哈佛经理会议管理要点19925.docx

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1、哈佛管理技能培训教程：第十一单元 哈佛经理手册 第二章 哈佛经理会议要点第二章哈佛佛经理会会议要点点 会议发言要要点 即然会议是是一种面面对面的的沟通，因因此主席席必须掌掌握面对对面沟通通的技巧巧陈述述技巧、发发问技巧巧、倾听听技巧与与答复技技巧。 主席是会议议成败所所系的灵灵魂人物物，因此此他必须须善作陈陈述。主主席的陈陈述必须须发挥三三种效果果：第一一、唤起起听众的的注意，并并为听众众创造听听取信息息的欲望望；第二二、令听听众确切切地了解解所传达达的信息息；第三三、说服服听众，并并促使听听众立刻刻采取某某些行动动。想获获取这三三种效果果确实不不是一件件容易的的事，但但并非不不可能。假假如主

2、席席在陈述述之前能能够做好好充分的的准备，在在陈述过过程中能能够刻意意地讲求求陈述技技巧、视视听器材材的使用用技巧、以以及物品品的展示示技巧，则则这三种种效果大大概不难难获得。 陈述前的准准备工作作 主席在陈述述前必须须做妥准准备工作作。至于于准备时时间长短短，则视视主席陈陈述经验验的多寡寡，以及及主席对对陈述的的主题的的了解程程度而定定。一般般说来，主主席在陈陈述之前前至少必必须做好好下列各各项准备备工作： (1)了解解听众。主主席应设设法了解解听众对对陈述的的主题到到底有多多大的兴兴趣、对对陈述的的主题拥拥有多少少知识以以及对陈陈述的主主题抱什什么态度度。 (2)熟悉悉陈述的的主题。主主席

3、对陈陈述的主主题应具具一定的的深度与与广度的的认识。唯唯有这样样，他才才能答复复听众的的疑问，也也唯有这这样，听听众才会会感到他他言之有有理。 (3)设定定希望实实现的具具体目标标。主席席应先确确定，他他到底希希望听众众从他的的陈述中中得到什什么样的的观念、对对于所得得到的观观念产生生什么样样的看法法以及把把所得到到的观念念充作什什么样的的作用。 (4)将有有助于实实现上述述具体目目标的各各种信息息罗列出出来。这这些信息息包括一一般性的的消息、研研究的成成果、理理论、案案例、个个人经验验、别人人的观念念等。 (5)根据据所能运运用的陈陈述时间间，从已已经罗列列出来的的各种信信息中选选择最重重要

4、者与与最切题题者。 (6)考虑虑使用适适当的视视听器材材。切记记：当人人们听到到某些事事情的时时候，也也能同时时看到这这些事情情，则他他们对这这些事情情的理解解程度将将大为提提高。 (7)准备备一份陈陈述的纲纲要，以以供陈述述时使用用。该份份纲要可可划分为为引言、本本体与结结语等三三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目的沟通给他们。例如在会议刚开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓罗辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、由已知到未知、由过去到现

5、在、由少数到多数等陈述内容摘要，并且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。”(Tell them what you are going to tell them,a nd teell theem wwhatt yoou ttoldd thhem)这种种陈述方方式颇值值得我们们参考采采用。 (8)备妥妥各种视视听器材材，包括括挂图、投投影片、录录音带、幻幻灯片、影影片、讲讲议等。 (9)用录录音机及及录像机机作陈述述演练，或或是在一一、两位位假想听听众面前前进行陈陈述演

6、练练。 陈述技巧 陈述成败，主主要取决决于陈述述者本人人是否拥拥有自信信心与热热忱。周周全的准准备与丰丰富的陈陈述经验验，可为为陈述者者带来高高度的自自信心。基基于此，陈陈述者应应尽量把把握陈述述的机会会，以便便培植这这一方面面的自信信心。至至于热忱忱有无，则则除了受受陈述者者本人天天生资质质所决定定外，仍仍然要看看陈述者者对陈述述的信息息是否具具有高度度评价而而定。倘倘若陈述述者认为为他所陈陈述的信信息不但但是正确确的，而而且值得得听众听听取，则则他的热热忱将油油然而生生。基于于此，为为令自己己对陈述述产生热热忱，陈陈述者应应慎选自自认有益益于听众众的信息息，作为为陈述的的内容。除除了自信信

