哈佛经理会议管理要点2614.docx

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1、哈佛管理理技能培培训教程程：第十十一单元元 哈佛佛经理手手册 第第二章 哈佛经经理会议议要点第二章哈哈佛经理理会议要要点 会议发言言要点 即然会议议是一种种面对面面的沟通通，因此此主席必必须掌握握面对面面沟通的的技巧陈述述技巧、发发问技巧巧、倾听听技巧与与答复技技巧。 主席是会会议成败败所系的的灵魂人人物，因因此他必必须善作作陈述。主主席的陈陈述必须须发挥三三种效果果：第一一、唤起起听众的的注意，并并为听众众创造听听取信息息的欲望望；第二二、令听听众确切切地了解解所传达达的信息息；第三三、说服服听众，并并促使听听众立刻刻采取某某些行动动。想获获取这三三种效果果确实不不是一件件容易的的事，但但并

2、非不不可能。假假如主席席在陈述述之前能能够做好好充分的的准备，在在陈述过过程中能能够刻意意地讲求求陈述技技巧、视视听器材材的使用用技巧、以以及物品品的展示示技巧，则则这三种种效果大大概不难难获得。 陈述前的的准备工工作 主席在陈陈述前必必须做妥妥准备工工作。至至于准备备时间长长短，则则视主席席陈述经经验的多多寡，以以及主席席对陈述述的主题题的了解解程度而而定。一一般说来来，主席席在陈述述之前至至少必须须做好下下列各项项准备工工作： (1)了了解听众众。主席席应设法法了解听听众对陈陈述的主主题到底底有多大大的兴趣趣、对陈陈述的主主题拥有有多少知知识以及及对陈述述的主题题抱什么么态度。 (2)熟熟

3、悉陈述述的主题题。主席席对陈述述的主题题应具一一定的深深度与广广度的认认识。唯唯有这样样，他才才能答复复听众的的疑问，也也唯有这这样，听听众才会会感到他他言之有有理。 (3)设设定希望望实现的的具体目目标。主主席应先先确定，他他到底希希望听众众从他的的陈述中中得到什什么样的的观念、对对于所得得到的观观念产生生什么样样的看法法以及把把所得到到的观念念充作什什么样的的作用。 (4)将将有助于于实现上上述具体体目标的的各种信信息罗列列出来。这这些信息息包括一一般性的的消息、研研究的成成果、理理论、案案例、个个人经验验、别人人的观念念等。 (5)根根据所能能运用的的陈述时时间，从从已经罗罗列出来来的各

4、种种信息中中选择最最重要者者与最切切题者。 (6)考考虑使用用适当的的视听器器材。切切记：当当人们听听到某些些事情的的时候，也也能同时时看到这这些事情情，则他他们对这这些事情情的理解解程度将将大为提提高。 (7)准准备一份份陈述的的纲要，以以供陈述述时使用用。该份份纲要可可划分为为引言、本本体与结结语等三三部分。“引言”部分旨在吸引听众注意，并且清楚地将陈述目的沟通给他们。例如在会议刚开始时，主席把会议的目标、进行的方式，以及他对与会者的期望，简明扼要地作说明，即是一种良好的引言。“本体”部分旨在将陈述的内容按逻辑程序进行阐释或剖析。在此所谓罗辑程序，是指方便听众掌握信息的程序，例如由简而繁、

5、由已知到未知、由过去到现在、由少数到多数等陈述内容摘要，并且指出由该陈述所获得的启示。据说某位善于陈述的布道家，曾经透露他的陈述要诀：“先告诉他们你即将告诉他们的是什么；接着便告诉他们；最后再告诉他们你先前所告诉他们的是什么。”(Tell them what you are going to tell them,a nd ttelll thhem whaat yyou tolld tthemm)这种种陈述方方式颇值值得我们们参考采采用。 (8)备备妥各种种视听器器材，包包括挂图图、投影影片、录录音带、幻幻灯片、影影片、讲讲议等。 (9)用用录音机机及录像像机作陈陈述演练练，或是是在一、两两位假

