实用文书写作基础ppt课件.ppt

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1、知识构成 文书基础：文书基础：何为文书？ 文书格式 文种辨析与拟写（常用）文种辨析与拟写（常用）：通知通知通报 请示报告 计划总结 文书拟写基础知识文书拟写基础知识 应用文常用词语汇释 材料、主题、结构、语言 补充：补充：文字修改符号及用法 文书基础 分类分类： 法定行政文书 公务文书 文书 事务文书（实用） 私人文书000001 机 密年 文 件2009号 关于开展关于开展工作的通知（标题）工作的通知（标题）(主送机关)：(正文) 。 附件：1. 2. 二00九年四月一日（印章)(附注：) 主题词： 抄送： (印发单位) 年月日印发 (共印份) 眉首主体版记文书格式 专业速成其实很简单 乍的

2、一眼看格式； 看完格式看模式； 看完模式看“心事”文书用纸及印装格式 公文采用A4纸，成品幅面尺寸为 210mm297mm 公文印装要规范 排版：每面排22行，每行排28个字 （一般仿宋3号字体，1.5倍行距） 装订：左侧装订，不掉页，2颗钉文书结构 标题 主送机关 正文 附件 成文日期 印制 页码文书标题 标题三要素：发文机关、公文事由和文种三个部分。如：学院团委关于开展学雷锋活动的通知。 公文标题应准确简要地概括文书的主要内容，除加书名号外，一般不用标点符号。 公文需用2号小标宋体字，可一行或多行居中排列。多行时做到词意完整，间距恰当。主送机关 主送机关指的是主要受理部门，应当使用全称或规

3、范化简称。 3号仿宋字位于标题下一行，左侧顶格，后加全角冒号，多个并排。 主送上级时只能有一个主送机关。 公文一般不主送到个人，如：学校领导，除非领导特别交办的事项。正文 位于主送机关下一行，每自然段左空2格，回行顶格，数字、年份不能回行。 用3号仿宋体字。 内容层次的数字形式：内容层次的数字形式： 一、 第一章 （一）（一） 第一条第一条 1. 1. （注意： . 不是、） （1） （1）附件 正文下隔一行左空2格，用3号仿宋体字，标识出“附件”，后用全角冒号。如有多个注明附件顺序及名称。附件序号使用阿拉伯数码，如： 附件：1. 2. 附件应与正文一齐装订，附件左上角对应正文顺序标注，用3号

4、仿宋字体，如： 附件1 附件2 后不加冒号印章（签名） 盖章的位置盖章的位置 单一部门发文的文书在落款处可只标识成文日期，成文日期右空4字。 印章规范印章规范:加盖印章应上距正文一格，端正、居中，下压成文日期，印章用红色。 杜绝空白印章 印章与正文必须同处一面。 私人文书无需盖章，签名即可。 签名位置：正文下一行右空4字，签名左空2字标识职务或身份，成文日期在下一行右空字。如： 党委书记党委书记 赵赵 亮亮 年年 月月 日日成文日期 成文日期用汉字将年月日表全；零写成，不能与阿拉伯数字混用，如： 二九年四月九日。 书写位置：单一印章时，右空4字； 签名时，右空2字。页码页码，即公文的页码顺序，

5、在一页公文的最下端。注意附件页码接正文常用易混淆文种辨析与拟写 通知与通报 请示与报告 计划与总结相关概念 上行文 下行文 平行文通知与通报 相同处：相同处：都属于告知性文种，都要求有关部门和人员了解某些事项或配合行动。都是下行文。不同处：不同处： 发文目的发文目的 内容内容 发送对象发送对象 做什么事 提出要求 直接关系人通知通知 如何做 明确界限 注意事项通报通报 发生什么 说明情况 直接关系人 哪些提倡 （提出要求） 并广而告之 哪些批评通知的拟写通知的分类 指示性通知指示性通知 关于2009级新生转专业问题的通知 处理文件性通知处理文件性通知(转发和发布性通知转发和发布性通知) 关于转

