应用文书excel进阶应用.pptx

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1、2009年9月主要内容1常用基础技巧 2公式函数应用 3图表生成 第1页/共45页2009年9月1常用基础技巧 各种类型数据的输入方法和技巧A A打印设置C C复制粘贴技巧B B第2页/共45页2009年9月各种类型数据的输入方法和技巧A A超长数字文本输入单元格输入前进行格式设置：方法1:1.选中需输入的单元格2.单击【格式】菜单，选择【单元格】3.选择【文本】第3页/共45页2009年9月在输入数字时先输入一个半角的单引号，然后再输入数字。注意：单引号必须是英文状态下输入。方法2:先输入号，在输入数字 第4页/共45页2009年9月输入分数、负数输入分数:在分数前输入“0”(零)，并且在“

2、0”和分子之间要有一个空格隔开。输入真分数时，先输入0，再输入分数：分子/分母单元格显示分子/分母编辑栏中显示小数数值 输入假分数时会自动约分第5页/共45页2009年9月直接在单元格中输入分子/分母形式，回车后则显示日期输入分子/分母显示日期输入负数在单元格中输入负数时，可在负数前输入“-”作标识，也可将数字置在()括号内来标识。第6页/共45页2009年9月输入日期、时间可用多种格式来输入一个日期，可以用斜杠“/”或者“-”来分隔日期中的年、月、日部分。在单元格中插入当前日期，可以按键盘上的Ctrl+;组合键。用户可以按24小时制输入，也可以按12小时制输入。例：要输入下午3时30分38秒

3、，用24小时制输入格式为：3:30:38，而用12小时制输入时间格式为：3:30:38 p，注意字母“p”和时间之间有一个空格。如果要在单元格中插入当前时间，则按Ctrl+Shift+;键。输入日期输入时间例：输入2009年9月12日，可用2009/9/12和2009-9-12输入。第7页/共45页2009年9月根据初始值决定以后的填充项，用鼠标左键点住初始值所在单元的右下角，鼠标指针变为实心十字拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成。单个单元格内容为纯字符、数字或公式，填充相当于数据复制。单个单元格内容为文字和数字混合体，填充时文字不变，最右边的数字递增。单个单元格内容为excel预设的填充序

4、列的一员，按预设序列填充。自动数据输入自动填充第8页/共45页2009年9月根据初始值决定以后的填充项，用鼠标右键点住初始值所在单元的右下角，鼠标指针变为实心十字拖曳至填充的最后一个单元格，即可完成。产生一个序列第9页/共45页2009年9月方法一：利用“Microsoft Barcode Control 9.0”控件。执行“视图工具栏控件工具箱”命令，在弹出的控件工具栏中单击“其它控件”选项，在出现的命令选项列表中选择“Microsoft Barcode Control 9.0”，这样就可以在工作表中插入一个条形码，若要修改条形码下端的数字，可右击插入的条形码，从弹出的快捷菜单中，选择“属性

5、”命令，在弹出的“属性”设置对话框中的Value值中输入需要的条形码数字 1.单击【视图】菜单 2.选择【工具栏】3.选择【控件工具箱】4.单击【其他工具】5.选择【Microsoft Barcode Control 9.0】输入条形码第10页/共45页2009年9月右击条码区域 设置条码样式等属性 条码属性设置：设置linkedCell等属性后，取消编辑状态才能显示结果。设置条码链接等属性 第11页/共45页2009年9月方法二：利用字体文件2.2.在excelexcel中将需生成条码的单元格数字字体设置成ccode39ccode39即可。1.1.将字体文件(ConnectCode39.tt

6、f(ConnectCode39.ttf等)拷贝到c:windowsfontsc:windowsfonts文件夹下。将需条码显示的数据利用公式转换成*数值*格式设置单元格字体为CCode39设置成 *数值*格式是为了条码枪更好的识别，单纯显示条码可直接用数值。可大批量直接设置条码。第12页/共45页2009年9月复制粘贴技巧B B粘贴：直接将复制的源数据 直接粘贴在目标位置。选择性粘贴：可根据需要选择粘贴内容。Excel中粘贴分为粘贴和选择性粘贴。第13页/共45页2009年9月打印设置C C可通过文件|打印区域-设置打印区域(取消打印区域)，并通过视图|分页预览来调整分页符位置。1.2.3.可

7、通过视图|页眉和页脚设置打印的标题和页脚。第14页/共45页2009年9月2公式函数应用 公式与函数输入方法A A常用字符串函数使用C C单元格引用B B第15页/共45页2009年9月1.确定单元格2.激活编辑栏3.3.输入公式：=X+2*X*Y=X+2*X*Y1.2.3.输入公式步骤:输入函数 须先输入等号“=”公式中不能含空格公式与函数输入方法A A单击【公式】按钮 第16页/共45页2009年9月单元格作为一个整体以单元格地址的描述形式参与运算称为单元格引用。相对引用绝对引用混合引用单元格引用引用方式单元格引用B B第17页/共45页2009年9月例：在G2中输入公式“B2+C2+D2

