(本科）3职务分析与职务描述.ppt

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1、课程主讲人：3职务分析与职务描述三、职位分析与职位描述三、职位分析与职位描述职位分析的概述职位分析的概述职位分析的方法职位分析的方法职位分析的基本程序职位分析的基本程序职位描述的编写职位描述的编写（一）职位分析的概念（一）职位分析的概念 1.1.职位分析的含义职位分析的含义 职位分析职位分析(job analysis)又称工作分析又称工作分析,是全面是全面了解一项职位的管理活动了解一项职位的管理活动,也是对该项职位的也是对该项职位的工作内容和任职要求的描述和研究过程工作内容和任职要求的描述和研究过程,即制即制定职位描述的系统过程。定职位描述的系统过程。2.2.职位分析的意义职位分析的意义 只有

2、做好了职位分析与设计工作只有做好了职位分析与设计工作, ,才能据此完才能据此完成以下工作成以下工作: :：l l 使整个企业有明确的职责和工作范围使整个企业有明确的职责和工作范围 l l 招聘、选拔使用所需的人员招聘、选拔使用所需的人员 l l 制定职工培训、发展规划制定职工培训、发展规划l l 设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度设计出合理的工资、奖酬、福利政策的制度 l l 制定考核标准，正确开展绩效评估工作制定考核标准，正确开展绩效评估工作l l 设计、制定企业的组织结构设计、制定企业的组织结构l l 制定企业人力资源规划制定企业人力资源规划1）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位

3、。）工作要素：工作中不能再分解的最小动作单位。2）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。）工作任务：为了达到某种目的所从事的一系列活动。 3）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分）工作责任：个体在工作岗位上需要完成的主要任务或大部分任务。任务。4）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。）职位：根据组织目标为个人规定的一组任务及相应的责任。5）职务：一组重要责任相似或相同的职位。）职务：一组重要责任相似或相同的职位。6）职位分类：将所有工作岗位，按其业务性质分为若干职组、）职位分类：将所有工作岗位，按其业务性质分为若干职组、职系，然后按责任大小、工作难易、所

4、需教育程度及技术高职系，然后按责任大小、工作难易、所需教育程度及技术高低分为若干职级、职等，对每一职位给予准确的定义和描述，低分为若干职级、职等，对每一职位给予准确的定义和描述，制成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。制成职位说明书，以此作为对聘用人员管理的依据。3.职位分析的基本术语职位分析的基本术语 职系（职系（Series）是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以）是指一些工作性质相同，而责任轻重和困难程度不同，所以职级、职等也分不同的职位系列。工作性质相近的若干职系总和而成为职职级、职等也分不同的职位系列。工作性质相近的若干职系总和而成为职组，也叫职群。我国现有组，也

5、叫职群。我国现有27个职组个职组43个职系。个职系。 职级（职级（Class）指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的）指将工作内容、难易程度、责任大小、所需资格皆很相似的职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。职位划为同一职级，实行同样的管理、使用与报酬。7）其他相关术语）其他相关术语 职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。职权指依法赋予职位的某种权力，以保障履行职责，完成工作任务。 职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。职业是在不同组织、不同时间，从事相似工作活动的一系列工作的总称。 工作族是指两个或两个以上的工作任务相似或

6、要求的人员特征相似的一组工作族是指两个或两个以上的工作任务相似或要求的人员特征相似的一组工作。工作。职系、职组、职级、职等之间的关系与区别4 4 职位分析所需资料职位分析所需资料1 1）背景资料）背景资料 2 2）工作活动）工作活动3 3）工作行为）工作行为4 4）工作设备）工作设备5 5）与工作有关的有形和无形物质）与工作有关的有形和无形物质6 6）绩效标准）绩效标准7 7）工作条件）工作条件8 8）人员条件）人员条件5.5.职位分析的战略性决定职位分析的战略性决定 1）明确职）明确职位位分析的目的分析的目的2）界定职）界定职位位分析的范围分析的范围3）选择进行职）选择进行职位位分析的人分析

7、的人4）确定职）确定职位位分析的时间分析的时间( (二二) )职位分析的方法职位分析的方法 1.1.访谈法访谈法 1 1）访谈内容）访谈内容 工作目标；工作目标； 工作内容；工作内容； 工作的性质和范围；工作的性质和范围； 所负责任所需知识与技能；所负责任所需知识与技能； 其他内容其他内容 2 2）访谈时应注意以下几点：）访谈时应注意以下几点： （1）尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言尊重被访谈人，态度要真诚热情，语言恰当；恰当；（2 2）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到）营造良好的访谈氛围，使被访谈人感到轻松愉快；轻松愉快； （3 3）应注意对被访谈人的启发、引导，但应）应注意对被访谈人的

8、启发、引导，但应避免发表自己个人的观点和看法；避免发表自己个人的观点和看法；（4 4）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记）访谈前应预先准备好相关问题和访谈记录表。录表。 2.2.观察法观察法使用原则使用原则 1 1）被观察者的工作应相对稳定）被观察者的工作应相对稳定 2 2）适用于大量标准化的、周期较短的以体力）适用于大量标准化的、周期较短的以体力活动为主的工作活动为主的工作 3 3）要注意工作行为样本的代表性）要注意工作行为样本的代表性 4 4）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意）观察人员尽可能不要引起被观察者的注意 5 5）观察前要有详细的观察提纲和行为标准）观察前要有详细的观察提纲和行