6、发/印发*条例的通知 事项性通知事项性通知 关于做好五一黄金周期间学生安全稳 定工作的通知通知的分类 知照性通知知照性通知 关于公布2009届优秀毕业生名单的通知 任免通知任免通知 关于任免学生会主席的通知 会议（活动）通知会议（活动）通知 关于召开学管例会的通知 关于开展植树活动的通知会议（活动）通知 的标题和写法标题 完全式：完全式：发文机关、事由、文种齐全的标题。 院团委关于召开换届工作会议的通知院团委关于召开换届工作会议的通知 省略式：省略式：则是根据需要省去除文种文种之外其中的一项或两项。省略式标题有如下三种情况： 省略发文单位。省略发文单位。如果标题太长，可省略发文机关。如果是两个

7、单位以上联合发文，发文机关一般不能省略。 （院团委）关于召开换届工作会议的通知（院团委）关于召开换届工作会议的通知 省略多余的省略多余的“关于关于”等多余字眼。等多余字眼。 （关于召开）换届工作会议（的）通知 省略发文机关和事由，省略发文机关和事由，只写“会议通知”或文种“通知”二字。会议（活动）通知的写法 受文对象：受文对象：供机关、单位内部张贴或广播的周知性会议（活动）通知，可不写受文对象。 开头：开头：通过文件传递渠道发出的通知，一般应写明开会（活动）原因、目的、名称等。开头最后一句一般用“现将有关事项通知如现将有关事项通知如下下”引起下文。 正文：正文：在通知事项中说明主要议题（活动）

8、、到会人员、报到时间、地点、需要的材料等即可。通常采用条文式写法。 结束语：结束语：特此通知。 病文 关于游园活动的通知关于游园活动的通知 为了庆祝今年的教师节，更好地促进师为了庆祝今年的教师节，更好地促进师生之间的交流，我校定于生之间的交流，我校定于月月日晚日晚时在时在举办游园活动。为确保此次活动的顺利开举办游园活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：展，现将有关事项通知如下： 一、参加游园活动者都必须是本校教职一、参加游园活动者都必须是本校教职工，其他人员不得参加。工，其他人员不得参加。 二、必须听从工作人员的安排，服从工二、必须听从工作人员的安排，服从工作人员的指挥，不得无

9、理取闹，以免影响工作作人员的指挥，不得无理取闹，以免影响工作人员的正常工作。人员的正常工作。 三、必须严格遵守各项活动规则，不准随便破坏三、必须严格遵守各项活动规则，不准随便破坏游园活动的规定，如有这种情况应受到校纪处分。游园活动的规定，如有这种情况应受到校纪处分。 四、参加任何活动都必须排队，不准随意插队，四、参加任何活动都必须排队，不准随意插队，不准在队列中故意拥挤。不准在队列中故意拥挤。 五、保护好一切活动器械，严禁私自拿或破坏。五、保护好一切活动器械，严禁私自拿或破坏。 六、领奖时必须排队，不准不排队而领奖这种现六、领奖时必须排队，不准不排队而领奖这种现象发生。象发生。 七、工作人员必

10、须严格要求自己，不得乱发奖票。七、工作人员必须严格要求自己，不得乱发奖票。 以上规定，望大家自觉遵守，互相监督执行。对以上规定，望大家自觉遵守，互相监督执行。对那些不遵守者，应给予校纪处分。那些不遵守者，应给予校纪处分。 特此通知特此通知 学校教师节游园活动筹备组学校教师节游园活动筹备组(章章) 二二00九年九月九日九年九月九日病例析改主要毛病如下：（1）作者的写作思路有偏差导致内容不完善。开展游园活动，有关注意事项是附加的、次要的，应着重讲清活动的时间、地点、参加人员、内容、奖品等内容，但文章却未能着重写这方面的内容；（2）标题省略了部分事项，概括不清晰；（3）作为文件应写受文对象；（3）文

