XXX合同及法律事务管理信息系统 可行性报告.doc

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1、XXXXXXXX 合同及法律事务管理信息系统合同及法律事务管理信息系统可行性报告可行性报告共 45 页 第 2 页目目 录录1.项目背景项目背景 .52.项目概述项目概述 .62.1.项目简介 .62.2.建设目标 .73.功能简介功能简介 .93.1.合同管理基础工作 .93.1.1.合同管理制度 .93.1.2.合同管理机构 .103.1.3.合同管理员 .113.1.4.合同登记 .123.1.5.合同会签 .133.1.6.合同审查基础工作 .143.1.7.合同授权基础工作 .153.1.8.合同公证及签约基础工作 .153.1.9.合同履行基础工作 .163.1.10.合同专用章

2、.163.1.11.合同档案库 .173.1.12.法律顾问 .173.1.13.合同自查 .183.2.合同动态监管 .193.2.1.合同审查 .213.2.2.合同授权 .223.2.3.合同签约及合同公证 .233.2.4.合同履行 .233.2.5.合同纠纷 .23共 45 页 第 3 页3.2.6.合同统计分析 .243.3.合同检查考核管理 .253.3.1.合同管理责任追究 .253.3.2.合同管理问题整改 .253.4.诉讼案件管理 .263.4.1.案件受理 .263.4.2.案件处理过程 .263.4.3.案件信息统计 .273.5.网上法律咨询 .283.6.法律事务

3、 .283.6.1.合同年度授权 .283.6.2.劳动合同授权 .293.6.3.其他授权 .293.6.4.授权统计分析 .293.6.5.普法工作 .303.6.6.各类模板库 .303.6.7.重要经济活动和招投标工作 .303.6.8.其他法律事务 .313.6.9.律师包保情况 .313.7.督办系统 .313.7.1.发布任务 .313.7.2.待办、未办结、已办结任务 .333.7.3.处理任务 .333.7.4.完成情况分析 .353.8.系统管理 .363.8.1.权限管理 .363.8.2.数据备份 .383.8.3.用户名密码 .384.系统构架系统构架 .39共 45

4、 页 第 4 页5.建设意义建设意义 .435.1.架设起分局与下属各级管理机构之间沟通的信息公路 .435.2.极大提高办公效率。 .435.3.经营管理发展的需要 .435.4.实现合同管理的现代化、规范化 .446.投资预算投资预算 .45共 45 页 第 5 页1. 项目背景项目背景XX 行业作为一个服务行业，必然存在着与社会各个行业广泛频繁的互动关系。这种互动关系在中国法制建设日益完善、消费者维权意识日益增强的社会背景下必然需要各类法律规则来引导和约束。XX 行业的各类合同不仅是这种互动关系的规范表现，也是对这种互动关系进行约束的手段。法律更是铁路部门保障社会经济秩序、维护自身经济利

5、益的有力武器。对合同和法律相关事务加强管理和监督是铁路各级领导与时俱进、适应社会变革精神的具体体现。同时 XXXX 作为法人单位下辖为数众多的服务经营机构，其中大多数不具备独立法人资格，然而铁路分局每年签署的合同大多是这些机构代表分局所签署，所以铁路分局的合同及法律事务的管理相较其他企业显得更为复杂。在这种复杂情况下，如果对相关管理工作不够细致必然会导致漏洞出现，所以对合同和法律相关事务加强管理和监督是 XXXX 非常重要和迫切的工作之一。信息技术是对合同和法律事务加强管理的重要手段，其快速的数据传送准确的分析统计全面的事务跟踪功能可以在我们的日常工作中发挥重要作用。目前我分局的合同和法律事务

