公司发文管理办法与程序.docx

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1、 发文管理办法第一章 总则第一条 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量，保证文书的安全、及时传递，特制定本管理办法。第二条 公司所有有文书的的呈批和和发文由由办公室室统一管管理。第二章 行文规规则第三条 公文的种种类公文类别别主要有有：通知知、通报报、报告告、请示示、决定定、决议议、批复复、函、会议纪纪要、总总结、计计划、简简报、制制度、规规定、办办法等。第四条 公文格式式公文格式式一般包包括：标标题、主主送部门门（领导导）、正正文、附附件、发发文单位位（单位位公章）、发文文时间、抄送单单位、文文件版头头、公文文编号、机密等等级、紧紧急程度度、阅读读范围等等项。1. 标题：公公

2、文的标标题应当当准确、简要地地概括公公文的主主要内容容并标明明发文部部门、事事由和公公文种类类。2. 主送部门门：指公公文主要要送达的的单位（领导）或部门门，凡是是向上级级报送均均为主送送部门；一般只只写一个个主送部部门，不不得多头头主送。如需要要，同时时报送另另一上级级，可以以用抄报报的形式式。3. 正式公文文的主体体：文字字简明扼扼要、条条理清楚楚、实事事求是。4. 发文单位位：写在在公文下下面偏右右，要写写全称，如以领领导个人人名义行行文，应应冠以职职务身份份。5. 发文日期期：公文文必须注注明发文文日期，以表明明从何时时开始下下文。发发文日期期在发文文部门下下面向右右错开，要写全全年月

3、日日。发文文日期一一般以签签发人签签发日期期为准。6. 抄报、抄抄送单位位：属上上级的列列入抄报报，平行行或下级级列入抄抄送。7. 文件版头头：正式式公文一一般都有有版头，版头以以红色大大写印上上“广西创创新港湾湾工程有有限公司司文件”，下面面加一道道红线，通常称称为红头头文件。所有以以公司名名义下发发的公文文一律用用红头文文件形式式。8. 公文编号号：一般般包括编编字、年年号、顺顺序号。9. 机密等级级：机密密公文应应当根据据机密程程度划分分等级，分别注注明“绝密”，“机密”，“秘密”,“普通”字样。10. 附件：公公文如有有附件，应当在在正文之之后，发发文部门门之前注注明附件件名称和和件数

4、。11. 其它：公公文排版版要求详详见附件件。第五条 行文要求求1. 行文须严严格区分分公文类类别，并并严格按按相应格格式书写写、排版版；2. 明确发文文权限。属于全全面的，重要的的方针政政策性问问题，以以公司名名义行文文。属于于限定方方针范围围内的日日常业务务工作问问题，以以有关部部门名义义行文。3. 公文由主主办部门门经办人人拟稿，经部门门经理审审核、签签字后交交办公室室登记。由办公公室送呈呈有关领领导签发发。发文文涉及几几个部门门的，经经办单位位负责组组织相关关部门会会签后，再上交交办公室室。第六条 关于公司司的公文文编字为便于公公司公文文的使用用、保管管、立卷卷、归档档和查阅阅，将公公

5、司公文文编字明明确为：发文部门门或人员员编字说明执行董事事桂新董字字1、发文文由办公公室统一一编号；2、发文文字号33号仿宋宋体；序序号为33位；年年份用六六角括号号“”如“桂新办办字220022第0001号号”；总经理班班子桂新总字字经营部桂新经字字办公室桂新办字字人力资源源部桂新人字字财务部桂新财字字生产中心心桂新生字字总工室桂新工字字供应部桂新供字字第三章 发文程程序及要要求第七条 发文程序序包括拟拟稿、校校对、审审核、签发发、用印印、发文文、归档档等程序序。（一）公公文的草草拟、打打印、校校对。1. 经办人负负责公文文的起草草（包括括录入、排版）。草拟拟公文必必须使用用统一格格式的公公

6、文稿纸纸（见附附表三），起草公公文的人人名、地地点、数数字、标标点符号号要准确确，时间间要写具具体的年年月日。人名、地名、文件名名称、事事物名称称等，不不得用简称称。2. 起草公文文后，到到办公室室统一打打印、输输出。办办公室秘秘书负责责核对公公文符合合公文格格式后加加盖“拟文专专用章”。3. 公文打印印后、由由拟稿人人校对无无误后签签字。（二）公公文审核核。文件起草草后，由由经办部部门经理理审核、签字。如涉及及其他部部门，经经办部门门送相关关部门会会签。把把“文件呈呈批单”（具体体格式见见附表），同文文件一并并交办公公室。（三）公公文的核核稿。所有公文文呈批前前由办公公室负责责核稿。核稿的的

7、主要内内容包括括：1. 文件呈批批单是否否填写准准确，完完整。所所有相关关部门是是否都已已签字。2. 公文打印印、排版版格式是是否符合合公司要要求；3. 公文意思思是否得得表达清清楚、准准确。如核稿不不合格，办公室室签署修修改意见见后交经经办人重重新办理理。（四）公公文的呈呈批。办公室核核稿通过过后，在在“文件呈呈批单”上填写写公文编编号和密密级，签签署处理理意见。在“发文登登记表”上登记记后，由由办公室室主任根根据事情情的轻重重缓急，在文件件呈批表表上加盖盖“特急”和“急件”字样。按审批批权限、业务性性质分类类，分别别呈相关关领导审审批。办公室不不得积压压文件，要及时时呈批或或下发。（五）公