6、想想听众面面前进行行陈述演演练。 陈述技巧巧 陈述成败败，主要要取决于于陈述者者本人是是否拥有有自信心心与热忱忱。周全全的准备备与丰富富的陈述述经验，可可为陈述述者带来来高度的的自信心心。基于于此，陈陈述者应应尽量把把握陈述述的机会会，以便便培植这这一方面面的自信信心。至至于热忱忱有无，则则除了受受陈述者者本人天天生资质质所决定定外，仍仍然要看看陈述者者对陈述述的信息息是否具具有高度度评价而而定。倘倘若陈述述者认为为他所陈陈述的信信息不但但是正确确的，而而且值得得听众听听取，则则他的热热忱将油油然而生生。基于于此，为为令自己己对陈述述产生热热忱，陈陈述者应应慎选自自认有益益于听众众的信息息，作

7、为为陈述的的内容。除除了自信信心与热热耽，陈陈述者仍仍须讲求求下列九九种技巧巧： (1)要要与听众众保持视视线接触触。这即即是说，陈陈述者应应尽量减减少念读读文稿。 (2)灵灵活运用用“停顿”技巧，以以便令听听众得以以深思及及判断所所听到的的信息，并并作出反反应。 (3)尽尽量使用用听众有有切身经经验的与与听众所所易于体体会的实实例或轶轶事。 (4)适适当地改改变音量量、音调调、或语语气。这这样做不不但有助助于消除除听众的的沉闷感感觉，而而且仍可可令陈述述本身显显得更加加生动。 (5)善善用幽默默性话语语。有些些人善于于运用既既诙谐又又不失庄庄重的话话语；这这些人在在陈述时时可尽量量发挥这这方

8、面的的所长。欠欠缺这方方面才华华的人，则则不必勉勉强自己己。值得得注意的的是，幽幽默性话话语并不不等于轻轻佻的话话语或是是浅薄的的话语。轻轻佻的与与浅薄的的话语应应绝对避避免。 (6)要要克制足足以令听听众分心心的各种种举止。这这是一项项很难界界定的个个人行为为特征。有有些人一一边在陈陈述，一一边在听听众面前前随意走走动并挥挥舞双手手，他们们不但不不会令听听众分心心，反而而足以唤唤起听众众注意并并维持其其兴趣；但另一一些人在在陈述时时只要稍稍微走动动，听众众即无法法集中精精神听讲讲。有些些人在陈陈述时手手中不停停地玩弄弄物品，听听众并不不以为然然；但另另一些人人的类似似动作，却却足以引引起听众

9、众的不快快。回避避足以令令听众分分心的举举止的最最佳方法法，便是是向听众众探寻实实情，并并设法改改正。其其次，便便是设法法令自己己的陈述述变得极极度精彩彩有趣，以以便令听听众因全全神贯注注聆听，而而意识不不到自己己的举止止。 (7)注注意措辞辞，并述述说符合合听众的的程度与与听众要要求的层层次的语语言。 (8)以以投影片片、幻灯灯片、挂挂图，或或派发讲讲义充当当讲稿。切切忌一边边陈述，一一边翻阅阅讲稿，因因为这样样做不但但浪费时时间，而而且很容容易令听听众丧失失兴趣与与耐性。 (9)设设法凭发发问令听听众介入入，避免免从头到到尾都唱唱独脚戏戏。 视听器材材的配合合作用 当人们听听到某些些事情的

10、的时候，也也能同时时看到这这些事情情，则他他们对这这些事情情的理解解程度将将大为提提高。基基于此，陈陈述者特别别是口才才不佳的的陈述者者，在陈陈述的时时候，应应尽量多多利用视视听器材材。在芸芸芸众多多的视听听器材当当中，最最被普遍遍使用以以及效果果最好的的恐怕是是投影机机。现将将使用投投影机的的要领简简介如下下： (1)使使用投影影机时应应该站立立。站立立不仅便便于操作作，而且且可令陈陈述者掌掌握全局局而不致致沦为投投影机的的配角。 (2)使使用投影影机时不不应熄灭灭全部灯灯光，因因为一旦旦熄灭全全部灯光光，则身身为主角角的陈述述者将从从听众的的视野内内消失，并并使投影影机成为为听众注注视的焦

11、焦点。 (3)可可当场在在空白的的投影片片上书写写或绘制制简单的的文字或或图形，复复杂的则则应事先先备妥。当当场书写写或绘制制，不仅仅可以令令听众产产生真实实感及亲亲切感，而而且仍可可进一步步吸引听听众的注注意力；事先备备妥投影影片虽无无上述好好处，但但却可节节省时间间。 (4)投投影片不不必讲求求完美，但但至少应应整齐清清楚。 (5)每每张投影影片原则则上应引引入一种种观念，以以令听众众对该观观念产生生完整的的印象。 物品的展展示技巧巧、 在陈述过过程中，主主席常有有机会展展示物品品，因此此他需要要讲求展展示物品品的技巧巧。现将将有关技技巧简介介如下： (1)公公开地将将物品带带进会场场，不