7、心与热热耽，陈陈述者仍仍须讲求求下列九九种技巧巧： (1)要与与听众保保持视线线接触。这这即是说说，陈述述者应尽尽量减少少念读文文稿。 (2)灵活活运用“停顿”技巧，以以便令听听众得以以深思及及判断所所听到的的信息，并并作出反反应。 (3)尽量量使用听听众有切切身经验验的与听听众所易易于体会会的实例例或轶事事。 (4)适当当地改变变音量、音音调、或或语气。这这样做不不但有助助于消除除听众的的沉闷感感觉，而而且仍可可令陈述述本身显显得更加加生动。 (5)善用用幽默性性话语。有有些人善善于运用用既诙谐谐又不失失庄重的的话语；这些人人在陈述述时可尽尽量发挥挥这方面面的所长长。欠缺缺这方面面才华的的人

8、，则则不必勉勉强自己己。值得得注意的的是，幽幽默性话话语并不不等于轻轻佻的话话语或是是浅薄的的话语。轻轻佻的与与浅薄的的话语应应绝对避避免。 (6)要克克制足以以令听众众分心的的各种举举止。这这是一项项很难界界定的个个人行为为特征。有有些人一一边在陈陈述，一一边在听听众面前前随意走走动并挥挥舞双手手，他们们不但不不会令听听众分心心，反而而足以唤唤起听众众注意并并维持其其兴趣；但另一一些人在在陈述时时只要稍稍微走动动，听众众即无法法集中精精神听讲讲。有些些人在陈陈述时手手中不停停地玩弄弄物品，听听众并不不以为然然；但另另一些人人的类似似动作，却却足以引引起听众众的不快快。回避避足以令令听众分分心

9、的举举止的最最佳方法法，便是是向听众众探寻实实情，并并设法改改正。其其次，便便是设法法令自己己的陈述述变得极极度精彩彩有趣，以以便令听听众因全全神贯注注聆听，而而意识不不到自己己的举止止。 (7)注意意措辞，并并述说符符合听众众的程度度与听众众要求的的层次的的语言。 (8)以投投影片、幻幻灯片、挂挂图，或或派发讲讲义充当当讲稿。切切忌一边边陈述，一一边翻阅阅讲稿，因因为这样样做不但但浪费时时间，而而且很容容易令听听众丧失失兴趣与与耐性。 (9)设法法凭发问问令听众众介入，避避免从头头到尾都都唱独脚脚戏。 视听器材的的配合作作用 当人们听到到某些事事情的时时候，也也能同时时看到这这些事情情，则他

10、他们对这这些事情情的理解解程度将将大为提提高。基基于此，陈陈述者特别别是口才才不佳的的陈述者者，在陈陈述的时时候，应应尽量多多利用视视听器材材。在芸芸芸众多多的视听听器材当当中，最最被普遍遍使用以以及效果果最好的的恐怕是是投影机机。现将将使用投投影机的的要领简简介如下下： (1)使用用投影机机时应该该站立。站站立不仅仅便于操操作，而而且可令令陈述者者掌握全全局而不不致沦为为投影机机的配角角。 (2)使用用投影机机时不应应熄灭全全部灯光光，因为为一旦熄熄灭全部部灯光，则则身为主主角的陈陈述者将将从听众众的视野野内消失失，并使使投影机机成为听听众注视视的焦点点。 (3)可当当场在空空白的投投影片上

11、上书写或或绘制简简单的文文字或图图形，复复杂的则则应事先先备妥。当当场书写写或绘制制，不仅仅可以令令听众产产生真实实感及亲亲切感，而而且仍可可进一步步吸引听听众的注注意力；事先备备妥投影影片虽无无上述好好处，但但却可节节省时间间。 (4)投影影片不必必讲求完完美，但但至少应应整齐清清楚。 (5)每张张投影片片原则上上应引入入一种观观念，以以令听众众对该观观念产生生完整的的印象。 物品的展示示技巧、 在陈述过程程中，主主席常有有机会展展示物品品，因此此他需要要讲求展展示物品品的技巧巧。现将将有关技技巧简介介如下： (1)公开开地将物物品带进进会场，不不要遮遮遮掩掩，也也不要将将它藏在在身上或或是

