标准编写软件TCS的应用.ppt

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1、标准编写软件标准编写软件 TCS的应用的应用TCS的由来的由来TCS2009的新特点的新特点TCS2009安装与运行环境安装与运行环境系统功能简介系统功能简介TCS2010运行环境与安装使用运行环境与安装使用标准编写实践标准编写实践TCS的由来的由来 为便于标准编写人员编写符合为便于标准编写人员编写符合GB/T1.1要求的标要求的标准，用软件技术把准，用软件技术把GB/T1.1要求融入其中，使标准编要求融入其中，使标准编写人员在编写标准过程中，不用经常查阅写人员在编写标准过程中，不用经常查阅GB/T1.1。GB/T1.12000出版后，国标委开发了出版后，国标委开发了TDS1.0和和TDS2.

2、0软件，受到广泛好评，也被广大标准化工软件，受到广泛好评，也被广大标准化工作者熟知并使用。作者熟知并使用。GB/T1.1修订过程中，基于以往成功经验，国标修订过程中，基于以往成功经验，国标委同时开发了委同时开发了TCS2009，在标准发布的同时向参加，在标准发布的同时向参加培训学习的标准化工作人员发放了培训学习的标准化工作人员发放了TCS2009。随后在使用中，国标委针对发现的问题又发布了随后在使用中，国标委针对发现的问题又发布了TCS2010。TCS2009的新特点的新特点1、适应多个版本的办公软件、适应多个版本的办公软件 能够自动选择能够自动选择Word版本，选择顺序为：版本，选择顺序为：

3、Word2007、Word2003、WordXP、Word2000 如果没有安装如果没有安装MS Word任何版本，系统任何版本，系统会提示会提示“请安装请安装MS Office2007”。注意：千万不要用注意：千万不要用MS Word以外的文书编辑以外的文书编辑软件，如软件，如WPS。而且，编辑好的标准（。而且，编辑好的标准（TCS）也）也不要用不要用WPS打开。打开。2、符合、符合GB/T1.1对标准编写的新规定对标准编写的新规定 对编排格式进行了调整，如：对编排格式进行了调整，如：调整了调整了“章标题章标题”、“条标题条标题”、“图的图的编号和图题编号和图题”、“表的编号和表题表的编号和

4、表题”的前后空行的的前后空行的规定。规定。对目次中显示的标准中不同层次要素是否对目次中显示的标准中不同层次要素是否退格作出要求。退格作出要求。按照按照TCS2009编制的标准完全符合编制的标准完全符合GB/T1.1的的规定。规定。3、良好的用户操作界面、良好的用户操作界面 界面设计友好，如添加界面设计友好，如添加“封面封面”的操作、菜的操作、菜单的使用等都较方便。单的使用等都较方便。开发了常用的标准编写工具，设计了直观的开发了常用的标准编写工具，设计了直观的图标，用户可以轻松自如地完成标准编写工作。图标，用户可以轻松自如地完成标准编写工作。4、新增功能、新增功能 （1）排版打印）排版打印提供了

5、提供了“双面打印双面打印”功能，功能，可自主选择可自主选择“单面打印单面打印”或或“双面打印双面打印”，并加入，并加入了了“预览预览”功能，使用户在打印前看到文件编辑情功能，使用户在打印前看到文件编辑情况。况。（2）表格）表格加入加入“插入表格插入表格”的功能，用户的功能，用户可点击相应菜单条即可插入规定的表格，免去用户可点击相应菜单条即可插入规定的表格，免去用户需按照需按照GB/T1.1去设置不同表格框线。去设置不同表格框线。（3）公式）公式新增内容，共设有新增内容，共设有“插入公式插入公式”、“公式编号公式编号”、“更新公式编号更新公式编号”三项功能。三项功能。（4）索引）索引新增内容，根

