档案信息化建设培训ppt课件.ppt

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1、第一章 档案信息化建设概论一、信息化基本概念一、信息化基本概念（一）信息 信信息息广广义义的的概概念念：信息是指事物存在方式和运动状态的表现形式。其“事物”是指存在于人类社会、思维活动和自然界中的一切对象征性其“运动“是指一切意义上的变化，包括机械、物理、化学、生物、思维、社会的运动。信信息息狭狭义义的的概概念念（即即主主体体论论）：信息是指人所感知或表述的事物存在方式和运动状态。“感知”是外界向主体输入信息；“表述”是主体向外界输出信息。其内涵要比本体论层次上的信息丰富得多。显然，档案信息属于主体论层次。（二）信息资源（二）信息资源 信息资源也有广义和狭义之分。广义信息资源广义信息资源是指人

2、类在社会信息活动中积累起来的信息、信息生产者、信息技术等信息活动要素的集合。狭义信息资源狭义信息资源是指人类社会活动中经过加工处理后达到有序化并大量积累起来的有用信息集合。（三）信息技术 信息技术信息技术是指完成信息的获取、传递、加工、再生和利用等功能的技术。它包括四项基本内容：一是感测技术，二是通信技术，三是计算机及人工智能技术，四是控制技术。（四）信息化（四）信息化 信息化：有着丰富的内涵，包涵两个支柱、三个层面、信息化：有着丰富的内涵，包涵两个支柱、三个层面、四个特点。四个特点。“两个支柱两个支柱”是指数字化和网络化。数字化是将现实世界是指数字化和网络化。数字化是将现实世界中的各种模拟信

3、息转变为以二进制代码表示的数字信息，供中的各种模拟信息转变为以二进制代码表示的数字信息，供计算机处理和网络传输的过程。计算机处理和网络传输的过程。信息化的信息化的“三个层面三个层面”：一是信息技术的开发和应用过一是信息技术的开发和应用过程；二是信息产品制造业不断发展的过程；三是信息资源的程；二是信息产品制造业不断发展的过程；三是信息资源的开发和利用过程。开发和利用过程。信息化信息化“四个特点四个特点”：一是渗透性，二是增值性，三是一是渗透性，二是增值性，三是创新性，四是动性。创新性，四是动性。二、计算机系统的基本构成二、计算机系统的基本构成 计算机系统计算机系统一般由硬件系统和软件系统一般由硬

4、件系统和软件系统构成。构成。硬件硬件又称又称“裸机裸机”，硬件由主机、外部设备和网，硬件由主机、外部设备和网络设备组成。软件由系统软件和应用软件组成。络设备组成。软件由系统软件和应用软件组成。三、硬件系统三、硬件系统（一）主机（一）主机1、中央处理器（、中央处理器（CPU)2、内存储器、内存储器（二）外部设备（二）外部设备1、外存储器、外存储器2、输入设备、输入设备3、输出设备、输出设备（三）网络设备（三）网络设备 1、网络传输介质：有线传输、无线传输、网络传输介质：有线传输、无线传输 2、网卡、网卡 3、集线器、集线器 4、交换机、交换机 5、路由器：是连接互联网中各局域网、广域网的设备，它

5、会根据信道、路由器：是连接互联网中各局域网、广域网的设备，它会根据信道的情况自动选择和设定路由，以最佳路径，按前后顺序发送信号。的情况自动选择和设定路由，以最佳路径，按前后顺序发送信号。6、光电传换器：一种类似、光电传换器：一种类似MODEM（数字调制解调器）的设备（数模（数字调制解调器）的设备（数模转换）转换）四、软件系统四、软件系统 软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统软件的本质是人的意志和智慧，是人用特定的计算机语言，指挥计算机系统“做什么做什么”和和“怎么做怎么做”的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应用软件。的指令集合。软件系统分两大类：系统软件和应

6、用软件。（一）系统软件（一）系统软件1 1、操作系统、操作系统 操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。操作系统按照应用领域可分桌面操作系统、服务器操作系统和嵌入式操作系统。2 2、数据库管理系统、数据库管理系统数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。数据库可以简单定义为：以一定组织方式存储在一起的相关数据的集合。数据库管理系统（数据库管理系统（DBMS)DBMS)具有以下功能：一是描述数据库：一是描述数据库，运用数据描述具有以下功能：一是描述数据库：一是描述数据库，运用数据描述语言，定义数据库结构建语言，定义数据库结构建 二是管理数据库，