12、其它它隐蔽处处，而应应置之于于会议桌桌上，以以便引发发与会者者注意与与好奇心心，并且且方便主主席在适适当的时时候从事事展示与与讲解。 (2)在展展示与讲讲解物品品之前，切切莫玩弄弄它，以以免引起起与会者者焦灼感感。 (3)展示示物品之之际，应应令与会会者都看看清楚。主主席最好好是将它它置于与与会者视视线接触触到的范范围内。倘倘若有少少数与会会者因座座位角度度关系以以致视野野不佳，主主席应主主动调整整自己的的位置，以以便令这这些与会会者也能能看清楚楚该物品品。 (4)展示示物品之之际，主主席应小小心翼翼翼地将它它当作贵贵重的物物品看待待。这不不但可强强调主席席对展示示中的物物品的重重视，也也可令

13、与与会者重重视该物物品。 (5)在讲讲解物品品时，主主席切莫莫将它交交给与会会者轮流流观察或或触摸，因因为主席席一旦把把物品交交出，则则正在观观察或触触摸的与与会者，将将无法留留意到主主席的讲讲解，尚尚未轮到到观察或或触摸的的与会者者，也因因焦急地地等待物物品的传传递，而而无心聆聆听主席席的讲解解。 (6)如展展示物品品时需要要对它进进行操作作，则主主席应事事先将操操作方法法演练纯纯熟。倘倘若主席席显示不不知如何何操作，则则与会者者不但会会降低对对展示品品的评价价，而且且也会降降低对主主席的评评价。 会议倾听要要点 曾经有人说说：“造物者者之所以以赐给我我们两只只耳朵与与一张嘴嘴巴，恐恐怕是希

14、希望我们们多听少少说。”但遗憾憾的是，绝绝大多数数人却反反其道而而行! 在会议中，倾倾听是主主席与与与会者双双方都必必须培养养的技巧巧。尤其其就主席席来说，倾倾听更是是一种绝绝对不可可或缺的的修养。不不过，有有很多会会议主持持人却未未能了解解倾听的的真义，他他们之中中甚至还还有不少少人以为为不说话话便是倾倾听。这这是一种种严重的的错误!倾听是是一种极极富警觉觉性与极极费心思思的历程程。在面面对面沟沟通的场场合里，倾倾听不仅仅是指一一般所熟熟悉的“耳到”，即运运用听觉觉器官去去接收信信息，它它仍包括括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼扼要阐述述如下： (1)眼到到。即观观察沟通通对手的的脸部表表

15、情、眼眼情、手手势、体体态与穿穿着等，以以判断他他的口头头语言的的真正涵涵意。 (2)心到到。即以以换位思思考的态态度站在在沟通对对手的立立场与角角度，去去体会他他的处境境与感受受。 (3)脑到到。即运运用大脑脑去分析析沟通对对手的动动机，以以便了解解他的口口头语言言是否话话中有话话、弦外外有音。 除非会议主主持人能能够同时时做到耳耳到、眼眼到、心心到与脑脑到，否否则在会会议中，他他将无法法获致良良好的倾倾听效果果，换言言之，他他将处于于某一个个程度的的“听而不不闻”的状态态。 下面列举了了在会议议过程中中，一般般人最容容易犯上上的十五五种倾听听的毛病病。前八八种毛病病足以令令自己无无法有效效

16、地听取取他人的的信息，后后七种毛毛病则足足以令他他人无法法有效地地听取自自己的信信息。希希望会议议主持人人能将这这些毛病病当作诫诫律。 1毛病之之一：作作白日梦梦(1)耳虽虽到，却却听而不不闻；眼眼虽到，却却视而不不见；心心虽到，却却荡漾于于九霄云云外；脑脑虽到，却却神不守守舍! (2)若想想作白日日梦，为为什么不不选择会会议室以以外的场场合!? 2毛病之之二：只只听取话话语中所所传达的的事实(1)事实实有可能能被误解解；事实实有可能能被曲解解；事实实有可能能被隐瞒瞒；事实实有可能能被夸张张! (2)真正正重要的的并不是是话语中中所传达达的事实实，而是是话语所所涵蕴的的观念或或用意! 3毛病之

