金蝶OA协同办公系统用户操作手册.pdf

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1、 金蝶OA协同办公系统 金蝶OA协同办公系统 用户操作手册 用户操作手册 金蝶软件（中国）有限公司 金蝶软件（中国）有限公司 前 言 感谢您使用金蝶协同办公系统用户手册。本手册包含的内容可以帮助您进行有效的办公管理，主要包括以下内容：?系统总述?操作建议?详细的操作流程?系统的功能和特点?系统设置 在手册的前言部分还向您提供了获得其它帮助信息的途径及编写约定。读者对象读者对象 本手册假设您在本手册涉及的业务领域具有较好的工作经验和知识，并假设您对金蝶 EAS 产品的基础知识有整体的了解。如果您没有使用过本系统，我们建议您接受一次或者更多的本子系统的培训课程（请同金蝶本地分支机构联系，获得更多培

2、训信息）。如果您希望了解更加深入的系统知识，请阅读金蝶 EAS 系统相关的技术文档。相关信息来源相关信息来源 您还可以通过以下途径了解我们的系统，并获取您需要的服务和帮助。1.在线信息 如果您需要及时了解金蝶EAS产品动态，交流产品应用解决方案，可以登录金蝶网站（http:/ 根据企业的发展和管理需要，提供管理咨询及解决方案，帮助企业作出快速、准确的决策。3.产品培训 金蝶公司秉承技术创新、管理创新的宗旨，不断提供给客户完整的行业解决方案。在提供优秀产品的同时，不断推出配套的培训服务，帮助用户在应用软件时达到事半功倍的效果。4.实施咨询服务 金蝶公司吸收十多万客户的经验，结合国内外先进的管理理

3、念和管理软件的实施方法，推出符合中国国情的标准软件实施方法-金手指实施方法。我们愿意运用我们在企业管理及IT技术方面的知识，帮助顾客获得更大的成功！5.现场支持服务 我们的资深专业人员面对面地和您沟通，在运行现场对问题进行研究分析，使问题迅速得到解决。6.CRM 服务 借助客户关系管理系统（金蝶 EAS-CRM）我们建立了客户综合信息管理库，能够快速地解决客户的问题并保留历史记录，以便提供长期、持续、高效的服务。7.CSP 服务支持 金蝶公司融合多年客户服务经验与国外先进的管理思想，提炼出客户常用的和最需要的服务为一体的 CSP 服务。它是以金蝶公司先进的科技手段和专业化的服务队伍为依托，在业

4、界领先推出的项目完整、功能全面的系统性服务产品。8.呼叫中心 通过客户呼叫中心服务（Call Center），提供全面、周到的服务，快速解答客户应用问题。9.个性化服务 针对企业个性化的需求，我们提供量身定制服务，使用一切资源，包括和合作伙伴一道为您提供全面的应用解决方案。10.便利服务 金蝶不仅是解决方案的提供者，也是相关附属产品的提供者。我们提供的便利服务不仅省去您选择的苦恼，还有利于保证相关产品和系统的兼容性和一致性。11.合作联盟服务 我们和其他 IT 领域先导型的企业进行战略合作，为您提供企业管理咨询、系统集成、相关知识培训等全方位的服务。在此，您不仅能得到金蝶的服务资源，也能以优惠

5、的条件享受金蝶合作伙伴的资源。12.版本升级服务 版本升级服务将使您随时代的进步而保持投资的增值，以优惠的价格实现软件以旧换新。关于金蝶关于金蝶 金蝶国际软件集团有限公司是亚太地区领先的企业管理软件及电子商务应用解决方案供应商，是全球软件市场中成长最快的独立软件厂商之一，是中国软件产业的领导厂商。金蝶开发及销售的软件产品包括针对快速成长的新兴市场中企业 管理需求的、通过互联网提供服务的企业管理及电子商务应用软件和为企业构筑电子商务平台的中间件软件。同时，金蝶向全球范围内的顾客提供与软件产品相关的管理咨询、实施与技术服务。金蝶独特的“快速配置，快速实施，快速应用，快速见效”的全球化产品与服务定位

6、，能够帮助顾客从容面对动态不确定商业环境带来的挑战，实现业务流程与 IT 技术的完美结合，有效管理变革，确保组织快速持续和健康成长。金蝶国际软件集团有限公司是中国第一个 WINDOWS 版财务软件，第一个纯JAVA 中间件软件，第一个基于互联网平台的三层结构的 ERP 系统金蝶 K/3 的缔造者，其中金蝶 K/3 是中国中小型企业市场中占有率最高的企业管理软件。2003年 3 月，金蝶正式对外发布了第三代产品金蝶 EAS(KINGDEE ENTERPRISE APPLICATION SUITE)。金蝶 EAS 构建于金蝶自主研发的商业操作系统金蝶BOS 之上，面向中大型企业，采用最新的 ERP

