会计档案的整理与归档.ppt

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1、会计档案的整理与归档,一、会计档案概述1、何谓会计档案？会计档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。2、来源主要来自于立档单位的财会部门或财会人员。3、制度会计档案管理制度是会计制度中的一项具体制度，1998年8月21日财政部、国家档案局重新发布了会计档案管理办法是对会计档案工作制度的完善和发展。,二、会计档案的分类、立卷、归档及保管期限（一）分类会计档案一般分为四大类，即会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类和其他类。（二）立卷1、整理立卷由会计机构负责会计档案管理办法第六条中明确规定：“各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档的

2、要求，负责整理立卷，装订成册。”以核算单位为会计档案整理的单位，由会计按照归档要求负责整理，装订成册。,2、档案部门对于接收的会计档案，“原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。”（不需另加封面、卷内目录、备考表等）3、会计机构对于凭证类和帐簿类的案卷，要按照封面上规定的项目填写齐全，并且每一张凭证需填项目也应填写齐全。4、采用电子计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案。,5、装订方法（1）会计凭证类：保持原卷册的封装。要求凭证装订包角封面规范填写，在包角处盖上会计骑缝章,并装入卷盒,一盒可装几本凭证。（2

3、）会计帐簿类：活页帐簿用会计档案卷皮重新装订；固定页的保持原封装（如总帐、银行日记帐、现金日记帐）。（3）财务报告类：用档案卷皮装订，内加卷内目录、备考表。卷内目录、备考表、卷皮封面的填写方法同文书档案。（4）其他类：用卷皮装订，根据纸张的大小、形式来确定。,（三）归档第一、归档时间“一年一移交”：意思是“当年形成的会计档案，在会计年终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。（江阴规定“三年一移交”）第二、归档范围及保管期限会计档案的保管期限分为永久、定期两类。永

4、久为五十年以上，定期为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。,1、会计凭证类 归档范围 保管期限原始凭证、记帐凭证、汇总凭证 15年说明（1）财政总预算会计拨款凭证及 其他会计凭证 永久（2）税收会计：各种完税凭证和 缴退库凭证 15年,2、会计帐簿类 归档范围 保管期限（1）总帐 15年（2）日记帐 15年 其中a、银行日记帐、现金日记帐 25年 b、税收日记帐（总帐）和税收 票证分类出纳帐 25年（3）固定资产卡（固定资产报废清理后保管5年）（4）明细帐（分户帐或登记簿） 15年（5）辅助帐簿 15年说明：预算会计总帐、明细分类、分户帐 或

5、登记簿 永久,3、财务报告类归档范围 保管期限（1）年度财务报告（决算）（文字分析材料）永久 税收会计税收年报（决算） 永久（2）财务月、季度报报告（文字分析材料） 5年 税收会计月、季度报表（票证月季报表） 10年4、其他类 归档范围 保管期限（1）会计移交清册 15年（2）会计档案保管清册 永久（3）会计档案销毁清册 永久（4）银行余额调节表 5年（5）银行对帐单 5年,三、会计档案的排列、编号和标签填法（一）排列会计档案装订好之后，需进行系统排列，一般性的排列方法是：把历年来的案卷材料先分类，即分为会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类及其他类，然后再将各类案卷依年代先后顺序排列。（二）编号

6、及标签填法第一、编号1、会计凭证类：依核算单位按类大流水或小流水编号。大流水，即依时间先后顺序不分年编流水（案卷）号，至999为止。小流水，即一年一个流水（归档）号。2、其他类别会计档案：依核算单位按类不分年大流水编号，至999为止。,例：会计凭证类：1985年 1、2、320 1986年 21、2245会计帐簿类：1985年 1986年 总帐 1 总帐 5 银行日记帐 2 银行日记帐 6 现金日记帐 3 现金日记帐 7 明细帐 4 明细帐 8说明：每年帐簿的排列规律应一致。其他各类档案依次类推。,第二、标签格式及填法1、标签格式会计凭证类采用梯形标签，其他类别会计档案采用条形标签。标签颜色红

7、色代表永久，蓝色代表定期。2、标签填法,（1）会计凭证类,类别：是指会计凭证类别， 可不填。年度：是指案卷所属年度。目录号：是指该案卷所在的案卷目录的编号。案卷号：是指该案卷排列顺序号。期限：是指该案卷确定的保管期限。（一般为15年）,其他类别会计档案,全宗号：是指档案馆给各个全宗的编号。各机关单位要填，不向档案馆移交档案单位可不填。目录号：是该案卷所在案卷目录的编号。案卷号：是指该案卷的排列顺序号。年度：是指该案卷所在的年度。期限：是指该案卷确定的保管期限。（3、5、10、15、25年）,第三、标签粘贴方法（1）会计凭证类：从包角处沿底边直接往上贴。（2）其他类别会计档案：离底边20处向上贴

