办公自动化最全教程课件.ppt

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1、办公自动化最全教程办公自动化最全教程161办公自动化培训教程(一)办公系统的初步使用办公系统的初步使用 网络中心 李亚文 2001.8 2办公系统的初步使用(150)办公自动化概论办公自动化概论(30)Windows的初步使用的初步使用(20)办公文档的建立与维护办公文档的建立与维护(30)办公系统办公系统Web方式的使用方法方式的使用方法(40)上机练习作业上机练习作业讨论讨论(15)3办公自动化概论网络的基本知识 Windows 操作系统IE的使用 办公系统 浏览器端使用 办公系统 客户端使用文档管理首都师大办公信息管理系统4一一.办公自动化概论办公自动化概论(一)办公自动化定义(一)办公

2、自动化定义 办公自动化(办公自动化(Office Automation,简简称称OA)是指将)是指将计算机技术计算机技术、通讯技术通讯技术、信息技术信息技术和和软科学软科学等先进技术及设备运用等先进技术及设备运用于各类办公人员的各种办公活动中,从而于各类办公人员的各种办公活动中,从而实现办公活动的科学化、自动化,最大限实现办公活动的科学化、自动化,最大限度提高工作质量、工作效率和改善工作环度提高工作质量、工作效率和改善工作环境。境。办 公 系 统 的 初 步 使 用51.办办公公自自动动化化是是当当前前国国际际上上飞飞速速发发展展的的一一门门综综合合多种技术的新型学科多种技术的新型学科2.办公

3、自动化是一个人机信息系统办公自动化是一个人机信息系统3.办公自动化将办公信息实现了一体化处理办公自动化将办公信息实现了一体化处理4.办办公公自自动动化化的的目目标标十十分分明明确确,是是为为了了提提高高办办公公效率和质量效率和质量办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(二)办公自动化特点(二)办公自动化特点6办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论 办公自动化功能办公自动化功能决策支持决策支持信息管理信息管理事务处理事务处理7收发文管理收发文管理外出人员管理外出人员管理会议管理会议管理领导活动安排领导活动安排论坛管理论坛管理办 公 系

4、统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(三)办公自动化系统的功能组成(三)办公自动化系统的功能组成个人用户管理个人用户管理电子邮件电子邮件远程办公远程办公档案管理档案管理简报期刊简报期刊8办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(四)国内外发展情况(四)国内外发展情况阶段第一阶段(初期)第二阶段(发展期)第三阶段(成熟期)第四阶段年代60年代初1975年1977年 1982年1983年至今今后技术特征 单机(计算机,电话机,复印机等设备)局部计算机网络综合设备,跨企业和跨地区的计算机网络多媒体技术和全球通信网络业务能力 单项数据的处理用于完成单项业

5、务办公业务运行的自动化管理方式标准化办公业务综合管理的自动化系统的智能化和更大范围的信息系统美国美国美国美国OAOA系统的发展情况系统的发展情况系统的发展情况系统的发展情况9办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(四)国内外发展情况(四)国内外发展情况阶段第一阶段第二阶段第三阶段年代1981年1985年1986年 1990年1992年至今技术特征 学习准备阶段,在试点上开发系统,探讨中国模式开创见成效的阶段,在全国建立一批国家级的系统,并对全国通信网进行大规模的改进,初步实施标准化工作由发展走向成熟的阶段,逐步建立起点网互联、自上而下的系统业务能力 举办展览会,研

6、讨会,引进局域网如国务院办公厅的系统如国家投资建设了个信息管理系统我国我国我国我国OAOA系统的发展情况系统的发展情况系统的发展情况系统的发展情况10办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论现代办公自动化系统现代办公自动化系统硬件硬件计计算算机机硬硬件件通通信信设设备备输输入入出出设设备备软件软件系统系统软件软件应用应用软件软件支持软件支持软件通用软件通用软件支持软件支持软件11微型计算机微型计算机办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(五)现代办公自动化设备(五)现代办公自动化设备12办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化

7、概论办公自动化概论显示器主机键盘鼠标音箱话筒摄像头13微型计算机微型计算机打印机打印机办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(五)现代办公自动化设备(五)现代办公自动化设备14微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(五)现代办公自动化设备(五)现代办公自动化设备15微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机传真机传真机办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(五)现代办公自动化设备(五)现代办公自动化设备16微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机传真机传真

