《秘书实务概述》PPT课件.ppt

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1、新编秘书实务新编秘书实务第一章第一章 秘书实务概述秘书实务概述 秘书资格证的介绍秘书资格证的介绍全国秘书资格考证五级：初级秘书五级：初级秘书前台接待前台接待（侧重考察礼仪、沟通、简单的办公设备操作）（侧重考察礼仪、沟通、简单的办公设备操作）四级：中级秘书四级：中级秘书助理助理（考察办事、办会的会前及会中部分，少量的协调）（考察办事、办会的会前及会中部分，少量的协调）三级：高级秘书三级：高级秘书部门经理部门经理（有一定的管理协调能力，危机公关，会后落实）（有一定的管理协调能力，危机公关，会后落实）二级：师级秘书二级：师级秘书例：董事会秘书例：董事会秘书（有较高的组织、策划、协调能力，很好的管理者

2、）（有较高的组织、策划、协调能力，很好的管理者）秘书资格证的介绍秘书资格证的介绍全国中级秘书资格证书（涉外）基本技能（中文）基本技能（中文）英语能力英语能力职职业业道道德德基基础础知知识识实实务务技技能能英英语语听听力力英英语语写写作作语语法法词词汇汇100分分100分分100分分秘书资格证的介绍秘书资格证的介绍考证包含的主要课程秘秘书书概概论论秘秘书书实实务务办办公公设设备备使使用用文文秘秘写写作作秘秘书书沟沟通通文文书书档档案案管管理理企企业业管管理理电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述引入案例主要内容本章小结案例分析实践训练学习目标第一章秘书实务概述第一章秘书实务概

3、述电子教案模版配色（1）通过本章学习，你应能够：通过本章学习，你应能够：1.1.了解秘书实务的内容了解秘书实务的内容2.2.了解秘书实务工作的性质与特点了解秘书实务工作的性质与特点3.3.熟悉秘书应具备的能力及职业道德熟悉秘书应具备的能力及职业道德4.4.掌握秘书实务工作的规律与方法掌握秘书实务工作的规律与方法学习目标第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）“固执”的孙总秘书内容（略，请见教材第内容（略，请见教材第1 1页）页）问题：问题：1.1.你认为王丽的做法对不对？你认为王丽的做法对不对？2.2.如果是你，你会如何做？如果是你，你会如何做？引入案例第一章秘书实务概述第一

4、章秘书实务概述电子教案模版配色（1）作为一名秘书，在工作中遇到如下场景：作为一名秘书，在工作中遇到如下场景：1.如果你工作任务很重，但老总还是不停地布置工如果你工作任务很重，但老总还是不停地布置工作给你，你很难按时完成，这时你怎么办？作给你，你很难按时完成，这时你怎么办？2.如果老板忘记布置任务给你，反而批评你没有按如果老板忘记布置任务给你，反而批评你没有按时完成，你应该怎么做？时完成，你应该怎么做？3.如果总经理和副总经理对待某一件事情，意见不如果总经理和副总经理对待某一件事情，意见不合，你如何处理？合，你如何处理？4.当你传达领导命令时，部门人员带有强烈的抵抗当你传达领导命令时，部门人员带

5、有强烈的抵抗情绪，你应该怎样做？情绪，你应该怎样做？第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务工作的内容 第二节秘书实务工作的性质与特点 第三节秘书实务工作方法 第四节 秘书实务工作的规律与方法主要内容电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容 一、秘书实务的含义从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个从秘书学科体系的角度来看，秘书实务是秘书学科的一个分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用分支，它是研究秘书工作和秘书业务活动及其规律的应用学科。从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务是指秘书学科。从秘书工作的职能的角度来看，秘书实务