17、之三：萎萎靡不振振(1)精神神涣散等等于心智智的局部部瘫痪。处处于这种种状态的的人，自自然注意意力不集集中。 (2)振作作精神是是倾听的的第一步步! 4毛病之之四：拒拒绝听取取某人或或某种主主题话语语(1)你能能根据说说话者外外表、教教育程度度、人缘缘、财富富等因素素而判定定他的话话不值得得你听吗吗? (2)你是是否认为为难以理理解的话话或引不不起兴趣趣的话都都不值得得你听? (3)只有有无知的的人或是是含高度度偏见的的人，才才会对以以上两个个问题作作肯定的的答复。 5毛病之之五：情情绪激动动(1)当一一个人情情绪激动动时，他他通常只只能听到到他所想想听的话话语，却却听不到到他所不不想听的的话

18、语。 (2)先冷冷静下来来再听! 6毛病之之六：心心不在焉焉，但却却摆出凝凝神谛听听的姿态态HT55”，5SSS本本来心不不在焉已已经有碍碍听的效效果，摆摆出凝神神谛听的的姿态，将将进一步步隔绝信信息的接接收，因因为可用用以接收收信息的的心思，已已被转用用在摆姿姿态上。 7毛病之之七：笔笔录所听听到的一一切信息息如果就所听听到的话话语作重重点性或或总结性性的笔录录，则可可增进倾倾听效果果；倘若若笔录所所听到的的一切信信息，则则因无足足够时间间研判信信息的真真义，致致使倾听听效果反反而受害害。 8毛病之之八：未未能善用用“听话比比讲话快快”优势(1)一般般人听话话的速度度大约较较讲话的的速度快快

19、三倍。但但遗憾的的是他们们在听取取话语时时，常常常以多余余的时间间想别的的事情。 (2)既然然听话比比讲话快快，我们们应将多多余的时时间用来来对听到到的话语语作总结结，或用用来研判判讲话者者的真正正用意。 9毛病之之九：含含糊不清清有些人在刚刚开始说说话时音音量甚大大，接着着愈说愈愈低沉，直直到听不不到声音音的地步步。这种种说话习习惯常令令听者不不知所云云。 10毛病病之十：开口不不能自休休有些人总是是以口代代耳，他他们一开开腔即无无法停顿顿。因为为他们不不把说话话机会留留给听话话者，致致使听话话者愈听听愈感不不耐，愈愈感不耐耐则愈不不想听! 11毛病病之十一一：说话话慢慢吞吞吞(1)说话话慢

20、吞吞吞的人常常常给人人一种矫矫揉造作作的感觉觉。 (2)一般般人通常常欠缺耐耐心去听听取速度度太慢的的话语。 (3)以上上两种情情况的综综合结果果：人们们多半不不愿意听听取说话话慢吞吞吞的人的的话。 12毛病病之十二二：神秘秘兮兮的的说话方方式这种说话方方式很容容易令听听话者感感到说话话者故意意夸张或或扭曲信信息的内内涵，致致使听话话者对说说话者本本人的关关注，超超过听话话者对说说话者所所传达的的信息的的关注。 13毛病病之十三三：透过过鼻孔说说话这种说话方方式很容容易给人人一种苟苟且、马马虎的印印象。说说话者好好像怕伤伤元气那那样未能能郑重其其事地传传达信息息，致使使听话者者贬低对对该信息息

21、的重视视。 14毛病病之十四四：说话话时两眼眼斜视说话时正视视听话者者本是应应有的礼礼貌。倘倘若说话话者两眼眼斜视，往往往会令令听话者者认定说说话者心心存不轨轨，甚至至认定说说话者并并非善类类，因此此对他所所说的话话产生排排斥感。 15毛病病之十五五：说话话时犹豫豫不决有些人说话话时吞吞吞吐吐，好好象有许许多顾忌忌，另一一些人在在提出见见解之后后，又试试图修正正自己的的见解，这这两类说说话方式式最容易易令听话话者觉得得说话者者欠缺自自信心，致致使听话话者对所所听到的的话语也也欠缺信信心。 倾听的重要要性与要要领，在在上文中中已说过过，但是是就会议议的参与与者来说说，下面面三点值值得特别别留心：