9、为标准 3.问卷调查法问卷调查法 1）职位分析问卷（）职位分析问卷（PAQ） PAQ包括包括194个工作元素，共分为个工作元素，共分为6个类别：个类别：（1）资料投入（指员工在进行工作时获取资料的来源及方）；）资料投入（指员工在进行工作时获取资料的来源及方）；（2）用脑过程（如何去推理、决策、计划及处理资料）；）用脑过程（如何去推理、决策、计划及处理资料）；（3）工作产出（员工该完成哪些活动，及使用哪些工具）；）工作产出（员工该完成哪些活动，及使用哪些工具）；（4）与他人关系（与本身工作有关人员的关系如何）；）与他人关系（与本身工作有关人员的关系如何）；（5）工作范畴（包括实体性工作与社交性工

10、作）；）工作范畴（包括实体性工作与社交性工作）；（6）其他工作特征（其他有关的活动、条件与特征）。）其他工作特征（其他有关的活动、条件与特征）。职位分析问卷的五个尺度：职位分析问卷的五个尺度： 具有决策、沟通与社交能力具有决策、沟通与社交能力 执行技术性工作的能力执行技术性工作的能力 身体灵活度身体灵活度 操作设备与器具的技能操作设备与器具的技能 处理资料的能力处理资料的能力 根据以上基本尺度就可以得出每个工作的数量性分数根据以上基本尺度就可以得出每个工作的数量性分数（便于职位评价），工作与工作之间就可相互比较和（便于职位评价），工作与工作之间就可相互比较和划分工作族。划分工作族。2）管理职位

11、描述问卷（）管理职位描述问卷（MPDQ） MPDQ包括包括197个用来描述管理人员工作的个用来描述管理人员工作的问题，包括问题，包括13个维度：个维度：（1）产品、市场、财务计划与战略计划；）产品、市场、财务计划与战略计划；（2）与组织其他部门的协调；）与组织其他部门的协调；（3）内部业务的控制；）内部业务的控制；（4）产品和服务责任；）产品和服务责任；（5）公共关系与客户关系；）公共关系与客户关系；（6）高层次的咨询指导；）高层次的咨询指导；（7）行动的自主性；）行动的自主性；（8）财务审批权；）财务审批权；（9）雇员服务；）雇员服务；（10）监督；）监督；（11）复杂性和压力；）复杂性和压

12、力；（12）重要财务责任；）重要财务责任；（13）广泛的人事责任。）广泛的人事责任。3）综合性职位分析问卷）综合性职位分析问卷（1 1） 企业实践中企业实践中, ,常常需要企业自行设计问卷常常需要企业自行设计问卷（2 2） 企业设计的问卷通常是综合性的企业设计的问卷通常是综合性的, ,既包含了人员既包含了人员导向的问题导向的问题, ,又包含了工作导向的问题。又包含了工作导向的问题。4.4.功能性职位分析法（功能性职位分析法（FJAFJA） 按照这一方法，职位分析应包括对该职按照这一方法，职位分析应包括对该职务的工作特点和担任该职位的员工特点进行务的工作特点和担任该职位的员工特点进行分析。分析。

13、 1 1）工作特点包括工作职责，工作的种类）工作特点包括工作职责，工作的种类及材料、产品、知识范畴三大类。及材料、产品、知识范畴三大类。 2 2）员工的特点包括正确地完成工作所必）员工的特点包括正确地完成工作所必备的培训、能力、个性、身体状况等方面的备的培训、能力、个性、身体状况等方面的特点。特点。 5.资料分析法资料分析法 为了降低职位分析的成本，应当尽量利用现为了降低职位分析的成本，应当尽量利用现有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便有资料，例如，现有的岗位责任制文本等，以便对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任对每个工作的任务、责任、权力、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为

14、进一步调查奠定职资格等有一个大致的了解，为进一步调查奠定基础。基础。 6.6.关键事件记录法关键事件记录法 关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或关键事件是指使工作成功或失败的行为特征或事件。事件。关键事件记录包括以下几个方面：关键事件记录包括以下几个方面：1 1）导致事件发生的原因和背景；）导致事件发生的原因和背景； 2 2）员工特别有效或多余的行为；）员工特别有效或多余的行为； 3 3）关键行为的后果；）关键行为的后果； 4 4）员工自己能否支配或控制上述后果。）员工自己能否支配或控制上述后果。7.7.实验法实验法 实验法是指主试控制一些变量，引起实验法是指主试控制一些变量，引起其他变量

