签到接待组工作事项衡量标准责任人1地点三楼怡园厅门口2放置物品电脑、台卡、x 展架、椅子三把3要求不允许放置个人物品或其他物品。（2 2） 、中午用餐期间咨询台：、中午用餐期间咨询台：时间：时间：12:12: 00-13:0000-13:00地点：三楼主会议室门口。地点：三楼主会议室门口。负责人：负责人：序号类别签到接待组工作事项衡量标准责任人1地点三楼怡园厅门口2放置物品电脑、台卡、x 展架、椅子三把3要求不允许放置个人物品或其他物品。6、检查仪

10、妆：、检查仪妆：组长检查每个人是否按照要求化妆、头发是否盘起，服装是否符合要求等。 （也可相互检查）7、接待人员工作安排：、接待人员工作安排：如下表时间类别信条签到接待组工作事项衡量标准责任人8:10-8:20布置咨询台咨询台台卡、会议流程、电脑等咨询台布置完毕8:20-8:30主会场所有资料确认确认 PPT 是否可以正常播放、电脑是否正常、音响、话筒是否正常等确认完毕08:50-09：00迎宾站位“迎宾看微笑，第一印象最重要！”外 4 里 2清点完毕清点人数主会场会议开始前清点到场来宾人数 09：00-09：10 联系与会嘉宾联系未按时到场的来宾，确认到场时间电话确认09：10-12：10会

11、场内服务左右各 1，每小时一换，水、提供水、维持秩序签约服务签约时礼仪服务颁奖服务颁奖时礼仪服务冷烟花中场服务引导客户茶歇、入场、wc 指引门口各二人，茶歇2 人、场内 2 人会场结束时服务会场结束时站位、引导服务门口各二人，其余到自助餐厅8、物料清单：序号类别数量备注1咨询台卡22电脑23U 盘14签约文件5X 展架2两个咨询台6瓶水7奖牌 7、车辆申请：、车辆申请：1、申请时间：11。2；申请人： （三）（三） 、11 月月 4 日合作商大会接待、礼仪工作开展方案：（日合作商大会接待、礼仪工作开展方案：（下午）下午） 工作事项：分会场接待与礼仪服务工作事项：分会场接待与礼仪服务1 1、集合

12、时间：、集合时间：11 月 4 日 13:00 2 2、人员：、人员：3 3、会前动员、会前动员：13:004、检查仪妆：、检查仪妆：组长检查每个人是否按照要求化妆、头发是否盘起，服装是否符合要求等。 （也可相互检查）5、咨询台布置序号类别签到接待组工作事项衡量标准责任人1地点三楼怡园厅门口2放置物品电脑、台卡、x 展架、椅子三把3要求不允许放置个人物品或其他物品。6、会场布置：序号类别签到接待组工作事项衡量标准责任人1经销商会场投影仪、PPT 背景、音乐、纸、笔、茶水2配套商会场投影仪、PPT 背景、音乐、纸、笔、茶水3供应商会场投影仪、PPT 背景、音乐、纸、笔、茶水7、接待人员工作安排：

13、、接待人员工作安排：如下表时间类别签到接待组工作事项衡量标准责任人迎宾11 月 4 日 13:00 经销商分会场11 月 4 日 13:00 配套客户分会场11 月 4 日 13:00 检查会场布置按照样品明细确认分会场的样机是否完好、齐全，提醒礼仪人员根据分会场会议议程安排，联系所有需上场发言的人员，提醒该人员上场后首先做自我介绍供应商分会场11 月 4 日 13:00 经销商分会场11 月 4 日 13:00 配套客户分会场11 月 4 日 13:00 检验会场设施再次测试需要演讲的文件电子档是否可以正常运行。（包括所有插入到 PPT 中的 EXCL 表格。同时设置好页面大小，设置好冻结窗

14、格）如果需要使用激光笔，同时测试激光笔是否可以正常使用供应商分会场确认分会场 PPT 播放正常（播放时间根据会议议程规定进行）11 月 4 日 13:00 经销商分会场11 月 4 日 13:00 配套客户分会场11 月 4 日 13:00 协助白凯做好分会场后勤准备，摆放 X展架、确定会议现场茶水、纸笔、电脑、U 盘、激光笔、音响、话筒是否正常，台花及台卡是否摆放完毕,麦克风、投影仪的调试及相关音乐的播放等供应商分会场会场内服务颁奖服务6、物料清单：、物料清单：序号类别数量备注1X 展架3三个分会场2电脑33激光笔34礼仪托盘65黄绸布66U 盘37PPT 资料8背景音乐9颁奖音乐10签到薄