8、机扫描仪扫描仪办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(五)现代办公自动化设备(五)现代办公自动化设备17微型计算机微型计算机打印机打印机复印机复印机传真机传真机扫描仪扫描仪数码相机数码相机办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(五)现代办公自动化设备(五)现代办公自动化设备18 Office 2000Word 2000Excel 2000PowerPoint 2000Access 2000FrontPage 2000Outlook 2000Lotus SmartsuiteWPS 2000办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动

9、化概论办公自动化概论(六)办公软件概述(六)办公软件概述19 以上介绍了办公自动化的基本概念、以上介绍了办公自动化的基本概念、办公自动化系统的主要功能,介绍了微型办公自动化系统的主要功能,介绍了微型计算机、打印机、复印机、传真机和其他计算机、打印机、复印机、传真机和其他常用现代办公设备的基本常识,还简要介常用现代办公设备的基本常识,还简要介绍了常用办公软件的应用场合。这里着重绍了常用办公软件的应用场合。这里着重进行办公自动化的知识性介绍,使大家了进行办公自动化的知识性介绍,使大家了解办公自动化的相关概念和基础知识,为解办公自动化的相关概念和基础知识,为后面的操作应用打下基础。后面的操作应用打下

10、基础。办 公 系 统 的 初 步 使 用一一.办公自动化概论办公自动化概论(七)小结(七)小结20 开机步骤:开机步骤:电源开关电源开关-外设电源主机电外设电源主机电源源出现异常:出现异常:Ctrl+Alt+DelReset关闭电源关闭电源关机步骤:关机步骤:关闭所有应用程序开始关机关闭所有应用程序开始关机二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(一)计算机的开机和关机(一)计算机的开机和关机21v 桌面介绍桌面介绍 图标,图标,开始菜单:开始菜单:程序,文档,设置,查找,帮助,运程序,文档,设置,查找,帮助,运行,关闭行,关闭任务栏任务栏v任务栏:任务栏:内容,

11、移动,属性内容,移动,属性v快捷菜单与快捷方式快捷菜单与快捷方式快捷菜单:快捷菜单:单击鼠标右键,随鼠标右击的对象和单击鼠标右键,随鼠标右击的对象和位置不同,位置不同,出现的菜单也不同。出现的菜单也不同。快捷方式:快捷方式:调用应用程序的简捷方式。调用应用程序的简捷方式。是指向是指向某个程序的软连接,记录了应用程序的位置及某个程序的软连接,记录了应用程序的位置及其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。其运行参数。左下角斜向上的箭头标志。v 我的电脑:我的电脑:二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(二)桌面和任务栏(二)桌面和任务栏22是一个用于文件、文件夹和磁盘管

12、理的实用程序。是一个用于文件、文件夹和磁盘管理的实用程序。启动:启动:开始开始 程序程序 资源管理器资源管理器 我的电脑我的电脑 右键右键 资源管理器资源管理器v 窗口组成窗口组成:管理结构,左文件夹列表,右文件夹内容管理结构,左文件夹列表,右文件夹内容v 查看文件夹和文件:查看文件夹和文件:查看内容查看内容“+”“-”显示方式:显示方式:列表,大图标,小图标,详细资料列表,大图标,小图标,详细资料排序排序v 选择文件或文件夹选择文件或文件夹对文件或文件夹进行移动、复制、删除等操作之对文件或文件夹进行移动、复制、删除等操作之前,必须前,必须先选中它们。先选中它们。Shift,Ctrl二二.Wi

13、ndows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(三)资源管理器(三)资源管理器23v 文件与文件名文件与文件名:8.3规则,长文件名规则,长文件名v复制、移动、删除文件或文件夹复制、移动、删除文件或文件夹鼠标操作:鼠标操作:同一驱动器,同一驱动器,Ctrl 复制复制 不同驱动器,不同驱动器,Shift 移动移动菜单操作:菜单操作:复制、剪切、粘贴复制、剪切、粘贴删除文件或文件夹:删除文件或文件夹:Delete,菜单删除菜单删除v创建文件夹创建文件夹v更改文件或文件夹的名称更改文件或文件夹的名称v查找文件和文件夹:查找文件和文件夹:通配符通配符*和?和?v回收站:回收站:清空清空,

