秘书日常工作.pptx

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1、秘书日常工作办公室工作v办公室工作主要包括办公室的管理工作、服务工作及办公礼仪三个方面v一、办公室的管理包括对人的管理、对物的管理及自我管理。v办公室管理的作用：办公室是指挥部，办公室是工作室，办公室是窗口。v办公室的空间管理办公室的空间管理是指为了有效的利用空间、节约空间成本、缩短工作流程、方便人员沟通所进行的办公处所和物质设备安排和布置等。v布局：v一般有两种类型：一种是由多间的小办公室（每间16平方米左右）组合而成；另一种是大办公室（一般在40平方米以上）。两种办公室各有利弊。 v有多间小办公室组成的办公系统适用于中高层机关与事业单位的分理制的秘书机构。主管人员拥有单独的办公室是必要的，

2、有利于保密和工作不受干扰。其他办公室也是与设置各个科室，有利于分部门办公。秘书的办公室应紧邻主管的办公室，以一墙之隔为好。缺点在于缺乏有效的监督和沟通。v现代企业多采用大办公室。有利于采光和通风，还有利于监督和工作沟通。大而开放的空间、设备，桌椅橱柜的排列应采用直线、对称式布置，不宜弯曲或形成多角度。 v办公室的办公桌型式、规格、颜色应一律相同（主管的办公桌可适当精致些），以增进美感和人员间的平等感。办公作为次序，应照顾工作流程，面对同一方向（不主张面对面），便于从后方或侧方接受文件，主管座位在所属座位的后方正中，便于控制和监督。相关部门应按系统的联系紧密程度，尽可能安排在相邻地点，以便于业务

3、联系。 v接待室、会议室、休息室。 v布置要求：v第一，要有精神引导的作用，体现以人为本。“谁砸企业的牌子，就砸谁的饭碗”，“今天工作不努力，明天努力找工作”，“企业是我家，质量关系你我他”，“今天努力工作，明天工作更好”，“禁止攀折花木，违者罚款”，“小草微微笑，践踏请绕道”。 v如某化妆品厂的标志是一抹淡粉红，除了它的产品包装一律用这一抹淡粉红外，它的办公室、车间、食糖、医务室里，都饰以这一独特的颜色，员工的工作服也改成由一抹淡粉红镶嵌的香槟夹克。你甚至发现该企业办公室沙发、办公桌、茶杯，都有专属于这一家企业的淡粉红，这些外在风格上，就已经体现了企业的特色。 v来到这里，人们明确地感受到该

4、企业的精神热爱美，创造美。在实际生活中，淡粉红极易被污染，为了让这一抹淡粉红永远鲜亮，每一个员工都必须处处当心，时时拂拭，不让它蒙尘，这同时又在提醒每一个员工，必须时时关心产品质量，时时维护企业信誉，不让自己的品牌蒙尘。 v第二，清洁卫生。第三，整齐有序。第四，明亮清新。v办公室的温度最好保持在摄氏2025之间，办公室的湿度以保持在40%60之间为宜。温度过高、干燥，容易使人感到精神困倦，情绪低落；湿度过高，使人感觉不适。 v二、办公室的服务工作v首先要更新服务观念。要从传统的服务观念中转变过来，不但是基础服务，服务要以领导决策为中心，要以人为本。要讲效率，今日所做之事，勿等明天；自己所做之事

5、，勿候他人。及时满足领导和同事的各项需求。要降低服务中人。财、物的成本，最大限度的提高服务效能。要学会运用先进办公设备来提高服务水平和质量。v其次要转变服务方式。要由被动服务向主动服务转变。“凡事预则顺，不预则废”，办公室工作要有前瞻性，对有关工作要平考虑、早着手，体现主动服务，更好的发挥参谋助手作用。要由单一服务向全面服务转变。办公室服务必须注重服务的全面性，为领导决策服务，在领导决策前拿出可行的方案，向领导反映情况，提供决策建议；决策中要进行 v适度的协调，理顺各方面关系；决策后要高效率的贯彻执行，并监督反馈，防止出现偏差。要有一般服务向优质服务转变。服务应体现“专、精、好”，使办公室工作

6、能在每一时期都紧紧围绕全局的中心，配合各部门开展各项工作。既有条不紊，又能妥善应对各种复杂情况，波澜不惊。优质服务与工作差距v服务要求：v热爱工作，当成生活的一部分。只有这样才能建立起自己的责任感，才会使个人价值得到最大体现。v学会微笑。对领导、对同事、勤杂人员、下级都要微笑服务。亲和力量是事业发展的一个重要前提。v学会理解和体贴，做个有心人。 如比尔盖茨与秘书露宝的故事。v要有原则。处事灵活不代表万事恭迎，毫无主见。否则虚伪的面具迟早会被别人识破，还会让人产生没头脑、办事能力不强的印象。v要尊重别人隐私。即使是私下里，也不要随意言论同事的隐私，特别是在办公范围内。v不要轻易表达自己的意见。说