8、+E2+F2”相对引用是指当把一个含有单元格地址的公式复制到一个新的位置或者用一个公式填入一个区域时，公式中的单元格地址会随着改变。相对引用第18页/共45页2009年9月例：在G2中输入公式“$B$2+$C$2+$D$2+$E$2+$F$2”设置绝对地址需在行号和列号前加符号“$”绝对引用是指在把公式复制或填入到新位置时，使其中的单元格地址保持不变。绝对引用第19页/共45页2009年9月例：在D14中输入公式“D$13*$C14”混合引用是指在一个单元格地址中，既有绝对地址引用又有相对地址引用。混合引用第20页/共45页2009年9月常用字符串函数使用 C C字符串合并 常用字符提取函数

9、第21页/共45页2009年9月字符串合并 CONCATENATE(text1,text2,.)将若干字符串合并到一个字符串中。合并字符串也可用“&”。第22页/共45页2009年9月LEFT(text,num_chars)LEFT从字符串最左端提取指定数量的字符。RIGHT(text,num_chars)RIGHT从字符串最右端提取指定数量的字符。MID(text,start_num,num_chars)MID 从字符串任意位置提取指定数量字符。LEN(text)LEN 返回字符串的字符个数。常用字符提取函数 第23页/共45页2009年9月提取A3单元格右起起4个字符提取A3单元格左起起3

10、个字符提取A3单元格第11个字符到字符串末尾的字符IF(LEN(B2)=15,19,)&MID(B2,7,6+(LEN(B2)=18)*2)从身份证号码中提取出生日期第24页/共45页2009年9月3图表生成 图表特点A A创建图表B B第25页/共45页2009年9月图表特点A A直观形象 种类丰富 1.柱形图2.条形图3.折线图4.饼图5.XY散点图6.面积图7.圆环图 8.雷达图 9.曲面图10.气泡图11.股价图12.圆柱图13.圆锥图14.棱锥图还有20种内置自定义图表类型。第26页/共45页2009年9月双向联动 图表自动随数据变化而变化，反之数据也随图标的变化而变化。需在选项中设

11、置为自动重算。1.2.第27页/共45页2009年9月二维坐标 虽然excel中提供了一些三维图表类型，但实质上还是二维平面坐标系下建立的图表。X轴分类轴，Y轴为系列轴，只有Z轴为数值轴，若用平面坐标轴也可表现出来。第28页/共45页2009年9月创建图表B B图表创建方法 1依次单击【插入】-【图表】命令，打开图表向导对话框，插入图表。1.2.第29页/共45页2009年9月2直接单击常用工具栏上【插入图表】按钮，打开图表向导对话框，插入图表。3选中目标数据区域，按键创建图表并新建图表工作表。4单击【图表】-【图表类型】命令，打开图表向导对话框，插入图表。1.2.第30页/共45页2009年

12、9月图表创建步骤 Step 1选定需创建图表的数据系列。Step 2根据图表创建方法，打开【图表创建向导】，选择图表类型。选择多行数据，在图表中含多个数据系列数据点。第31页/共45页2009年9月Step 3选定需创建图表的数据系列。可添加数据系列，并设定数据第32页/共45页2009年9月Step 4设置【图表选项】设置图标、轴标题 设置坐标轴 设置网络线 设置图例属性 设置数据标签 第33页/共45页2009年9月Step 5设定图表位置。图表创建在新的工作表中 图表创建并插入所选定的工作表中 第34页/共45页2009年9月示例：利用自动筛选创建图表 Step 1输入数据 1.2.3.

13、Step 2设定工作表为自动筛选。第35页/共45页2009年9月Step 3设定工作表为自动筛选。1.2.3.第36页/共45页2009年9月Step 3选定列C2：C65、D2：D65为图标创建数据系列。Step 4创建图表，并选择图表类型为柱状图 C1:C65 D1:D65 1.2.第37页/共45页2009年9月Step 5设置图表属性 在图表任意位置单击右键，出现菜单，可分别设置图表区格式、图表类型、定义源数据，设置图表选项等属性。设置属性菜单。也可在图表相应位置双击，设置相应属性。双击柱状图，可在数据系列格式对话框中设置图形充效果。若为折线图或散点图，可在图形曲线上设置趋势线。第3

14、8页/共45页2009年9月示例：利用邮件合并批量打印成绩单 Excel表格中最好不单独输入标题。Step 1建立数据源：在excel中输入成绩单信息数据并保存。第39页/共45页2009年9月Step 2创建主文档：在word中创建需输出的成绩单文本。Step 3在word中单击【工具】|【信函与邮件】-【显示邮件合并工具栏】。邮件合并主要用到【打开数据源】、【插入域】、【查看合并数据】和【合并到新文档】按钮。第40页/共45页2009年9月Step 4单击工具栏【打开数据源】，选择excel文件并选定sheet页。Step 5单击【收件人】按钮，选择需打印的名单，不需要的姓名前去掉。第41页/共45页2009年9月Step 6光标移动到所需位置，单击【插入域】按钮，选择域名，依次完成各域设置。域插入完成后，可单击【查看合并数据】，显示实际数据。第42页/共45页2009年9月Step 7检查无误后，单击【合并到新文档】，完成所选名单的成绩单。去除小数误差方法：右击域，选择切换域代码，输入#.0,使数据保留一位小数。第43页/共45页2009年9月谢 谢 大 家！第44页/共45页2009年9月华中科技大学现代教育技术中心感谢您的观看！第45页/共45页