22、 (1)要随随时掌握握问题的的焦点。在在会议过过程中，虽虽然可能能枝节丛丛生，但但你应特特别留心心问题的的焦点之之所在，以以免偏离离主题。 (2)要抗抗拒邻座座者的私私下交谈谈。有时时你会碰碰到喜欢欢私下交交谈的邻邻座，你你最好是是和颜悦悦色地向向他指出出，你对对讨论中中的主题题很感兴兴趣，并并展示凝凝神谛听听的姿态态，这将将可杜绝绝他的干干扰。当当然主席席或你的的上司想想跟你私私下交谈谈，你不不应回拒拒他，因因为这是是你发挥挥影响力力的途径径之一。 (3)不要要中途离离席除非你你不介意意会议的的终极结结果是什什么，否否则你不不应在会会议中离离席。在在会议中中离席，犹犹如在棋棋赛中离离席而任任

23、由对手手搬动棋棋子那样样的不智智。当你你重临会会议桌，很很可能重重要的问问题业已已定案，或或是重要要的契机机业已消消失。有有些主管管喜欢在在会议中中离席处处理业务务，这是是一种很很坏的习习惯，它它不仅有有失礼仪仪，而且且极易错错失良机机。 会议答复要要点 许多会议主主持人都都存有一一种观念念，以为为在会议议过程中中，与会会者所提提出的问问题不仅仅需要获获得答复复，而且且非获得得主席的的亲自答答复不可可。这种种观念是是错误的的。试问问：当与与会者所所提出的的是与会会议无关关的问题题，或是是足以妨妨碍会议议目标的的达成的的问题，难难道还要要获得答答复吗?由此可可知，主主席应针针对与会会者所提提出的

24、问问题作判判断，以以决定它它是否应应获得答答复。 就算与会者者所提出出的问题题是值得得答复的的，也不不一定非非由主席席亲自答答复不可可。固然然有些问问题应由由主席亲亲自答复复，有些些问题则则可由其其他与会会者答复复，甚至至可由发发问者本本人答复复。至于于在哪些些情况下下由谁来来答复较较为恰当当，现列列表展示示如下： JZHT55”，5HHSST5”，5HHZ表表1121会会议答复复调查表表HTT5”，5SSSST55”，5BZBG(!BBHDFFG2，FFK7，KK32FF由谁谁答复?在在哪些情情况下? BHDGG10，FFK7，KK32ZZQF主席ZKK(直直接向主主席征求求答复的的问题，原

25、原则上应应由 主席亲自答答复。ZK)只有主席席才能答答复的问问题，应应由主席席亲自答答复。ZK(因为为时间不不够，主主席想移移转到另另一议案案的讨论论时，可可由主席席亲自答答复以节节省时间间 。ZK)BHDGG10，FFK7，KK32ZZQFGPP其 他 与与 会 者假如其其他与会会者能够够答复时时。假如其他与与会者想想表示意意见时。假如时间充裕时。ZK(假如主席一时不知如何 答复，或是是需要时时间去思思索答案案时。ZK) BHDGG16，FFK7，KK32ZZQFGPP发问者者本人ZKK(如如果主席席意识到到发问者者 有意见要表表达时，可可让发问问者先答答复他自自己所发发出的问问题。(在会议

26、议中我们们常常发发现，有有些 具有强烈意意见要表表达的与与会者，往往往会先先以发问问者的低低姿态征征求主席席或其他他与会者者意见，然然 后再表达其其意见，以以便令自自己的意意见与别别人的意意见之间间产出强强烈的对对比，从从而增加加自己的的意 见受重视的的程度。)ZKK)ZK(如果果主席或或其他与与会者无无法答复复，而主主席感到到发问者者或许有有他自己己的看法法时，则则 应让发问者者本人答答复。ZK)BG)FHT55”，5SSS 会议发问要要点 发问的目的的 在会议中，发发问的最最主要目目的是在在于启开开话匣，以以利沟通通进行。一一旦沟通通纲络被被启开，主主席可借借发问来来实现下下列八种种目的：