7、管理思想和一体化设计，有超过50 个应用模块高度集成，涵盖企业内部资源管理、供应链管理、客户关系管理、知识管理、商业智能等，并能实现企业间的商务协作和电子商务的应用集成。编写约定编写约定?通用格式约定通用格式约定 格式格式 意义意义 宋体 正文。下划线 输入信息。斜体 提示信息。?图形界面格式约定图形界面格式约定 格式格式 意义意义“”窗口名称。普通菜单项或树状结构菜单项。【】窗口中的按钮。窗体中的选项。连续选择菜单及其子菜单或树状结构。?键盘操作约定键盘操作约定 格式格式 意义意义 键 1 键盘上的键名。键 1+键 2 在键盘上同时按下两个键。?鼠标操作约定鼠标操作约定 格式格式 意义意义

8、单击 按下鼠标左键单击某一对象。双击 连续两次鼠标左键打开某一对象。右击 选中某一对象按下鼠标右键。拖放 按住鼠标左键不放移动鼠标到指定位置，放开鼠标键。?特别标志特别标志 格式格式 意义意义 温馨提醒：提醒某些操作可能会导致一些严重的后果，请用户谨慎使用。注意：提供一些应用关键的描述。举例：列举实例以便用户加深理解。操作前提：进行某一操作之前,必须先完成的操作.定义：定义内容中出现的财务或计算机术语。意见反馈意见反馈 感谢您使用我们的产品及用户手册。在本手册的最后附有意见反馈表，您可以在上面说明您对我们的产品或用户指南的意见和建议，并通过金蝶分支机构或直接传真至(0755)26710666

9、产品管理部产品管理部反馈给我们,我们将期待你给予我们好的建议和意见。协同办公系统用户手册 2 目 录 第第 1 章章 系统概述系统概述.1 第第 2 章章 如何登录系统如何登录系统.2 2.1 登录系统.2 2.1.1 用户登录认证的信息输入.2 2.1.2 参数合法性检查.3 2.2 首页.4 2.2.1 首次登陆的首页.4 2.2.2 正常首页.5 第第 3 章章 个性化设置个性化设置.6 3.1 个人资料.6 3.2 修改密码.6 3.3 签名设置.7 3.4 常用意见.8 3.5 消息设置.8 3.6 快捷菜单.9 第第 4 章章 日程安排日程安排.10 4.1 查看日程安排.10 4

10、.1.1 从办公桌面查看当月及当天安排.11 4.1.2 按日历查看当天安排.11 4.1.3 按周查看.12 4.1.4 按月查看.12 4.1.5 按年查看.13 4.1.6 历史日程.14 4.1.7 查看及应答他人安排的日程.15 4.2 新增日程安排.16 4.3 编辑或删除日程安排.17 第第 5 章章 公文处理（工作流）公文处理（工作流）.18 5.1 设置常用工作流.19 5.2 草拟文件.21 5.3 审批文件.23 5.3.1 如何查询待审批的文件.23 5.3.2 签署审批意见.25 5.3.3 退回文件.27 5.3.4 上传附件.27 协同办公系统用户手册 5.3.5

11、 加载签名.28 5.3.6 批阅正文.29 5.4 查看文件.29 5.5 文件编号.30 5.6 清稿.31 5.7 主送抄送.31 5.8 套红头.33 5.8.1 简单套红头.33 5.8.2 模板套红头.33 5.9 用印（电子签章）.34 5.10 缓办待办文件.35 5.11 收藏已办文件.36 5.12 传阅文件.38 5.13 文件监控.39 5.13.1 重定位.40 5.13.2 跟踪.41 5.13.3 催办.42 5.13.4 督办.42 5.13.5 导出流程文件.43 5.14 文件观察.43 5.15 事务委托.44 5.15.1 流程委托.44 5.15.2

12、撤消委托.45 5.15.3 查看受委托的流程.45 5.15.4 查看委托人处理的文件.45 5.16 查询报表.46 5.17 报表统计.47 5.17.1 具体流程统计.47 5.17.2 所有流程统计.48 5.18 流程归档.49 5.19 在线文件扫描.49 5.19.1 拟稿在线扫描.50 5.19.2 附件扫描.58 第第 6 章章 知识中心知识中心.61 6.1 知识地图导航.62 6.2 信息发布.62 6.3 审核文章.64 6.4 信息借阅与处理借阅申请.65 6.5 信息收藏与推荐.65 协同办公系统用户手册 4 6.6 文章转发邮件.66 6.7 文章转入工作流.6

