公务文书写作基础--精华.ppt

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1、公务文书写作基础内容现象及导论事务文书写作基础公文基础知识写作技巧初阶实战点滴第一部分：现象及导论突破心理障碍无奈（烦）、畏惧（躲）自卑（搪）、不屑（推）？亲切感？曾经思考这些吗我需要写作吗？写作是我的事吗？写作有意义吗？写作是形式主义吗？写作“吹”吗？写作和做菜写作技巧包括词语的选择，句式结构的安排，段落的划分；逻辑线索的展开，文章的总体结构平衡和相关图形的说明。论文、报告和建议书都是管理者写作成果的一部分。说明书、信件、定期报告等也是管理者常常所要求的。对于敏锐分析当前现实，写作分析是必不可少的。在组织的各个层次上，写作技巧都是必须的。技术人员必须具有写出让人能够读懂的报告的能力；而销售人

2、员则应能够写出清晰、结构均衡的信件，这些文件代表着组织的对外形象，所以具有良好的写作能力是相当重要的。对于规模庞大的组织更是如此。写作技巧对于管理者是有价值的。这是因为：（1）更重要的思想将被充分的考虑；（2）能够更好的剖析复杂的环境；（3）写作中所反映的想法能够被充分的考虑；（4）把某些事情写下来是一条有价值的原则；（5）人们的表现可以通过其写作的质量来加以评定。可以从专家那里和参加特定的写作培训班来获得提高写作的技巧。而管理者也可以从质量上乘的文件中来模仿，从而提高其写作技巧。-摘自摘自培训与发展手册培训与发展手册（英）琼（英）琼普莱尔著普莱尔著现象及导论现象之一：“专业不专”。中文系毕业

3、生写不好公文。半路出家却有优秀写手。中文基础知识是必要条件，但不是充分条件。现象之二：“一生不为文”。有人到退休仍不会做文字工作。文字水平与业务知识和工作经验有关系，但是并不等同。现象及导论（续）现象之三：会说不会写，会写不会说。书面文字表达能力与口头表达能力并不等同。现象之四：文字工作者能在新的陌生领域中迅速体现出原有的能力，能适应较大的专业知识跨度。文字工作有自身的内在规律性、运行规则和方式。第二部分：事务文书写作基础常用文体工作总结工作计划商业信函工作简报会议纪要工作报告事务文书的特点实用性不一定具有固定的文面格式。包括文题、文种称谓等。语言可相对活泼。模式约定俗成，可根据需要加以突破。

4、工作计划的写作定义：工作计划就是组织或个人为完成某一任务或实现某一目标，以及需要对未来一定时期的行动预先作出安排时使用的文体。写作格式：1、成文叙述法；2、分条列项法；3、表格法。工作计划的写作（续）成份：标题、正文、结尾（日期）标题：名称主题文种正文：1、前言。即引语，WHY？（原因、依据、自身情况分析等）2、目的、任务。DESTINATION！（要达到的目标或指标，须具体、明确，不可笼统、模糊）3、要求、步骤、措施、方法。WAY。（具体工作、如何做、完成期限及分工）工作计划的写作（续）结尾：提出希望、发出号召、展望前景、执行要求等（可无）。落款、时间。基本要求：动笔前做好调查研究，掌握各方

5、面基本情况；所订指标实事求是，提出措施切实可行；语言朴实无华，逻辑严密，表述准确。工作计划的写作（续）结构上一般分为两个部分：第一部分，目标、任务和要求。第二部分，实施方法和措施。特别提醒：长期计划、规划往往在第一部分前纳入指导思想，突出宏观意义。短期计划的运筹学方法：表格化，滚动进度。工作总结的写作定义：工作总结就是对已做的工作进行系统的回顾和分析，以检讨工作得失，归纳经验教训，总结规律性的认识，进而促进今后工作水平提高的文体。格式：标题（可双标题）、正文和落款。总结的内容：基本情况：背景、基础、成绩、效果等；成绩和做法：成果、措施、效果，需事实和数据；经验和教训：归纳升华，分析原因；今后打