12、要要遮遮掩掩掩，也也不要将将它藏在在身上或或是其它它隐蔽处处，而应应置之于于会议桌桌上，以以便引发发与会者者注意与与好奇心心，并且且方便主主席在适适当的时时候从事事展示与与讲解。 (2)在在展示与与讲解物物品之前前，切莫莫玩弄它它，以免免引起与与会者焦焦灼感。 (3)展展示物品品之际，应应令与会会者都看看清楚。主主席最好好是将它它置于与与会者视视线接触触到的范范围内。倘倘若有少少数与会会者因座座位角度度关系以以致视野野不佳，主主席应主主动调整整自己的的位置，以以便令这这些与会会者也能能看清楚楚该物品品。 (4)展展示物品品之际，主主席应小小心翼翼翼地将它它当作贵贵重的物物品看待待。这不不但可强

13、强调主席席对展示示中的物物品的重重视，也也可令与与会者重重视该物物品。 (5)在在讲解物物品时，主主席切莫莫将它交交给与会会者轮流流观察或或触摸，因因为主席席一旦把把物品交交出，则则正在观观察或触触摸的与与会者，将将无法留留意到主主席的讲讲解，尚尚未轮到到观察或或触摸的的与会者者，也因因焦急地地等待物物品的传传递，而而无心聆聆听主席席的讲解解。 (6)如如展示物物品时需需要对它它进行操操作，则则主席应应事先将将操作方方法演练练纯熟。倘倘若主席席显示不不知如何何操作，则则与会者者不但会会降低对对展示品品的评价价，而且且也会降降低对主主席的评评价。 会议倾听听要点 曾经有人人说：“造物者者之所以以

14、赐给我我们两只只耳朵与与一张嘴嘴巴，恐恐怕是希希望我们们多听少少说。”但遗憾憾的是，绝绝大多数数人却反反其道而而行! 在会议中中，倾听听是主席席与与会会者双方方都必须须培养的的技巧。尤尤其就主主席来说说，倾听听更是一一种绝对对不可或或缺的修修养。不不过，有有很多会会议主持持人却未未能了解解倾听的的真义，他他们之中中甚至还还有不少少人以为为不说话话便是倾倾听。这这是一种种严重的的错误!倾听是是一种极极富警觉觉性与极极费心思思的历程程。在面面对面沟沟通的场场合里，倾倾听不仅仅是指一一般所熟熟悉的“耳到”，即运运用听觉觉器官去去接收信信息，它它仍包括括“眼到”、“心到”与“脑到”。现扼扼要阐述述如下

15、： (1)眼眼到。即即观察沟沟通对手手的脸部部表情、眼眼情、手手势、体体态与穿穿着等，以以判断他他的口头头语言的的真正涵涵意。 (2)心心到。即即以换位位思考的的态度站站在沟通通对手的的立场与与角度，去去体会他他的处境境与感受受。 (3)脑脑到。即即运用大大脑去分分析沟通通对手的的动机，以以便了解解他的口口头语言言是否话话中有话话、弦外外有音。 除非会议议主持人人能够同同时做到到耳到、眼眼到、心心到与脑脑到，否否则在会会议中，他他将无法法获致良良好的倾倾听效果果，换言言之，他他将处于于某一个个程度的的“听而不不闻”的状态态。 下面列举举了在会会议过程程中，一一般人最最容易犯犯上的十十五种倾倾听

16、的毛毛病。前前八种毛毛病足以以令自己己无法有有效地听听取他人人的信息息，后七七种毛病病则足以以令他人人无法有有效地听听取自己己的信息息。希望望会议主主持人能能将这些些毛病当当作诫律律。 1毛病病之一：作白日日梦(1)耳耳虽到，却却听而不不闻；眼眼虽到，却却视而不不见；心心虽到，却却荡漾于于九霄云云外；脑脑虽到，却却神不守守舍! (2)若若想作白白日梦，为为什么不不选择会会议室以以外的场场合!? 2毛病病之二：只听取取话语中中所传达达的事实实(1)事事实有可可能被误误解；事事实有可可能被曲曲解；事事实有可可能被隐隐瞒；事事实有可可能被夸夸张! (2)真真正重要要的并不不是话语语中所传传达的事事实

