档案现代化管理.ppt

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1、档档 案案 现现 代代 化化 管管 理理电子文件及电子档案在科怡系统中的管理与应用电子文件及电子档案在科怡系统中的管理与应用科怡管理系统在应用中所注意的问题科怡管理系统在应用中所注意的问题档案数字化一般流程及挂接档案数字化一般流程及挂接一、电子文件及电子档案在科怡系统中的管理与应用一、电子文件及电子档案在科怡系统中的管理与应用结合科怡档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下：结合科怡档案管理系统软件，电子文件归档的流程如下：文件登记文件登记文件归档文件归档检索有需归检索有需归档标识的文件档标识的文件填写电子文件相关填写电子文件相关信息外还须填写需信息外还须填写需归档的标识归档的标识根据根据“三

2、合一三合一”制度制度填写文件相应的填写文件相应的光盘代号、形成年度、光盘代号、形成年度、类目号、保管期限、类目号、保管期限、类别号类别号确认归档确认归档填写填写归档电子文件登记表归档电子文件登记表首页首页打印打印归档电子文件登记表归档电子文件登记表续页续页填写、盖章填写、盖章归档电子文件移交归档电子文件移交接收检验登记表接收检验登记表一式两份一式两份归档成功归档成功归档电子文件登记表（首页）归档电子文件登记表（首页）文件特征形成部门文件起止日期年 月 日年 月 日总份数电 话联系人设备环境特征硬件环境（主机、网络服务器型号、制造厂商等）软件环境（型号、版本等）操作系统数据库系统相关软件（文字处

3、理工具、浏览器、压缩或解密软件等）文件记录特征记录字符、图形、音频、视频文件格式文件载体型号：数量：备份数：一件一盘 多件一盘一件多盘 多件多盘文件交接送交部门送交人（签名）年 月 日接收部门通讯地址电 话联系人接收人（签名）年 月 日文件文件编号编号题题 名名形成形成时间时间文件性文件性质代码质代码文件类文件类 别代码别代码载体载体编号编号保管保管期限期限备注备注归档电子文件登记表（续页）归档电子文件登记表（续页）注：注：电子文件性质代码:R-草稿性电子文件;U-非正式电子文件;O-正式电子文件。电子文件类别代码：T-文本文件;I-图像文件:G-图形文件;V-影像文件;A-声音文件;M-多媒

4、体件；P-计算机程序；D-数据文件。归档电子文件移交检验表归档电子文件移交检验表检验项目检验项目检查情况检查情况载体外观检验载体外观检验病毒检验病毒检验真实性检验真实性检验完整性检验完整性检验有效性检验有效性检验技术方法与相关软件说明资技术方法与相关软件说明资料检验料检验填表人（签名）填表人（签名）年年月月日日审核人（签名）审核人（签名）年年月月日日单位（印章）单位（印章）移交单位移交单位接收单位接收单位年年月月日日年年月月日日年年月月日日年年月月日日二、科怡管理系统在应用中所注意的问题二、科怡管理系统在应用中所注意的问题(一一)、数据录入前的准备工作（进入数据维护模）、数据录入前的准备工作（

5、进入数据维护模）1 1、全宗管理，用来设置自己单位的全宗代号。全宗管理，用来设置自己单位的全宗代号。2 2、类目设置，根据类目设置，根据3 3合合1 1制度来设置类目号。制度来设置类目号。3 3、辅助字典，根据自己单位的档案情况来设置保管期限、辅助字典，根据自己单位的档案情况来设置保管期限、密级、会计类别、科技档案分类号等等。密级、会计类别、科技档案分类号等等。4 4、档号格式设置，根据不同的档案目录，比如传统方法整档号格式设置，根据不同的档案目录，比如传统方法整理、简化方法整理、科技档案、会计档案，这些档案目理、简化方法整理、科技档案、会计档案，这些档案目录的档号编制方法是不同的。录的档号编

