OA行政办公系统用户操作手册.pdf

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1、OAOA 办公系统用户操作手册办公系统用户操作手册一、前言为充分发挥信息化平台作用，提高工作效率,学校启用了新行政办公系统（OA），将公文处理、表单审批、学校通知公告等业务模块部署到电子系统上，方便各部门对工作进行信息化、规范化管理。本手册是学校行政办公系统软件（OA系统）的用户使用手册，主要是为指导用户使用本产品而编写的.希望本手册能够帮助您在短时间内对 OA 系统有一个概括的了解，让您亲身体验到它所带来的方便与快捷。二、登录系统OA 行政办公系统为网络版,登录形式简单方便，只需在浏览器中输入服务器地址，即可访问系统。目前学校 OA 行政办公系统服务器支持内网、外网访问，无论在学校还是在校外

2、，只要可以上网，即可通过浏览器登录办公系统进行工作处理.同时 OA 行政办公系统配备有手机客户端，通过下载安装手机客户端，亦可登录学校行政办公系统处理工作。登录系统入口如下:学校官网行政办公系统入口；服务器内网地址：http：/192。168.168.104：5007;服务器外网地址：http：/58.47.177.160：5006;手机客户端服务器地址：58.47.177。160:5005。登录页面如下:各用户的登录帐号详见通知，初始密码为 123456，首次登录系统，请修改个人密码，防止他人盗用。三、系统首页1.个人空间个人空间用于展现与个人工作紧密相关的信息，如待办工作、表单审批、跟踪事

3、项、我的模板、日程事件、我的计划、常用文档等。用户个人可自行配置，预置的个人空间如图所示：个人空间的管理:若单位管理员设定用户可以自定义个人空间，则用户自身可对个人空间的管理，进入【个人事务】-【空间栏目】，同样可以设置布局，并进行栏目设置.如图,用户设置个人空间：四、功能模块介绍1.公文管理本节详细介绍公文应用部分的具体操作：【发文管理】、【收文管理】、【公文查询】功能操作。公文处理：第一步：点开待办列表，选择要处理的公文，进入处理界面：发文管理发文管理:用于完成发文件笺的拟文、审核、审批（或会签）、签发、复核、封发和归档的处理过程，形成公文单与正式公文.所有这些处理节点的名称和权限,用户均

4、可自行定义,由此保证了系统的灵活性.同时提供公文的催办、督办等操作，保证公文流转的严肃性。发文管理首页如下图：功能键：功能键：【拟文】具有发文拟文权的用户才显示【拟文】按钮，进行公文文稿的起草.【已发】列表显示已经发送出去的公文。【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作.【在办】列表显示【暂存待办】过的公文。【已办】列表显示当前节点已经办理完毕的公文。拟文操作步骤拟文操作步骤:第一步：点击【调用模板】，选好模版之后点击确定，直接调用公文发文流程模板。如下图:第二步：填写发文单。根据设置的文单信息进行填写,如文件标题等信息。送往单位可以自行

5、选择。第三步:书写公文内容。点击【正文】,系统支持 word、excel、wps 等格式，也可以点击左上角【文件 F】，直接选择打开本地文件，或者可以直接在编辑页面编辑内容,编辑完成，点击菜单栏“绿色箭头”，保存退出.如下图编辑正文:第四步：按实际需要增加附言和附件.点击【发送】，即可发送到下一个节点的人员。收文管理：用于完成外来电子公文的自动登记、纸制公文的手工登记，以及拟办、批示、承办、办理、阅读、归档的处理过程。所有这些处理节点的名称和操作权限，用户均可自定义.收文管理首页如下图：【收文管理】页面下各功能键说明如下：【待登记】对公文进行登记，可以通过【登记纸质公文】来进行公文登记。【待发

6、】暂时不想发送的公文被保存在这个列表中。【已发】已经发送出去的公文保存在这个列表中。【待办】列表显示未处理的公文，可以进行公文办理、手写批注、文字批注、文件的批阅、修改、批示等操作。【在办】列表显示【暂存待办】后的公文。【已办】已经办理了公文操作的文件保留在这个列表中.操作步骤：点击一级菜单【公文管理】，选择【收文管理】，进入收文管理界面，第一步：登记.点击一级菜单【公文管理】,选择【收文管理】，通过待登记公文列表,选择公文，点击【登记】，按以下步骤进行公文登记.第二步：收文处理：文件登记发送后,下一个进行公文办理的人员会收到公文的提示信息，在系统的首页的【待办事项】中显示该公文。办理人员可以

7、直接点击打开进行办理,同时在公文管理中【收文管理】的待办事项中也列出了所有要办理的公文。办理者可以对文件内容以手写批注，手写批注等方式进行文件的批阅，批示等操作。2.会议管理会议是针对某些议题进行讨论、研究和解决的过程，起到沟通信息、协调关系、集思广益、制定计划、科学决策的目的。会议管理将会议通知，召开过程以及会议纪要集合在一起，规范了工作，协同提升了工作效率。会议管理涵盖了视频会议,会议纪要，登记会议室，会议室使用统计等功能，达到灵动管理,高效工作之目的。功能菜单：包括【会议安排】、【待开会议】、【已开会议】、【会议资源】四个子菜单.会议室申请操作步骤会议室申请操作步骤:点击菜单【会议管理】