13、7 6.8 文章转移或复制.67 6.9 文章传阅.69 6.10 批量导入.70 6.11 信息分类订阅.73 6.12 知识维度管理.74 6.13 知识分类管理.75 6.13.1 创建一级分类.75 6.13.2 创建子目录.77 6.14 查阅权限管理.77 6.14.1 按组织架构及下属单位进行信息隔离.79 6.14.2 按领导角色、管理职能对信息进行交替授权.79 6.14.3 按不同功能操作进行权限控制.79 第第 7 章章 文件传阅文件传阅.81 7.1 传阅一览.81 7.2 新建传阅.81 7.3 待阅文件.82 7.3.1 转发传阅文件.83 7.4 历史发送记录.8

14、4 7.5 收藏传阅文件.84 7.6 删除传阅文件.84 7.6.1 批量删除.85 7.7 查询文件.86 7.8 已删除文件.87 第第 8 章章 通知公告通知公告.88 8.1 查看最新公告.88 8.2 发布公告.88 8.3 历史公告.90 8.4 公告审核.90 8.5 我的公告.91 第第 9 章章 新闻中心新闻中心.92 9.1 新闻栏目管理.92 9.2 新闻发布.93 9.3 查看新闻.95 9.4 审核新闻.96 第第 10 章章 会议管理会议管理.97 协同办公系统用户手册 10.1 查看待参加会议.97 10.2 我召集的会议.98 10.2.1 会议室不需要审核.

15、98 10.2.2 会议室需要审核.99 10.3 会议纪要.101 10.4 会议室预约.102 10.4.1 新增预约.102 10.4.2 按周查看预约.103 10.4.3 按天查看预约.103 10.5 会议室管理.104 10.6 会议室预约的审核.105 第第 11 章章 登录日志管理登录日志管理.106 11.1 在线用户查询.106 11.2 我的日志.106 11.3 上下班时间设置.107 11.4 日志报表.108 第第 12 章章 图书管理图书管理.110 12.1 图书室管理.110 12.2 图书分类管理.110 12.3 图书入库登记.111 12.4 新书推荐

16、.112 12.5 借阅排行.113 12.6 借阅管理.114 12.7 归还登记.116 12.8 遗失登记.117 12.9 我的借阅.118 12.10 图书催还.118 第第 13 章章 车辆管理车辆管理.119 13.1 车辆使用管理.119 13.1.1 车辆预约.119 13.1.2 部门审批.120 13.1.3 车管处理.122 13.1.4 归车登记.124 13.2 车辆信息管理.125 13.2.1 车队信息.125 13.2.2 车辆分类.126 13.2.3 车辆档案.126 协同办公系统用户手册 6 13.2.4 司机管理.127 13.2.5 维修保养.128

17、 13.2.6 事故登记.128 13.2.7 违章处理.129 13.2.8 车辆报废.129 13.2.9 车辆调拨.130 13.3 车辆费用管理.130 13.3.1 费用登记.130 13.3.2 费用类别.131 13.4 统计查询管理.132 第第 14 章章 办公用品管理办公用品管理.134 14.1 库房管理.134 14.2 分类管理.135 14.3 物品管理.135 14.4 入库登记.136 14.5 领用管理.137 14.5.1 有库存的领用.137 14.5.2 无库存的领用.138 14.5.3 领用审批.139 14.5.4 领用导出列表.140 14.6

18、借出归还.141 14.6.1 物品借出.141 14.6.2 物品归还.142 14.7 物品盘点.142 14.8 统计报表.143 14.9 采购计划.143 第第 15 章章 互动沟通平台互动沟通平台.145 15.1 问卷调查.145 15.1.1 问卷分类管理.145 15.1.2 发布问卷调查.146 15.1.3 参与问卷调查.148 15.1.4 查看投票明细.150 15.1.5 参与投票或评论.150 15.2 消息中心.151 15.2.1 查看新消息.151 15.2.2 发送消息.152 15.2.3 回复消息.154 15.2.4 查看已发送的消息.155 协同办

19、公系统用户手册 15.2.5 发送手机短信.156 15.2.6 已发手机短信.156 15.3 电子邮件.157 15.3.1 设置邮箱账号.157 15.3.2 自定义文件夹.158 15.3.3 邮箱总览.158 15.3.4 收邮件.159 15.3.5 写邮件.160 15.3.6 阅读邮件.162 15.3.7 回复邮件.162 15.3.8 全部回复邮件.163 15.3.9 转发邮件.163 15.3.10 移动邮件.164 15.3.11 删除邮件.164 15.3.12 邮件转知识中心.165 15.3.13 邮件转发流程.166 15.3.14 高级搜索.167 15.4