7、控制用户二是管理数据库，控制用户 我国档案信息化早期多数应用我国档案信息化早期多数应用FoxbaseFoxbase关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早期关系型数据库管理系统，以至于许多单位的早期档案数据库都以档案数据库都以DBFDBF格式保存。格式保存。3 3、各种工具软件、各种工具软件（二）应用软件（二）应用软件 应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制而应用软件具有以下特点：一是在特定的操作系统环境下，运用特定的软件工具研制而成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计开发，且应用于特定的专业领成；二是针对特定的信息处理需求和管理业务需求进行设计

8、开发，且应用于特定的专业领域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。域、行业、单位，或辅助特定的管理业务。本书以本书以“通用通用”和和“专用专用”为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系为区别的原则，还是将工具软件和数据库管理系统列为系统软件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是，统软件的范围。其原因是：第一，这些软件虽然也专用于某些用途，如媒体播放，但是，这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽这种工具还是具有一定的通用性，广泛应用于各个领域、行业和单位。第二，工具软件虽然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提

9、供了二次开发的能力，可以作为各种然也使用某些软件开发工具进行研制，但是，它也提供了二次开发的能力，可以作为各种应用软件的开发平台，如数据库管理系统。应用软件的开发平台，如数据库管理系统。第二节第二节 信息化与档案工作信息化与档案工作一、档案信息化的概念一、档案信息化的概念 档案信息化：档案信息化：是指在国家档案行政管理部门的统筹规划和组织下，以档案信息资源建设为核心，以信息人才为依托，以法规、制度、标准为保障，全面应用现代信息技术，不断改革传统的档案管理模式，有效提高档案信息资源收集、管理和提供利用服务水平，加速档案管理现代化的过程。该定义总结了我国档案信息化的基本经验和基本规律，其内涵如下：

10、（一）必须由档案行政管理部门统筹规划和组织实施（一）必须由档案行政管理部门统筹规划和组织实施 因此，档案信息化不能各自为政、分头建设，而必须由各级国家档案行政管理部门建立统一的规划、制度、规范、标准，实行宏观管理和监督指导。同时，需要精心组织实施，在技术平台、网络体系、组织机构、人才队伍、资源建设、基础业务、建设经费等方面提供保障，才能确保这项事业持续有效地开展。（二）必须以档案信息资源建设为核心（二）必须以档案信息资源建设为核心 档案信息化的核心目标是使档案信息“资源化”，即将档案信息转换为真正意义上的档案信息资源。资源化不是简单地将档案信息做数字化处理，也不是简单地将其放到网络上传输，而是

11、应用信息技术，使档案信息媒体多元化、内容有序化、配置集成化、质量最优化、价值最大化，通过档案信息系统的加工处理，确保各种社会信息的真实、完整、有效，便于跨越时空广泛地共享利用，在实现档案信息增值的同时，承担起传承人类记忆的历史使命。（三（三)必须建立高素质的档案信息人才队伍必须建立高素质的档案信息人才队伍 一方面，要引进和培养相关人才，另一方面，要通过建立有效的激励机制，鼓励档案人员学习信息技术知识，提升档案信息水平。（四）必须在法规、制度、标准方面建立相应的保障体系（四）必须在法规、制度、标准方面建立相应的保障体系 （五）必须全面应用现代信息技术（五）必须全面应用现代信息技术 （六）必须改革

12、传统的档案管理模式（六）必须改革传统的档案管理模式 （七）必须树立强烈的效益意识（七）必须树立强烈的效益意识 不能满足于一般的省人、省事、省力，而要致力于解决传统档案管理中遇到的收集难、著录难、整理难、保管难、内容检索难、多媒体编研难，以及电子文件的保真、保密、保用等老大难问题，力争提升档案科学化、规范化的管理水平和服务水平，在促进社会改革、开放，经济发展、文化繁荣以及法制化、民主化进程中建功立业。二、档案信息化历程回眸二、档案信息化历程回眸 （一）探索起步，奠定基础阶段（一）探索起步，奠定基础阶段（2020世纪世纪8080年代）年代）（二）项目带动，重点突破阶段（二）项目带动，重点突破阶段（

13、2020世纪世纪9090年代）年代）（三）宏观管理，全面推进阶段（三）宏观管理，全面推进阶段（2121世纪以来）世纪以来）这一阶段的档案信息化特点：一是突出了归档电子文件管理，并延这一阶段的档案信息化特点：一是突出了归档电子文件管理，并延伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网伸到多媒体档案和电子文件的内容管理。二是充分借助局域网、政务网和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交和互联网平台实现各级档案部门以及文件形成部门的互联互通、数据交换和共享，形成区域性的档案信息资源（包括实体和电子）的采集和接换和共享，形成区域性的档案信息资源（包括实体和电子）