8、，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。第一步：申请会议室,点击【会议资源】【申请会议室】页签，打开会议室申请页面；第二步：点击“会议室”输入框，弹出会议室选择窗口，鼠标拖动选择空闲区域，如图：第三步：会议室选择窗口点击【确定】按钮，选择的会议室和对应的时间会自动录入会议室申请信息，如图:第四步:点击确定完成会议室申请操作。待会议室审核员审核通过后，即可使用。新建会议操作步骤新建会议操作步骤:点击菜单【会议管理】-【会议安排】，点击新建会议，进入新建会议页面，填写相关会议信息,点发送即可。如下图：3.文化建设文化建设模块是单位内文化建设的发布平台,也是学校内部员工交流沟通的平台。如学校

9、发布公告、通知，值班安排，校历、作息时间表等.操作说明：操作说明：点击页签【单位空间】进入通知公告页面，或者点击菜单【文化建设】，出现功能列表，根据操作需要,选择相应的子菜单。公告类型、公告管理员和公告审核员由管理员设定，管理员可对该类型的公告进行归档、删除、置顶、设置精华贴等操作，并可将该类型的发布权授予其他普通用户。普通用户可以查看单位空间各模块内容，被授权的用户具有发布信息的权限。发布通知公告操作步骤：发布通知公告操作步骤：第一步：点击横向菜单【文化建设】,选择【公告】下的【单位公告】或【部门公告】。第二步：选择一个公告板块，点该板块下面的【发布公告】按钮。第三步：点击【新建】按钮，编辑

10、通知标题、发布范围、公告格式等内容.第四步：点击发布，发布通知.4.文档中心文档中心应用于单位、个人管理文档、公文及其他模块的归档信息和历史公文的查询，支持自定义文档库，提供文档推送到单位、个人的学习区及文档中心等功能。文档中心包括【我的文档】、【单位文档】。我的文档：我的文档：存储个人的文档，提供文档的新建、修改、移动、查询等操作；支持文档发送到个人空间，支持转发协同和邮件。新建文档夹的操作步骤：新建文档夹的操作步骤：第一步：单击【新建文档夹】，弹出新建文档夹的窗口,输入文档夹名称。第二步:单击【确定】，在我的文档中显示新建的文档夹。新建文档的操作步骤：新建文档的操作步骤：第一步：单击【新建

11、】，出现下拉菜单，选择要新增的文档类型。第二步：进入文档编辑界面，填写名称、高级属性、编辑正文，上传本地文件及关联文档，保存退出。第三步：编辑要修改的文档，进行修改，保存.上传文件的操作步骤上传文件的操作步骤：第一步：点击【上传文件】，弹出上传本地文件对话框。第二步：点击【浏览】，选择本地要上传的文件，确定。单位文档：单位文档：单位文档主要用于学校各部门存储各自的文档，由学校的单位文档库管理员管理及向下授权；单位文档也可以在文档库管理中共享给其他单位。新建文档、上传文件等操作与我的文档中相应操作类似.查看历史公文步骤：查看历史公文步骤：点击菜单【文档中心】【单位文档】,进入文档中心，选择单位文

12、档,查看相应的历史公文。如下图:5.协同工作协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理,并支持规则的成型和管理，协同工作一般用来进行非公文类业务的处理，如：表单审批、需其他部门配合处理的工作、部门工作计划、工作总结汇报等.功能菜单：包括【新建事项】、【待发事项】、【已发事项】、【待办事项】、【已办事项】、【督办事项】子菜单。操作步骤操作步骤:点击菜单【协同工作】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。【新建事项】【新建事项】：以调用模板方式或自建流程方式来发起一项

13、跨组织的协同工作。选择【协同工作】【新建事项】,进入新建事项界面；或者通过左侧快捷键【新建】【新建协同】进入新建事项页面，如图所示：新建事项中的具体操作：新建事项中的具体操作：（以自建流程方式新建协同的具体操作）（以自建流程方式新建协同的具体操作）第一步：依数据项的说明，在新建事项界面，填写协同标题、正文信息等。第二步：建立流程，点击流程输入框中的点击新建流程,在弹出的选人界面,选择接收人员.在下拉框中显示系统设置的所有组织结构，有部门、组、岗位、外部人员、关联人员五个选项卡显示对应的信息；左边区域罗列该组织的所有人员；右边区域是选定需要在协同流程中执行的人。鼠标点击左边区域,选择部门，根据选