20、 企业论坛BBS.168 15.4.1 论坛分类管理.168 15.4.2 论坛权限管理.170 15.4.3 发表新话题.170 15.4.4 编辑话题.171 15.4.5 查看话题.171 15.4.6 回复话题.173 15.4.7 引用话题.173 15.5 通讯簿.173 15.5.1 单位通讯簿.173 15.5.2 自定义好友组.174 15.5.3 公共通讯簿.174 15.5.4 个人通讯簿.175 协同办公系统用户手册 1 第第1章章 系统概述 系统概述 金蝶协同办公系统建立以人为本、以流程为导航、以事找人的工作方式，可以解决您对办文、办事、沟通、协作以及共享方面的需求，

21、同时支持跨地域、跨部门进行协同工作。?建立协同审批的平台。实现企业内部公文、请示、汇报等各种审批事项的流转自动化，解决协同工作的问题。实现网上督办的管理机制，提高办公效率、节约大量的办公资源。?建立知识共享的平台。在保障信息的安全与使用权限基础上，构建一个信息资源的共享平台，使企业规章制度、收发文件、新闻报导、电子刊物、部门业务资源、技术交流、工作总结等能够在员工之间得到广泛的传播。?建立互动沟通的平台。将电子邮件、系统消息、手机短信、在线论坛、在线会议等相结合，保障企业内部信息传递与沟通交流的及时性、准确性，改变了以往人机不在一起的时拖后处理工作的现象。?实现辅助办公管理。包括会议通知、活动

22、安排、行政公告等。?实现电子档案管理。建立机构统一的、与各业务系统、办公系统一体化的综合档案管理系统，实现档案信息共享，提高档案利用的寿命和周期，为各部门提供网上档案文献的查询和利用。?建立资源管理平台。实现易耗品、车辆、图书、会议室等公共资源进行管理及利用。协同办公系统用户手册 2 第第2章章 如何登录系统 如何登录系统 2.1 登录系统登录系统 2.1.1 用户登录认证的信息输入用户登录认证的信息输入 打开 IE 浏览器，输入协同系统的访问主路径，在提示的用户登录接口中，用户输入登录信息，只有通过用户认证，才可以进入系统，使用系统功能。用户认证时需输入一些信息，内容如下（如下表所示）：编号

23、编号 属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否必填是否必填1 用户名 字符 必须是已经注册的用户名，必须是唯一的。是 2 密码 字符 目前可以设置为空，但实际中不建议为空。否 3 附加码 数字 如组织单位采用了附加码技术，则必须输入 是 在登陆界面的右上方，标注了“客户端环境要求说明”，用户可以从这里了解到正常使用OA 对客户端的要求。如图：客户端环境说明 协同办公系统用户手册 3 2.1.2 参数合法性检查参数合法性检查 在用户登录时会进行合法性检查,包括：?检查所有必填数据是否已经填写/选择?输入的用户名/密码是否真实有效。当用户忘记输入用户名时或者输错用户名时，将会出现以下提示：当

24、通过合法性检查时（即通过用户认证），用户就登录成功了。操作前提：用户必须在协同办公系统中已经有注册，并且用户状态是有效状态。协同办公系统用户手册 4 2.2 首页首页 2.2.1 首次登陆的首页首次登陆的首页 首次登录时，系统接口如图：不同的用户，首页显示的版面都是相同的，但显示的业务功能模块个数不一定相同，因为每个用户能够使用的功能范围不尽相同。此外，首页中显示的待办公文、公告通知等内容与当前用户的权限相关。首页内容说明：属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否可是否可 自定义自定义 LOGO 显示产品的 LOGO 标识 否 页面头 业务模块 根据当前用户的角色或权限而显示 否 我的日

25、历 显示当月每天的待办事项 否 快捷流程 显示工作流中当前用户自已收藏的流程名称 是 业务应用 待办公文 显示待审批处理的流程文件 否 页面头，包括 LOGO，功能模块，欢迎信息 业务应用，重要的待办或待查阅的信息提示 协同办公系统用户手册 5 属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否可是否可 自定义自定义 我的日程 显示当天的日程安排 否 知 识 库 显示用户订阅的分类信息 是 通知公告 显示待查阅的重要通知 否 新闻中心 显示最新新闻信息 否 在线论坛 显示最新讨论话题 否 2.2.2 正常首页正常首页 当用户已经开始使用协同办公系统后，在首页中将会显示出需要用户参与办理的待办事宜、

26、日程等信息。如下图所示：协同办公系统用户手册 6 第第3章章 个性化设置 个性化设置 温馨提示：当用户第一次使用系统时，建议您首先进行个性化的初始设置。3.1 个人资料个人资料 点击基本信息菜单的【个人资料】，可以修改用户的联系信息。个人资料包括基础信息和联系信息两部分，其中：?基础信息：包括用户姓名、性别、所属部门、职务、样式风格。其中只有“样式风格”是可以自定义设置，该设置在下次登录时即可生效。?联系信息：包括内部邮件、外部邮件、移动电话、办公电话、传真号码等，其中办公电话为必填项。同时每一项联系信息都可以由用户自定义是否公开，满足组织单位不同岗位人员对信息保密的管理需求。3.2 修改密码