6、算：如何发扬成绩，纠正错误。简略写。工作总结的写作（续）基本写作要求：坚持实事求是不夸大，不隐瞒，一分为二注意共性，把握个性新颖的材料，新鲜的角度，独到的体会，总结规律详略得当，突出重点不求全贪多，分清主次，选择材料工作总结的写作（续）结构上一般分为三部分：第一部分，总结概述，提纲挈领地用最精炼的语言对前一段工作作出评价。第二部分，是内核部分，通常分为若干小题目，把工作的成绩、经验条理化，是指重点突出，眉目清晰。关键：题目要提炼好。第三部分，存在问题和今后打算。要找得准，切中时弊。工作简报的写作工作简报是组织用于反映本部门、本单位在一段时期内工作进展情况和存在问题，以便相互交流和启发的一种内部

7、文体。格式包括报头、报身和报尾。工作简报的作用：向上级汇报工作，反映情况；与同级单位交流经验、沟通情况，互相学习借鉴；向下级通报情况，传达上级意图。工作简报的写作（续）基本写作要求：真：真实，准确新：新事物、新动向、新思想、新形势快：迅速及时，快写快发简：内容集中，篇幅偏小，提纲挈领，不枝不蔓。勿过多叙述和议论。会议纪要的写作会议纪要是在会后按照会议指导思想和目的要求，对会议记录和有关文件进行综合和提高的基础上，把会议情况及决议事项以简练、准确的语言综合整理，用以概况反映会议精神和会议成果的一种文体。特点：纪实性；概况性；指导性。常见写法：1、概况叙述式：综合分析，归纳成条；2、发言记录式：如

8、实整理发言人观点；按问题列小标题，小标题下写重点发言。会议纪要的写作（续）基本写作要求：忠于实际，把握要点；仅限于会议内容重点应放在讨论后已形成统一认识的结论的记述上，如有保留意见，必须写明。待解决问题可附记于纪要之后，以便引起重视；观点鲜明，语体庄重，观点和材料要结合得好，有高度概况性和鲜明的政策性。会议纪要的写作（续）会议纪要的结构1、标题：召集单位、会议名称和文体名称2、开头:介绍会议的基本情况，叙述召开会议的根据、目的、会议的起止时间、地点、参加会议的人员、会议的基本议程和主要活动以及会议的结果。3、正文:具体阐述会议讨论的问题和意见、结论和决定以及对今后工作所提出的要求，从而把会议的

9、主要精神和成果反映出来。信函的写作在需向客户或其他对象就有关事项进行说明、辩解、请求、呼吁、感谢等情况时使用。信函的一般构成：起因，即信函的原因、目的和意义等等；内容，即信函的要表达的意图、感情、希望达到的效果、发出的号召、提出的建议、请求的事项等等。信函的写作（续）基本写作要求：善于把握对象的情绪，取得情感上的认同，才能取得好的效果；内容应该实际，避免引起对象的反感和不信任；语言应朴实，又要具有一定的煽动性，既以理服人，又以情动人。商业信函商业信函是由公司、机构团体或其代表发出的业务往来函件。内容主要涉及营销及服务工作上的接洽、安排等。一般的写作要求是一般的写作要求是 :措词明白确切，直接了

10、当格式恰当时间性，即要写明发出日期有礼貌，措词要客气大方商业信函（续）开 端-有道明来意之用,令受文者先掌握信函要旨。一般内容为:交代事件的背景解释来函原因，扼要点出主题例 如:为加强贵我相方的沟通联系,本公司有意安排职员组团拜访贵公司,现特函商讨有关事宜。您在X月X日来信,查询有关资费事宜。本人现复如下:在X月X日的XX日报中,得知贵公司正征询宽带接入服务提供商，本公司对是项工作深感兴趣,故特函应征。商业信函（续）正文正文 -直接了当、层次分明直接了当、层次分明信的主要内容，安排必须的资料一般可以用段落或分点交代结尾结尾-一般有以下作用一般有以下作用总结全文，有明确结论或指示重申要点也可提供

11、联络方法例如:如您仍有疑问，可致电XX与陈先生联络。本公司感谢阁下的来信，希望日后仍可收到阁下的宝贵意见。商业信函（续）语语 调调以客套，有礼为宜例如:在拒绝对方要求时,语气要婉转,但立场要明确。承购手提电脑一批,货价总值美元五十万,至深感铭。但迄今仍未收到贵公司委托银行所开出的信用证,承购货品恕难记帐。如能寄来货款支票一张,承购货品当可立刻付运。也可多利用连词和长句,以收语气舒缓的效果“如您已在过去十天内缴交了积欠的费用,请不必理会本函。亲爱的先生/女士：我已间接获悉您在寻找一家公司为贵公司所有部门安装电脑。不管我公司在贵公司业务方面经验有限，曾为您服务过的人说我们能胜任此项工作。我是一个非