27、 (1)收集集资料。“你可否概要地谈一谈此次你在东南亚考察市场所见所闻?”(2)透视视对话者者动机意意向。“哪些因因素促使使你决定定放弃此此次的晋晋升机会会?”(3)提供供资料。“你晓不晓得公司对所有编制内的员工均提供子女教育津贴?”(4)鼓励励意见参参与。“你对构构想中的的作息时时间变动动持什么么样的看看法?”(5)确定定自己对对对话者者的话语语及感受受理解程程度。“让我总总结一下下你对这这个问题题的看法法我这这个总结结是否与与你的看看法一致致?”(6)鼓动动对话者者对某一一问题进进行思考考。“你认为为扩大行行销网在在当前是是不是一一种明智智的举措措?”(7)测定定意见是是否趋于于一致。“这

28、次加工资的幅度与你期待中的幅度的有无差距?”(8)言归归正传。“由于加班费的调整带出了许多有关问题的讨论，不知各位对我先前所提及的加班费调整幅度仍有什么意见?”问句的型态态 了解了发问问的多种种目的后后，主席席可运用用适当的的问句来来实现发发问的目目的。问问句的类类别虽多多，但基基本上它它们都是是由以下下两种型型态的问问句所演演化出来来的： (1)封闭闭式问句句。这是是指足以以在特定定领域中中带出特特定答复复(“是”或“否”)的问问句，例例如“上星期期你告假假几小时时?”、“你是否否认为现现状非改改变不可可?”、“你第一一次发现现这种问问题是在在 什么时候?”等。封封闭式问问句可令令发问者者获

29、得特特定的资资料或信信息，而而答复这这种问句句的人，并并 不需要太多多的思索索功夫即即能给予予答复。但但是这种种问句有有时会蕴蕴含相当当程度的的威胁性性，例如如“你昨天迟到到早退了了没有?”。 (2)开放放式问句句。这是是指在广广泛领域域内带出出广泛答答复的问问句。这这一类问问句通常常均无法法以“是”或“否”等简单单的措辞辞作为答答复，例例如“你对自自己当前前的工作作表现有有什么看看法?”“假如如我们决决定这么么做，你你认为会会产生什什么后果果?”“你对对于下个个月的生生产目标标有什么么意见?”等。 开放式问句句因为不不限定答答复范畴畴，故可可令对话话者畅所所欲言，同同时发问问者亦可可从而熟熟

30、悉对话话者 的立场与感感受。 封闭式问句句与开放放式问句句，通常常均可进进一步演演化为以以下诸种种型态问问句： (3)澄清清式问句句。这是是针对对对话者的的语句重重新措辞辞，以令令其证实实或补充充原先的的答复的的一种问问句，例例如：你你刚刚说说你在自自己的单单位内可可以独当当一面，这这是不是是说你的的上司能能放手让让你去主主持自己己的部门门?”澄清式式问句不不但足以以确保对对话双方方能在述述说“同一语语言”的基础础上进行行沟通，而而且这是是针对对对话者话话语从事事回答的的一种理理想方式式。 (4)探索索式问句句。这是是针对对对话者的的答复，要要求引伸伸或举例例说明的的一种问问句。例例如“我想我

31、我已了解解你的困困难所在在，你可可否告诉诉我一两两个具体体的实例例?”“我担担心我并并不完全全领会你你的意思思，你能能否对刚刚刚提及及的那些些观点再再做深一一层的解解释?”探索式式问句不不但可用用以发掘掘较充分分的信息息，而且且可用以以显示发发问者对对对话者者的信息息重视。 (5)含第第三者意意见问句句。这是是凭着第第三者的的意见以以影响对对话者意意见的一一种问句句。如“李四认认为股长长的意见见值得支支持，不不知你对对股长的的意见有有什么看看法?”。含第第三者意意见的问问句中的的第三者者，如果果是对话话者所熟熟悉而且且也是他他所尊重重的人，则则该问句句对对话话者将产产生很大大影响力力； 反之，

32、如该该问句中中第三者者非对话话者所熟熟悉或非非其所尊尊重者，则则该问句句可能引引起对话话者反感感。 (6)强迫迫选择式式问句。这这是以己己意加诸诸对话者者，并令令对话者者在窄小小范围内内从事选选择的问问句。例例如“你希望望下星期期一还是是下星期期二再为为我作同同类的服服务?”照理，在在提出这这一问之之前，发发问者应应先取得得对话者者在下星星期作同同类服务务承诺。这这一类问问句最足足以显示示发问者者傲横跋跋扈态度度。 (7)多种种式问句句。这是是含多种种主题的的问句。例例如“你可否否把约翰翰与史密密斯的家家庭背景景、个人人嗜好、过过去与现现在的工工作表现现说明一一下?”这一类类问句因因含过多多主