14、的采集和接收，既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富收，既解决了业务流程以单一传统载体为管理对象的局面，也大大丰富了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火了档案信息资源库。四是服务水平显著提升。五是数字档案馆建设如火如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。如荼。六是逐步建立和完善了档案信息化的宏观管理体系。三、档案信息化的意义三、档案信息化的意义（一）是社会信息化建设的客观要求（外因）（一）是社会信息化建设的客观要求（外因）（二）是档案工作现代化的必由之路（内因）（二）是档案工作现代化的必由之路（内因）1 1、“化化”观念观念2 2、“化化

15、”资源资源3 3、“化化”管理管理4 4、“化化”技术技术5 5、“化化”队伍队伍 （三）是提高档案服务水平的必然选择（三）是提高档案服务水平的必然选择1 1、直接查阅内容、直接查阅内容2 2、提供多媒体信息、提供多媒体信息3 3、跨越时空障碍、跨越时空障碍4 4、实现联动服务、实现联动服务5 5、服务的多样性、服务的多样性第三节第三节 档案信息化的战略和任务档案信息化的战略和任务一、档案信息化发展战略一、档案信息化发展战略二、档案信息化建设的主要任务二、档案信息化建设的主要任务（一）档案信息化基础设施建设（一）档案信息化基础设施建设（二）档案信息资源建设（二）档案信息资源建设 一是开展档案目

16、录和全文信息资源总库建设，二是加快馆藏档案一是开展档案目录和全文信息资源总库建设，二是加快馆藏档案的数字化工作，三是加强电子文件归档和电子档案移交进馆。的数字化工作，三是加强电子文件归档和电子档案移交进馆。（三）档案管理应用系统建设（三）档案管理应用系统建设 主要任务包括：研制开发和推广应用主要任务包括：研制开发和推广应用（四）档案信息化标准规范建设（四）档案信息化标准规范建设（五）档案信息化人才队伍建设（五）档案信息化人才队伍建设（六）档案信息安全保障体系建设（六）档案信息安全保障体系建设第二章第二章 档案信息化基础设施档案信息化基础设施建设建设 档案信息化基础设施建设的主档案信息化基础设施

17、建设的主要内容有三个方面：一是网络基要内容有三个方面：一是网络基础设施，二是数字化设备，三是础设施，二是数字化设备，三是数据存存储介质。数据存存储介质。第一节第一节 网络基础设施网络基础设施一、服务器一、服务器 服务器，也称伺服器，是用于承担档案信息化数据存储、管理和应用系统运行的任务，服务器，也称伺服器，是用于承担档案信息化数据存储、管理和应用系统运行的任务，具有高速度、高可靠性、高性能、大容量存储等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务具有高速度、高可靠性、高性能、大容量存储等特点，为各用户端的访问提供各种共享服务的计算机。的计算机。二、终端设备二、终端设备 终端设备是经由通信设施向计算机

18、输入程序、数据或接收计算机办理中处理结果的设备。终端设备是经由通信设施向计算机输入程序、数据或接收计算机办理中处理结果的设备。常见的客户端分为两类：一类是胖客户端，是指主机配置较高档、数据处理能力较强的常见的客户端分为两类：一类是胖客户端，是指主机配置较高档、数据处理能力较强的客户端。另一类是瘦客户端，是指数据处理能力比较弱的客户端，它基本上不处理业务逻辑，客户端。另一类是瘦客户端，是指数据处理能力比较弱的客户端，它基本上不处理业务逻辑，胖客户端是相对于传统的胖客户端是相对于传统的C/S（客户机（客户机/服务器）结构，而瘦客户端一般都是相对于服务器）结构，而瘦客户端一般都是相对于B/S（浏（浏

19、览器览器/服务器）结构的服务器）结构的Web应用而言。应用而言。瘦客户端配置的优越性：有利于档案数据的集中存储、高效管理和广泛共享利用；有利瘦客户端配置的优越性：有利于档案数据的集中存储、高效管理和广泛共享利用；有利于对档案信息共享权限的集中控制和安全管理；有利于网络系统的维护、扩展和升级，通过于对档案信息共享权限的集中控制和安全管理；有利于网络系统的维护、扩展和升级，通过瘦客户端的即插即用能提高网络维护的便捷性和可靠性；有利于节约档案网络系统建设和维瘦客户端的即插即用能提高网络维护的便捷性和可靠性；有利于节约档案网络系统建设和维护的成本；有利于云计算技术在档案网络系统中的应用。护的成本；有利