17、，而而是话语语所涵蕴蕴的观念念或用意意! 3毛病病之三：萎靡不不振(1)精精神涣散散等于心心智的局局部瘫痪痪。处于于这种状状态的人人，自然然注意力力不集中中。 (2)振振作精神神是倾听听的第一一步! 4毛病病之四：拒绝听听取某人人或某种种主题话话语(1)你你能根据据说话者者外表、教教育程度度、人缘缘、财富富等因素素而判定定他的话话不值得得你听吗吗? (2)你你是否认认为难以以理解的的话或引引不起兴兴趣的话话都不值值得你听听? (3)只只有无知知的人或或是含高高度偏见见的人，才才会对以以上两个个问题作作肯定的的答复。 5毛病病之五：情绪激激动(1)当当一个人人情绪激激动时，他他通常只只能听到到他

18、所想想听的话话语，却却听不到到他所不不想听的的话语。 (2)先先冷静下下来再听听! 6毛病病之六：心不在在焉，但但却摆出出凝神谛谛听的姿姿态HT55”，5SSS本本来心不不在焉已已经有碍碍听的效效果，摆摆出凝神神谛听的的姿态，将将进一步步隔绝信信息的接接收，因因为可用用以接收收信息的的心思，已已被转用用在摆姿姿态上。 7毛病病之七：笔录所所听到的的一切信信息如果就所所听到的的话语作作重点性性或总结结性的笔笔录，则则可增进进倾听效效果；倘倘若笔录录所听到到的一切切信息，则则因无足足够时间间研判信信息的真真义，致致使倾听听效果反反而受害害。 8毛病病之八：未能善善用“听话比比讲话快快”优势(1)一

19、一般人听听话的速速度大约约较讲话话的速度度快三倍倍。但遗遗憾的是是他们在在听取话话语时，常常常以多多余的时时间想别别的事情情。 (2)既既然听话话比讲话话快，我我们应将将多余的的时间用用来对听听到的话话语作总总结，或或用来研研判讲话话者的真真正用意意。 9毛病病之九：含糊不不清有些人在在刚开始始说话时时音量甚甚大，接接着愈说说愈低沉沉，直到到听不到到声音的的地步。这这种说话话习惯常常令听者者不知所所云。 10毛毛病之十十：开口口不能自自休有些人总总是以口口代耳，他他们一开开腔即无无法停顿顿。因为为他们不不把说话话机会留留给听话话者，致致使听话话者愈听听愈感不不耐，愈愈感不耐耐则愈不不想听! 1

20、1毛毛病之十十一：说说话慢慢慢吞吞(1)说说话慢吞吞吞的人人常常给给人一种种矫揉造造作的感感觉。 (2)一一般人通通常欠缺缺耐心去去听取速速度太慢慢的话语语。 (3)以以上两种种情况的的综合结结果：人人们多半半不愿意意听取说说话慢吞吞吞的人人的话。 12毛毛病之十十二：神神秘兮兮兮的说话话方式这种说话话方式很很容易令令听话者者感到说说话者故故意夸张张或扭曲曲信息的的内涵，致致使听话话者对说说话者本本人的关关注，超超过听话话者对说说话者所所传达的的信息的的关注。 13毛毛病之十十三：透透过鼻孔孔说话这种说话话方式很很容易给给人一种种苟且、马马虎的印印象。说说话者好好像怕伤伤元气那那样未能能郑重其

21、其事地传传达信息息，致使使听话者者贬低对对该信息息的重视视。 14毛毛病之十十四：说说话时两两眼斜视视说话时正正视听话话者本是是应有的的礼貌。倘倘若说话话者两眼眼斜视，往往往会令令听话者者认定说说话者心心存不轨轨，甚至至认定说说话者并并非善类类，因此此对他所所说的话话产生排排斥感。 15毛毛病之十十五：说说话时犹犹豫不决决有些人说说话时吞吞吞吐吐吐，好象象有许多多顾忌，另另一些人人在提出出见解之之后，又又试图修修正自己己的见解解，这两两类说话话方式最最容易令令听话者者觉得说说话者欠欠缺自信信心，致致使听话话者对所所听到的的话语也也欠缺信信心。 倾听的重重要性与与要领，在在上文中中已说过过，但是