6、据需要可方便地标新增内容，根据需要可方便地标记索引项，实现了在索引页面上自动生成符合规定记索引项，实现了在索引页面上自动生成符合规定的索引。的索引。5、改进了某些功能、改进了某些功能 （1）封面）封面页面友好，感受简洁，需填写页面友好，感受简洁，需填写的地方大都有提示，操作简单。（灰色区域）的地方大都有提示，操作简单。（灰色区域）（2）目次）目次自动生成，改进了自动生成，改进了2点，一是点，一是自动向上勾选，二是自动向上勾选，二是“自动过滤自动过滤”无标题条。无标题条。（3）附录）附录更简化的目录生成，选择附录更简化的目录生成，选择附录输入标题后，自动到目录位置。输入标题后，自动到目录位置。（

7、4）“样式样式”能够自动识别正文和附录，免能够自动识别正文和附录，免去了对正文、附录分别设置不同样式的繁琐。去了对正文、附录分别设置不同样式的繁琐。TCS2009运行环境与安装运行环境与安装1、硬件、硬件 PC机，机，Pentium（奔腾）（奔腾）100以上以上 分辨率分辨率1024*768以上，以上，16色以上色以上 内存内存16M以上以上，建议，建议32M，最好，最好64M 硬盘剩余空间硬盘剩余空间100M以上以上2、软件、软件 中文版中文版WIN98以上以上 MS Office的的Word 2007 2003 xp 2000,虽然都支持，但就成熟性、稳定性和资源情况综合虽然都支持，但就成

8、熟性、稳定性和资源情况综合考虑，建议使用考虑，建议使用Word 2003。3、安装、安装 连接有连接有TCS2009软件的媒体，点击软件的媒体，点击Setup，按，按照提示安装完成即可使用。安装程序在桌面及开始照提示安装完成即可使用。安装程序在桌面及开始菜单中创建菜单中创建TCS启动的快捷方式。并且在启动的快捷方式。并且在Word 中中嵌入了嵌入了TCS功能键。功能键。注意：注意：1）安装中要注意系统提示，如提示了重新启）安装中要注意系统提示，如提示了重新启动计算机要照做。动计算机要照做。2）卸载时不能用直接删除的方式，务必使用）卸载时不能用直接删除的方式，务必使用“控制面板控制面板”中的中的

9、“添加或删除程序添加或删除程序”删除。删除。系统功能简介系统功能简介 三大功能模块三大功能模块1、要素及排版、要素及排版 主要用于标准文本中相对独立的主要用于标准文本中相对独立的要素要素 封面、目次、前言、引言、附录、参考文献、封面、目次、前言、引言、附录、参考文献、索引（包括标记索引项、删除索引项）索引（包括标记索引项、删除索引项）还提供了还提供了 双面排版、打印预览、保护双面排版、打印预览、保护TCS文档、取消文档、取消TCS文档文档2、层次及标题样式、层次及标题样式 实现以下各层次标题的设定：实现以下各层次标题的设定：章标题章标题 条标题（共五级）条标题（共五级）无标题条（共五级）无标题

10、条（共五级）段段 列项（不带编号列项和带编号列项各三列项（不带编号列项和带编号列项各三级）级）3、要素内容样式、要素内容样式 示例（包括示例示例（包括示例X、首首示例示例X、示例内容）、示例内容）条文注（还包括条文注条文注（还包括条文注X、首首条文注条文注X）图表注（还包括图表注图表注（还包括图表注X、首首图表注图表注X）脚注（包括条文脚注、图表脚注、脚注（包括条文脚注、图表脚注、首首图脚注）图脚注）图标题、表标题图标题、表标题 插入表格、插入公式插入表格、插入公式 公式编号、更新公式编号公式编号、更新公式编号4、启动和退出、启动和退出 如果正确安装了如果正确安装了TCS2009，桌面和快捷菜