8、。注意：不能倒贴或贴在未包角处。四、建立会计档案案卷目录1、案卷目录由财会部门编制，一式二份，档案室与财会部门各执一份。2、根据分类依年代先后编制案卷目录。3、案卷目录一般分核算单位按会计档案类别分别装订。机关单位必须这样做，其他单位可以根据会计核算单位装订。为便于查找可在首页加上目次。,4、会计档案案卷目录的填写（结合表式）（1）案卷顺序号：即案卷排列后的顺序号，填在档案室编一栏内。（2）案卷题名：同文书档案案卷题名的拟写，会计凭证应写明年月，会计帐簿应写明年份，财务报告应写明月或年份。（3）起止日期：是指该卷案卷内材料形成的最早日期和最晚日期。用阿拉伯数字填写。（4）卷内页数：是指该卷案卷

9、的总张数。（5）附件张数：是指会计凭证中的附件数（原始发票等），在凭证封面上有，如无，就不填。其他类别会计档案这一栏不填。,五、会计档案的接收1、会计档案与案卷目录一起接收。2、会计机构移交时，需列出清单，档案部门按清单点收，有人监交，三方在清单上签字。六、会计档案的销毁1、由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册。2、单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。3、销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销。,特殊载体档案的整理与归档,特殊载体档案目前主要是指照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体材料形成的档案。,照片档案的整理与归档,一、何谓照片档案照片档案主要

10、是指国家机构、社会组织及个人在社会活动中直接形成的、有保存价值的以感光材料为载体，以影像为主要反映方式的历史记录。二、照片档案的构成及其特点构成：主要有底片、照片和文字说明材料三部分组成。特点：1、形式规格，多式多样。 版面尺寸有大有小，有一张一事的，有一事多张 的，无一定规范。照片档案有正片和负片之分。从制成材料来说可分为纸制品和化学制品。,2、时间感、空间感强烈。能把稍纵即逝的瞬间划为永恒的形象保留下来。3、形意结合，形像逼真。一般的文字档案不如照片档案那样给人以活灵活现的感觉。照片档案中照片和文字说明互相依存、互相印证，互相补充来客观地反映事物。三、照片档案的收集1、归档时间照片冲洗加工

11、后，由摄影者或承办单位整理并编写说明，及时向档案室归档。,2、收集范围（1）本单位召开的重要会议照片（2）中央、省、市领导来视察、检查工作的照片（3）本单位在生产、建设、科研、经营等重大活动中与外单位举行会谈、签约等照片（4）本单位工程建设、单位面貌等照片（5）产品和重要设备照片（6）重大事故照片（7）重大项目检查、验收、评比、评审时的照片（8）各类荣誉证书、合格证、奖状（杯、旗）等照片（9）先进集体、先进个人、劳动模范的照片（10）本单位参加或开展技术操作比赛、重大文体活动的照片,3、收集要求（1）底片、照片、文字说明齐全（2）底片和照片的影像相符四、照片档案的整理与编目1、分类：按照片所揭

12、示的内容或专题分类（可参照归档范围）。2、排列：在一册照片内每张照片按时间顺序排列，照片粘贴于指定的位置上，底片装在底片袋内。3、编号：照片编号：每册照片从“1”开始编号，每张照片 一个号.。编页号：同文档，正面在右上角，背面在左上角。,4、加说明（1）要求：文字简明，语言通顺，人物到位。（2）说明的内容A、一组（若干张）有联系的密不可分的照片先写总说明，然后每张照片再加分说明。总说明在第一张照片的位置上书写，总说明中应将该组照片的总张数说清楚。B、填写人物姓名时，应写明从哪个方向（从左起还是从右起）二排以上时应写明第几排，并且人物姓名应写完整。5、填写卷内目录以一组或一张照片为单位填写卷内目

13、录。如果是一组照片，编号可以用破折号连起来，如“15”。,6、拟制案卷标题同文档案卷标题。应概括案卷内全部照片的基本主题。如“某某单位某某会议照片”“某某单位获得各类荣誉照片”等等。7、编制档案号其档案号格式是：（全宗号）+分类号+案卷顺序号8、标签格式用红色四线格标签。9、建立照片档案案卷目录案卷目录可用文档案卷目录格式。已使用科怡档案管理软件的单位可直接使用软件登记，打印出目录。（先分类再登记）,五、照片档案的保管要放在专用的档案箱内（防磁柜），并要保持适宜的温湿度，一般应控制在温度1424，相对湿度40%60%。有条件的单位应将照片档案数字化，刻录成光盘。,录音带、录像带的整理与归档,一、归档：把反映本单位工作活动的录音带、录像带等在工作活动结束后随时归档。录音带、录像带有条件的单位可刻录成光盘。二、分类：录音带、录像带等分别按内容进行分类。材料少时也可不分类。三、编制档案号：（全宗号）+分类号+案卷顺序号。四、标签：红色四线格标签。五、建立案卷目录：用文书档案案卷目录格式。如果已使用科怡档案管理软件的单位，就使用软件中的目录格式。六、保管：类似照片档案。,讲课到此结束，谢谢！,