14、定的组织人员，选择人员，按【】，选定到执行人区域。如果直接选择右边的【】，表示整个部门被选定；按【】【】进行已选项顺序的调整。根据工作的具体情况选择【并发】、【串发】。1、并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息。2、串发：发起人发起流程，流程中每个节点依次处理（上一节点处理完毕后，下一节点才能收到）。流程中如有需要调整的地方，可选中某个流程节点进行修改,如【增加节点】：可以在当前节点后面增加一个或多个节点，也可以在会聚节点后面再增加新节点，可增加空节点。【删除节点】：可以删除选中的节点。【替换节点】：可以重新选择该节点人员或部门。【节点属性】：可以对选中的节点权限进行修改。修改完成后,按【

15、确定】按钮，确认流程后，自动退出该页面，回到【新建协同】操作页面，同时流程节点的信息显示在数据项【流程】中。第三步：根据工作情况，可以将该事项选择预归档,选定预归档的目录,协同发送后，该协同会自动归档到预归档目录里。第四步：根据工作需要，设定其他数据信息，设置流程期限、提前提醒、关联项目、高级数据项设置等。第五步：点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送，页面自动跳转到已发事项下，发送后的协同显示在已发事项列表页面中。以调用模板方式新建协同的具体操作：以调用模板方式新建协同的具体操作：用户新建协同时，可以直接调用已经建立好的系统预置的模板和个人建立的模板。其中，系统模板是公用的模板，由单位

16、管理员或者表单管理员创建，用于解释组织的管理规则，实现规范化管理;个人模板是个人对常用的流程和格式的存储使用,可减少工作量和增加易用性。第一步：在【新建事项】页面,点击【调用模板】，弹出调用模板网页对话框。第二步：在左边列表中选择模板，如选择表单模板中类别下的行政审批【公务接待清单】，点击【确定】按钮。第三步：选择的模板将显示在新建事项中,包括标题信息、流程信息。第四步：用户可以根据需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等数据项。第五步：点击【发送】,所建立好的协同事项进行处理发送。发送之后该协同显示在已发事项列表中。已发事项：已发事项：系统列出当前用户所有已经发出的协同事项,可以实时查看协

17、同处理情况及处理人员意见，可以给未处理人员发送催办消息；还可以对已发协同进行转发、归档、撤销流程、重复发起、删除等操作.待发事项：待发事项：存放新建协同事项过程中【保存待发】、或被处理人【回退】、【撤销】、【指定回退】的协同事项。用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看、编辑、发送、删除等操作；也可将该事项以协同或邮件的形式转发给相关的人员。待办事项待办事项:主要是查看、处理待办协同事项，以及通过关键字对待办事项进行查询。用户可以对接收到的协同进行流程查看，可以进行转发、加签、知会等处理操作，并可以对其他处理人的意见进行回复。已办事项已办事项:支持用户对已经处理的协同事项处理情况进行查看，

18、也可对该事项进行转发、归档、取回、跟踪、删除等操作。督办事项督办事项:督办是保证政府、机关、事业单位政令畅通，各项决策贯彻落实，完善工作秩序，改进工作作风的一项重要工作。通过督办,可以使各项工作责任到人，做到事事有人承办、有人负责,避免推诿扯皮,提高工作效率.协同督办由协同发起人设置督办人员，可以在新建协同事项页面、已发事项页面设置督办信息。督办人员可以跟踪催办协同处理人员，可以更换处理人员或处理流程,并查看处理情况.6.计划日程计划日程：计划日程：计划日程用于制定工作计划、工作任务、安排工作事件.计划管理的目的在于和领导与同事之间，明确目标达成共识，有步骤可检查地去完成各阶段的任务。日程事件

19、不仅对个人时间做有效管理，也是为了和其它同事达成协调的需要。功能菜单:包括【时间视图】、【工作计划】、【日程事件】子菜单。【时间视图】：时间视图可以直观地看出时间的具体安排情况，可以从日视图、周视图、月视图分别看出某一天、某一周以及某一月的时间安排情况。【工作计划】:用于建立个人目标计划、查看他人报送给“我”的计划以及进行表单计划的查询和统计，包括【我的计划】、【他人计划】两个页签。【日程事件】:用于安排日常的工作事项。可以建立个人的、安排他人的，或委派事件给他人。系统是从起止时间、重要程度、优先级、工作类型等几个纬度帮助用户提升时间管理能力。同时，通过事件的公开属性，使相关成员知晓该事件，达到信息沟通与协作的效果，避免时间安排上的撞车。包括【个人事件】、【共享事件】、【事件视图】、【统计】四个页签。操作步骤：点击菜单【计划日程】，出现功能列表，根据操作需要，选择相应的子菜单。五、系统设置菜单设置:设置系统菜单栏菜单显示、菜单顺序等。如图：个人事务：用于对个人信息、日常事务进行管理，包括对个人登录密码修改、消息提醒设置、系统菜单导航设置等功能。功能菜单：包括【应用设置】、【关联应用设置】、【栏目设置】、【首页设置】、【个人设置】等五个子功能模块。如下图:六、支持与服务各用户如在系统使用操作过程中遇到问题，可以同事之间相互请教指导或联系系统管理员协助解决。