22、是就会议议的参与与者来说说，下面面三点值值得特别别留心： (1)要要随时掌掌握问题题的焦点点。在会会议过程程中，虽虽然可能能枝节丛丛生，但但你应特特别留心心问题的的焦点之之所在，以以免偏离离主题。 (2)要要抗拒邻邻座者的的私下交交谈。有有时你会会碰到喜喜欢私下下交谈的的邻座，你你最好是是和颜悦悦色地向向他指出出，你对对讨论中中的主题题很感兴兴趣，并并展示凝凝神谛听听的姿态态，这将将可杜绝绝他的干干扰。当当然主席席或你的的上司想想跟你私私下交谈谈，你不不应回拒拒他，因因为这是是你发挥挥影响力力的途径径之一。 (3)不不要中途途离席除非非你不介介意会议议的终极极结果是是什么，否否则你不不应在会会

23、议中离离席。在在会议中中离席，犹犹如在棋棋赛中离离席而任任由对手手搬动棋棋子那样样的不智智。当你你重临会会议桌，很很可能重重要的问问题业已已定案，或或是重要要的契机机业已消消失。有有些主管管喜欢在在会议中中离席处处理业务务，这是是一种很很坏的习习惯，它它不仅有有失礼仪仪，而且且极易错错失良机机。 会议答复复要点 许多会议议主持人人都存有有一种观观念，以以为在会会议过程程中，与与会者所所提出的的问题不不仅需要要获得答答复，而而且非获获得主席席的亲自自答复不不可。这这种观念念是错误误的。试试问：当当与会者者所提出出的是与与会议无无关的问问题，或或是足以以妨碍会会议目标标的达成成的问题题，难道道还要

24、获获得答复复吗?由由此可知知，主席席应针对对与会者者所提出出的问题题作判断断，以决决定它是是否应获获得答复复。 就算与会会者所提提出的问问题是值值得答复复的，也也不一定定非由主主席亲自自答复不不可。固固然有些些问题应应由主席席亲自答答复，有有些问题题则可由由其他与与会者答答复，甚甚至可由由发问者者本人答答复。至至于在哪哪些情况况下由谁谁来答复复较为恰恰当，现现列表展展示如下下： JZHTT5”，5HHSST5”，5HHZ表表1121会会议答复复调查表表HTT5”，5SSSST55”，5BZZBG(!BHDDFG22，FKK7，KK32FF由谁谁答复?在在哪些情情况下? BHDDG100，FKK

25、7，KK32ZZQF主席ZKK(直直接向主主席征求求答复的的问题，原原则上应应由 主席亲自自答复。ZK)只有主主席才能能答复的的问题，应应由主席席亲自答答复。ZKK(因因为时间间不够，主主席想移移转到另另一议案案的讨论论时，可可由主席席亲自答答复以节节省时间间 。ZKK)BHDDG100，FKK7，KK32ZZQFGPP其 他 与与 会 者假如其其他与会会者能够够答复时时。假如其他他与会者者想表示示意见时时。假如时时间充裕裕时。ZK(假如如主席一一时不知知如何 答复，或或是需要要时间去去思索答答案时。ZK) BHDDG166，FKK7，KK32ZZQFGPP发问者者本人ZKK(如如果主席席意识

26、到到发问者者 有意见要要表达时时，可让让发问者者先答复复他自己己所发出出的问题题。(在在会议中中我们常常常发现现，有些些 具有强烈烈意见要要表达的的与会者者，往往往会先以以发问者者的低姿姿态征求求主席或或其他与与会者意意见，然然 后再表达达其意见见，以便便令自己己的意见见与别人人的意见见之间产产出强烈烈的对比比，从而而增加自自己的意意 见受重视视的程度度。)ZK)ZKK(如如果主席席或其他他与会者者无法答答复，而而主席感感到发问问者或许许有他自自己的看看法时，则则 应让发问问者本人人答复。ZK)BG)FHT55”，5SSS 会议发问问要点 发问的目目的 在会议中中，发问问的最主主要目的的是在于