11、单，桌面和快捷菜单中的图标点击后就进入下面的中的图标点击后就进入下面的蓝色蓝色界面。界面。如果需要退出时，点击蓝色界面右侧如果需要退出时，点击蓝色界面右侧“退出退出”即可退出即可退出TCS。如果桌面上没有蓝色界面时，。如果桌面上没有蓝色界面时，要点击右下角小图标，此时显示出蓝色界面再要点击右下角小图标，此时显示出蓝色界面再退出。退出。注意：注意：只有新建或打开的所有只有新建或打开的所有TCS文件全部关闭后，文件全部关闭后，才能退出才能退出TCS2009。如果没有关闭或全部关闭。如果没有关闭或全部关闭TCS文件，系统会给提示。文件，系统会给提示。关于关于TCS2010 国标委随后发布了国标委随后

12、发布了TCS2010，TCS 2010最最大的一个变化是放弃了大的一个变化是放弃了.tcs文件格式，而是文件格式，而是.doc文件，文件的体积也大大减小了，这对标准编写文件，文件的体积也大大减小了，这对标准编写是非常有利的。另外运行方式改为随是非常有利的。另外运行方式改为随Word一起运一起运行，也就是双击打开一个行，也就是双击打开一个Word文档，如果识别为文档，如果识别为标准文档，则自动加载相应的功能按钮，否则不标准文档，则自动加载相应的功能按钮，否则不加载，这和以前加载，这和以前TDS 1.0和和TDS 2.0的运行方式是的运行方式是一样的。大家可以根据习惯，自行选择。一样的。大家可以根

13、据习惯，自行选择。TCS2010TCS2010运行环境与安装使用运行环境与安装使用 TCS2010（修改的（修改的TCS2009）安装与使用，）安装与使用，与与TCS2009基本一致，安装好后感觉上最大区别基本一致，安装好后感觉上最大区别是不用启动原来是不用启动原来TCS2009的蓝色首页，安装好了的蓝色首页，安装好了以后，工具栏会有个以后，工具栏会有个“TCS”按钮，点击就可以新按钮，点击就可以新建标准了。建标准了。1、安装后的、安装后的Word2003中显示了中显示了“TCS”按钮按钮如果是如果是Word2007，则是这样显示，则是这样显示TCS2 2、点击、点击“TCS”工具按钮，将显示

14、以下提示。此工具按钮，将显示以下提示。此时请选择时请选择“是是”按钮，并按照提示选择按钮，并按照提示选择文档保存文档保存路径路径和和文件名称文件名称；3、启动、启动“TCS”工具后的文档将显示如下内容：工具后的文档将显示如下内容：1）菜单栏有三项增加内容；）菜单栏有三项增加内容；2）工具栏增加三大块）工具栏增加三大块工具按钮；工具按钮；3）文档内容显示如下红线圈出内容。）文档内容显示如下红线圈出内容。4、针对针对“范围范围”、“规范性引用文件规范性引用文件”等章节进行等章节进行正文内容正文内容的编写；的编写；5、选择工具栏相应的选择工具栏相应的“章、条一、条二章、条一、条二”等工具按等工具按钮

15、进行章节钮进行章节编写编写（如下图红线圈出内容）；（如下图红线圈出内容）；6 6、前言生成前言生成选择选择“前言前言”按钮生成标准文件的按钮生成标准文件的前言结构；前言结构；7、目次生成、目次生成待标准正文内容编辑完成后，选择待标准正文内容编辑完成后，选择“目次目次”按钮生成标准文件的目录，在可选目次内按钮生成标准文件的目录，在可选目次内容中一般勾选容中一般勾选“一级条标题一级条标题”后将自动生成标准文后将自动生成标准文件的目录。建议在文件内容发生变更后，再次生成件的目录。建议在文件内容发生变更后，再次生成目录以便更新；目录以便更新；8 8、规范性附录生成规范性附录生成选择选择“附录附录”按钮

16、，根据附录按钮，根据附录内容选择内容选择“规范性附录规范性附录”，并输入附件标题名称；，并输入附件标题名称；如附录是图，在图下选择如附录是图，在图下选择“图题图题”按钮生成表按钮生成表标题格式。标题格式。附件标题生成后，如附录是表，在表格上选择附件标题生成后，如附录是表，在表格上选择“表题表题”按钮生成表标题格式；按钮生成表标题格式；10、资料性附件生成、资料性附件生成根据附录内容选择根据附录内容选择“资资料性附录料性附录”，并输入附件标题名称；，并输入附件标题名称；11、封面生成、封面生成点击封面按钮，选择点击封面按钮，选择“企业标准企业标准”，红线圈出内容请手工输入（不要粘贴），将自动生，