14、恢复恢复v创建快捷方式:创建快捷方式:右键拖放右键拖放v运行程序运行程序二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(四)文件管理(四)文件管理24 格式化软盘格式化软盘复制软盘复制软盘清理及修复磁盘清理及修复磁盘二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(五)(五)磁盘管理磁盘管理25v 控制面板简介控制面板简介日期日期/时间,显示,输入法,字体,键盘,鼠标,时间,显示,输入法,字体,键盘,鼠标,添加新硬件,添加添加新硬件,添加/删除程序,声音,多媒体,删除程序,声音,多媒体,网络,调制解调器,打印机,区域设置,系统网络,调制解调器,打印

15、机,区域设置,系统v更改日期和时间更改日期和时间v定制显示效果:定制显示效果:桌面背景,屏幕保护,窗口外观,颜色与分辨率桌面背景,屏幕保护,窗口外观,颜色与分辨率v设置鼠标设置鼠标v 添加删除程序添加删除程序安装安装/卸载程序卸载程序安装安装/卸载卸载 Windows程序程序创建创建Windows启动盘启动盘二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(六)控制面板(六)控制面板26v 打印机设置:打印机设置:厂商,品牌型号厂商,品牌型号v打印文档打印文档:菜单菜单“文件文件”,“打印打印”拖动图标到打印机文件夹拖动图标到打印机文件夹v打印队列管理:打印队列管理:暂停

16、,清除暂停,清除二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(七)打印管理(七)打印管理27 启动帮助系统启动帮助系统按主题查找帮助信息按主题查找帮助信息索引查找帮助信息索引查找帮助信息复制、打印帮助信息复制、打印帮助信息二二.Windows使用基础使用基础办 公 系 统 的 初 步 使 用(八)帮助系统(八)帮助系统28三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(一)汉字的输入方法(一)汉字的输入方法 输入法的选择:输入法的选择:Ctrl+空格空格:中英文输入方式切换中英文输入方式切换Ctrl+Shift(Alt+Shift)

17、:输入法切换:输入法切换 输入法的设置输入法的设置全全/半角(半角(shift+空格),标点符号,软键盘空格),标点符号,软键盘手工造词手工造词智能智能ABC输入法输入法29三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(二)利用软键盘输入特殊符号(二)利用软键盘输入特殊符号30三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(三)通过(三)通过Word 2000建立文档建立文档v建立新文档建立新文档v打开已经存在的文档打开已经存在的文档v保存文件保存文件菜单:菜单:文件,保存文件,保存Ctrl+S,Alt+F+S工具按钮:

18、工具按钮:软盘图标软盘图标另存为:另存为:菜单,另存为菜单,另存为,Alt+F+A自动保存文件:自动保存文件:工具,自动保存工具,自动保存 关闭文件关闭文件文件,关闭文件,关闭关闭按钮:关闭按钮:Ctrl+F4,关闭当前文档关闭当前文档Alt+F431三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(四)文字的录入与修饰(四)文字的录入与修饰v选择文字选择文字v删除、复制与粘贴删除、复制与粘贴v撤销、恢复、重复操作撤销、恢复、重复操作v查找与替换查找与替换v文本的格式文本的格式32三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使

19、用(五)文档的排版(五)文档的排版v分栏与分页分栏与分页v项目符号和编号项目符号和编号v页眉和页脚页眉和页脚33三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(六)页面设置与文档的输出(六)页面设置与文档的输出文件文件打印打印页面设置页面设置34三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(七)插入图片(七)插入图片v插入剪贴画插入剪贴画插入插入图片图片剪贴画剪贴画v插入图片文件插入图片文件插入插入图片图片来自文件来自文件35三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(八)表格的建

20、立(八)表格的建立v使用使用“插入表格插入表格”按钮自动制表按钮自动制表v使用使用“插入表格插入表格”菜单自动制表菜单自动制表v自动套用格式自动套用格式v表格的编辑和排版表格的编辑和排版v文字与表格的转换文字与表格的转换36三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(九)图形与艺术字的使用(九)图形与艺术字的使用37三三.办公办公文档的建立与维护文档的建立与维护 办 公 系 统 的 初 步 使 用(十)图文混排(十)图文混排选定图形选定图形鼠标右键鼠标右键“设置图片格式设置图片格式”“版式版式”38四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办

