秘书实务作业.ppt

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1、你是宏远公司行政秘书钟苗，下面是行政经理苏明需要你完成的任务便条钟苗：以下是我下星期一（3月23日）要参加的一系列活动上午召开董事会议，所有的经理都参加下午给参加员工培训课的新员工讲话中午与光华公司董事长马明及其夫人共进午餐下午前往阳光公司拜会市场部的经理高原下午会见丽康公司销售部经理张建请你抓紧时间为我做一合理安排并将其填入工作日志中。谢谢！行政经理苏明2011年3月16日经理工作日志2011年3月23日星期一时间内容地点9:00-10:00处理日常事务：如阅读文件处理信件等办公室10:15-11:15经理主管会议董事会会议室12:30与光华公司的董事长马明及夫人共进午餐天地宾馆14:00-

2、14:30给参加员工培训课的员工讲话员工培训中心14:40-15:40下行会见丽康公司的销售部经理张建会客室15:45下午前往阳光公司拜会市场开发部的经理高原阳光公司1、打印机、打印机 操作步骤（以爱普生操作步骤（以爱普生CX3100为例）为例）第第1步：在关闭电源的情况下将打印连接线把打印机步：在关闭电源的情况下将打印连接线把打印机与计算机主机打印口连接好并固定；与计算机主机打印口连接好并固定；第第2步：先打开打印机电源开关，再启动计算机；步：先打开打印机电源开关，再启动计算机；第第3步：观察一下打印机操作面板上的指示灯显示情步：观察一下打印机操作面板上的指示灯显示情况；况；第第4步：检查一

3、切正常后，根据打印要求把打印纸装步：检查一切正常后，根据打印要求把打印纸装入打印机的送纸架上，确保打印机处于联机状态；入打印机的送纸架上，确保打印机处于联机状态；第第5步：通过计算机上发出打印指令后，开始打印；步：通过计算机上发出打印指令后，开始打印；第第6步：及时观察打印效果，如果打印效果不理想，步：及时观察打印效果，如果打印效果不理想，应取消打印，退出纸张，分析原因；应取消打印，退出纸张，分析原因；第第7步：打印正常，结束后取出打印稿；步：打印正常，结束后取出打印稿；第第8步：先关闭计算机主机，再关打印机电源。步：先关闭计算机主机，再关打印机电源。2、复印机操作步骤（以美能达、复印机操作步

4、骤（以美能达Di152机器为例）机器为例）第第1步：检查复印机电源插头与专用插座连接是否良好；步：检查复印机电源插头与专用插座连接是否良好；第第2步：打开电源，机器开始预热，观察复印机操作面板上的步：打开电源，机器开始预热，观察复印机操作面板上的指示灯，大约需要指示灯，大约需要30秒钟；秒钟；第第3步：检查原稿，看看纸张尺寸、质地、颜色等，做到心中步：检查原稿，看看纸张尺寸、质地、颜色等，做到心中有数（对原稿上不清晰的字迹、线条应在复印前描写清楚，以有数（对原稿上不清晰的字迹、线条应在复印前描写清楚，以免复印后返工）；免复印后返工）；第第4步：机器预热完毕后，检查一下复印机操作面板上的各项步：

5、机器预热完毕后，检查一下复印机操作面板上的各项显示是否正常；显示是否正常；第第5步：根据稿台玻璃刻度板的指示及当前使用纸盒的尺寸和步：根据稿台玻璃刻度板的指示及当前使用纸盒的尺寸和横竖方向放好原稿；横竖方向放好原稿；第第6步：在操作面板按下数字键设定复印份数；若设定有误可步：在操作面板按下数字键设定复印份数；若设定有误可按按“C”（或清除）键，然后重新设定；（或清除）键，然后重新设定；第第7步：设定复印倍率（一般复印机放大、缩小多以百分比表步：设定复印倍率（一般复印机放大、缩小多以百分比表示）；示）；第第8步：选择复印纸尺寸，根据原稿尺寸，放大或缩小的倍率步：选择复印纸尺寸，根据原稿尺寸，放大

6、或缩小的倍率按下纸盒选取键；按下纸盒选取键；第第9步：根据原稿纸张、字迹的色调深浅，适当调节复印浓度；步：根据原稿纸张、字迹的色调深浅，适当调节复印浓度；第第10步：按下复印键，开始复印。步：按下复印键，开始复印。3、传真机、传真机 发送前有需要通话和不需要通话两种方式，下面以通话方式发送前有需要通话和不需要通话两种方式，下面以通话方式为例。为例。发送操作：发送操作：第第1步：检查机器是否处于步：检查机器是否处于“准备好准备好”（READY）状态；）状态；第第2步：将原稿正面朝下装入传真机引导板；步：将原稿正面朝下装入传真机引导板；第第3步：选择扫描线密度和对比度；步：选择扫描线密度和对比度；

7、第第4步：摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；步：摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；第第5步：双方通话；步：双方通话；第第6步：通话结束后，由收方先按启动键；步：通话结束后，由收方先按启动键；第第7步：当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送步：当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；文件；第第8步：挂上话机，等待发送结束。步：挂上话机，等待发送结束。办公用品与设备管理实训销售部的小李来秘书初萌的办公室，要求领几本复印纸。初萌给了他一张物品领用申请表，要求他填好后再来领。“不就点儿纸吗！”小李没能领到复印纸，嘟囔着离开了。下午，小李又过来，将物品领用申请表交给了

8、初萌，初萌仔细审核了销售部主管的签字，让小李在“领用人”处签了字，自己在“发放人”处签了字，才把复印纸交给小李。然后将物品领用申请表归档了。初萌这样做是否正确？A、正确B、错误请在下面的物品领用申请表中划线部分填入缺少的内容：物品领用申请表编号：备注发放人：日期：日期：日期：物品领用申请表编号：申请部门：领用物品名称数量备注申请人：主管审核：发放人：日期：日期：日期：秘书发放办公用品的工作程序主要包括三部分，其顺序是？程序序号（）发放物品；1（）更新库存记录，备案清单；2（）审核物品领用申请表。3答案：231。女秘书在阳面办公室内，电脑屏幕对着门口，打印机上堆满了废纸，复印机紧靠窗户。当传真机

9、的铃声想过几声之后，秘书才慢悠悠地去接电话。领导需要文件，秘书把新拿出来的打印纸直接放进打印机的进纸盘，上面的废纸照样堆在上面”。我让学生找出这个案例中各种办公设备使用的错误之处，应如何改正，展开讨论。假如你所使用的是喷墨打印机，在打印时发现墨迹稀少，输出不太清晰，且“墨尽”指示灯亮起，解说一下处理过程。假如在复印过程中出现卡纸故障，请你讲解一下故障排除操作过程。一、背景这天上午公司秘书于雪分完邮件，在给胡总送邮件时，只听到胡总正在与恒昌公司老总通电话：“你说是天地公司赵总的电话吗？我好像记得有他的名片，回头我查一下告诉你你们公司今年的生意如何”正巧秘书早上整理名片夹时无意中看到了赵总的名片，知道赵总的电话号码是87654321。面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：a、马上把电话号码写在便条上，放到胡总的面前。b、当作什么也没有听见。c、如果胡总问自己的话，就告诉他是87654321。d、如果胡总问自己的话，就写在便条上递给胡总。e、把电话号码写在便条上，站在旁边，等待时机。二、问题对于于雪以上几种选择，你认为哪种选择比较合适，请说明理由，并对其他几种选择进行评析。