会计档案的与归档方法.pdf

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1、会计档案的整理与归档方法会计档案的整理与归档方法一、会计档案含义料归档范围会计档案是机关、团体、企业事业单位在经济管理和会计核算一系列活动中产生、经过整理归档保存起来的会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资表和综合管理等材料;二、会计档案材料归档范围根据财政部、国家档案局 1998 年制发的会计档案管理办法中的有关规定,会计档案归档范围包括预算会计、建设银行会计、企业会计和建设单位会计所形成的会计凭证、帐簿、会计报表、工资表和综合管理等会计核算专业材料;而对于上级有关财务的普发性非指本单位不办的文件；未生效的合同、协议、单据；未定稿和重份文件；无查考利用价值的一般性、临时性文件都不应归档;具体包括

2、：一会计凭证类包括现金凭证、银行转账凭证、销售凭证、成本核算、工资凭证等；会计凭证分原始凭证和记帐凭证两种：企业会计中还有汇总凭证、原始凭证是经济业务发生时,所填写的书面证明,是会计核算的原始依据；原始凭证分自制和外来凭证两种;自制凭证是由本单位填写的如验收单、领料单、借款单,外来凭证是在外单位、部门和个人取回来的;如由供货单位开给的发票和结算凭证,由收款单位开给的现金收据等;、记帐凭证是会计人员根据原始凭证加以归类整理编制的,分为收款凭证,付款凭证、转帐凭证三种;企业还有汇总凭证;综上所述：会计凭证归档范围包括：原始凭证和记帐凭证、汇总凭证以及其他的会计凭证;二会计帐簿类会计帐簿是全面地、连

3、续地记录和反映各项经济业务的簿籍;会计凭证只能反映某项经济业务,而帐簿能全面、系统地反映经济状况、形成一种经济信息体系;帐簿主要有下面几种：、序时帐簿又称日记帐、出纳帐、银行帐；、分类帐簿：分类帐簿分总帐和明细帐两种总帐总分类帐,即按总分类帐户分类登记的帐簿；明细帐明细分类帐,即按明细帐户分类登记的帐簿；、辅助帐备查帐簿,还有固定资产明细帐卡片各种登记簿等都要归档,即在明细帐里不能记载的事项而进行补充登记的帐簿;三会计报表类会计报表是用统一的货币计量单位,综合地反映机关团体、企事业单位在一定时期内的经济活动,财务收支计划情况的报告文件;是根据帐簿的记载,加以归纳、整理和汇总编制出来的;会计报表

4、种类,主要有：、从内容分：资金平衡表、产品成本计算表、年终奖金结算表等；、从时间分：旬报、月报、季报、年报等；、从单位分：基层报表、汇总表等;按各机关在编制会计报表时,所作的文字说明和分析材料是报表的重要组成部分要与报表一起归档;四工资表：工资表是按照“各尽所能,按劳分配”原则分配给劳动者供个人消费的部分国民收入;种类主要有：工资发放名册、卡片、工资转移、证明、通知存根和各种奖金等;五综合管理类综合管理是会计部门在工作过程中制定的有关规定、计划、总结、请示、批复和需要说明、分析的文字材料及清册;这部分材料应单独立卷,但编案卷号时,可与报表一起编号,属永久卷排在决算报表的后面,属短期卷的排在月报

5、表的前面;三、会计档案立卷整理一会计档案材料保管期限企业会计档案的保管期限划分按照财政部、国家档案局 1998 年颁发的会计档案管理办法中的企业和其他组织会计档案保管期限表的规定执行;序号一123二45会计凭证类原始凭证记账凭证汇总凭证会记账薄总账明细表档案名称保管期限企业和其他组织会计档案保管期限表备注15 年15 年15 年包括日记总账15 年15 年678三910四1112131415日记帐固定资产卡辅助帐薄财务报告类月、季度财务报告年度财务报告决算综合管理类会计档案移交清册会计档案保管清册会计档案销毁清册银行余额调节表银行对账单15 年现金和银行存款日记帐保管 25 年固定资产报废清理

6、后保管 5 年15 年包括各级主管部门汇总财务报告包括文字分析包括文字分析3 年永久15 年永久永久5 年5 年其中,关于工资表的保管期限暂定工资发放名册、卡片 30 年；各种奖金发放名册 30 年；工资转移、证明、通知存根 30 年;二会计档案整理：1、会计档案二级及二级以下目录设置一级类目二级目录三级目录KJ原始凭证凭证记账凭证现金银行会计帐薄日记帐明细帐年报报表季报月报工资表（三）会计档案组卷其他会计档案的立卷应遵循经济活动和财务收支过程的规律,由财务部门办理终结后,按照现金、银行存款、销售往来等会计科目装订成册,组成基本保管单位;在立卷的时候,应该把一本凭证作为一个保管单位;会计报表的

7、整理是将年报、季报和月报分开立卷,同时也结合考虑报表的多少组成保管单位;立卷时会计报表逐张编页号；会计帐薄原末编页号的,要编页号；对会计凭证、记账凭证未编流水号的,应按其形成时间先后在右上角编号;四、会计档案移交保管利用一档案移交每个单位的会计档案由会计部门保管三年,期满后连同一套档案目录一起移交给本单位综合档案室保管;二档案保管会计档案整理、归档后,原则上保持原卷的封装,不要随便打乱,不能拆卷,如特殊情况,必须会同原会计人员和经办人员共同研究决定完成;任何人不准乱拆、乱订,但原封面不符合要求的,必须按规范要求重新加上封面,并填盖好有关项目;会计档案要有专箱存放、保管,方便查找;财务部门移交档

8、案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号是否符合要求,凡不符合要求的案卷,档案室有权拒绝接收,并限期改正后才办理交接手续;档案室对违反财会管理制度的有权进行检查纠正;三利用会计档案利用,主要有三方面：会计分析利用档案；会计检查使用档案；日常查考利用档案;利用、借阅会计档案,必须登记,阅后及时归还,利用者对档案不得污损、毁坏,违者要追究责任,情节严重的要依法追究法律责任,严肃处理;五、鉴定、销毁一鉴定会计档案鉴定分三步：、初步鉴定;由档案部门对到期档案按会计档案保管期限表作初步审查,提出销毁意见；、复查鉴定;在初步鉴定基础上,由档案部门和会计部门进行第二次鉴定;对初鉴定不恰当的给予纠正；、销毁鉴定;这是最后一次鉴定;这次由档案、财政、审计主管部门、对销毁档案严格审核,确定无保存价值的档案作出销毁结论;二销毁销毁档案,要列销毁清册,并写书面报告报本单位领导审批后销毁;销毁档案清册要有档案、财政、审计主管部门有关人员签名;企业单位会计档案销毁,要由本单位领导审核后,再报上一级主管部门批准;对未了结的债权、债务的原始凭证,要单独抽出,另行整理立卷、编目,由本单位的档案室保存到债务结清为止;