6、是指秘书工作中具体办理事务的职能。工作中具体办理事务的职能。秘书实务的对象是研究辅助管理中具体的秘书业务工作程秘书实务的对象是研究辅助管理中具体的秘书业务工作程序、方法和技能，从秘书工作的实践出发，分析其中的主序、方法和技能，从秘书工作的实践出发，分析其中的主要特点，揭示其中的一般规律和特殊规律，为培养学生掌要特点，揭示其中的一般规律和特殊规律，为培养学生掌握秘书业务知识和实际操作能力而提供理论指导。握秘书业务知识和实际操作能力而提供理论指导。“秘书秘书”专业应隶属于专业应隶属于“中文中文系系”还是还是“管理系管理系”？第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述电子教案模版配色（1）思考：思考：Q1

7、.你想做秘书吗？你想做秘书吗？Q2.你现在理解的你现在理解的“秘书秘书”职业是什么样的职业是什么样的？Q3.如果让你用几个词来形容秘书的工作，如果让你用几个词来形容秘书的工作，你会选择哪几个词？你会选择哪几个词？电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容 二、秘书实务的内容文书处理与档案管理秘书的日常事务工作商务活动与商务旅行会议组织与管理工作秘书的沟通与协调工作接待工作公文写作参谋与信息调研工作秘书实务 的内容电子教案模版配色（1）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第一节秘书实务的内容 二、秘书实务的内容 办文：办文：主要围绕文书、文件、文字材料开展的工

8、作。主要围绕文书、文件、文字材料开展的工作。办会：办会：包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会包括会前的筹划和准备、会中的组织和服务、会 后的善后和落实。后的善后和落实。办事：办事：主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。主要分信息工作、技术工作和日常行政事务工作。电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第二节 秘书实务工作的性质与特点一、秘书实务工作的性质1辅助性辅助性秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于秘书工作在社会工作中处于辅助性地位。秘书工作从属于领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权领导或部门的工作；秘书只是辅助领导工作，没有决策权

9、（但有建议权）。（但有建议权）。2服从性服从性秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意秘书工作要求秘书人员坚决服从领导的指挥，按领导的意图办事。图办事。3服务性服务性为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书为领导与部门服务是秘书工作的出发点与落脚点，是秘书实务的首要任务，实务的首要任务，有服务意识有服务意识。电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第二节 秘书实务工作的性质与特点一、秘书实务工作的性质一、秘书实务工作的性质Question:作为一个秘书，作为一个秘书，“支持、理支持、理解、服从解、服从”三个词，你会选择哪一个词来三个词，你会选择哪一个词来形

10、容你对领导的态度？为什么？形容你对领导的态度？为什么？电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第二节 秘书实务工作的性质与特点二、秘书实务工作的特点秘书实务工作的特点秘书实务工作的特点综综合合性性与与专专业业性性相相统统一一被被动动性性与与主主动动性性相相统统一一机机要要性性与与政政策策性性相相统统一一经经常常性性与与冲冲突突性性相相统统一一电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第三节第三节 秘书应具备的能力及职业道德秘书应具备的能力及职业道德秘秘书书应应具具备备的能力的能力基本智能基本智能思维能力思维能力组织能力组织能力敏锐的观察能力良好的表达能力出众的

11、记忆能力自如的社交能力良好的沟通能力深刻的思考能力全局的综合能力快速的分析能力游刃有余的协调能力灵活的应变能力点面兼顾的计划能力运筹帷幄的调度能力高效可靠的管理能力一、秘书应具备的能力 电子教案模版配色（2）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第三节第三节 秘书应具备的能力及职业道德秘书应具备的能力及职业道德二、秘书的职业道德恪守信用、严守机密恪守信用、严守机密 实事求是、勇于创新实事求是、勇于创新 文明礼貌、谦虚谨慎文明礼貌、谦虚谨慎 善于合作、严于律己善于合作、严于律己 任劳任怨、乐于奉献任劳任怨、乐于奉献 遵纪守法、廉洁奉公遵纪守法、廉洁奉公 服从领导、当好参谋服从领导、当好参谋 爱业敬