17、红线圈出内容请手工输入（不要粘贴），将自动生成页眉、标准名称；成页眉、标准名称；对于已经使用对于已经使用TCS 2010编辑的标准编辑的标准 1、要手动修复三级条标题的问题，可以这样做：、要手动修复三级条标题的问题，可以这样做：将将4级多级项目编号关联到级多级项目编号关联到“三级条标题三级条标题”（【样样式和格式式和格式】，找到，找到“章标题章标题”，【修改样式修改样式】/【编编号号】/【自定义多级符号列表自定义多级符号列表】。不过这样，操作不当，可能引起其他格式混乱，不过这样，操作不当，可能引起其他格式混乱，对对Word不熟悉，还是不推荐。不熟悉，还是不推荐。2.临时使用三级条标题临时使用三

18、级条标题 如果标准中三级条标题使用不多，可以这样作：如果标准中三级条标题使用不多，可以这样作：先设定标题为二级条，然后先设定标题为二级条，然后“增加缩进量增加缩进量”（右（右键键【二级条二级条】/【增加缩进量增加缩进量】）或）或先设定标题为四先设定标题为四级条，然后级条，然后“减少缩进量减少缩进量”（右键（右键【二级条二级条】/【减减少缩进量少缩进量】）注意事项注意事项 1、编写封面。在灰色框中填写相应的内容，、编写封面。在灰色框中填写相应的内容，封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封封面产生后，模版会保护文件从而不能编辑封面，可选择面，可选择“取消保护取消保护”对封面进行修改。对封面进行修

19、改。2、编写目录。标准完成前，可重新更改目录。、编写目录。标准完成前，可重新更改目录。（也可以最后生成目录也可以最后生成目录）3、编写前言。（、编写前言。（前言要用九局统一的三个前前言要用九局统一的三个前言，即：技术标准前言、管理标准前言、工作言，即：技术标准前言、管理标准前言、工作标准前言标准前言）4、编写标准正文。正文可以此其他、编写标准正文。正文可以此其他word文件中拷文件中拷贝粘贴，贝粘贴，但不能将但不能将原文的格式一起拷贝粘贴（原文的格式一起拷贝粘贴（即即回车符），回车符），否则会出现格式混乱，如：否则会出现格式混乱，如：标题文字不能与段的文字一起拷贝粘贴；标题文字不能与段的文字一

20、起拷贝粘贴；封面、目录和索引不能从其他文件中粘贴；封面、目录和索引不能从其他文件中粘贴；前言、引言、正文、参考文献和附录的内容前言、引言、正文、参考文献和附录的内容应在按本模版建立相应要素后，再粘贴过来。应在按本模版建立相应要素后，再粘贴过来。表格插入时，已自动增加了表头、表注和表表格插入时，已自动增加了表头、表注和表的脚注各一行，故在的脚注各一行，故在“请输入行数请输入行数”的选择框中的选择框中仅输入数据所需的行数，多余的可自行删除。仅输入数据所需的行数，多余的可自行删除。5、编写附录。光标位于正文中任何位置，附录会、编写附录。光标位于正文中任何位置，附录会自动添加在正文之后并自动按自动添加在正文之后并自动按“A、B”编号，编号，光标位于任何附录中，则新附录会自动添加在光标位于任何附录中，则新附录会自动添加在该附录之后并自动按该附录编号顺延编号。该附录之后并自动按该附录编号顺延编号。6、插入、插入VISIO编制的流程图。打开流程图，在菜编制的流程图。打开流程图，在菜单第一行单第一行“编辑编辑”中，有中，有“复制绘图复制绘图”，点击，点击后打开标准需要流程图位置，点亮光标，后打开标准需要流程图位置，点亮光标，“粘粘贴贴”即可。即可。Thanks!