归档文件的质量要求.doc

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1、|附件 2 城建档案归档质量和整理要求一、归档文件的质量要求（一）纸质文件的质量应符合下列要求1归档文件应为原件。施工材料质量证明文件为抄件（复印件）的必须加盖供货单位印章方为有效，并注明使用工程名称、规格、数量、进场日期、经办人签名及原件存放地点；2工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。表式填写要完整，用词要准确，结论要明确；3归档文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。建设单位、监理单位应根据国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程的要求，对归档文件内容的真实、准确性进行审查；4归档文件应采用耐久性强的书写材料

2、，如碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。计算机输出的文件应使用激光打印，不宜使用色带式打印机、水性墨打印机和热敏打印机；5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，要|求单位或个人签章的文件，其签章手续完备。计算机编制的文件应采用内容打印，手工签名的方式。不得采用先签字再复印、盖章的复制件；6归档文件材料幅面尺寸宜为 A4 幅面（297mm210mm） ，图纸宜采用国家标准图幅；7工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件；8纳入施工图审查范

3、围的竣工图应盖有审图章，所有竣工图均应加盖竣工图章；9利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更部分超过图面三分之一的，应当重新绘制竣工图；10不同幅面的工程图纸应按 技术制图复制图的折叠方法 （GB/10609.3-89 ）统一折叠成 A4 幅面（297mm210mm） ，图标栏露在外面。（二）电子文件的质量应符合下列要求1对于直接生成的文本文件、表格文件、图形文件归档时要随同有关的管理控制信息（如签章）固化成PDF 文件；2对于扫描型电子文件，应符合以下质量要求：|（1）格式采用 TIFF、JPEG 、PDF。单份多页文件需存储成 PDF

4、格式；（2）扫描模式可采用黑白二值、灰度、彩色三种模式。一般文件、页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的文件，采用黑白模式扫描；清晰度较差的文件采用灰度扫描；带有有色标记，盖有有色印章的文件应采用彩色模式扫描。竣工图可视扫描效果选择其中一种扫描模式；（3）采用黑白二值模式扫描的图像文件，一般采用TIFF 格式存储，用 Group4 压缩；采用灰度模式和彩色模式扫描的文件，应采用 JPEG 格式存储，存储时压缩率的选择，应以保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减小存储容量为准则。原则上 A3、A4 扫描每页不超过 1.5MB，A0扫描不超过 10MB；（4）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描

5、后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，一般应在200 400dpi；（5）扫描图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。扫描留下的黑迹宽度不得超过 0.5 厘米，影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则，确保图像清晰、完整，无偏斜、失真。对方向不正确的图像应进行|旋转还原，以符合阅读习惯；（6）对一份文件进行分区扫描的，应进行图像拼接处理。对有些展开后在同一面但分左右两页的文本，如建筑工程规划许可证、建设用地规划许可证、施工许可证等两页要视作一页扫描，以保持文件的完整性。（三

6、）声像文件的质量应符合下列要求1照片应主题明确，画面清晰完整，色彩还原准确，被摄主体不应有明显失真变形现象；2照片与底片应同时归档，归档的照片与底片影像应一致，且应有文字说明；3照片宜冲印成 5 英寸7 英寸的彩色照片； 4数码照片的采集应使用 RAW、JPEG 或 TIFF 格式，其分辨率不得小于 500 万有效像素；5归档的数码照片不得经过后期加工；6数码照片的归档保存应选用一次性写入光盘作为载体，载体材料不能有磨损、划伤；7建设工程归档照片的数量视工程项目规模或性质而定，不宜少于 10 张。二、归档文件的整理要求归档文件必须经过分类整理，并组成符合要求的案卷。（一）纸质档案的整理要求|1

7、组卷要遵循文件材料的形成规律，保持卷内文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。每一卷工程档案都应当是一组联系紧密、数量适度、保管价值基本一致，能表达一个相对独立的概念的文件；2建设工程项目由多个单位工程组成时，工程准备阶段文件、监理文件按项目组卷；多个单位工程共用的施工准备文件、图纸变更记录、施工材料质量证明文件及试验报告等文件按项目组卷；施工试验记录、施工记录、竣工验收文件、竣工图等按单位工程组卷。对于专业化程度高，施工工艺复杂，通常由专业分包施工的子分部（分项）工程应单独组卷；3立卷时对照归档范围及排列顺序，文字材料首先按照文件类属进行分卷，再考虑案卷的厚度（2cm 左右）进行组卷；竣工

8、图首先按照专业进行分卷，再考虑案卷的厚度（4cm 左右）进行组卷；4文字材料按建设程序、事项、时间、专业等顺序排列。各种文字报告，要求同一事项的请示与批复、同一文件的主件与附件不能分开，并按批复在前，请示在后、主件在前，附件在后的顺序排列；5施工材料质量证明文件应与相应的试验报告，按一一对应、先后顺序排列；6施工试验记录及施工记录一般可按结构部位、验收|批次、形成时间的先后顺序排列；7竣工图按专业顺序排列，同专业图纸按图号顺序排列，修改图、补充图排在整套图纸后面；8既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。（二）电子档案的整理要求1电子档案的整理应与纸质档案整理同步进行，电子档案与纸

9、质档案的内容要一致并建立相应的对应关系，同一保管单元（或同一案卷）内电子档案的组织和排序应与相应的纸质档案相同；2建设工程电子文件应以单位工程为单位形成上报文件。一个工程项目由多个单位工程组成时，共用文件工程准备阶段文件、施工准备文件、图纸变更记录按项目建文件夹，桩基工程文件、施工记录、竣工验收文件、竣工图按单位工程建文件夹，竣工图再按专业建子文件夹，按照“项目”、“单位工程”、“案卷”、“文件”的次序，建立相应的目录结构；3电子文件的命名要以卷内序号加与纸质文件相对应的文件名来标识，如 05 建设用地批准书 .pdf。图纸要序号加图名或图号标识。4电子档案需刻录成光盘，不得带有电脑病毒，每张

10、光盘要用记号笔书写光盘内容；|5建设单位要负责汇总施工、监理、设计等单位形成的电子档案，并对电子档案的真实性、完整性、有效性进行检验。（三）声像档案的整理要求1胶片照片的整理应符合现行国家标准照片档案管理规范（GB/T 118212002）的规定，并应符合城建档案业务管理规范（CJJ/T158-2011）的规定；2数码照片的整理应符合城建档案业务管理规范（CJJ/T158-2011）的规定；3录像档案的整理应符合现行行业标准磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15）的规定，并应符合城建档案业务管理规范（CJJ/T158-2011）的规定；4声像档案归档前应自查真实性、完整性、有效性，并由建设单位签署审核意见。