8、公文批阅阅。公司相关关领导批批阅文件件，“特急”文件须须马上批批办，“急件”须当天天批办。所有文文件的必必须在两两个工作作日之内内阅批完完毕。公司相关关领导认认为文稿稿与原意意不符，由办公公室退回回拟稿人人重写。如果仅仅涉及文文字问题题，直接接由办公公室负责责修改。拟稿人重重写后，再次送送签时必必须附上上修改前前的所有有原稿。办公室室负责核核对修改改稿与原原稿，确确保公文文严格按按领导意意见进行行了修改改，并且且经办人人已经告告知相关关部门经经理（由由办公室室秘书电电话查询询）。（六）公公文打印印。公文签发发后，交交办公室室主任。办公室室主任审审查后交交办公室室秘书登登记、打打印正式式文稿；打

9、印前前办公室室秘书浏浏览文件件内容，检查所所打印文文件的合合法性、并在打打印登记记簿上详详细登记记文件名名、份数数、页数数、经办办人等，具体见见打印印登记簿簿；对于不需需要盖章章的文件件，在打打印正式式文稿后后，由办办公室秘秘书填写写“发文登登记簿”后，进进行发文文，同时时将一份份正式文文件、领领导签发发的原稿稿中的终终稿、文文件呈批批单及该该文件电电子版存存档备案案。对于需要要盖章的的文件见见下一步步；（七）公公文盖印印、登记记。需要盖章章的文件件，打印印后由办办公室秘秘书履行行盖章手续续。对两张张以上的的文件另另外加盖盖骑缝盖盖。“文件呈呈批单”由办公公室秘书书留存备备查，办办公室秘秘书须

10、在在文件呈呈批单上上签字。文件盖章章后，将将一份正正式文件件、领导导签发的的原稿中中的终稿稿、文件件呈批单单及该文文件电子子版存档档备案。同时由由办公室室秘书填填写“发文登登记表”后发文文。（八）发发文。对外发文文要求：1、办公公室秘书书通知经经办人到到办公室室办理文文件领用用手续后后，由经经办人带带文件外外出自行行办理（特殊情情况下，如绝密密文件须须有他人人陪同前前往）；领取文文书的当当事人必必须在登登记簿上上签名。2、需要要以信函函、特快快专递或或以电子子邮件形形式发文文的，统统一由办办公室秘秘书办理理。对内发文文要求：1、对内内发文采采取在公公司局域域网上公公布或加加盖“对内发发文章”后

11、向相相关部门门发文（纸质文文件）两两种方式式；2、对于于在公司司局域网网上公布布的公文文，由办办公室秘秘书通知知相关人人员及时时上网查查阅，并并在发文文登记簿簿上登记记；3、对于于确需发发纸质文文件的，只发复复印件。并由办办公室专专人在文文件上加加盖“对内发发文章”并复印印后，通通知相关关部门到到办公室室办理文文件领用用手续，领取复复印件。第八条 公文的借借阅和清清退按档案管管理办法法有关关规定执执行。第九条 公文的立立卷、归归档和废废除按档案管管理办法法有关关规定执执行。第四章 附则第十条 本管理办办法由办办公室负负责解释释。第十一条 本管理办办法的拟拟定或者者修改由由办公室室负责，报总经经

12、理批准准后执行行。第十二条 本管理办办法自颁布之日日起实施施。附表一、办文呈呈批单办文呈批批单文件标题题（ ）文件编号号桂新 字 号密级附件拟稿人日期 年 月 日公司领导导办公室主主任经办部门门经理相关部门门经理拟 稿 说 明明办公室秘秘书签字字附表二、发文登登记簿发文登记记簿日期文件类别别编号文件名经办部门门对方单位位呈批时间间审批人下发时间间回复确认认备注附表三、公文格格式及要要求公文格式式及要求求 项目目性质字体字号行距（倍倍）字距页边距（cm）用纸规格格其它注意意事项及及要求标题正文标题正文上下左右草稿黑体幼圆三号五号WPS字字处理软软件3毫毫米标准2.82.81.56.0A41. 标

13、题与正正文之间间空一行行；2. 落款下正正文之间间空3空空3. 每页标注注页码注注明：4. 落款之后后注明：注释：(1)此此件为草草稿(第第*稿)；(2)拟拟稿人：(签名名) 审审核：(签名) 打印印人：(签名)正式文稿华文中宋宋（加粗粗）仿宋体二号四号WPS字字处理软软件2毫毫米标准3.73.52.52.6A41. 上报公文文需识签签发人姓姓名，平平行排列列于发文文字号右右侧，发发文字号号居左空空1字，签发人人姓名居居右字空空1字；“签发人人”用3号号仿宋体体字，姓姓名用33号楷体体字标识识；2. 正文中小小标题用用3号黑黑体字；3. 每一自然然段首空空2格；4. 正文与附附件之间间空1行行(附件件的标注注方法附附件：11、2、)5. 公文排版版后所剩剩空白处处不能容容下印章章位置时时，不得得采取标标识“此页无无正文”的方法法解决，应采取取调整行行距、字字距加以以解决；6. 每页标注注页码，页码用用数字格格式标于于页脚居居中位置置。如“第3页页 共220页”；7. 公文装订订标准左左侧装订订整齐牢牢固不掉掉页数量量准确附表四、打印登登记簿打印登记记簿日期部门经办人文件名称称份数页数打印人备注附表五、复印登登记簿复印登记记簿日期部门经办人文件名称称份数页数复印人备注