27、于启开话话匣，以以利沟通通进行。一一旦沟通通纲络被被启开，主主席可借借发问来来实现下下列八种种目的： (1)收收集资料料。“你可否否概要地地谈一谈谈此次你你在东南南亚考察察市场所所见所闻闻?”(2)透透视对话话者动机机意向。“哪些因素促使你决定放弃此次的晋升机会?”(3)提提供资料料。“你晓不不晓得公公司对所所有编制制内的员员工均提提供子女女教育津津贴?”(4)鼓鼓励意见见参与。“你对构想中的作息时间变动持什么样的看法?”(5)确确定自己己对对话话者的话话语及感感受理解解程度。“让我总结一下你对这个问题的看法我这个总结是否与你的看法一致?”(6)鼓鼓动对话话者对某某一问题题进行思思考。“你认为

28、为扩大行行销网在在当前是是不是一一种明智智的举措措?”(7)测测定意见见是否趋趋于一致致。“这次加加工资的的幅度与与你期待待中的幅幅度的有有无差距距?”(8)言言归正传传。“由于加加班费的的调整带带出了许许多有关关问题的的讨论，不不知各位位对我先先前所提提及的加加班费调调整幅度度仍有什什么意见见?”问句的型型态 了解了发发问的多多种目的的后，主主席可运运用适当当的问句句来实现现发问的的目的。问问句的类类别虽多多，但基基本上它它们都是是由以下下两种型型态的问问句所演演化出来来的： (1)封封闭式问问句。这这是指足足以在特特定领域域中带出出特定答答复(“是”或“否”)的问问句，例例如“上星期期你告

29、假假几小时时?”、“你是否否认为现现状非改改变不可可?”、“你第一一次发现现这种问问题是在在 什么时候候?”等。封封闭式问问句可令令发问者者获得特特定的资资料或信信息，而而答复这这种问句句的人，并并 不需要太太多的思思索功夫夫即能给给予答复复。但是是这种问问句有时时会蕴含含相当程程度的威威胁性，例例如“你昨天迟迟到早退退了没有有?”。 (2)开开放式问问句。这这是指在在广泛领领域内带带出广泛泛答复的的问句。这这一类问问句通常常均无法法以“是”或“否”等简单单的措辞辞作为答答复，例例如“你对自自己当前前的工作作表现有有什么看看法?”“假如如我们决决定这么么做，你你认为会会产生什什么后果果?”“你

30、对对于下个个月的生生产目标标有什么么意见?”等。 开放式问问句因为为不限定定答复范范畴，故故可令对对话者畅畅所欲言言，同时时发问者者亦可从从而熟悉悉对话者者 的立场与与感受。 封闭式问问句与开开放式问问句，通通常均可可进一步步演化为为以下诸诸种型态态问句： (3)澄澄清式问问句。这这是针对对对话者者的语句句重新措措辞，以以令其证证实或补补充原先先的答复复的一种种问句，例例如：你你刚刚说说你在自自己的单单位内可可以独当当一面，这这是不是是说你的的上司能能放手让让你去主主持自己己的部门门?”澄清式式问句不不但足以以确保对对话双方方能在述述说“同一语语言”的基础础上进行行沟通，而而且这是是针对对对话

31、者话话语从事事回答的的一种理理想方式式。 (4)探探索式问问句。这这是针对对对话者者的答复复，要求求引伸或或举例说说明的一一种问句句。例如如“我想我我已了解解你的困困难所在在，你可可否告诉诉我一两两个具体体的实例例?”“我担担心我并并不完全全领会你你的意思思，你能能否对刚刚刚提及及的那些些观点再再做深一一层的解解释?”探索式式问句不不但可用用以发掘掘较充分分的信息息，而且且可用以以显示发发问者对对对话者者的信息息重视。 (5)含含第三者者意见问问句。这这是凭着着第三者者的意见见以影响响对话者者意见的的一种问问句。如如“李四认认为股长长的意见见值得支支持，不不知你对对股长的的意见有有什么看看法?

32、”。含第第三者意意见的问问句中的的第三者者，如果果是对话话者所熟熟悉而且且也是他他所尊重重的人，则则该问句句对对话话者将产产生很大大影响力力； 反之，如如该问句句中第三三者非对对话者所所熟悉或或非其所所尊重者者，则该该问句可可能引起起对话者者反感。 (6)强强迫选择择式问句句。这是是以己意意加诸对对话者，并并令对话话者在窄窄小范围围内从事事选择的的问句。例例如“你希望望下星期期一还是是下星期期二再为为我作同同类的服服务?”照理，在在提出这这一问之之前，发发问者应应先取得得对话者者在下星星期作同同类服务务承诺。这这一类问问句最足足以显示示发问者者傲横跋跋扈态度度。 (7)多多种式问问句。这这是含