6、管理模式基本依靠手工和纸制工具，信息化建设尚未起步。各级合同管理机构内部没有有效地充分利用信息技术，相互之间没有实现计算机网络互通和数据网络传递，日常合同管理工作缺乏信息化手段的有力支撑，给合同管理工作带来了诸多难题，已严重制约共 45 页 第 6 页了合同管理工作向纵深发展。主要表现为：一由于每年签署的合同类型多、数量大，导致对合同签订、审核和履行情况进行跟踪控制的难度大；二是管理基本依靠手工作业，统计分析效率低下，无法对各类合同建立风险评估机制，难以提前采取措施，防范风险的发生。因此，如果要对合同和法律相关事务加强管理和监督，借助网络信息技术，加强合同的动态控制管理、提高履约率已成为我分局

7、合同管理工作发展的当务之急。为了进一步加强合同管理工作、不断规范经营行为、避免和减少合同纠纷，同时全面提升法制化管理水平，适应分局实现跨越式发展的需要，应尽快建设一个基于计算机网络应用于全分局范围的合同及法律事务综合管理信息系统。2. 项目概述项目概述2.1. 项目简介项目简介XXXX 合同及法律事务管理信息系统将应用于整个分局范围内，涵盖机关和下辖单位。该系统通过计算机网络系统实现具有铁路特点的合同信息化规范管理，将极大地提高分局对分局范围内发生的合同的监管力度。该系统对下辖单位的合同管理制度、机构、人员都进行了统一管理，相关部门可以随时通过系统提供的数据报表了解各个单位在这方面存在的问题并

8、可以及时通过网络系统进行检查或督办。该系统的监管力度尤其体现对具体合同的管理上，系统提供规范的合同模板定义，对合同登记、会签、审查、授权、签约、公证、履约、纠纷、共 45 页 第 7 页诉讼每个环节都进行了掌控，合同管理部门可以随时发现各个环节的问题，并通过督办系统和检查考核系统及时要求相关单位整改。系统还将对这些环节中发生的情况进行各种类型的统计分析，通过准确的数字图表发现问题更正问题，提高合同管理的工作质量，利用法律武器维护自身合法权益。系统还提供了一些功能方便职能部门加强各级单位的法制观念，提高分局法律工作的效率。2.2. 建设目标建设目标在整个分局管理范围内，构筑一个基于广域网络的合同

9、管理信息平台，该系统建成后，将为分局各级合同管理的相关部门和基层单位提供一个网络化的合同管理信息平台，将分局下属各单位纳入到一个统一的信息系统，分层次按类别处理合同管理上的相关工作，改变合同管理效率低下的被动局面。 ，实现信息共享，推动合同管理各项工作跃上新台阶。系统设计目标是基于分局现有网络系统，建立一个先进的合同管理信息平台，满足合同信息管理及交流的需要，具体设计目标如下：各种文本、数据、资料、报表等分单位登记录入，实行集中管理、分权限查询、自动跟踪和动态控制。系统目标：系统目标：l、分局下属各级合同管理机构的信息能够通过分局网络及时准确地传输到上级决策部门和管理部门；2、全分局合同可实现

10、动态化管理，各级领导能有效对合同各个环节进共 45 页 第 8 页行有效控制；3、对合同履行过程中的一些重要环节及时间期限能实现自动警示功能，实现合同履行监管的智能化；4、各单位或部门在其职能权限范围内对系统的访问和操作具有相对独立性；5、提供友好的用户界面，使用方便，功能齐全、清晰而灵活；6、合同在系统流转过程中实现笔迹跟踪。7、对合同文本进行比对，方便发现合同问题。8、提供丰富的统计分析手段，准确快速地为各级领导提供统计图表9、在分局决策管理层办公区域建立完备的中心服务系统，下属各单位用广域网络连到中心服务器上，对系统进行权限内的相关操作。中心服务器提供高效、安全可靠的信息通道，并支持数据

11、、语音和视频的传输；10、保证系统良好的扩展性，横向扩展，支持更多的用户接入、更大的应用负荷；纵向扩展，实现向更先进的技术升级，提供更为完善、有效的服务。11、系统采用高度缜密的安全技术防护措施，有效防止非法侵入，保证数据安全。同时具有强大的防病毒能力；12、服务器操作系统与网络操作系统保持高度的一致，可以很方便地通过网络实现资源共享与数据交换；共 45 页 第 9 页3. 功能简介功能简介3.1. 合同管理基础工作合同管理基础工作3.1.1. 合同管理制度合同管理制度该模块主要目的是为了监督分局下辖站段和多元公司在合同制度建设和实施过程，同时方便分局各级领导随时了解下辖站段和多元公司在合同制