21、 公 系 统 的 初 步 使 用(一)概述(一)概述q新的办公系统的引入新的办公系统的引入q进入办公系统的方法进入办公系统的方法双击IE5.0的快捷方式图标在IE 5.0中输入:Http:/cnu_office/foxoaHttp:/cnu_office/foxoa3940四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(二)用户口令的修改(二)用户口令的修改41四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(三)关心动态信息(三)关心动态信息用鼠标在信息标题上停留片刻即可得到信息的详细内容。42四四.我校我校办

22、公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(四)主界面的组成(四)主界面的组成 有2封邮件 有2条消息43四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(五)查看在线人员(五)查看在线人员将鼠标移动到将鼠标移动到“Messages”上,当出现上,当出现时,单击鼠标左键,进入时,单击鼠标左键,进入消息管理界面。消息管理界面。点击次图标点击次图标查看消息查看消息44四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(六)查看消息(六)查看消息关闭此窗口关闭此窗口删除选择删除选择的消息的消息

23、选择需要删选择需要删除的消息除的消息消息发送时间消息发送时间显示消息发显示消息发送者的名字送者的名字消息内容消息内容45四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(七)发送消息(七)发送消息1.选择消息选择消息接收者接收者2.输入消息输入消息内容内容3.点击发送点击发送按钮按钮选择多个接收者方法:选择多个接收者方法:Ctrl:间隔选择 Shift:连续选择46四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(七)发送消息(七)发送消息如果见到下面提示对话框,说明成功发送了消息如果见到下面提示对话框,说明成功发

24、送了消息如果见到下面提示对话框,说明成功发送了消息如果见到下面提示对话框,说明成功发送了消息。47四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(八)管理消息(八)管理消息关闭此窗口关闭此窗口删除选择删除选择的消息的消息选择需要删选择需要删除的消息除的消息未读消息的未读消息的用户用户已读消息的已读消息的用户和时间用户和时间消息内容,发消息内容,发送消息的时间送消息的时间击接收者名单。击接收者名单。48四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(九)查看邮件(九)查看邮件步骤:个人文件夹步骤:个人文件夹-收件

25、箱收件箱-详细内容详细内容2.单击图标查单击图标查看邮件内容看邮件内容1.点击查询点击查询新邮件图标新邮件图标49四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十)管理邮件(十)管理邮件 收件箱:存储收到的电子邮件收件箱:存储收到的电子邮件 发件箱:保存待发的电子邮件。发件箱:保存待发的电子邮件。已发送邮件:保存已发送邮件的拷贝。已发送邮件:保存已发送邮件的拷贝。邮件的查询与删除:邮件的查询与删除:50四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十一)发送邮件(十一)发送邮件用鼠标点击图标用鼠标点击图标即

26、可进行即可进行发送邮件发送邮件51四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十一)发送邮件(十一)发送邮件步骤:步骤:1.选择收件人选择收件人2.选择抄送人选择抄送人3.填写主题填写主题4.填写内容填写内容5.点击发送键点击发送键双击鼠标52四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十一)发送邮件(十一)发送邮件添加附件:添加附件:1.“浏览浏览”文件文件2.添加添加3.查看核对查看核对4.发送发送53四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十二)发

27、送动态信息(十二)发送动态信息 方法步骤与发送方法步骤与发送邮件相同,只是收邮件相同,只是收件人选择件人选择“电子公电子公告告”54四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十三)查看公文(十三)查看公文 排序:升序,降序排序:升序,降序 详细信息,文档,图片的查看详细信息,文档,图片的查看 组合查询组合查询 文档的删除文档的删除 换页换页 设定记录数设定记录数 定位页号定位页号55四四.我校我校办公系统的使用(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十四)组合查询(十四)组合查询 1.FoxOA Web Search1.Fo