11、章语言存在不精炼、不得体的现象。如“严禁私自拿或破坏”、“不准不排队而领奖这种现象发生”等。 关于开展庆祝教师节游园活动的通知关于开展庆祝教师节游园活动的通知 全院教职员工：全院教职员工： 为了庆祝教师节的到来，增进师生员工的交为了庆祝教师节的到来，增进师生员工的交往和友谊，学院定于往和友谊，学院定于9月月9日晚日晚19时举办有奖游园时举办有奖游园活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事活动。为确保此次活动的顺利开展，现将有关事项通知如下：项通知如下： 一、参与人员：本校师生员工。一、参与人员：本校师生员工。 二、活动内容及地点：二、活动内容及地点： （一）猜灯迷。地点：第三饭堂二楼（一）猜

12、灯迷。地点：第三饭堂二楼 （二）袋鼠跳。地点：教学楼右侧的怡心园（二）袋鼠跳。地点：教学楼右侧的怡心园 （三）吹气球。地点：校文化广场左侧（三）吹气球。地点：校文化广场左侧 （四）掰手腕。地点：第四饭堂三楼（四）掰手腕。地点：第四饭堂三楼 （五）交谊舞。地点：文化广场中心处（五）交谊舞。地点：文化广场中心处 三、活动要求：三、活动要求： （一）请参加各项活动者自觉听从工作人员的安（一）请参加各项活动者自觉听从工作人员的安排，遵守有关活动规则；排，遵守有关活动规则； （二）注意爱护活动器械；（二）注意爱护活动器械； （三）请现场工作人员自觉遵守会场的各项规章（三）请现场工作人员自觉遵守会场的各项

13、规章制度制度 。 四、领奖须知：四、领奖须知： 各项活动均设有游园奖品。凡在活动中得奖者请各项活动均设有游园奖品。凡在活动中得奖者请凭奖票在文化广场后台领取奖品。凭奖票在文化广场后台领取奖品。 特此通知。特此通知。 学校教师节游园活动筹备组学校教师节游园活动筹备组(章章) 二二九年九月九日九年九月九日小结小结报告 请示 两种文种最容易混淆、误用、混用。 常见“请示报告请示报告” 相同处：相同处：都是上行文，行文对象一般都是直接上级机关。文种辨析 关于我院学生宿舍热水供应情况的 关于我院学生宿舍热水供应项目收费的 关于执行XXXXXX学院学生管理规定的 关于报送XXXXXX学院学生管理规定的 关

14、于开展社团文化活动月活动的请示报告 不同处： 行文目的 写作结构 结束语 汇报工作 基本情况 特此报告报告 反映情况 成绩问题 请审阅 答复情况 安排打算 谨此报告请示 请求指示 请示原因 妥否， 请求批准 具体事项 请批示 请示结语 请批准不同处： 处理方式 内容宽窄 发文时机 不需表态 可宽可窄 工作完成报告 表态亦可 专题 告一段落 综合 请示 必须表态 一文一事 工作之前 专题 进行之中 报告、请示标题的使用 关于我院学生宿舍热水供应情况的报告报告 关于我院学生宿舍热水供应项目收费的请请示示 关于执行广西建设职业技术学院学生管理规定的请示请示 关于报送广西建设职业技术学院学生管理规定的

15、报告报告 关于开展社团文化活动月活动（情况）（情况）的请示请示/报告报告 报告的种类 工作报告（综合报告）工作报告（综合报告） 关于开展文件资料整理归档工作情况的报告 情况报告（专题报告）情况报告（专题报告） 关于我院学习实践科学发展观活动第一阶段情况的报告 调查报告调查报告 关于我院开展消防安全检查情况的报告 报送报告报送报告 关于报送管理制度汇编的报告报告的拟写 报告导语 报告内容 报告结束语 报告导语报告导语 说明为什么要写这份报告，概述什么时候接到上级的什么公文、什么指示或什么任务，本机关的执行、办理情况及结果如何，然后用“现将有关情况报告如下”转入报告内容。 报告内容（主干）报告内容