12、度建设方面的工作情况及表现。本模块提供对合同管理制度检索功能，授权用户可以通过关键字在合同管理制度库中直接搜索定位在自己授权范围内的所需要的合同管理制度。本模块还将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位） 、多元等类别划分，对合同制度数量进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向相互比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理制度建设方面的进展和变化。该模块的原始数据由各个站段或各个多元公司通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理制度名称、发文字号、发文时间、实施情况、备注信息及合同制度文本

13、。各个单位在新增合同管理制度后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局合同管理制度库。在一个年度内填报单位名称、负责人及填报人信息会发生变化。该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局共 45 页 第 10 页可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果3.1.2. 合同管理机构合同管理机构该模块主要目的是为了了解分局下辖站段和多元公司在合同管理机构设置及人员配备方面的情况，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位在在合同管理机构设置及

14、人员配备方面的表现，比如人员数量和相关成员的文化程度及职称情况。本模块将按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位） 、多元等类别划分，对机构数量、人员定员、现员、人员文化程度、人员职称情况进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以方便领导掌握各个单位在合同管理机构设置和人员配备的进展和变化。该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入，需要传输的数据包括填报单位、单位负责人、填报人、填报日期、合同管理机构名称、定员人数、现员人数、合同管理主管领导、职务、合同管理主管工作人员及其所在部门和职务、合同管理机构所有人员名单

15、（包括人员姓名、职务、技术职称、文化程度、电话、专职或兼职情况）及备注信息。各个单位在机构或人员情况发生变化后可以随时将数据录入并通过网络传递给分局进入分局相关数据库。在一个年度内填报单位名称、负责人共 45 页 第 11 页及填报人信息会发生变化。该模块的检索及统计分析功能可以同时提供给分局和下辖单位，分局可以对全分局的情况进行检索统计分析，下辖单位只能对本单位的情况进行统计。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果3.1.3. 合同管理员合同管理员该模块主要目的是对分局下辖单位的合同管理人员进行统一管理，对法制培训的情

16、况进行登记统计，同时方便分局各级领导随时了解下辖单位的合同管理人员和法制培训的开展情况。该模块的原始数据由分局下辖各个单位通过网络按照统一界面进行录入上报。合同管理员申报表首先需要上报：合同管理员姓名、性别、出生年月、民族、籍贯、政治面貌、文化程度、专业、参加工作时间、工作单位、所属部门、职务、技术职称、联系方式、个人简历、工作表现、合同管理的起始截止时间（另：合同管理人员单位意见由分局下属单位填写，分局合同管理部门意见由分局相关部门填写） ；合同管理员填写协管员情况表；每次培训完毕之后合同管理人员还需要填写法制培训情况表：培训项目、时间、人数。当分局下辖单位的合同管理员发生变化的时候，单位首

17、先要通过本模块填写原合同管理员的工作截止时间，然后填写新任合同管理员的信息（含起始时间） ，这些数据都将通过网络上传到分局数据库。分局合同管理部门将根据上报的合同管理员和协管员和法制培训信息共 45 页 第 12 页按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位） 、多元等类别划分，对合同管理人员的数量、合同协管员人员数量、合同管理人员性别和文化程度及其所属部门和职务职称情况、培训次数进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位在合同管理人员素质的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图