28、xOA Web Search模块基于标准的模块基于标准的SELECTSELECT语句实现语句实现,查询结果由查询结果由SQL ServerSQL Server执行并返回执行并返回.保证结果的正确性保证结果的正确性.2.2.在查找不同类型字段时在查找不同类型字段时,系统能帮助您使用正确的系统能帮助您使用正确的 比较符比较符.3.3.用户可看到下拉框和文本框用户可看到下拉框和文本框.容易看出每个框的具体用途容易看出每个框的具体用途,对于普对于普通用户来说通用户来说,可以直接添加完所需条件可以直接添加完所需条件,点点 提交提交 即可即可;但对于高级但对于高级用户来说用户来说,可把可把SELECTSE

29、LECT语句中语句中WHEREWHERE以后的部分以后的部分,直接写到直接写到 编辑区编辑区 中中(注注:必须使用所查字段的英文字段名必须使用所查字段的英文字段名,可在选择所查字段点可在选择所查字段点 添添加加 后得到后得到)4.4.在需要括号运算的情况下在需要括号运算的情况下,只有由用户自行编辑实现只有由用户自行编辑实现!5.5.点点 提交提交 后后,查询结果将在主列表区中返回查询结果将在主列表区中返回.6.6.在输入出错的情况下在输入出错的情况下,比如数据类型不匹配、不合法字符等比如数据类型不匹配、不合法字符等,提交提交后将返回为空的结果后将返回为空的结果.56四四.我校我校办公系统的使用

30、(一)办公系统的使用(一)办 公 系 统 的 初 步 使 用(十五)(十五)帮助信息帮助信息用鼠标点击图标用鼠标点击图标即可得即可得到帮助到帮助571.信息上报的步骤:1)信息员用word收集整理信息。2)发送到总支书记。3)总支书记审核“把关”。4)总支书记发送到:信息中心,校刊,校领导,有关部门等。2.各个职能部门发送通知(通过消息)3.信息的收集方法:1)以往的文档。2)网页。3)其它资料。4.意见与建议:信息中心(转发),各部门。58五五.上机练习作业上机练习作业 修改自己的用户口令修改自己的用户口令收发消息收发消息收发邮件收发邮件查看校字第查看校字第*号文的内容号文的内容请将请将“新

31、闻意识的培养新闻意识的培养”讲座的提纲通过邮讲座的提纲通过邮件发送到件发送到“李雪霞李雪霞”的邮箱中。的邮箱中。请简述办公自动化系统的结构,并通过办公请简述办公自动化系统的结构,并通过办公系统中的消息传递发送给系统中的消息传递发送给“李雪霞李雪霞”。(讲义第九页)办 公 系 统 的 初 步 使 用59六六.讨论讨论 办 公 系 统 的 初 步 使 用怎样建立一份办公文档?如何打印?怎样建立一份办公文档?如何打印?怎样通知有关部门开会?怎样通知有关部门开会?怎样了解各部门是否收到通知?怎样了解各部门是否收到通知?如何向全校发布动态信息?如何向全校发布动态信息?查看有关文件?查看有关文件?609、

32、要学生做的事,教职员躬亲共做;要学生学的知识,教职员躬亲共学;要学生守的规则,教职员躬亲共守。2023/2/22 2023/2/22 Wednesday,February 22,202310、阅读一切好书如同和过去最杰出的人谈话。2023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 2/22/2023 8:39:48 AM11、一个好的教师,是一个懂得心理学和教育学的人。2023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 Feb-2322-Feb-2312、要记住,你不仅是教课的教师,也是学生的教育者,生活的导师和道德的引路人。2023/2/22 2023/2/22 2023/2

33、/22 Wednesday,February 22,202313、He who seize the right moment,is the right man.谁把握机遇,谁就心想事成。2023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 2/22/202314、谁要是自己还没有发展培养和教育好,他就不能发展培养和教育别人。22 二月 20232023/2/22 2023/2/22 2023/2/2215、一年之计,莫如树谷;十年之计,莫如树木;终身之计,莫如树人。二月 232023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 2/22/202316、提出一个问题往往比解决一个更重要。因为解决问题也许仅是一个数学上或实验上的技能而已,而提出新的问题,却需要有创造性的想像力,而且标志着科学的真正进步。2023/2/22 2023/2/22 22 February 202317、儿童是中心,教育的措施便围绕他们而组织起来。2023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 2023/2/22 谢谢观赏谢谢观赏 You made my day!You made my day!我们,还在我们,还在路路上上

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