33、多多种主题题的问句句。例如如“你可否否把约翰翰与史密密斯的家家庭背景景、个人人嗜好、过过去与现现在的工工作表现现说明一一下?”这一类类问句因因含过多多主题，而而时时令令对话者者难以周周全地把把握。许许多富于于沟通技技能的人人都认为为，一个个问句最最好只含含一个主主题，但但最多不不超出两两个主题题，才能能令对话话者作有有效的掌掌握。 (8)对对答案具具有暗示示性问句句。这是是指在问问句本身身即已强强烈暗示示预期的的答案的的问句。例例如“有修养养的人都都不会当当面顶撞撞上司，你你说对不不对?”“有同同情心的的人都会会捐款救救助彼得得家，你你会反对对这种善善举吗?”。这一一类问句句几乎让让对话者者毫

34、无选选择余地地地按发发问者所所设计答答案作为为答 复。 发问问时应注注意的事事项 (1)主主席在发发问之前前最好先先拟定发发问的腹腹稿。事事先确定定发问的的范畴与与发问的的主要内内容，将将有助于于发问效效率与发发问效能能的发挥挥。 (2)多多用“开放式式问句”、“澄清式式问句”、“探索式式问句”；慎用用“封闭式式问句”、“含 第三者意意见的问问句”；避免免使用“引导式式问句”、“强迫选选择式问问句”与“多种式式问句”。 (3)注注意发问问的时机机。主席席应注意意对话者者的心境境，在他他适宜答答复问题题的时候候才发问问。 (4)按按平常对对话的速速度发问问。太急急速的发发问容易易令对话话者认为为

35、主席不不耐烦，或或保持审审问态度度；太缓缓慢的发发问容易易令对话话者感到到沉闷无无聊。 (5)主主席应尽尽量使用用不指名名答复的的问题。即即所谓的的“凌空式式问题”。因为为这种问问题等于于向全体体与会者者发问，可可使全体体与会者者皆参与与问题的的讨论。 (6)必必要的时时候，主主席可以以使用指指名答复复的问题题。即所所谓的“瞄准式式问题”，向特特定的与与会者发发问。这这种问题题的潜在在缺点是是：不被被指名答答复的与与会者，可可能因抱抱事不关关己的态态度而不不参与问问题的讨讨论。主主席使用用这种问问题时，应应先叫发发问对象象的姓名名，然后后再予发发问。先先叫发问问对象的的姓名，等等于给他他一个预

36、预告，使使他全神神贯注听听取主席席的发问问，以便便作出有有效的答答复。主主席切忌忌先发问问，然后后再指名名答复，因因为万一一被指名名答复者者记不清清楚主席席的问题题，他将将无从答答复，这这不但会会造成场场面难堪堪，而且且主席又又须花费费时间重重新发问问。 (7)主主席提出出敏感性性的问题题时，应应附带说说明发问问的理由由。只要要主席有有适当的的理由，敏敏感性问问题的提提出，就就不会被被视为一一种忌讳讳。 (8)所所有的问问题都必必须环绕绕一个中中心主题题。 (9)主主席应尽尽量由广广泛的问问题，再再移向特特定的问问题。这这样做将将有助于于节省沟沟通的时时间，因因为与会会者在答答复广泛泛的问题题

37、之际，可可能已提提供了某某些特定定问题的的答案。 (10)主席应应尽量根根据与会会者对前前一个问问题的答答复构造造问句。这这样做有有两个好好处：可令与与会者按按同一思思路提供供答复；可令与与会者确确切了解解，他的的答复已已被主席席所听取取，这无无形中对对他是一一种鼓励励。 (11)主席发发问之后后，应给给予答复复者足够够的时间间答复。主主席发问问之后，答答复者通通常要历历经四个个阶段，才才能对主主席的问问题进行行答复：第一、设设法先搞搞清楚问问题的内内涵；第第二、思思索问题题的答案案；第三三、对答答案给予予适当的的措辞；第四、考考虑主席席或其他他与会者者对该答答案所可可能产生生的反应应与评价价