20、于云计算技术在档案网络系统中的应用。三、网络设备三、网络设备 网络设备：是指用于网络连接、信号传输和转换等的各类传输介质、集线器、交换机、路网络设备：是指用于网络连接、信号传输和转换等的各类传输介质、集线器、交换机、路由器、光电转换等设备。一般分为内网、专网、外网和物理隔离网四个区域。由器、光电转换等设备。一般分为内网、专网、外网和物理隔离网四个区域。网络体系的结构主要有三种，一是总线结构，二是星型结构，三是环形结构。网络体系的结构主要有三种，一是总线结构，二是星型结构，三是环形结构。第二节第二节 数字化设备数字化设备一、纸质档案的数字化设备一、纸质档案的数字化设备（一）扫描仪 1、扫描仪的种

21、类:(1)平板式扫描仪，（2）高速扫描仪,(3)宽幅扫描仪，（4）零边距扫描仪,(5)底片扫描仪 2、扫描仪的主要性能指标 （1）扫描分辨率。扫描分辨率是扫描仪最主要的技术指标 （2）扫描速度 （3）色彩分辨率（4）扫描幅面（5）接口方式 前三种是主要指标。（二）数码翻拍仪 (三）缩微胶片扫描仪 （四）纸质档案数字化的软件配置二、录音档案的数字化设备二、录音档案的数字化设备三、录像档案的数字化设备三、录像档案的数字化设备（一）录像档案数字化的硬件（一）录像档案数字化的硬件1 1、放像设备：档案部门保存的录像带形式各异，主要有小、放像设备：档案部门保存的录像带形式各异，主要有小1/21/2带，大

22、带，大1/21/2带，带，3/43/4带等带等2 2、视频采集设备：硬盘接口应用、视频采集设备：硬盘接口应用SCSISCSI、IEEE1394(IEEE1394(即火线）或即火线）或USB3.0USB3.0接接口。口。(二）录像档案数字化的软件二）录像档案数字化的软件1 1、采集软件、采集软件2 2、编辑软件、编辑软件 当前流行的版本有当前流行的版本有Adobe Premiere Pro(Adobe Premiere Pro(又称又称Premiere Premiere 7.0)7.0)和和Ulead Videostudio Pro x7 Ulead Videostudio Pro x7 等。等

23、。第三节第三节 数据存储设备与数据数据存储设备与数据备份备份一、数据存储系统一、数据存储系统（一）数据存储系统（一）数据存储系统 档案信息化数据存储是指数据以某种格式记录在计算机内部或外部存储介质上，其存储系统分别档案信息化数据存储是指数据以某种格式记录在计算机内部或外部存储介质上，其存储系统分别使用不同的存储介质和存储技术。使用不同的存储介质和存储技术。1 1、磁存储介质、磁存储介质（1 1）硬磁盘）硬磁盘（2 2）磁带）磁带（3 3）磁盘阵列（）磁盘阵列（RAID)RAID)（4 4）磁盘库）磁盘库2 2、光存储介质、光存储介质（1 1）CDCD(2)DVD.DVD(2)DVD.DVD与与

24、CDCD的外观极为相似，直径都是的外观极为相似，直径都是120120毫米，一般单层容量约为毫米，一般单层容量约为5G.DVD5G.DVD分为预录制和可录制光分为预录制和可录制光盘两种。预录制光盘（盘两种。预录制光盘（DVD-rom)DVD-rom)的数据只能由厂商用专用设备录制。可录制光盘又分为一次写入型的数据只能由厂商用专用设备录制。可录制光盘又分为一次写入型（DVD-R,DVD+RDVD-R,DVD+R）和可擦写型（）和可擦写型（DVD-RW,DVD+RW)DVD-RW,DVD+RW)两种。两种。3 3、电存储介质、电存储介质（1 1）闪存盘（又称为优盘或）闪存盘（又称为优盘或U U盘），

25、是一种容量大、体积小、不需要驱动器、安全可靠的新型移动存储盘），是一种容量大、体积小、不需要驱动器、安全可靠的新型移动存储设备。虽然闪存盘的保存寿命较短，不能作为长期存储电子档案的介质，但可以作为电子文件归档、复设备。虽然闪存盘的保存寿命较短，不能作为长期存储电子档案的介质，但可以作为电子文件归档、复制、传递和利用的过渡性介质。制、传递和利用的过渡性介质。（2 2）存储卡（也称数码卡）存储卡（也称数码卡）:一是一是SDSD存储卡，二是存储卡，二是TFTF存储卡，三是记忆棒。档案部门使用存储卡须注意存储卡，三是记忆棒。档案部门使用存储卡须注意三个问题：一是最好使用三个问题：一是最好使用SDSD卡