12、业、忠于职守爱业敬业、忠于职守 秘书的职业道德秘书的职业道德 一、现代秘书实务的规律1.秘书实务规律的定义秘书实务的规律，是指秘书工作运作实践中，不同业务范畴中特有的规律，它是不同业务工作中固有的、本质的、稳定的关系和联系，是秘书工作一般规律在秘书活动特定领域的体现。电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法第四节秘书实务工作的规律与方法一、现代秘书实务的规律2.秘书实务的规律的内容（1）不同行业的秘书工作有各自的特殊规律（2）不同工作范畴有各自的特殊规律（3）经常性工作规范化、程序化的规律（4）领导授意与秘书忠实、完整、准确表达相一致的规律电子教

13、案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法第四节秘书实务工作的规律与方法 二、秘书实务的工作方法（一）抓主要矛盾的方法（二）妥善处理各种工作的方法（三）从群众中来到群众中去的方法第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法第四节秘书实务工作的规律与方法二、秘书实务的工作方法（一）抓主要矛盾的方法1ABC分类处理方法秘书应根据事情的轻重缓急，将工作分成ABC三类，并依次按照由A至B再到C的顺序处理。A类要事、急事 （优先办理）B类重要但不急迫 （次优办理）C类一般性事务 （最后办理）2秘书必须有计划地使用时间 3合理使用零碎时间方法

14、电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法第四节秘书实务工作的规律与方法三、秘书的时间管理方法电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第四节秘书实务工作的规律与方法第四节秘书实务工作的规律与方法将各种活动根据重要性与紧急性分类：将各种活动根据重要性与紧急性分类：重要性重要性衡量标准衡量标准紧急性紧急性衡量标准衡量标准非常重要非常重要必须做必须做非常紧急非常紧急必须马上做必须马上做重要重要应当做应当做紧急紧急应当赶紧做应当赶紧做不太重要不太重要可能有用，但不可能有用，但不是非做不可是非做不可不太紧急不太紧急推迟一段时间推迟一段时间再

15、做也行再做也行不重要不重要没有任何效果没有任何效果不紧急不紧急时间不作为考时间不作为考虑的因素虑的因素三、秘书的时间管理方法电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述做好时间规划：如何使你的时间增值？做好时间规划：如何使你的时间增值？紧急紧急不紧急不紧急重重要要A（碎石型的事务）（碎石型的事务）危机危机急迫的问题急迫的问题有期限压力的计划有期限压力的计划B（石块型的事务）（石块型的事务）发掘新机会发掘新机会规划规划改进产能改进产能不不重重要要C（细沙型的事务）（细沙型的事务）不速之客的接待不速之客的接待信件、文件、电话的处理信件、文件、电话的处理必要但不重要的会议必要但不重要的

16、会议D（水型的事务）（水型的事务）一些可做可不做的杂事一些可做可不做的杂事一些必要的应酬一些必要的应酬有趣的活动有趣的活动三、组织结构的基本类型电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述直线制结构直线制结构厂长厂长车间车间车间车间车间车间班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组班组特点：命令系统单一直线传递，管理权力高度集中，实行一元特点：命令系统单一直线传递，管理权力高度集中，实行一元化管理，决策迅速，指挥灵活。适用于规模较小、任务较单一、化管理，决策迅速，指挥灵活。适用于规模较小、任务较单一、人员较少的组织。人员较少的组织。三、组织结构的基本类型

17、电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述职能制结构职能制结构厂长厂长车间车间车间车间车间车间班组班组班组班组班组班组职能科室职能科室职能科室职能科室职能科室职能科室职能科室职能科室三、组织结构的基本类型电子教案模版配色（3）第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述事业部制结构事业部制结构公司公司事业部事业部事业部事业部事业部事业部工厂工厂工厂工厂工厂工厂职能机构职能机构职能机构职能机构职能机构职能机构职能机构职能机构三、组织结构的基本类型第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述矩阵型结构矩阵型结构总经理总经理职能部门职能部门1职能部门职能部门2职能部门职能部门3职能部门职能部门4A项