6、制方法是不同的。(二二)、目录数据应按标准格式录入、目录数据应按标准格式录入比如：题名录入时的字符长度为50个字（加标点空格等字符）；责任者字符长度为12个字等等。(三三)、数据备份、数据备份1 1、用鼠标点击数据管理中备份与恢复模块进入备份与恢复、用鼠标点击数据管理中备份与恢复模块进入备份与恢复窗口；窗口；2 2、在备份窗口的备份类型下拉式菜单中选择库备份；、在备份窗口的备份类型下拉式菜单中选择库备份；3 3、点击备份窗口中备份路径的望远镜图标，在弹出的路径、点击备份窗口中备份路径的望远镜图标，在弹出的路径选择窗口中选择相应的备份路径（例如：选择窗口中选择相应的备份路径（例如：D D盘名字叫

7、备份盘名字叫备份的文件夹）；的文件夹）；4 4、选定备份路径后，点击右下角的备份按钮；、选定备份路径后，点击右下角的备份按钮；5 5、关闭窗口。、关闭窗口。(三三)、数据恢复、数据恢复 将备份文件夹中的名为将备份文件夹中的名为is_ARCHIVE.dbis_ARCHIVE.db的文件复制的文件复制粘贴到科怡档案管理软件的安装路径底下粘贴到科怡档案管理软件的安装路径底下 盘符：盘符：insoft4sinfarch,insoft4sinfarch,覆盖现有的文件即可。覆盖现有的文件即可。（在桌面上用鼠标右键单击科怡档案管理软件的快捷方式，然（在桌面上用鼠标右键单击科怡档案管理软件的快捷方式，然后查

8、看属性，单击快捷方式标签，在目标一栏中显示的就是后查看属性，单击快捷方式标签，在目标一栏中显示的就是科怡档案管理软件的安装路径）科怡档案管理软件的安装路径）三、档案数字化一般流程及挂接三、档案数字化一般流程及挂接（一）、（一）、纸质媒体整理登媒体整理登记：将各个：将各个单位送来的各位送来的各类纸质档案分档案分门别类进行整理，加工全行整理，加工全过程完成以后再将程完成以后再将纸质档档案案还原。（如没有目原。（如没有目录数据，数据，则还要要进行目行目录数据数据录入工入工作）作）（二）、打印条（二）、打印条码：为了了让扫描的文件与描的文件与录入的档案信息入的档案信息相相对应，将每条文件所，将每条文件

9、所对应于的条于的条码打印出来。打印出来。（三）、批量（三）、批量扫描：将描：将经过条条码打印后的档案文件打印后的档案文件扫描，描，使原始文档使原始文档资料数字化。料数字化。（四）、图像纠错：对图像进行一校处理，然后纠错。通过对扫描（四）、图像纠错：对图像进行一校处理，然后纠错。通过对扫描好的图像和文档进行纠错和压缩处理，实现条码识别和对档案文件好的图像和文档进行纠错和压缩处理，实现条码识别和对档案文件的去黑斑去黑点、美化档案以便高质高量的保存档案文件。的去黑斑去黑点、美化档案以便高质高量的保存档案文件。（五）、二校处理：将经过了图像纠错的档案文件进行二校处理，（五）、二校处理：将经过了图像纠错的档案文件进行二校处理，可以检查扫描纠错后的档案条码的正确性。可以检查扫描纠错后的档案条码的正确性。（六）、自动上载：将二校检查后的档案文件自动上载到服务器制（六）、自动上载：将二校检查后的档案文件自动上载到服务器制定的文件夹中，以便客户能方便查阅原文。定的文件夹中，以便客户能方便查阅原文。（七）、光盘发布：为了让用户更好的查阅原文和保管已经加工好（七）、光盘发布：为了让用户更好的查阅原文和保管已经加工好的数字化档案，我们最后制作光盘。的数字化档案，我们最后制作光盘。谢谢!