26、，二是应当选购读写速度较快的存储卡，三是建议档案部门可购置通用读卡，二是应当选购读写速度较快的存储卡，三是建议档案部门可购置通用读卡器。卡器。（二）数据存储技术（二）数据存储技术 数据存储技术主要有直接存储、网络存储、云存储三种。数据存储技术主要有直接存储、网络存储、云存储三种。1 1、直接存储技术、直接存储技术 2 2、网络存储技术、网络存储技术 （1 1）直接附加存储）直接附加存储(最低级）（最低级）（2 2）网络附加存储）网络附加存储 （3 3）存储）存储区域网络（最高级）区域网络（最高级）3 3、云存储、云存储二、数据备份系统二、数据备份系统（一）数据备份的策略（一）数据备份的策略数据

27、备份的策略主要有全备份、增量备份和差异备份三种。数据备份的策略主要有全备份、增量备份和差异备份三种。（二）数据备份技术（二）数据备份技术数据备份技术分为热备份和冷备份两种。数据备份技术分为热备份和冷备份两种。（三）数据备份的载体（三）数据备份的载体档案备份的介质有硬盘、磁带、光盘、纸、缩微胶片等。档案备份的介质有硬盘、磁带、光盘、纸、缩微胶片等。第三章第三章 档案信息资源建设档案信息资源建设 第一节第一节 档案信息的数字化档案信息的数字化一、纸质档案的数字化一、纸质档案的数字化（一）纸质档案数字化加工方式（一）纸质档案数字化加工方式 纸质档案数字化加工方式纸质档案数字化加工方式 纸质档案的数字

28、化加工方式主要有直接扫描法和缩微转化法两种。纸质档案的数字化加工方式主要有直接扫描法和缩微转化法两种。1、直接扫描法、直接扫描法 （1 1）扫描纸质档案后再运用字符识别（）扫描纸质档案后再运用字符识别（）扫描纸质档案后再运用字符识别（）扫描纸质档案后再运用字符识别（OCR)OCR)软件进行识别，最终生成文本文件。软件进行识别，最终生成文本文件。软件进行识别，最终生成文本文件。软件进行识别，最终生成文本文件。（2 2）扫描纸质档案后形成数字图像文件。这种图像文件的优点是：能保持档案的内容）扫描纸质档案后形成数字图像文件。这种图像文件的优点是：能保持档案的内容）扫描纸质档案后形成数字图像文件。这种

29、图像文件的优点是：能保持档案的内容）扫描纸质档案后形成数字图像文件。这种图像文件的优点是：能保持档案的内容和排版的原貌，数字化速度快。和排版的原貌，数字化速度快。和排版的原貌，数字化速度快。和排版的原貌，数字化速度快。以上两种方法的优缺点正好互补，现在有一种方法将两者的优点融合在一个档案中，以上两种方法的优缺点正好互补，现在有一种方法将两者的优点融合在一个档案中，以上两种方法的优缺点正好互补，现在有一种方法将两者的优点融合在一个档案中，以上两种方法的优缺点正好互补，现在有一种方法将两者的优点融合在一个档案中，即制作双层即制作双层即制作双层即制作双层PDF.PDF.2、缩微转换法、缩微转换法 所

30、谓缩微软换法，是针对已经缩微复制的档案，采用专用扫描设备（即缩微胶片扫描所谓缩微软换法，是针对已经缩微复制的档案，采用专用扫描设备（即缩微胶片扫描仪）将缩微上的模拟影像转换成数字影像的方法。仪）将缩微上的模拟影像转换成数字影像的方法。(二）纸质档案数字化工作流程二）纸质档案数字化工作流程 1、档案整理、档案整理 2、档案扫描、档案扫描 （1）扫描设备选择）扫描设备选择 （2）扫描色彩模式选择）扫描色彩模式选择 扫描色彩模式一般有以下两种：一是扫描形成黑白二值图像，二是扫描形成连续色调静态图像。扫描色彩模式一般有以下两种：一是扫描形成黑白二值图像，二是扫描形成连续色调静态图像。（3）扫描分辨率）