18、目小组项目小组B项目小组项目小组C项目小组项目小组三、组织结构的基本类型第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述案例思考案例思考1.请举例说明你较熟悉的公司组织结构图。2.假设有有计算机软件公司，请你设计出理想的组织结构。计算机软件公司，请你设计出理想的组织结构。提示：有如下部门：客户部（市场部）、研发中心、售后服提示：有如下部门：客户部（市场部）、研发中心、售后服务部门、财务部、人事部、销售部等部门，请你详细设计务部门、财务部、人事部、销售部等部门，请你详细设计出组织的结构。出组织的结构。第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述总经理总经理综合事业部综合事业部计财部计财部质管部质管部经理助理经理助理

19、GPSITS董事长董事长经理助理经理助理经理助理经理助理经理助理经理助理研发中心研发中心IT综综合合组组市市场场组组监监控控组组安安装装组组维维护护组组第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述本章小结秘书实务概述秘书实务的秘书实务的内容内容秘书实务的性质秘书实务的性质与特点与特点秘书的能力及职秘书的能力及职业道德业道德秘书实务的秘书实务的规律与方法规律与方法秘书实务的含义秘书实务的内容秘书实务工作的性质秘书实务工作特点秘书应具备的能力秘书职业道德现代秘书实务的规律秘书实务的工作方法第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述案例分析史上最强女秘书PK老板4月月7日晚，日晚，EMC大中华区总裁陆纯初回大中华

20、区总裁陆纯初回办公室取东西，到门口才发现自己没带办公室取东西，到门口才发现自己没带钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下钥匙。此时他的私人秘书瑞贝卡已经下班。陆试图联系后者未果。数小时后，班。陆试图联系后者未果。数小时后，陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨陆纯初还是难抑怒火，于是在凌晨1时时13分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发分通过内部电子邮件系统给瑞贝卡发了一封措辞严厉且语气生硬的了一封措辞严厉且语气生硬的“谴责信谴责信”。第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述Rebecca,I just told you not to assume or take things for granted on Tue

21、sday and you locked me out of my office this evening when all my things are all still in the office because you assume I have my office key on my person.With immediate effect,you do not leave the office until you have checked with all the managers you support this is for the lunch hour as well as at

22、 end of day,OK?第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑首先，我做这件事是完全正确的，我锁门是从安全角度上考虑的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。的，如果一旦丢了东西，我无法承担这个责任。其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件其次，你有钥匙，你自己忘了带，还要说别人不对。造成这件事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身事的主要原因都是你自己，不要把自己的错误转移到别人的身上。上。第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就第三，你无权干涉和控制我的私人时间，我一天就8小时工作小时工作时间，请你记

23、住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间。第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述第四，从到第四，从到EMC的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加的第一天到现在为止，我工作尽职尽责，也加过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班过很多次的班，我也没有任何怨言，但是如果你们要求我加班是为了工作以外的事情，我无法做到。是为了工作以外的事情，我无法做到。第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语第五，虽然咱们是上下级的关系，也请你注重一下你说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题。气，这是做人最基本的礼貌问题。第六，我要在这强调一下

24、，我并没有猜想或者假定什么，因为第六，我要在这强调一下，我并没有猜想或者假定什么，因为我没有这个时间也没有这个必要。我没有这个时间也没有这个必要。第一章秘书实务概述第一章秘书实务概述实践训练分组讨论：分组讨论：1.你们更支持谁？为什么？你们更支持谁？为什么？2.如果你是这个秘书，你觉得最好的处理方法是什么？陈述理由。如果你是这个秘书，你觉得最好的处理方法是什么？陈述理由。实践要求：实践要求：1.分成分成5个小组，每组个小组，每组10个人，请选出每组一个主持人，一个记录员。个人，请选出每组一个主持人，一个记录员。2.自由讨论时间为自由讨论时间为15分钟。分钟。3.小组达成一致意见后，由主持人上台陈述小组主要观点，陈述时间为小组达成一致意见后，由主持人上台陈述小组主要观点，陈述时间为5分钟。分钟。4.教师根据各小组表现情况给予评价。教师根据各小组表现情况给予评价。