27、修改密码 点击基本信息菜单的【修改密码】，可以修改用户登录系统的密码信息。协同办公系统用户手册 7 当用户输入的原密码，或新密码校验有错误时，将会出现以下提示：注意：更改密码必须正确输入旧密码，才能有效地更改密码。如果您忘记了密码，建议与系统管理员取得联系，由管理员将密码清空为初始密码。3.3 签名设置签名设置 在公文处理中，当您审批或处理文件时，往往需要用户签署签名。点击基本信息菜单的【签名设置】，可以管理用户的签名信息。点击基本信息菜单的【签名设置】-【增加】，增加签名信息。填写内容说明：?签名签章名称：定义签章的名称。?签名签章密码：输入签章密码。?重复确认密码：重复输入一次签章密码。?

28、签名签章图片：单击“浏览”按钮，上传保存到本地的签章图片文件。协同办公系统用户手册 8 单点“确定”按钮，保存签章信息，页面将会提示“数据新增成功”并返回签章列表页面。3.4 常用意见常用意见 在公文处理中，当您审批或处理文件时，往往需要用户签署个人的办理意见。对于常用的审批意见、习惯用语，可以通过常用意见的设置，有效减轻在文件办理的文字输入工作。点击基本信息菜单的【常用意见】，可以管理用户的常用办理意见信息。点击基本信息菜单的【常用意见】-【增加】，增加常用意见信息，在新增页输入常用意见的名称后，点击【确定】按钮保存常用意见信息，页面将会提示“数据新增成功”并返回意见列表页面。3.5 消息设

29、置消息设置 消息中心是用户得到重要待办提示的重要业务模块，如待办公文、会议通知、新邮件通知、日程提醒等等，都可以通过消息得到最新的通知。由于用户所在岗位或关注的待办事宜各有不同，在消息设置中，可以根据不同的业务模块，个性设置提示方式。协同办公系统用户手册 9 提示模式说明：?铃声提醒：当选中的业务模块中有新消息到达时，系统将会以声音进行提醒。?冒泡提醒：当选的中业务模块中有新消息到达时，系统将会在浏览器的页面右下角浮出小窗口，提示您待办的事宜标题。?手机提醒：在用户管理中输入手机号码，有消息时会发送手机短消息到你的手机上。?电子邮件提醒：在用户信息中输入电子邮箱帐号，系统会自动发送邮件到你的邮

30、箱。温馨提示：当开通了手机短信功能后，还可以根据不同的业务模块，设置是否通过手机接收消息。3.6 快捷菜单快捷菜单 用户可以设置自己使用频率比较高的功能模块加到快捷菜单中，如下图。协同办公系统用户手册 10 第第4章章 日程安排 日程安排 每一个人或多或少地需要对个人的日程安排进行管理。组织单位应用协同办公系统之后，员工之间更加强调协同作业，包括管理自己的每天工作备忘、给下属或同事安排任务等。因此，通过日程安排功能，员工每天的工作安排、工作内容可以进行清晰地管理。特性说明特性说明?可按年/月/周/日来查看日程安排?为他人安排日程?浏览未阅读的日程和提醒?用户自定义日程安排是否公开?灵活自定义提

31、醒时间、提醒方式 4.1 查看日程安排查看日程安排 员工登录系统后，从办公桌面（首页）便可以清晰地了解到个人当月及当天的工作安排。协同办公系统用户手册 11 4.1.1 从办公桌面查看当月及当天安排从办公桌面查看当月及当天安排 4.1.2 按日历查看当天安排按日历查看当天安排 进入“日程安排”业务模块时，默认显示当天的工作安排内容。单击【按天查看】按钮，也可以查看当天的工作安排情况，单击【前一天】或【后一天】可以查看其它时间的日程安排。当月日程，以 标识表示有待办的事项 当天日程，可直接查看工作内容切换不同的查看方式 协同办公系统用户手册 12 4.1.3 按周查看按周查看 单击【按周查看】按

32、钮或“按周查看日程”菜单，可以查看本周每天的工作安排情况，单击【上一周】或【下一周】可以查看其它时间段的日程安排。4.1.4 按月查看按月查看 单击【按月查看】按钮或“按月查看日程”菜单，可以查看本月每天的工作安排情况，单击【上一月】或【下一月】可以查看其它时间段的日程安排。协同办公系统用户手册 13 4.1.5 按年查看按年查看 按年查看是指以月历的显示方式，将一年 12 个月所有的日程进行显示 协同办公系统用户手册 14 4.1.6 历史日程历史日程 单击历史日程的菜单，进入历史日程列表，如图：当月日程，以 标识表示有待办的事项 协同办公系统用户手册 15 单击日程主题查看历史日程的具体信