31、扫描分辨率 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。（4）OCR处理处理 注意以下几点，就可以提高注意以下几点，就可以提高OCR识别率：识别率：一是选择适当的扫描分辨率。二是尽量采用黑白二值模式进行扫描。三是在进行一是选择适当的扫描分辨率。二是尽量采用黑白二值模式进行扫描。三是在进行OCR识别时注意文字的倾斜校正。四是对稿件进行识别前识别时注意文字的倾斜校正。四是对稿件进行识别前的预处理。五是采用适当的识别方式。的预处理。五是采用适当的识别方式。3、图像处理

32、、图像处理 （1）图像数据质量检查）图像数据质量检查 （2）纠偏）纠偏 （3）去污）去污 （4）图像拼接）图像拼接 （5）裁边）裁边 4、图像存储、图像存储 （1）存储格式）存储格式 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的图像文件，一般采用格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储。提格式存储。提 供网络查询的扫描图像，也可存储供网络查询的扫描图像，也可存储CEB、PDF或其人版式文件格式。或其人版式文件格式。（2）图像文件的命名）图像文件的命名 5、目录建库、目录建库

33、 为了确保数据的准确性，可采用为了确保数据的准确性，可采用“单机录入单机录入人工校对人工校对”或或“双机录入双机录入计算机自动校对计算机自动校对”的方法。的方法。6、数据挂接、数据挂接 7、数据验收、数据验收 8、数据备份、数据备份 9、数字化成果管理、数字化成果管理(二）纸质档案数字化工作流程二）纸质档案数字化工作流程 1、档案整理、档案整理 2、档案扫描、档案扫描 （1）扫描设备选择）扫描设备选择 （2）扫描色彩模式选择）扫描色彩模式选择 扫描色彩模式一般有以下两种：一是扫描形成黑白二值图像，二是扫描形成连续色调静态图像。扫描色彩模式一般有以下两种：一是扫描形成黑白二值图像，二是扫描形成连

34、续色调静态图像。（3）扫描分辨率）扫描分辨率 采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于采用黑白二值、灰度、彩色几种模式对档案进行扫描时，其分辨率一般均建议选择大于或等于200dpi。（4）OCR处理处理 注意以下几点，就可以提高注意以下几点，就可以提高OCR识别率：识别率：一是选择适当的扫描分辨率。二是尽量采用黑白二值模式进行扫描。三是在进行一是选择适当的扫描分辨率。二是尽量采用黑白二值模式进行扫描。三是在进行OCR识别时注意文字的倾斜校正。四是对稿件进行识别前识别时注意文字的倾斜校正。四是对稿件进行识别前的预处理。五是采用适当的识别方式。的预处理。五

35、是采用适当的识别方式。3、图像处理、图像处理 （1）图像数据质量检查）图像数据质量检查 （2）纠偏）纠偏 （3）去污）去污 （4）图像拼接）图像拼接 （5）裁边）裁边4、图像存储、图像存储 （1）存储格式）存储格式 采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF(G4)格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的图像文件，一般采用格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的图像文件，一般采用JPEG格式存储。提格式存储。提供网络查询的扫描图像，也可存储供网络查询的扫描图像，也可存储CEB、PDF或其人版式文件格式。或其人版式文件格式。（2）图像文件的命名）图像文件

36、的命名5、目录建库、目录建库 为了确保数据的准确性，可采用为了确保数据的准确性，可采用“单机录入单机录入人工校对人工校对”或或“双机录入双机录入计算机自动校对计算机自动校对”的方法。的方法。6、数据挂接、数据挂接7、数据验收、数据验收8、数据备份、数据备份9、数字化成果管理、数字化成果管理二、照片档案的数字化（一）照片档案数字化的对象（二）照片档案数字化方式 1、扫描仪扫描输入2、数码相机翻拍（三）照片档案的扫描分辨率照片档案的扫描分辨率制定建议标准（四）位深对数字图像阶调的影响（五）照片档案的储存格式三、录音档案的数字化（一）录音档案数字化的前期准备（二）录音档案数字化的流程（三）录音档案数

37、字化的后期工作（四）录音档案数字化的文件格式四、录像档案的数字化（一）录像档案数字化的硬件配置（二）录像档案数字化的软件配置（三）录像档案数字化的工作流程1、数字化前期准备2、数字化阶段（1）视频采集视频采集不能快进，即如果DV录像是60分钟，则采集时间也是60分钟。（2）视频编辑 (3)视频存储 一般采用AVI或MPEG-2格式，也可采用WMV、MP4、MOV等流行格式存储一套复制件。3、数字化后期工作（四）录像档案数字纪的文件格式1、AVI格式2、MPEG格式MPEG标准主要有MPEG-1、MPEG-2、MPEG-4等。五、数字化成果的存储格式选择六、档案数字化成果的格式转换 这里推荐一款