12、常热请的人，对于与您洽谈的时间，除非另行通知，我在周一、周二和周五不能拜访您。这是因为应注明联系人语义含糊有错别字提供了无关信息超过一页一封失败的信一封成功的信尊敬的周女士:继我们上周的电话交谈之后,我很高兴再邮给您一本我公司的最新宣传手册.您曾表示过贵公司对安装新型软件感兴趣,我相信我们的服务定会令您满意.期待您的回音,并希望在不久的将来能同您会面。此致敬礼签名清楚的收信人表明积极的态度暗示下一步的行动信只写一页报告定义下级单位或个人向上级汇报工作、反映定义下级单位或个人向上级汇报工作、反映情况、提出建议时应用的公务文体。情况、提出建议时应用的公务文体。分类：专题报告、综合报告；情况报告、工

13、作报分类：专题报告、综合报告；情况报告、工作报告。告。写作缘由：1、正常的定期工作汇报，便于上级了解情况，指导工作。2、汇报完成上级布置的工作情况或结果。3、某些工作建议或对执行事项发现问题的反馈。4、遇到特殊情况或重大问题，需让上级知晓。报告写作方法写作方法一、开头。交代起因，即写作根据，为什么写。要概括，提一下重点即可转入主体。、二、主体。具体写，安排好层次，分题、分条具体表述。三、结尾。通用格式，“特此报告”、“以上报告，请阅示”、“以上报告，如无不妥，请批转各部门执行”。注意：上级无需对报告进行答复，故不能夹带请示事项。第三部分：公文基础知识什么是公文？分公司公文，是分公司在行政、业务

14、管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是传达贯彻执行党和国家以及上级公司的方针、政策、任务、决定，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。一、常用公文的种类（一）正式文件的公文种类决定：适用于对重大事项或者重大行动作出安排。通知：适用于发布企业内部规章；转发上级机关和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；要求下级单位办理和有关部门需要周知或者共同执行的事项。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。常用公文的种类（续）报告：适用于向上级机关汇报工作、反映情况；提出意见或者建议；答复上级职能部门的询问。请示：适用于向上级机关请求指示、批准。批复：适用

15、于答复下级单位请示事项。答复：适用于对人大代表、政协委员所提建议、提案的正式答复。函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题；向有关同级主管单位或部门请求批准等常用公文的种类（续）（二）、专业文件种类任免通知：适用于对分公司直接管理的领导者的任免。业务通知：适用于分公司业务管理部门就某一项具体业务的实施下达任务、进行部署。业务通知一般直接向下属单位下达。会议纪要：适用于记载、传达会议精神和议定的事项。签报：适用于分公司内部下级向上级汇报工作、反映情况和请求、批准。常用公文的种类（续）调度单和调度令：调度单主要适用于分公司网络和业务管理部门进行日常的电路、设备和业务的调度。调度单直接

16、向下属单位下达，一般用传真方式传递，属秘密的要采用加密传真。调度令适用于分公司在紧急、重要的情况下，对限期完成的事项进行指令性调度。调度令下达至分公司下属单位，各单位必须无条件执行。督办通知单：适用于分公司内部对贯彻落实上级或分公司领导的指示、批示和公司议定事项情况的督查。专用文件按上述分类分别编号和管理。二、公文的分类上行文：请示（请求指示、请求审批）、报告（呈报报告、呈转报告、回复报告）平行文：函（联系函商洽性、询答性；告知函；请批函）下行文：通知（发文通知批转性、转发性、发布性；知照通知；事项通知布置性、规定性、会议通知）、决定、批复三、公文的格式公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字

17、号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机构署名、成文日期、印章、传达范围、主题词、抄报（送）机关等组成标题：（发文机关）关于事由文种公文的格式（续）主送：多主送主送顺序为先外后内、先大后小；请示只能单一主送抄送和抄报：抄报对象为上级。抄送为同级、下级及不相隶属的单位。附件：对正文具有参考作用或在正文中不便直接表述的文件（正文中括号注明）四、公文的草拟（一）、总体要求在确需行文的前提下：1、文种使用恰当：选用合适文种，勿自行创造。2、结构层次明确：一、（二）、3、（4）。3、人名、地名、数字、引文准确。引用公文先引标题，再引发文字号。公文的草拟（续）4、对同一所指前后称谓一致。5、数字除成