18、、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。3.1.4. 合同登记合同登记该模块是合同管理基础工作的非常重要的部分，合同管理员必须认真使用该模块。分局管辖的合同都将通过该模块进入分局合同库，相关信息将成为合同动态监管的基础数据，分局有关合同的重要统计数据都将以此为依据。分局下辖单位在合同进入签约会签之前，合同管理员使用该模块进行登记工作，登记数据包括：合同编号、合同名称、合同类别、对方名称、标的物、标的额，如果有招投标工作的需要填写招投标时间和主办单位。该模块还将根据合同的类型及标的金额确定是否需要授权，当标的金额和类型发生变化的时候，系统将自动调整是否需要授权信息。该模块将根据以上数据在分局数

19、据库上建立对应的合同条目。当该合同进入会签、审核、授权、变更、转让、解除、履行、纠纷、仲裁、诉讼、归档阶段，授权用户都将通过该条目进行对应操作。当该合同条目在进入审查阶段之前，该合同所属单位还可以对该条目共 45 页 第 13 页进行删除和修改工作，当分局合同管理部门进入审核程序之后，该合同条目所属单位不得删除。3.1.5. 合同会签合同会签在合同签约前，合同管理员需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签情况。在履行完毕进行结算的时候，合同管

20、理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交会签信息。系统将自动记录每次会签信息，并为将来的统计分析使用。当合同工作在会签工作完毕之后，合同管理员通过本模块提供的本单位等待会签的合同条目表定位到该合同，并通过该模块提供的统一录入界面对会签信息进行录入。需要强调一点，考虑到将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的会签表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。分局合同库需要掌握的会签表信息包括会签内容、会签类型、承办部门、承办人、甲乙方、履行的期限地点方式、解决争议的方式、甲乙违约责任、有关部门的会签意见及负责人、合同管理

21、员的意见、主管领导及纪委领导的意见、行政正职的意见。共 45 页 第 14 页在签约前的会签意见提交完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关主管部门和合同管理部门提交审查。3.1.6. 合同审查基础工作合同审查基础工作在会签信息完毕之后，合同管理员还需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。在履行过程中如果合同发生变更、转让、解除等事项，合同管理员也需要根据合同性质按照要求通过本模块向分局相关合同管理部门提交审查。需要分局下辖单位通过网络上报的合同审查内容数据包括：报审单位、报审内容、报审人姓名、报审日期、附件名称、报审单位意见、合同电子文本及

22、相关协议附件。在合同动态监管中，分局相关人员将对报审的合同进行审查，并将审查信息通过网络提交给报审单位，报审单位将在此模块中查看所收到的复审反馈意见。如果分局的审查结果出来，该模块将自动提醒用户通过网络收取审查结果。报审单位通过本模块在收到审查反馈意见之后，根据意见修正，然后可以将修订后的材料通过该模块再次上报分局相关部门。如此往复，直至合同最终审查完毕。审查次数和审查条数将根据往复次数和审查情况进行统计累加以便将来的统计分析使用。再审查完毕之后，分局下辖单位会通过本模块收到审查完毕稿，该完毕稿中含一个 PDF 文件，分局下属各单位需严格按照该文件打印合同文本。共 45 页 第 15 页考虑到

23、将来有关部门查阅，合同的各个环节的材料都需要归档备查，所以各个负责人签字过后的合同审查表需要通过扫描仪将其扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。3.1.7. 合同授权基础工作合同授权基础工作在审查完毕之后，相关单位按照分局规定严格依照审查结果进行授权申请。单位合同管理员通过该系统提供的待授权合同条目定位需办理授权合同，将授权工作需要的信息进行收集，并将数据上次给分局，请求授权。该模块自动将需要授权的合同进行整理，即标的大于或等于 10 万元人民币的合同和属于七大类的合同。授权需要上报的信息包括合同文本、相关单位签字、各级领导签字信息、相关人员信息。考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫

24、描仪进行扫描归档。分局合同管理部门将根据上报的授权信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分，对授权中各要素进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。共 45 页 第 16 页3.1.8. 合同公证及签约基础工作合同公证及签约基础工作分局下辖单位对授权合同需进行公证，公证完毕之后将公证信息进行入库操作。签约完毕之后，合同单位需要将签约信息进行入库操作。签约时间和履行期限等内容将为分局监管使用。分局合同管理部门将根据上报的这些公证及签约信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位）、多元等类别划分进行

