三、职务分析与职务描述.ppt

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1、三、职务分析与职务描述三、职务分析与职务描述（一）职务分析的概念（一）职务分析的概念 1.1.职务分析的含义职务分析的含义 职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务职务分析又称工作分析，是全面了解一项职务的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职的管理活动，也是对该项职务的工作内容和职务规范务规范(任职资格任职资格)的描述和研究过程，即制定的描述和研究过程，即制定职务说明和职务规范的系统过程。职务说明和职务规范的系统过程。2.2.职务分析的意义职务分析的意义 只有做好了只有做好了职务职务分析与分析与设计设计工作，才能据此工作，才能据此完成以下的工作：完成以下的工作：l l使整个企使整个企业业有明

2、确的有明确的职责职责和工作范和工作范围围 l l招聘、招聘、选选拔使用所需的人拔使用所需的人员员 l l制定制定职职工培工培训训、发发展展规规划划l l设计设计出合理的工出合理的工资资、奖奖酬、福利政策的制度酬、福利政策的制度 l l制定考核制定考核标标准，正确开展准，正确开展绩绩效效评评估工作估工作l l设计设计、制定企、制定企业业的的组织结组织结构构l l制定企制定企业业人力人力资资源源规规划划3.3.职务分析的基本术语职务分析的基本术语 1）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。位。2 2）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系）工作任务：为了达

3、到某种目的所从事的一系列活动。列活动。3）工作责任：个体在工作岗位上需要完工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。成的主要任务或大部分任务。4）职位：根据组织目标为个人规定的一职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。组任务及相应的责任。5）职务：一组重要责任相似或相同的职职务：一组重要责任相似或相同的职位。位。6 6）职系（）职系（Series）是指一些工作性质相同，是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也分不同的职位系列。也分不同的职位系列。7）职级（职级（Class）指将工作内容、难易程度、）指将

4、工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。级，实行同样的管理、使用与报酬。8）职权指依法赋予职位的某种权力，以保障职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。履行职责，完成工作任务。9）职业是在不同组织、不同时间，从事相似职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。工作活动的一系列工作的总称。10）工作族是指两个或两个以上的工作任务工作族是指两个或两个以上的工作任务相似或要求的人员特征相似的一组工作。相似或要求的人员特征相似的一组工作。4.4.职务分析所需资料职务分

5、析所需资料 1 1）背景资料）背景资料 2 2）工作活动）工作活动 3 3）工作行为）工作行为4 4）工作设备）工作设备 5）与工作有关的）与工作有关的有形和无形物质有形和无形物质6 6）绩效标准）绩效标准 7 7）工作条件）工作条件 8 8）人员条件）人员条件5.5.职务分析的战略性决定职务分析的战略性决定 1）明确职务分析的目的）明确职务分析的目的2）界定职务分析的范围）界定职务分析的范围3）选择进行职务分析的人）选择进行职务分析的人4）确定职务分析的时间）确定职务分析的时间(二二)职务分析的方法职务分析的方法 1.1.访谈法访谈法 1 1）访谈）访谈内容内容 工作目标；工作目标；工作内容

6、；工作内容；工作的性质和范围；工作的性质和范围；所负责任所需知识与技能；所负责任所需知识与技能；其他内容其他内容 2 2）访谈时应注意以下几点：）访谈时应注意以下几点：（1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；恰当；（2 2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；轻松愉快；（3 3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应）应注意对被访谈人的启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；避免发表自己个人的观点和看法；（4 4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。录表。2.2.观察法

7、观察法使用原则使用原则 1 1）被观察者的工作应相对稳定被观察者的工作应相对稳定 2 2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作活动为主的工作 3 3）要注意工作行为样本的代表性）要注意工作行为样本的代表性 4 4）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意 5 5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准）观察前要有详细的观察提纲和行为标准 3.问卷调查法问卷调查法1）职位分析问卷（）职位分析问卷（PAQ）PAQ包括包括194个工作元素，共分为个工作元素，共分为6个类别：个类别：（1）资料投入（指员工在进行工作时获取

8、资料的来源及方）；）资料投入（指员工在进行工作时获取资料的来源及方）；（2）用脑过程（如何去推理、决策、计划及处理资料）；）用脑过程（如何去推理、决策、计划及处理资料）；（3）工作产出（员工该完成哪些活动，及使用哪些工具）；）工作产出（员工该完成哪些活动，及使用哪些工具）；（4）与他人关系（与本身工作有关人员的关系如何）；）与他人关系（与本身工作有关人员的关系如何）；（5）工作范畴（包括实体性工作与社交性工作）；）工作范畴（包括实体性工作与社交性工作）；（6）其他工作特征（其他有关的活动、条件与特征）。）其他工作特征（其他有关的活动、条件与特征）。2）管理职位描述问卷（）管理职位描述问卷（MP

9、DQ）MPDQ包括包括197个用来描述管理人员工作的个用来描述管理人员工作的问题，包括问题，包括13个维度：个维度：（1）产品、市场、财务计划与战略计划；）产品、市场、财务计划与战略计划；（2）与组织其他部门的协调；）与组织其他部门的协调；（3）内部业务的控制；）内部业务的控制；（4）产品和服务责任；）产品和服务责任；（5）公共关系与客户关系；）公共关系与客户关系；（6）高层次的咨询指导；）高层次的咨询指导；（7）行动的自主性；）行动的自主性；（8）财务审批权；）财务审批权；（9）雇员服务；）雇员服务；（10）监督；）监督；（11）复杂性和压力；）复杂性和压力；（12）重要财务责任；）重要财务