33、息，在日程详情页可点【修改】、【删除】及【返回】按钮进行修改、删除和返回操作。4.1.7 查看及应答他人安排的日程查看及应答他人安排的日程 单击待参加日程，可以看到其它用户为您安排的日程。单击日程主题，查看日程内容及进行应答。协同办公系统用户手册 16 如果该日程需要几个用户共同参加，在回复情况中，可以看到其它用户的应答情况。单击【确定参加】按钮或【无法参加】按钮，提交意见，系统自动返回到待参加日程的列表并提示确认了一个待参加的日程或提示取消了一个待参加的日程。4.2 新增日程安排新增日程安排 从“我的日历”单击某一个日期，单击时间段，可以新增日程安排。单击日程安排菜单中的【我安排的日程】【新

34、增】按钮，也可以新增日程安排。单击时间，可以新增日程 协同办公系统用户手册 17 填写内容说明：编号编号 属性属性 类型类型 说明及约束说明及约束 是否必填是否必填1.主题 字符 日程安排内容的主题信息 是 2.时间 日期 包括开始时间和结束时间；如果是全天安排，可以勾选“全天日程”的选项。否 3.优先级 字符 日程的优先级 4.提醒时间 日期 包括按指定的时间提醒、按时间段提醒两种模式 否 5.人员安排 字符 如果是个人日程，勾选“仅本人”；如果是给其它用户安排日程，双击文本框，从弹出的组织架构导航窗口中选择人员。是 6.日程内容 字符 输入日程安排的详细内容 否 7.备注 字符 输入日程安

35、排的备注信息 否 8.附件 文档 上传附件文件信息 否 单击【确定】按钮，保存日程安排信息。4.3 编辑或删除日程安排编辑或删除日程安排 单击我的日程安排，可以批量删除多个日程安排信息。或可以单击某一日程主题，进入日程详细信息页面后，进行修改或删除的操作。协同办公系统用户手册 18 单击【删除】按钮，系统将会提示用户确认是否真正删除日程：单击【确定】按钮进行删除；单击【取消】按钮则取消删除的操作，并返回日程列表中。注意：用户只能删除由本人发布的日程信息，其它用户安排的日程不能修改或删除。第第5章章 公文处理（工作流）公文处理（工作流）工作流的目的是通过将工作分解成定义良好的任务、角色，按照一定

36、的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控，达到提高办事效率、降低生产成本、提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目标。特性说明特性说明?灵活性：灵活性：提供基于 WEB 浏览器的窗体及流程自定义功能，可以满足组织单位对业务进行重构，满足流程优化及自定义配置的管理需求。?监控性：监控性：能实时监控正在运行的所有流程的信息、图形化的展示，便于管理人员及时跟踪处理重点业务。管理人员还可以随时控制流程的流转、中止挂起流程、重新制定任务的执行人。?协同性：协同性：支持多人同步处理业务，处理人协同跟踪办理进度，支持远程和分布式办公，或委托代理人机制。待办消息自动发送，可以通过消息直接处理业务。协同办公系

37、统用户手册 19 使用人员说明使用人员说明 使用人员 操作说明 工作流设计人员 流程的设计人员，具体分为工作流系统管理人员和业务流程管理人员，工作流系统管理人员管理整个工作流系统，业务流程管理人员负责管理具体的流程。企业业务人员 操作使用业务的人员，处理工作流任务。工作流管理人员 负责工作流监控的工作，对运行中的工作流进行监视、控制、分析。应用范围说明应用范围说明 组织单位内部可以通过工作流进行处理的事务范围广泛，以行政发文管理及收文管理为应用基础，可涵盖资源申请、设备申购、人力资源、财务报销、日常报送等工作领域，所有涉及到协同审批流转的事务都可以通过工作流来完成。如：?发文流程审批?收文办理

38、审批?合同会审管理?用品领用流程?费用报销审批?员工请假审批?员工出差审批 5.1 设置常用工作流设置常用工作流 组织单位内涉及到审批的应用流程比较多，用户可以将本人常用的流程，显示在办公桌面或公文处理业务模块的菜单中，可以更快捷地进行拟稿的操作。协同办公系统用户手册 20 单击菜单【新建公文】，将显示出所有业务工作流程的信息，单击与工作流名称对应的【收藏】按钮，就可以将其设置为快捷流程，被收藏的流程将同时显示在办公桌面及公文处理的左菜单中。操作类型说明：拟稿：单击进入流程的拟稿窗体 扫描：进入流程纸质文件扫描页面 （前提条件必须要有扫描仪和加密狗插件，并且能够正常使用）已经设置的常用流程 协