25、统计。考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。3.1.9. 合同履行基础工作合同履行基础工作当合同履行正常完毕之后，合同单位通过该模块填写履行情况。当合同履行延期的时候，合同单位需要对履行期限进行更正。当合同履行过程中发生变更、转让、解除等情况，合同单位必须通过该模块填写相关信息，包括合同变化类别、标的物变化、标的额变化、对方名称变化、变更之后的合同文本及附加材料等。履行期间发生以上情况，合同单位通过会签模块追加会签内容，通过审查基础工作模块进行审查申请。当变更、转让、解除情况多次发生的时候，每次信息都通过该模块进行入库，入库信息将被累积。分局相关部门需要动态监管该过程

26、，同时对这些信息进行统计分析。共 45 页 第 17 页考虑到将来有关部门查阅，各类纸质材料需要通过扫描仪进行扫描归档。3.1.10. 合同专用章合同专用章本模块的目的是为了规范分局下属单位合同专用章的使用。当合同签署之前，合同管理人员通过该模块提供的合同列表，选定需要合同专用章的合同，在该合同条款中的合同专用章栏目中录入合同专用章在此处的使用情况，需要上传分局的数据包括：合同名称、对方当事人、鉴定时间、承办人、主管领导、盖章时间、盖章个数、盖章人签名、备注信息。合同专用章的使用情况需要归档备查，在合同专用章使用之后需要将含签字的合同专用章的使用情况扫描，并通过本模块提供的功能进行归档。合同专

27、用章使用次数及使用情况将进入分析统计项目。3.1.11. 合同档案库合同档案库该模块对每一份合同在发生过程中的每一份需要保存的数据文档进行管理，完整的合同管理档案应该包括：合同文本、各次会签表、审查单、授权单、签约对方的工商执照复印件、对方资质材料、合同变更附件以及各类需要备查的文档资料。在存档同时，还需要建立关键字系统。该模块还将提供文档检索查询功能，授权用户可以通过模糊查询的方式对该库进行检索，调阅自己授权范围内的合同档案文件。共 45 页 第 18 页3.1.12. 法律顾问法律顾问法律顾问模块包括两个部分，其一对分局下辖单位获得法律顾问资格的情况进行管理，其二对分局下辖单位聘请法律顾问

28、的情况进行管理。第一部分：由分局下辖各单位上报法律顾问信息，该信息包括：姓名、性别、民族、籍贯、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。第二部分：由分局下辖各单位上报聘用法律顾问信息，该信息包括所顾律师的姓名、年龄、政治面貌、文化程度、所学专业、工作部门、职务、技术职称、资格取得时间、被聘用时间、聘用单位及备注信息。资格证书及聘用单位聘书复印件需要归档入库，以备分局调阅。以上两部分信息都将上传到分局数据库，分局相关部门将根据这两部分信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多

29、个子系统及具体下辖单位） 、多元等类别划分，对获取法律顾问资格和被聘人员的数量、文化程度、聘用情况等相关信息进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析，以便分局掌握各个单位法律顾问的变化。授权用户还可以根据统计分析的数据特点，利用系统提供的工具通过表格、曲线图、饼状图等不同表现形式来显示统计分析结果。3.1.13. 合同自查合同自查该模块主要方便监督分局下辖各单位对合同进行自查工作，该系统提供统一的合同自查登记表，各单位在进行合同自查之后，通过该表上报自共 45 页 第 19 页查情况，主要数据包括：合同自查次数、合同自查参与人员、合同自查问题、解决措施、整顿效果等。分局相关部门将根据这部分信息按照全分局、主业（可以细分成主业的多个子系统及具体下辖单位） 、多元等类别划分，对自查次数、解决措施及效果进行统计，并将各个单位或系统的该统计数据进行横向比较或与往年数据进行纵向比较分析。提供多种灵活模板，对原始信息进行分散记录，统一管理，并可对相关项目数据