38、，因为为答复者者向来都都担心自自己的答答复是否否会贻笑笑大方或或无意中中得罪人人。这四四个阶段段的构思思可能会会花相当当长的时时间譬如说说十秒钟钟或更长长此时时主席不不应因担担心会议议出现“冷场”，而以以话语打打断答复复者的思思维。为为了填补补发问与与答复之之间的时时间空档档，主席席可在这这段时间间内将发发出的问问题扼要要地写在在黑板上上或白报报纸上。这这样做，一一来可进进一步澄澄清问题题的内涵涵，二来来可令答答复者从从容构思思答案。 (12)主席对对答复者者的答复复应表示示竭诚的的欢迎。主主要可透透过身体体语言(例如：领首、微微笑)或或口头语语言(例例如：嗯嗯!是的的!)表表示欢迎迎。可将将

39、答复者者答复的的重点扼扼要地写写在黑板板或白报报纸上，表表示欢迎迎。 会议结束束要点 在所有的的议案讨讨论完毕毕时，或或是在预预定的会会议终止止时间来来临时，主主席应适适时地结结束会议议。主席席在结束束会议的的时候最最忌讳的的是采取取这一类类方式：“时间差差不多了了，如果果诸位再再没有其其它问题题，我们们就此打打住。好!散会。”以这类方式结束会议含有两种缺陷： (1)倘倘若与会会者临时时再提出出问题，则则可能会会耽搁时时间而使使会议无无法按原原定的时时间结束束。 (2)主主席的说说词给人人的印象象只是：他已机机械式地地完成了了一件份份内的事事，而这这件事对对他来说说好象并并不重要要。与会会者因

40、为为有了这这个印象象，所以以他们在在离开会会场之际际，并不不觉得这这场会议议有什么么收获。 为了避免免以上两两种缺陷陷，主席席应该在在结束会会议之前前的几分分钟，为为整场会会议作总总结。在在任何一一场会议议里，令令与会者者印象最最深刻的的，便是是会议结结束前几几分钟所所听到的的话语。因因此，主主席应该该善用这这几分钟钟。主席席的总结结最好能能够涵盖盖下列四四项： (1)复复述这次次会议的的目标。 (2)总总结这次次会议所所取得的的成果。 (3)多多谢与会会者参与与(或在在适当场场合下，感感谢他们们的贡献献或关注注)。 (4)必必要的时时候，宣宣布下一一次会议议的目标标、时间间及地点点。 在上列

41、总总结性的的陈述之之后，与与会者在在离开会会场之际际，才会会真正领领受到成成就感或或贡献感感。 会议结束束后，主主席的工工作仍未未结束。主主席仍有有四件事事要办： (1)评评估刚刚刚结束的的会议，以以作为改改进未来来会议的的参考。主主席在每每一次会会议结束束后，都都应该花花几分钟钟时间，针针对会议议是否具具实效而而作自我我评估。但但是为了了避免受受主观意意识所蒙蒙蔽，主主席可以以偶而在在会议结结束后以以不记名名式的问问卷，让让与会者者评估会会议的成成败；甚甚至主席席也可以以偶而邀邀请观察察员列席席，以便便对会议议的成果果作评估估。尽管管主席本本人、与与会者及及观察员员三方面面的单独独评估可可能

42、均含含某一程程度偏见见，但三三方面的的综合评评估则颇颇为中肯肯。因此此，我们们希望经经常有机机会充当当会议主主席的人人，找个个机会为为自己所所主持的的会议作作上述三三方面的的综合评评估。 (2)责责成有关关人员整整理会议议记录。会会议记录录至少能能够发挥挥三种功功能：充作征征信工具具；充作会会议中决决议事项项追踪依依据；充作组组织内部部沟通信信息的文文件。为为了令会会议记录录能充分分地发挥挥上述的的功能，他他应该在在会议结结束后224小时时之内或至至迟到448小时时之内，整整理妥善善并送有有关人员员。会议议记录如如能在这这样的时时限内送送出，将将可产生生三种好好处：假如会会议记录录在内容容上有商商榷余地地，则可可即时改改正，因因为与会会者在这这个时候候对会议议经过仍仍然记忆忆犹新。会议中如有后续的工作有待与会者办理，则会议记录可以发挥提醒及跟催作用。既然会议记录能够在一两天之内送达有关人员手中，主席可以借此让只需要知道会议结果的那些人免于参加会议。 (3)主主席应适适时追踪踪会议中中决议事事项的执执行状况况，以免免“决而不不行、行行而无效效”。 (4)主主席应该该适时解解散已完完成任务务的委员员会或工工作小组组，以免免它们无无中生有有地找理理由开会会。