38、多功能的电子文件格式转换软件“格式工厂”，它具有强大功能：一是支持几乎所有类型的视频、音频、图像、文字类档案文件包括当前流行的IPHONE/IPOD/PSP等媒体定制格式的转换，可谓文件格式万能转换器；二是转换时可以设置文件输出位置、方式、大小等，还可以修复某些损坏的视频文件名 三是转换图片文件时支持文件缩放、旋转、水印等功能；四是能对批量电子文件进行转换，转换速度快；五是具有DVD视频抓取功能，能轻松地将DVD备份到本地硬盘；六是支持60种国家语言。第二节 电子文件归档与电子档案移交 2002年，国家标准电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002)将电子档案称之为“归档电子文件”，

39、是“指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件”。2012年，国家档案局印发的电子档案移交与接收办法中明确了电子档案的概念，将其定义为：“是指机关、团体、企事业单位和其他组织在处理公务过程中形成的对国家和社会具有保存价值并归档保存的电子文件。”电子档案就是“归档电子文件”。一、电子文件的特性 （一）信息的非人工识读性 （二）系统的依赖性 （三）信息与特定记录载体之间的可分离性 （四）信息的可变性 （五）信息存储的高密度性 (六）多种媒体信息的集成性 （七）信息的可操作性 以上每一个电子文件的特点既是它的优点，也都是缺点。二、电子文件归档的含义和特点（一）归档时间前置（二）归档形式多元互补（三

40、）归档范围扩大（四）归档实体移交与权责移交的分享（五）电子文件归档份数较多至少一式三套：一套封存保管（一般称为A套）；一套提供利用（一般称为B套）；必要时，复制第三套，异地保存（一般称为C套）。三、电子文件归档的范围 电子文件归档与管理规范规定：“电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据。”其中“国家关于纸质文件材料归档的有关规定”，当前主要是指国家档案局2006年发布的8号令机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定、国家档案局2012年发布的10号令企业文件材料归档范围和档案保管期限规定和其他有关科技文件、专门文件归档范围的规定，以及本地

41、档案行政管理部门的有关规定。具体现来说：1、在本机构行使职能活动、业务管理及行政管理活动过程中形成的，有纸质文件对应的电子文件，参照国家有关归档范围和保管期限规定归档。对于需要保存草稿及过程稿的电子文件，需要按照版本管理的要求添加版本号，并和正本一并归档。2、在行使和拓展本机关职能活动过程中，利用信息系统产生的无纸化新型电子文件，如网站、电子邮件、微博、微信等电子文件，也要列入归档范围。3、各种数据文件，如数据库、图形库和方法库等。4、为保证电子文件的长期可读性，其支持软件，包括操作系统、应用软件及相关代码库、参数设置等也需要归档。5、有助于确保电子文件真实、完整、有效、安全的有关元数据、说明

42、性材料也要归档。6、对于必须实行“双套制”保存的电子档案，应归档相同内容的纸质文件，并在有关目录中建立电子文件和纸质文件之间的关联关系。四、电子文件归档的方式（一）按照归档电子文件的实际存储位置，可分为物理归档和逻辑归档1、物理归档2、逻辑归档：必须是在线归档（二）按照归档电子文件的移交方式，可分为在线归档和离线归档1、在线归档2、离线归档五、电子文件归档的要求（一）归档范围和保管期限要求 电子文件应准确划分归档范围和保管期限表，具有保存价值的照片、音视频文件和公务电子邮件等电子文件也应当列入归档范围；电子文件的正本、定稿、签发稿、处理单，重要电子文件的修改稿和留痕信息应当完整归档。（二）双套

43、制归档要求具有永久保存价值或者其他重要价值的电子文件，应当转换为纸质文件或缩微品同时归档。定期保存的电子文件，由电子文件的形成单位根据实际需要决定是否采用异质双套归档。法律法规中规定不适用电子签名的电子文件，归档时应附加有法律效力的纸质签署文件。（三）载体要求 把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，存储至耐久的载体上。电子文件归档推荐使用的载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘。（四）归档载体标签要求 存储电子文件的载体或装具上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后电子文件的载体应设置成禁止写操作的状态。用作