33、题，而而时时令令对话者者难以周周全地把把握。许许多富于于沟通技技能的人人都认为为，一个个问句最最好只含含一个主主题，但但最多不不超出两两个主题题，才能能令对话话者作有有效的掌掌握。 (8)对答答案具有有暗示性性问句。这这是指在在问句本本身即已已强烈暗暗示预期期的答案案的问句句。例如如“有修养养的人都都不会当当面顶撞撞上司，你你说对不不对?”“有同同情心的的人都会会捐款救救助彼得得家，你你会反对对这种善善举吗?”。这一一类问句句几乎让让对话者者毫无选选择余地地地按发发问者所所设计答答案作为为答 复。 发问时时应注意意的事项项 (1)主席席在发问问之前最最好先拟拟定发问问的腹稿稿。事先先确定发发问

34、的范范畴与发发问的主主要内容容，将有有助于发发问效率率与发问问效能的的发挥。 (2)多用用“开放式式问句”、“澄清式式问句”、“探索式式问句”；慎用用“封闭式式问句”、“含 第三者意见见的问句句”；避免免使用“引导式式问句”、“强迫选选择式问问句”与“多种式式问句”。 (3)注意意发问的的时机。主主席应注注意对话话者的心心境，在在他适宜宜答复问问题的时时候才发发问。 (4)按平平常对话话的速度度发问。太太急速的的发问容容易令对对话者认认为主席席不耐烦烦，或保保持审问问态度；太缓慢慢的发问问容易令令对话者者感到沉沉闷无聊聊。 (5)主席席应尽量量使用不不指名答答复的问问题。即即所谓的的“凌空式式

35、问题”。因为为这种问问题等于于向全体体与会者者发问，可可使全体体与会者者皆参与与问题的的讨论。 (6)必要要的时候候，主席席可以使使用指名名答复的的问题。即即所谓的的“瞄准式式问题”，向特特定的与与会者发发问。这这种问题题的潜在在缺点是是：不被被指名答答复的与与会者，可可能因抱抱事不关关己的态态度而不不参与问问题的讨讨论。主主席使用用这种问问题时，应应先叫发发问对象象的姓名名，然后后再予发发问。先先叫发问问对象的的姓名，等等于给他他一个预预告，使使他全神神贯注听听取主席席的发问问，以便便作出有有效的答答复。主主席切忌忌先发问问，然后后再指名名答复，因因为万一一被指名名答复者者记不清清楚主席席的

36、问题题，他将将无从答答复，这这不但会会造成场场面难堪堪，而且且主席又又须花费费时间重重新发问问。 (7)主席席提出敏敏感性的的问题时时，应附附带说明明发问的的理由。只只要主席席有适当当的理由由，敏感感性问题题的提出出，就不不会被视视为一种种忌讳。 (8)所有有的问题题都必须须环绕一一个中心心主题。 (9)主席席应尽量量由广泛泛的问题题，再移移向特定定的问题题。这样样做将有有助于节节省沟通通的时间间，因为为与会者者在答复复广泛的的问题之之际，可可能已提提供了某某些特定定问题的的答案。 (10)主主席应尽尽量根据据与会者者对前一一个问题题的答复复构造问问句。这这样做有有两个好好处：可令与与会者按按

37、同一思思路提供供答复；可令与与会者确确切了解解，他的的答复已已被主席席所听取取，这无无形中对对他是一一种鼓励励。 (11)主主席发问问之后，应应给予答答复者足足够的时时间答复复。主席席发问之之后，答答复者通通常要历历经四个个阶段，才才能对主主席的问问题进行行答复：第一、设设法先搞搞清楚问问题的内内涵；第第二、思思索问题题的答案案；第三三、对答答案给予予适当的的措辞；第四、考考虑主席席或其他他与会者者对该答答案所可可能产生生的反应应与评价价，因为为答复者者向来都都担心自自己的答答复是否否会贻笑笑大方或或无意中中得罪人人。这四四个阶段段的构思思可能会会花相当当长的时时间譬如说说十秒钟钟或更长长此时