16、（主干） 写清开展某项工作的情况，包括主要过程、措施、结果、存在问题、今后打算等。 结束语：结束语：另起一行，空两格。 特此报告 以上报告，请审阅。请示的写作请示的分类 请求指示的请示请求指示的请示 关于学生活动经费来源的请示 请求批准的请示请求批准的请示 关于使用学生活动经费的请示 请求审批的请示请求审批的请示 关于学生活动经费预算的请示请示正文的拟写 请示原因 请示事项 结束语 请示原因：请示原因：提出为什么要请示，请示的依据是什么。 请示的依据有理论依据和事实依据两种，即以上级的某一公文精神为依据和以实际工作中的具体情况为依据。二者可以结合。 请示事项：请示事项： 请求指示：主要写遇到什

17、么问题，现状如何，并要求上级机关在哪些方面或哪些具体问题上给予明确的指示。 请求批准：写准备干什么，如何干，请求上级在哪些环节上给予支持或帮助。或批准承认，或拨款，或调配相应人力物力等。 结束语：结束语：另起一行 以上事项，请明示。 妥否，请批示。 以上请示，请予审核批准。请示写作的注意事项 不滥用请示 坚持一文一事的原则 目的要明确 理由要充分 不要多头主送计划 总结 计划就是对未来一定时间内的活动拟定出实现目标、内容、步骤、措施和完成期限的一种事务性文书。 总结是通过对过去一段工作的回顾、分析和研究，从中找出经验、教训、得出一些规律性的认识，用以指导今后工作的事务性文书。 计划在前，总结在

18、后。计划的结构与写法 计划的结构大致分为文章式和表格式两种。 文章式用于全局性的工作计划；表格式用于时间较短，内容单一或量化指标较多的工作计划。文章式计划的结构与写法 标题标题 1.完全式：完全式：单位名称+时间+事由+文种 如学院团委2009年社团活动计划 2.其他形式：其他形式：或省略单位、或省略时 间、或单位时间一齐省略，又或者只保留文种。 正文正文 1.前言前言 简明扼要地概述制定计划的指导思想、依据、意义、本单位情况和总目标等。2.主体。主体。包括： 目的和任务。即总的说明“做什么”； 措施和步骤。即分解说明“怎么做”； 其他事项及应注意的问题。3.结尾结尾 可提出执行要求，也可以展

19、望计划实施的前景。也可以不写，根据内容表述的需要定。 尾部尾部 包括落款和成文日期。 标题中已标明单位名称的，结尾可省略落款。计划写作的注意事项 具有可行性，并适当留有余地。 要服从长远的规划，坚持整体的原则，处理好多种关系，而又能体现出本单位的工作特点。 走群众路线。 总结的结构与写法 标题标题 1.公文式标题：单位名称+时间+事由+文种 2.非公文式标题：正副标题式 解放思想谋对策 科学发展破难题 学院2008年科学发展观活动总结 3.问题式，如“我们是怎样在金融危机形势下开展就业工作的” 正文正文 1.前言。前言。概括介绍基本情况，交代背景，点明主旨或说明成绩。 2.主体。主体。包括成绩

20、和经验、存在问题和教训以及今后努力的方向。重点放在成绩和经验上。 主体写法还有多种形式。(1)“三段式三段式”结构，结构，即由工作概况、经验体会、今后打算构成。(2) “两段式两段式”结构结构，即情况加体会。 先集中摆情况，包括基本情况、主要做法、成绩与缺点等；后集中谈体会，包括经验的总结、教训的归纳以及对存在问题的认识等。结构形式主要有五种： (3) “阶段式阶段式”结构。结构。 根据工作发展过程中的几个阶段，按时间先后分成几个部分来写。 每一部分对每个阶段的工作，都要既讲情况、做法，又讲经验教训及存在问题。(5) “体会式体会式”结构结构 即以体会(而不是以工作本身)为中心来安排结构。(5