18、文时间、部分层次序码、词组、惯用语等外，应使用阿拉伯数字，除落款处外，年份一般使用阿拉伯数字，并以4位表述。6、文句通顺，结构清楚。7、主旨鲜明集中，提倡“一文一事”（请示只能一文一事）。（二）、结构安排1、篇段合一式：适用于内容简单的公文，一篇公文即一段。2、分段式：公文内容分为若干层次或涉及若干方面，需分段阐述，3、分项式：每项以数码或小标题标明，适用于层次多、篇幅长、内容涉及面广的公文。分通篇分项和非通篇分项两种。（三）、行文语言要求准确：不让人阅读时产生理解偏差。简练：用最少的语言表达所要表达的内容。朴实：公文不需要华丽的辞藻。开门见山。庄重：体现公文的法定效力，保持严肃性。规范：符合

19、公文的基本要求，体现公司形象。（四）、行文易错事项1、报告不能夹带请示。是这样、怎么办、行不行2、请示不抄送下级。3、抄送单位不应包括主送单位。4、一文只能使用一个文种。5、写作中“节外生枝”。6、下发、印发文本使用“附件”。五、常见问题1、对草拟公文的态度：不认真、不严谨、不负责、不注意学习。2、对同一所指前后称谓不一致：正文中前后不一致、文题与正文不一致。3、对行文必要性的把握：无需行文的也行文，认为行文了才表示郑重。4、对层次的把握：分层标注不统一、性质不同内容归纳在同一层次、加“注”。常见问题（续）5、格式残缺：主送和抄送不写或不规范、文种采用不合适、文题不规范。6、文字欠梳理：口头语

20、进入公文、一“逗”到底、不检查错别字、语句不通顺、以括号代替语意衔接、意到辞不到、滥用某些词语。7、语法不当：成份残缺或多余、搭配不当、语序不当、无语言背景出现缩略词。第四部分写 作 技 巧 初 阶一个实际的案例车辆申请报废分公司：目前，我中心已有一部车辆2001年三月报废，闽D/60606。佳宝微型小货车1993年三月投产，这部车性能老化，主要零件损坏严重，维修费用过高，继续延长使用不经济，影响生产安全，要求车辆报废。中心2001-4-8写作技巧常见弊病常见的弊病：内容空。有其形无其神，言之无物，象似为写文章而写文章。篇幅长。且越写越长，文章无主题，不紧密，一条不漏，成为资料、流水帐。论述乱

21、。不管内容、文体，先论述一番再说，结果议论一番最熟悉的东西，毫无作用。写作技巧常见弊病抄袭多。剪刀加浆糊，不分时境变化，不分场合变更，文字“批发”。美术化。字体、字形赏心悦目，求感官效应。堆砌风。文章结构、形式很漂亮气派、词句用得很好，但什么事也没阐明，让人没“感觉”。写作技巧准备工作准备工作：收集资料-治“空洞无物”对素材筛选、分类-治“乱”、“长”消化素材，形成观点-治“就事论事”谋划纲要-治“残废”写作技巧句法句法：以“数词”为特征的浓缩句式。切勿为浓缩而浓缩，使句意难懂，甚至带来歧义。以“综合”为特征的综说句式。节省文字，铿锵有力，达到简洁、精干的效果。以“强调语”为首做特征的祈使句式

22、。以“了”（将）为特征的陈述句式。写作技巧语言语言：准确。认真辨析词义/讲究语法和逻辑精练。选择表现力强的词/多使用短句/适当使用文言质朴：不做作，不生造/不溢美，不虚饰写作技巧结构结构：层次与段落：层次间形成逻辑关系/段意的单一及完整、段落长短适中过渡和照应：过渡起好承启作用，填补层次和段落空缺/照应明晰文章脉络，保持文意完整主次和详略：以主次地位、典型程度定详略写作技巧结构（续）开头与结尾：开头开门见山，文笔精练，或概述，或阐明来由/结尾明确，勿“言有尽而意无穷”，总结式、希望式、套语式写作技巧结构结构安排的四原则和四要求：安排结构的基本原则：不板不乱。意即不死板，不杂乱。具体要求：一是纲