15、的变化来收集工作信息的一种方其他变量的变化来收集工作信息的一种方法法 1）实验法的运用原则）实验法的运用原则（1）尽可能获得被试者的配合；尽可能获得被试者的配合；（2）严格控制各种变量；严格控制各种变量；（3）设计要严密；设计要严密；（4）变量变化要符合实际情况；变量变化要符合实际情况；（5）不能伤害被试者。不能伤害被试者。2 2）实验法的具体操作）实验法的具体操作 例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四例如，装卸工装卸车上的货物，一般是四个人合作，个人合作，3030分钟可以装满一辆分钟可以装满一辆1010吨的货车。吨的货车。在实验中，先由两个人合作，再由三个人合作，在实验中，先由两个人合作，再

16、由三个人合作，最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的最后由五个人合作，任务都是装满一辆十吨的货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效货车，看结果各用了多少分钟，哪一个组合效率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的率最高。其中，合作的人数是自变量，装货的时间是因变量。时间是因变量。 8.8.工作秩序分析法工作秩序分析法 工作秩序分析的方法之一就是动作工作秩序分析的方法之一就是动作时间研究，时间研究，其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成其目的在于对工作中每项任务确定一个标准的完成时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作时间，将工作中所有任务的完成时间相加得到工作完成所需的标准工作时间

17、。完成所需的标准工作时间。 9.9.工作日记法工作日记法 指由任职人员自己记录下每天活动的内容。指由任职人员自己记录下每天活动的内容。 （三）职位分析的基本程序（三）职位分析的基本程序 1.1.准备阶段准备阶段 （1 1） 组成由职位分析专家、岗位在职人员、组成由职位分析专家、岗位在职人员、上级主管参加的工作小组；上级主管参加的工作小组； （2） 确定调查和分析对象的样本，同时考确定调查和分析对象的样本，同时考虑样本的代表性；虑样本的代表性；（3 3） 利用现有文件与资料对工作的主要任利用现有文件与资料对工作的主要任务、主要责任、工作流程进行分析总结；务、主要责任、工作流程进行分析总结；（4

18、4） 把各项工作分解成若干工作元素和环把各项工作分解成若干工作元素和环节，确定工作的基本难度；节，确定工作的基本难度；（5 5） 提出原来的任职说明书主要条款存在提出原来的任职说明书主要条款存在的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任的不清楚、模棱两可的问题，或对新岗位任职说明书提出拟解决的主要问题。职说明书提出拟解决的主要问题。2.2.调查阶段调查阶段 （1 1）编制各种调查问卷和调查提纲；）编制各种调查问卷和调查提纲；（2 2）到工作场地进行现场观察，观察工）到工作场地进行现场观察，观察工作流程，记录关键事件，调查工作必需作流程，记录关键事件，调查工作必需的工具与设备，考察工作的物理环境与的

19、工具与设备，考察工作的物理环境与社会环境；社会环境；（3 3）对主管人员、在职人员广泛进行问）对主管人员、在职人员广泛进行问卷调查，并与主管人员、卷调查，并与主管人员、“典型典型”员工进员工进行面谈，收集有关工作的特征以及需要的行面谈，收集有关工作的特征以及需要的各种信息，征求改进意见；各种信息，征求改进意见；（4 4）若有必要，职位分析人员可直接参与）若有必要，职位分析人员可直接参与要调查的工作，或通过实验的方法分析各要调查的工作，或通过实验的方法分析各因素对工作的影响。因素对工作的影响。3.3.分析阶段分析阶段 （1） 仔细审核、整理获得的各种信息；仔细审核、整理获得的各种信息；（2） 创

20、造性地分析发现有关工作和工作人员的关创造性地分析发现有关工作和工作人员的关键成分；键成分；（3） 归纳、总结出职位分析的必需材料和要素。归纳、总结出职位分析的必需材料和要素。 4.4.完成阶段完成阶段（1 1）根据职位分析规范和经过分析处理的信）根据职位分析规范和经过分析处理的信息草拟息草拟“职位描述职位描述”；（2 2）将草拟的）将草拟的“职务描述职务描述”与实际工作对比；与实际工作对比； （3 3）根据对比结果决定是否需要进行再次调）根据对比结果决定是否需要进行再次调查研究；查研究； （4 4）修正）修正“职位描述职位描述”； （5 5）若需要，可重复（）若需要，可重复（2 2）（）（4

21、4）的工作；）的工作； （6 6）形成最终的）形成最终的“职位描述职位描述”；（7 7）将）将“职位描述职位描述”应用于实际工作中，收应用于实际工作中，收集应用的反馈信息，不断完善集应用的反馈信息，不断完善“职位描述职位描述”；（8 8）对职位分析工作本身进行总结评估，注）对职位分析工作本身进行总结评估，注意将意将“职位描述职位描述”归档保存，为今后的职位分归档保存，为今后的职位分析工作提供经验与信息基础。析工作提供经验与信息基础。 （四）（四）职位描述职位描述的编写的编写2.2.对对职位描述职位描述编写的要求编写的要求 1）清晰）清晰 2）具体）具体 3）协同完成）协同完成思考题思考题1职位分析职位分析在企业管理中有哪些主要用途在企业管理中有哪些主要用途?2职位分析职位分析的主要方法有哪些的主要方法有哪些? 各有什么利各有什么利弊弊?3职务描述的主要内容是什么职务描述的主要内容是什么? 职务描述在职务描述在实际运用中可能存在什么问题实际运用中可能存在什么问题?