21、) “总分式总分式”结构结构 首先概述总的情况，然后分若干项主要工作一一进行总结。 全面总结一般用这种写法。 各部分对各项工作进行总结时，都要求把做法、成绩、经验、教训等有机地结合在一起写。3.结尾结尾 可以总括全文，重申主旨；可以提出改进设想或展望未来。总结写作的注意问题 1要有新发现要有新发现 归纳出过去没有或与过去不同的东西来，不能老生常谈。 千万不要漏掉好的经验体会和好的材料。 2要找出带有规律性的东西要找出带有规律性的东西 不能有了新发现就匆忙落笔，而应当找出其中能够揭示事物本质的带有规律性的东西3要突出重点要突出重点 写好重点经验。4要叙议得当要叙议得当 应以叙述为主，叙议结合。

22、一般在交代工作的过程、列举典型事例时，以叙述为主；在分析经验教训、指明努力方向时则多发议论。文书专用词汇 开头用语开头用语 为、为了、；根据、按照；鉴于、关于、由于；当前、目前；兹、兹有、兹证明等。 承启用语承启用语 根据决定；根据特通知如下；为此，现就问题请示如下；现将报告如下；拟采取如下措施；经研究，决定；现就提出如下意见等。 引述用语引述用语 悉、收悉、电悉、欣悉。 批转用语批转用语 转发、印发、批转 经办用语经办用语 经、未经；拟、拟办、拟定；暂行、试行、参照执行、贯彻执行；审定、审议、审批； 会议听取了、会议认为、会议指出、会议强调、会议决定、会议通过了等 称谓用语称谓用语 我（部）

23、、贵（局）、你（省）、 本（部门）、该（处） 表态用语表态用语 原则同意、不同意；不可、照办、可办；批准、原则批准等。 结尾用语结尾用语 请示：妥否，请批示。 报告：请审阅；请指正。 知照性：特此通知（通告、通报等）文章的血肉 主题、主题、材料、结构、 语言、表达方式提炼主题是关键 主题的涵义：主题的涵义：一是主题是文章所表达的思想、意图；二是主题是文章所表达的中心思想和写作意图；三是主题是通过具体材料表现出来的。主题作用 主题是统帅。 主题是灵魂。 主题是生命。 “金字塔金字塔”结构结构主题的原则要求 主题通常要求正确、深刻、新颖。文书除此之外，还有以下几方面的特殊要求。 符合实际，具有明确

24、的政策性。 求明确显露，切忌隐晦模糊。 必须集中单一。提炼方法： 讲究对仗 用词凝练 高度概括 整体统一标 题 解放思想谋对策 科学发展破难题 夯实基础 继往开来 全力打造我区一流高职院校 迎接新挑战 实现新突破 再创新辉煌 例1：一、常规工作平凡而不平常，正规而不中规二、重点工作成果突出，成效显著三、特色工作百花齐放，百家争鸣例2：一、着手制度建设，努力提高学习水平二、着眼深化提高，广泛开展学习讨论三、着力破解难题，深化运用学习成果功夫在诗外 6个有4个别 10点建议6 个有 人无我有 人有我新 人新我特 人特我尖 人尖为绝 人绝我转4个别 别人没有 别人不同 别人难跟 别人佩服写好文书10点建议 要有强烈的写作动机 把过程当成机会珍惜把握 善于积累资料、夯实基础 积极交流，不能让灵感丢失 用排列组合方法，提高效率 精读范文 联络沟通 研究领导、适应领导，尽快过关 谦虚而真诚地求教领导 写和做要两手抓文书修改符号及用法常用符号