23、目清楚，思路贯通；二是层次清晰，段落完整；三是衔接紧密，符合逻辑；四是开头明快，结尾有力。写作技巧结构主要有三种形式：纵向结构，有递进式、时序式、倒悬式等。横向结构：一、二、三、四，平排开来。纵横结合结构，如前纵后横，纵横交叉等。第五部分：实战点滴重点介绍一种写作方法段落构建法几种最常见的词句错误开头和结尾段落构建法一、段落要求。(1)统一。一个段落集中表述一个意思，称为单义段。出于文章结构的需要，会出现极少量兼意段如过渡段。(2)完整。一段的意思要说完，不要在未完情况下又起一段。(3)适度。段落长短没有一定标准，根据内容多少而定。一般来说，篇幅较长或论述细密、叙描真切的文章段落也相应长一些。

24、段落构建法、段义主句。段中有主句，有利于写作，更有利于阅读。作者心中要牢牢把握这个中心，不能写散写乱。主句位置。(1)段首。在文章中占大多数，十分醒目，并且领起下文。亮出主题和观点。(2)段尾。虽然比起段首主句来说较为少见，但也很重要。段尾主句的段落，或归纳推理，或顺理成章。(3)段中。这种情况不多见，也不易认出。段中主句既是上半段的结论，又是下半段的前提，作者不得已安排在段落之中。段落构建法(4)首尾都有主句。正如论文前有论点后有结论，主句也可以兼置于段落首尾。这种情况也属常见。一般是在较长的段落中，为了使读者增强印象而反复申说。但是，段尾主句不应字字重复段首主句，而应略有变化，或更进一步。

25、主句写法。主句写法。首先要概括全段内容。成为全段中心。一个句子难以概括，还可以再写一个补充句。结构用语-段落构建法的延伸开头用语，表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、鉴于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。语言的使用凝炼。落笔即入主题。使用公文语言。即前述结构用语。使用书面语

26、言。暂时不要办理缓办。越快越好从速。不要强制省略。调查摸底？准确。选词贴切。褒贬、庄谐、文野之分。坚决坚定。句子结构完整，词语搭配稳妥。增强水平，提高能力。语言的使用词句常见错误主谓搭配不当：今年的网络优化工作，由于广泛采用了不改号割接，普遍反映良好，投诉较少。由于电力系统得到了改造，设备工作效率和使用寿命明显提高。述宾搭配不当割接结束后，我们看到线务员在清理施工现场和测量台人员此起彼伏的拨测的声音。如果丧失了市场敏感和维护企业利益，我们就难以在竞争中赢得主动。词句常见错误主宾搭配不当：大客户的收入是我司价值最高的客户之一。熟练的工作技能是我们能否提高工作效率的关键问题。主语残缺和多余：在春节

27、大话务量的冲击下，造成了网络将近两小时的拥塞。/听了各位领导的指导性意见之后，对我们在座的每一位都有很大的启发。由于他们都有明确的培训目的，他们这些参与异地交流的员工学习态度都很端正。词句常见错误谓语残缺或多余：全体员工在雷锋精神鼓舞下，好人好事雨后春笋般涌现出来。这起施工事故的原因，有关部门正在加以调查。/信息沟通不畅的问题，现在已经获得解决。宾语的残缺和多余：当听到分公司获得绩效考核第一名，与会同志都十分高兴。/本次竞聘面向年龄35岁以下、计算机相关专业毕业、具有大专以上文化程度。看到计算机显示器上增长强劲的折线图的一幕，大家都十分振奋。词句常见错误用词错误1、关联词误用。2、介词误用。3、代词误用。4、成语使用不当。望文生义 似是而非反用其义 角度不当褒贬颠倒 对象错误误用典故 比喻不当使用不准 连用矛盾词句常见错误纠正练习1、对于享受该优惠的物业公司，有责任本着维护通信安全角度，协助看管小区宽带设备。2、明年的营销工作，对于我们每个员工都要有更清醒的认识。3、造成用户投诉较多的原因为业务优惠力度大、厂商的供货速度无法及时跟上而产生。开头主题和指向一句话开头法。总括法目的法缘由法不要“游击”式的开头结尾冷静、有力是否需要强调一下自己的观点，是否需要补充一点什么意见，是否需要说明一下值得注意的倾向，是否有必要提醒读者对某个问题作进一步的思考不要装腔作势。