39、同办公系统用户手册 21 信息：单击查看流程的步骤信息及流程图 收藏：单击将流程设置为快捷流程 取消：单击取消收藏快捷流程 5.2 草拟文件草拟文件 草拟文件一般分为四个处理步骤：步骤 操作说明 可否省略及原因 1 按照发文审批表单，填写必要的信息，如标题，主要用于后续处理跟踪、查询、汇总统计。不可省略 2 创建正文内容，为后续的审批、核稿、用印提供内容基础。可省略。（如果是请假或费用审批等流程，无需附加正文时）3 根据主办人的意见，选择文件往下流转的分支路径 可省略。（如果后续路径由条件自动判断或为单向节点时，无需选择）4 根据主办人的意见，灵活选择下一步骤节点的经办人员。可省略。（如果后续

40、路径的经办人已经由管理人员配置好）操作前提：流程管理或设计人员，进行初始化了组织单位内部的审批表单及工作流程。在新建公文的工作流列表中，单击与工作流名称对应的【拟稿】按钮，或单击左菜单快捷工作流区域的工作流名称，可以进入拟稿窗体页面。填写处理 表单信息 在线编辑 正文内容 选择 后继路径 1 选择下一步经办人 2 3 4 协同办公系统用户手册 22 步骤步骤 1：按照发文审批表单的字段要求，填写相关信息。以*标识的字段表示为必填项。步骤步骤 2：单击【完成】按钮，保存已经输入到审批表单的信息后，页面将提示“保存成功。多页签方式，直接点击正文编辑在线创建正文”。编写正文内容后，单击【保存】按钮返

41、回到处理表单页面。自由拟稿 模板引用 单页签方式，可以点【附件】进入新建附件页面 注意：如果该流程已经由管理人员配置了发文拟稿模板，当用户进入正文编辑页面时，系统会在正文编辑界面的下方以下拉菜单的方式列出正文模板样式。步骤步骤 3：在处理表单页面，单击【发送】按钮。如果拟稿的后续节点是有多个分支，需要由拟稿人进行选择时，系统会提示选择步骤，并将路径列表显示。协同办公系统用户手册 23 选择路径名称，如果被选择的路径步骤，管理员没有默认设置经办人员时，就需要由拟稿人灵活选择下一步骤的经办人员：单击【选择】按钮，从组织架构导航树中选择经办人员后，单击【完成】按钮，发出拟稿审批申请，系统将提示文件已

42、经发送给指定的人员。5.3 审批文件审批文件 5.3.1 如何查询待审批的文件如何查询待审批的文件 当有新的文件需要用户审批办理时，用户可以通过三个通道得到待办消息：?办公桌面的待办公文办公桌面的待办公文：用户登录系统进入办公桌面时，便可以查看到待办的公文信息。协同办公系统用户手册 24?消息中心的系统通知消息中心的系统通知：当有新的公文到达时，系统会根据您的个性化消息设置，将待办消息进行页面提醒。?公文处理的待办文件公文处理的待办文件：进入“公文处理”业务模块时，可以查询到所有的待办文件。注：以“新”显示的文件，表示用户还没有打开、签收的文件。所有待办事宜 待办事宜推送 待办事宜提醒 协同办

43、公系统用户手册 25 5.3.2 签署审批意见签署审批意见 单击文件标题，进入审批表单页面，单击【签收】按钮。在填写审批意见的区域，系统默认设置了几个常用审批意见，用户可以在直接选择引用。操作按钮 签署意见 协同办公系统用户手册 26 处理表单的按钮功能说明如下表：操作 功能说明 发送 完成审批处理操作，发送到下一节点。暂存 保存表单信息。退回 将此节点处理的文件，退回到上一节点的处理人那里。Word 套打 打印审批表单内容，输出格式为 WORD 文件（.doc）。页面打印 网页的方式打印审批表单。跟踪 查看该文件详细办理步骤、每一节点的办理人、时间及状态。协办 提出协办申请，选择其它用户进行

44、同步办理该文件。转换 将正在处理的文件，选择其它流程继续流转。缓办 将正在处理的文件，暂缓进行处理。传阅 将正文或附件内容，通过“文件传阅”业务模块，发送给其他用户签收查阅。返回 返回待办文件列表。如果有其它的处理意见，单击【处理意见】，跳出单独的处理意见页面，可以选择个人设置的常用审批意见，或直接在批示意见栏中输入其它内容。注意：填写处理意见时，在处理意见的文本框内最多可输入 2000 汉字。协同办公系统用户手册 27 5.3.3 退回文件退回文件 当公文流转到某个处理节点，此节点的审核人做【退回】处理时，如果系统设置了“退回发送传阅”，系统将会自动触发传阅功能，将退回信息以传阅信息的方式通