38、时主席不不应因担担心会议议出现“冷场”，而以以话语打打断答复复者的思思维。为为了填补补发问与与答复之之间的时时间空档档，主席席可在这这段时间间内将发发出的问问题扼要要地写在在黑板上上或白报报纸上。这这样做，一一来可进进一步澄澄清问题题的内涵涵，二来来可令答答复者从从容构思思答案。 (12)主主席对答答复者的的答复应应表示竭竭诚的欢欢迎。主主要可透透过身体体语言(例如：领首、微微笑)或或口头语语言(例例如：嗯嗯!是的的!)表表示欢迎迎。可将将答复者者答复的的重点扼扼要地写写在黑板板或白报报纸上，表表示欢迎迎。 会议结束要要点 在所有的议议案讨论论完毕时时，或是是在预定定的会议议终止时时间来临临时

39、，主主席应适适时地结结束会议议。主席席在结束束会议的的时候最最忌讳的的是采取取这一类类方式：“时间差差不多了了，如果果诸位再再没有其其它问题题，我们们就此打打住。好!散会。”以这类方式结束会议含有两种缺陷： (1)倘若若与会者者临时再再提出问问题，则则可能会会耽搁时时间而使使会议无无法按原原定的时时间结束束。 (2)主席席的说词词给人的的印象只只是：他他已机械械式地完完成了一一件份内内的事，而而这件事事对他来来说好象象并不重重要。与与会者因因为有了了这个印印象，所所以他们们在离开开会场之之际，并并不觉得得这场会会议有什什么收获获。 为了避免以以上两种种缺陷，主主席应该该在结束束会议之之前的几几

40、分钟，为为整场会会议作总总结。在在任何一一场会议议里，令令与会者者印象最最深刻的的，便是是会议结结束前几几分钟所所听到的的话语。因因此，主主席应该该善用这这几分钟钟。主席席的总结结最好能能够涵盖盖下列四四项： (1)复述述这次会会议的目目标。 (2)总结结这次会会议所取取得的成成果。 (3)多谢谢与会者者参与(或在适适当场合合下，感感谢他们们的贡献献或关注注)。 (4)必要要的时候候，宣布布下一次次会议的的目标、时时间及地地点。 在上列总结结性的陈陈述之后后，与会会者在离离开会场场之际，才才会真正正领受到到成就感感或贡献献感。 会议结束后后，主席席的工作作仍未结结束。主主席仍有有四件事事要办：

41、 (1)评估估刚刚结结束的会会议，以以作为改改进未来来会议的的参考。主主席在每每一次会会议结束束后，都都应该花花几分钟钟时间，针针对会议议是否具具实效而而作自我我评估。但但是为了了避免受受主观意意识所蒙蒙蔽，主主席可以以偶而在在会议结结束后以以不记名名式的问问卷，让让与会者者评估会会议的成成败；甚甚至主席席也可以以偶而邀邀请观察察员列席席，以便便对会议议的成果果作评估估。尽管管主席本本人、与与会者及及观察员员三方面面的单独独评估可可能均含含某一程程度偏见见，但三三方面的的综合评评估则颇颇为中肯肯。因此此，我们们希望经经常有机机会充当当会议主主席的人人，找个个机会为为自己所所主持的的会议作作上述

42、三三方面的的综合评评估。 (2)责成成有关人人员整理理会议记记录。会会议记录录至少能能够发挥挥三种功功能：充作征征信工具具；充作会会议中决决议事项项追踪依依据；充作组组织内部部沟通信信息的文文件。为为了令会会议记录录能充分分地发挥挥上述的的功能，他他应该在在会议结结束后224小时时之内或至至迟到448小时时之内，整整理妥善善并送有有关人员员。会议议记录如如能在这这样的时时限内送送出，将将可产生生三种好好处：假如会会议记录录在内容容上有商商榷余地地，则可可即时改改正，因因为与会会者在这这个时候候对会议议经过仍仍然记忆忆犹新。会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记录可以发挥提醒及跟催作用。既然会议记录能够在一两天之内送达有关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。 (3)主席席应适时时追踪会会议中决决议事项项的执行行状况，以以免“决而不不行、行行而无效效”。 (4)主席席应该适适时解散散已完成成任务的的委员会会或工作作小组，以以免它们们无中生生有地找找理由开开会。