15、11签到本12签到笔13瓶水200 瓶（三）（三） 、11 月月 4 日合作商大会日合作商大会接待组接待组工作开展方案：工作开展方案：（11 月 4 日 15:30） 工作事项：工厂参观工作事项：工厂参观1、 负责人：负责人： 负责人职责：负责人职责：（1） 、与车辆负责人保持联系，确认车辆按时到达，确认车辆的排序，确认车辆的行驶路线（2） 、即时与成员进行沟通，做到提前培训所有细节交代清楚：例协助人员对工作要点是否清楚。（3） 、安排下属各成员的工作并检查（4） 、在准确的时间下达准确的命令：、准备登车、提前做好准备命令、登车命令、中间行车顺序调整命令 、停车命令、通知厂区礼仪、接待做好准备

16、命令、组织返程的呢贯彻命令、引导入宴命令、其他命令（5） 、要求：一切行动听指挥。2、带队人：“1”号车是：；（经销商）“2”号车是：（企配）“3”号车是：（供应商）职责：跟随自己的团队一起乘车先上车，坐在前面3、车辆讲解员：“1”号车是： “2”号车是： “3”号车是： 职责：（1） 、自我介绍：（2） 、介绍沿途风景线：（3） 、介绍公司参观注意事项：提前清点人数、确定分组数量过了云龙湖就开始介绍介绍事项：、宣导语：给位嘉宾，车辆马上就要到达工厂了，为了便于大家参观，等一下我会把大家分成两组，每组 30 人，未了区分发两种颜色的小旗，下车的时候红旗先跟我走，蓝旗稍后 1 分钟，会有另外一个

17、同事带队。下面开始发小旗、等一下大家参观的时候不要乱，请紧跟带队人员。、 参观完毕后，请及时上车，有上卫生间的嘉宾请跟组织人员说一下。、参观完毕后还会到这辆车，大家记住我们坐的是“1”号车（其他同理）4、协助人员：“1”号车是：（经销商）“2”号车是：（企配）“3”号车是：（供应商）职责：（1） 、组织上车：当主持人宣布开始登车参观公司后，负则引导本会场人员到指定地点登车。（10 分钟时间，过期不候）（2） 、清点会中和登车后人数是否相同，确保登车人员登车（3） 、车辆行驶过程管理：不要超车慢行，发现异常情况提醒驾驶员纠偏。（4） 、提醒司机按指定地点停车；停车地点是:大门外东侧 20 米处。

18、（5） 、负则参观期间的人员组织。（6） 、组织登车：负则引导本组人员按原来车辆登车，并清点人数确保人员全部登车，告诉带队人员，开始返程。5、客户到公司参观期间礼仪负责人： 礼仪人员：从公司生产部门挑选 4 名女生，协助做客户参观公司期间的礼仪工作1 1接待分工接待分工分工安排分工安排责任责任人人备注备注办公大楼由两名礼仪人员分左右站立在玻璃门外； 2 2礼仪人员的分工及礼仪人员的分工及站位站位生产车间西门由两名礼仪人员分左右站立在玻璃门外；6、物料清单：袖带、物料清单：袖带 10；扩音器；扩音器 6（四、（四、11 月月 4 日合作商大会工作开展方案：（日合作商大会工作开展方案：（11 月月

19、 4 日晚上）日晚上） 工作事项：晚宴服务工作事项：晚宴服务时间类别签到接待组工作事项衡量标准责任人迎宾在三楼怡园门口颁奖服务抽奖奖品礼仪服务结束时礼仪服务门口站位，送客物料：物料：x 展架展架 2 五、附件：五、附件：1、整体物料清单、整体物料清单2、会务人员名单、会务人员名单3、 签到组接待人员打印下表并在 11 月 4 日按照表格规定的事项一一落实到位并签字。需确认事项提供人或负责人确认人X 展架已摆放在指定位置按照样品明细确认样机是否完好、齐全，提醒礼仪人员站位签到组分会场专员 根据分会场会议议程安排，联系所有需上场发言的人员，提醒该人员上场后首先做自我介绍签到组分会场专员 电脑开机正常且可以正常播放文件（包括所有插入到 PPT 中的 EXCL 表格。同时设置好页面大小，设置好冻结窗格）签到组分会场专员确认分会场 PPT 播放正常（播放时间根据会议议程规定进行）签到组分会场专员 激光笔测试可正常使用并放在固定位置投影仪的调试正常音响麦克风U 盘已随身携带签到组分会场专员茶水已放到桌上酒店服务人员纸笔已放到桌上酒店服务人员台花已摆放完毕酒店服务人员台卡已拜访完毕酒店服务人员清点上车去参观工厂的人数签到组分会场专员清点参观结束返回酒店的人数签到组分会场专员