10、责任；（13）广泛的人事责任。）广泛的人事责任。3）综合性职务分析问卷）综合性职务分析问卷 企业在设计综合性问卷时应注意以下几点：企业在设计综合性问卷时应注意以下几点：（1）明确要获得何种信息，将信息化为可操）明确要获得何种信息，将信息化为可操作的项目或问题；作的项目或问题；（2）每个问题的目的要明确，语言应简洁易）每个问题的目的要明确，语言应简洁易懂，必要时可附加说明；懂，必要时可附加说明；（3）调查项目可根据职务分析的目的加以调）调查项目可根据职务分析的目的加以调整，内容可简可繁。整，内容可简可繁。4.4.功能性职务分析法（功能性职务分析法（FJAFJA）按照这一方法，职务分析应包括对该职

11、按照这一方法，职务分析应包括对该职务的工作特点和担任该职务的员工特点进行务的工作特点和担任该职务的员工特点进行分析。分析。1 1）工作特点包括工作职责，工作的种类）工作特点包括工作职责，工作的种类及材料、产品、知识范畴三大类。及材料、产品、知识范畴三大类。2 2）员工的特点包括正确地完成工作所必）员工的特点包括正确地完成工作所必备的培训、能力、个性、身体状况等方面的备的培训、能力、个性、身体状况等方面的特点。特点。5.资料分析法料分析法 为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现为了降低职务分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以

12、便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。基础。6.6.关键事件记录法关键事件记录法 关键事件是指使工作成功或失败的行为特关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。征或事件。关键事件记录包括以下几个方面：关键事件记录包括以下几个方面：1 1）导致事件发生的原因和背景；）导致事件发生的原因和背景；2 2）员工特别有效或多余的行为；）员工特别有效或多余的行为；3 3）关键行为的后果；）关键行为的后果；4 4）员工自己能否支配或控制上述后果。）员工自己能否支配或控

13、制上述后果。7.7.实验法实验法 实验法是指主试控制一些变量，引起实验法是指主试控制一些变量，引起其他变量的变化来收集工作信息的一种方其他变量的变化来收集工作信息的一种方法法 1）实验法的运用原则）实验法的运用原则（1）尽可能获得被试者的配合；尽可能获得被试者的配合；（2）严格控制各种变量；严格控制各种变量；（3）设计要严密；设计要严密；（4）变量变化要符合实际情况；变量变化要符合实际情况；（5）不能伤害被试者。不能伤害被试者。2 2）实验法的具体操作）实验法的具体操作 例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，个人合作，3030分钟可以装满一辆分钟可以

14、装满一辆1010吨的货车。吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。时间是因变量。8.8.工作秩序分析法工作秩序分析法 工作秩序分析的方法之一就是动作工作秩序分析的方法之一就是动作时间研究，时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，

15、将工作中所有任务的完成时间相加得到工作时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间。完成所需的标准工作时间。9.9.工作日记法工作日记法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容。指由任职人员自己记录下每天活动的内容。（三）职务分析的基本程序（三）职务分析的基本程序 1.1.准备阶段准备阶段 （1 1）组成由职务分析专家、岗位在职人员、组成由职务分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；上级主管参加的工作小组；（2）确定调查和分析对象的样本，同时考确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；虑样本的代表性；（3 3）利用现有文件与资料对工作的主要任利用现有文件与资料

16、对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；务、主要责任、工作流程进行分析总结；（4 4）把各项工作分解成若干工作元素和环把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；节，确定工作的基本难度；（5 5）提出原来的任职说明书主要条款存在提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。职说明书提出拟解决的主要问题。2.2.调查阶段调查阶段 （1 1）编制各种调查问卷和调查提纲；）编制各种调查问卷和调查提纲；（2 2）到工作场地进行现场观察，观察工）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键

17、事件，调查工作必需作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与的工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；社会环境；（3 3）对主管人员、在职人员广泛进行问）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、卷调查，并与主管人员、“典型典型”员工进员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；各种信息，征求改进意见；（4 4）若有必要，职务分析人员可直接参与）若有必要，职务分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。因素对工作的影响。3.3.分析阶段

18、分析阶段 （1）仔细审核、整理获得的各种信息；仔细审核、整理获得的各种信息；（2）创造性地分析发现有关工作和工作人员的关创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；键成分；（3）归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。归纳、总结出职务分析的必需材料和要素。4.4.完成阶段完成阶段（1 1）根据职务分析规范和经过分析处理的信）根据职务分析规范和经过分析处理的信息草拟息草拟“职务描述书职务描述书”；（2 2）将草拟的）将草拟的“职务描述书职务描述书”与实际工作对与实际工作对比；比；（3 3）根据对比结果决定是否需要进行再次调）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；查研究；（4 4）修正）修正“

19、职务描述书职务描述书”；（5 5）若需要，可重复（）若需要，可重复（2 2）（）（4 4）的工作；）的工作；（6 6）形成最终的）形成最终的“职务描述书职务描述书”；（7 7）将）将“职务描述书职务描述书”应用于实际工作中，应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善收集应用的反馈信息，不断完善“职务描述书职务描述书”；（8 8）对职务分析工作本身进行总结评估，注）对职务分析工作本身进行总结评估，注意将意将“职务描述书职务描述书”归档保存，为今后的职务归档保存，为今后的职务分析工作提供经验与信息基础。分析工作提供经验与信息基础。（四）职务描述书的编写（四）职务描述书的编写 1.1.职务描述书的内容职务描述书的内容 1 1）职务概要）职务概要 2 2）责任范围及工作要求）责任范围及工作要求 3 3）机器、设备及工具）机器、设备及工具 4 4）工作条件与环境）工作条件与环境 5 5）任职条件）任职条件2.2.对职务描述书编写的要求对职务描述书编写的要求 1）清晰）清晰 2）具体）具体 3）简短扼要）简短扼要