44、电子文件归档或电子档案保存的光盘不能贴标签，该标签必须用特制的光盘标签打印机在特制的光盘空白背面上。因为对于高速旋转的光盘来说，（五）真实性要求（六）完整性要求六、电子文件的组盘 组盘遵循一些基本规则：一是将同一保管期限的文件组合，以便于按不同期限定期拷贝光盘，以延长电子文件的保管寿命。二是将同一密级的文件组合，以便于保密和安全管理。三是将同一部门的组合，以便于查找利用和复制。四是将同一档案类别、同一工程项目、同一设备项目的文件尽量存储在同一光盘上，以方便利用。五是按规范著录规则建立盘内文件目录，并将电子文件与相关条目建立链接关系，以便查找目录时立即能调阅相应的电子文件。六是如果盘内有非通用格

45、式的电子文件，应当将相应的运行软件一并存入该盘内以便电子文件的打开或阅读。（一）从工程类电子文件的特点出发将存储标准规定为三种格式（二）每张光盘内文件夹的存储方法1、在根目录下存储一个说明文件2、在根目录下存储一个辅读信息文件3、在根目录下存储一个目录文件4、设置“数据1”子目录5、设置“数据2”子目录6、设置“其他”子目录（三）制定电子文件归档和电子档案管理的制度规范七、电子文件的规范命名（一）规范命名词的要求1、唯一；2、直观；3、简洁；4、参照。（二）规范命名词的方法P81八、电子档案的移交第三节 档案数据库建设一、档案数据库建设的意义二、档案目录数据库建设（一）档案目录数据库的结构设计

46、（二）档案文件的著录标引和著录信息录入如何提高档案著录、数据录入的速度和质量1、提高认识，增强操作人员的责任心2、严格按照国家规范设计数据库结构3、采取有效的技术手段提高数据录入的速度和质量（1）在数据库建设中控制数据结构定义。为了提高系统的适用性和可扩展性，很多档案信息系统都为用户提供了灵活的数据库自定义功能，然而这项功能如不加以控制就会造成“乱定义”，即定义的随意性。（2）利用计算机智能，自动录入数据。（3）使用代码录入三、档案全文数据库建设（一）档案全文数据库构建的过程（二）档案全文数据库的功能四、档案多媒体数据库建设（一）建立档案多媒体数据库的步骤（二）多媒体档案与档案多媒体目录数据库

47、的挂接方法1、基于文件方法（又称“链接法”）2、二进制域方法（又称“嵌入法”）第四章第四章 档案管理信息系统建设档案管理信息系统建设 第一节第一节 档案管理信息系统的研制档案管理信息系统的研制一、档案管理信息系统一、档案管理信息系统:是指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案是指各机关、团体、企事业单位和各级各类档案馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软馆用于对档案信息和档案实体进行辅助管理的各种类型的计算机应用软件系统。件系统。二、档案管理信息系统的开发二、档案管理信息系统的开发（一）档案管理应用软件的基本要求（一）档案管理应用软件的基本要求（二）档案管理应用软件的基

48、本功能结构（二）档案管理应用软件的基本功能结构（P94）三、档案管理信息系统开发的方法三、档案管理信息系统开发的方法 软件工程是指导计算机软件开发和维护的工程学科，是采用工程的概念、原理、技术软件工程是指导计算机软件开发和维护的工程学科，是采用工程的概念、原理、技术和方法来开发和维护软件的方法。该生命周期可以划分为若干相互区别又相互联系的四个和方法来开发和维护软件的方法。该生命周期可以划分为若干相互区别又相互联系的四个阶段，即系统分析、系统设计、系统实现和系统运行维护。阶段，即系统分析、系统设计、系统实现和系统运行维护。前三个阶段形成：前三个阶段形成：1 1、开题报告或计划任务书，、开题报告或

49、计划任务书，2 2、可行性报告、可行性报告3 3、用户需求说明书，、用户需求说明书，4 4、档案管理信息系统的功能模块图，、档案管理信息系统的功能模块图，5 5、系统详细设计规、系统详细设计规格说明书，格说明书，6 6、测试报告，、测试报告，7 7、用户使用报告，、用户使用报告，8 8、系统研制报告，、系统研制报告，9 9、系、系统技术报告，统技术报告，1010、鉴定意见。、鉴定意见。第四个阶段的系统维护分为：改正性维护、适应性维护、扩展性维护第四个阶段的系统维护分为：改正性维护、适应性维护、扩展性维护 第二节第二节 数字档案室建设数字档案室建设一、数字档案室概述一、数字档案室概述（一）数字档

50、案室的概念及内涵（一）数字档案室的概念及内涵 数字档案室建设指南定义数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案数字档案室建设指南定义数字档案室是指机关在履行职能过程中，运用现代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。该概念包括以下内涵：该概念包括以下内涵：1、建设和应用的主体是政府、企事业单位和各类社会组织的档案室，目的