45、知当前节点已经参与审批的人员，如图所示：在此节点已经审批过此文件的人员都会收到传阅消息，如图：5.3.4 上传附件上传附件 公文处理，单页签流程上传正文都是通过上传附件的方式如图：点【浏览】选择上传的文件，标题自动引用上传文件名，选择上传附件类型正文或附件，点【上传文件】完成附件的上传。如图：附件列表的标题前可以根据不同的文件格式直观显示不同的图标，让用户直观的判断出附件协同办公系统用户手册 28 的格式，点或者历史版本(1)可以直接下载该附件或正文，点附件的标题可进入该附件的详细信息页面如图：可以对正文附件作在线编辑，修改，下载，删除，等相关操作。注意：在线编辑只适用 WORD 的文件，其他

46、格式的文件暂不支持在线编辑操作。5.3.5 加载签名加载签名 在处理表单中，单击【签章】，系统将显示出用户已经设置的签名签章，输入密码后，单击【确定】按钮。系统将对密码的准确性进行验证，如果密码不正确，将提示：当输入了三次错误的密码后，系统将提示“签名签章密码不正确，签名不成功！”。这时需要修改签章密码，或进入签章窗口重试。操作前提：协同办公系统用户手册 29 用户已经在个人设置-签名设置中，增加了签名信息。5.3.6 批阅正文批阅正文 在正文编辑窗口，用户可以对拟稿人提交的正文内容进行修订。在修改过程中，系统会自动记录用户的修改内容、作者、时间，不同修改人的痕迹将以不同颜色另以区分。修改完成

47、后，单【保存】按钮，完成正文修订操作。并自动为正文形成一个新的版本号。注意：如果拟稿人与审批人为同一经办人时，系统将不会记录修订痕迹及版本信息。5.4 查看文件查看文件 点击【已办文件】菜单，将出现 4 个页签：“我起草的文件”，“我经办的文件”，“我收藏协同办公系统用户手册 30 的文件”，“我委托的文件”，可以点列表上方的状态来按文件流转状态排序来查看文件，如图：5.5 文件编号文件编号 如果流程表单中设计了文件编号字段，则在表单拟稿或处理界面，设计的文件编号处将出现“选择”字样，如下图：点击选择将弹出新窗口出现获得文件编号界面。进入取新号页面，点【取新号】按钮，跳出提示的信息框，点【确定

48、】按钮后，生成新的文件编号，同时跳出提示的信息框 如图：如果确认编号无误后，点【确定】按钮，回到表单页面完成发文编号的取新号操作。如果发现编号重复或有误，点【取消】按钮，回到取新号页面点【调整】按钮，出现信息提示框 按文件的状态来排序 协同办公系统用户手册 31 点【确定】按钮，又跳出调整编号成功的提示信息框，点【确定】按钮，完成发文编号调整的操作。5.6 清稿清稿 当不同的审批人、核稿人、会签人都完成文件的批示后，拟稿人或负责发文的机要秘书可以对修改痕迹进行清除。点击【接受】-【接受对文档的所有修订】，系统将自动接受所有审批人的修改意见，单击【保存】按钮，清稿后的正文将形成一个新的版本信息。

49、5.7 主送抄送主送抄送 在表单中新增一个字段，输入方式为“主送/抄送”类型，那么在拟稿时将出现如下界面：清稿 协同办公系统用户手册 32 点【选择】可以选择这份文件需要传阅的人员，如果需要将文件手动传阅给这相关人员，则只需要点【传阅】即可到传阅界面，点【选择主抄送人员】即可将选择的主抄送人员都选择到被传阅人员中进行传阅。流程文件的表单和附件都会以附件的形式被传阅出去。如果此流程被设置了自动传阅，则流程流转完成后会将流程信息自动传阅给主抄送人员查看。协同办公系统用户手册 33 5.8 套红头套红头 5.8.1 简单套红头简单套红头 如果管理员设置的审批表单的红头方式为简单红头，则套红头时，将红

50、头部分套入正文模板中已经建立“红头”的书签位置，但不影响正文的排版；点击“正文编辑”页面中的插入书签 输入书签名红头的拼音“hongtou”，点【添加】，在正文编辑页中输入正文内容，再从正文上方的红头模板下拉框中选择红头模板即可。5.8.2 模板套红头模板套红头 当红头模板与正文模板分开管理时，在校对清稿后，经办人可以在正文模板基础上，进协同办公系统用户手册 34 行套红头操作，保持文件的完整性。选择正文编辑页面上方的红头模板下拉菜单，选择需要的红头模板，系统自动调用红头模板，并套入正文上方，形成完善的正文内容。操作前提：需要流程设计人员在表单中上传红头文件模板再此界面才能进行套红头操作。5.