7、话、办事要深思熟虑。v尽量避免与领导、同事发生冲突，对他人不要太严厉。v关于办公室秘书人员如何开展工作，也有4M的说法：Manager(事务管理者、执行者) Mother(像母亲一样的爱心)vMaid(像侍女一样)vModel(良好的形象举止) v3、办公礼仪v作为一个带窗口性质的岗位，秘书人员的表现可以影响整个办公室、整个办公楼甚至整个组织的人文氛围、办公节奏、环境效果，体现出组织的总体精神。作为一个组织，其良好的礼仪环境是社会文明进步的体现，也是时代风貌的体现。办公礼仪也是工作制度和纪律的补充。 v制度和纪律是刚性的，毫无回旋的余地，而礼仪却可以缓冲或弥补刚性的纪律和制度必然带有的冷酷性，

8、使人能够更好地接受事实，接受结果。办公礼仪还是工作往来的枢纽，用良好的礼仪来维系与外单位的业务往来，协作关系，可使本单位的社会网络更加稳固和深化，以利于共同发展，为社会做出更大贡献。v行为举止v办公室行为举止的基本要求：分寸得当（言语的分寸、个人情绪表露的分寸、行文的分寸），关心他人（动作宜轻细、主要为领导分忧解难、分工不分家）。v办公室举止行为规范：进出楼门要轻、敲、谦，吃喝洗涮，琐屑小节。如一口痰吐掉一项合作，一语不当险失合作良机。v事务处理v办公室事务处理礼仪的基本要求：谦和，主动。v事务处理礼仪规范：尊重领导，和睦同事，善待信访，诚恰业务，妥接电话。通讯工作v通讯工作原则上属于办公室工

9、作内容，但因其工作的重要性，所以单独作为一项内容来对待。v通讯工作主要包括电话接打、邮件收发、电报往来以及计算机网络通讯等 。 v（一）电话接打v1、电话接打基本要求v接听要迅速，注意力集中。不主张铃声一响就接听，这样会使对方没有思想准备。一般铃响二至三下接听为宜。也不能是铃声响得过长，让人误认为没诚意或不在而影响业务开展。要认真与对方交谈，不能只是“晤”、“啊”、“嗯”，这样会让对方产生怀疑，甚至有受骗的感觉。回答对方问题要全面仔细，不能草草了事，匆忙控机。即使对方看不见你，也要让他感受到你的真诚。v吐字清晰，声音平稳，讲求礼貌。“您好”、“请问”、“谢谢”、“对不起”。与外宾用英语交谈，语

10、句中多使用虚拟语气。如有必要，还应重复、解释。v请对方等候。可以说，“让我查一查，请稍后一下好吗？”当再次拿起电话时，应表示歉意和感谢。如需较长时间等待，要跟对方说明，让对方挂断电话，等你查到有关问题时再由你打过去。v打出电话。如果电话是你打出去的，要耐心等待对方来接，不要铃响了三四下就挂机。电话接通后，可确认一下对方，如“请问，这是XX公司办公室吗？”得到确认后再说自己的事。v结束电话。打电话要注意言简意赅，节约时间。应事先将要说的主要内容准备好，避免在电话里啰嗦或遗漏，引起对方厌烦，并应及时结束通话。结束时，应向对方表示感谢：“打扰你了，谢谢！”v注意去电时间。时差的区别、节假日的区别、休

11、息时间的区别。遇到紧急情况必须去电，应表示歉意。v挂断电话原则。基本原则是谁打出谁挂断。如果接听者是长辈、领导，应由他们现挂断电话。 v秘书人员应养成一边接听，一边记录的习惯。并给予来电者随时配合，耐心解释。重要电话要及时上报领导。v其他：电话拨错了，第一句话要说明，先生你好，电话您拨错了，第二句话要把我们单位电话重复一下，让对方验证不是骗他，第三句话要问，您需要帮助吗？v2、领导电话接听要求v若熟人找领导且领导在的话，就立即转告，让领导接电话。当需要把电话转给领导时，在传达之前，须清楚的表达“ X X公司 X X先生打来电话”，同时，要把从对方得到的消息简洁、迅速的传达给领导。以免对方再重复

12、一遍，同时让你的领导有个思想准备。v若是领导不愿接的话，对于需要搪塞的场合，则灵活应付，恰当把握讲话的分寸，按领导的意图妥善的处理；有时需要机智巧妙，避免给领导结同他所不想接的电话。秘书有责任让领导避开浪费时间的、不必要的电话；有责任辨别领导乐于和哪些人通话，并应通晓如何巧妙的对待他人。如说“对不起，先生，XX领导刚刚离开办公室”或“我不知道何时能找到他”。v若领导正忙或已出差无法接听电话时，可让对方留话，并表示会主动联系。若对方要求与其他人通话时，应马上帮助转达。 v若对方要找的人不在时，应温和转告对方，并可主动提出是否需要帮助，是否可以找到别人接听以及对方的电话号码等，以便与其联络。绝不要

13、简单地回答“他不在”或“不知道”，这样会显得没有礼貌。 v要是对方留言，必须确记留言内容：何时来的电话，有何需要；需要回电话吗；回电话的对象是谁，如何称呼；是否再打过来：对方的电话号码等等。记完后再复述一遍，并告其放心，一定转告，然后把留言条放在留言对象的桌面显眼处，以便其能看到。 v3、企业秘书电话接听要求v主动禀报公司名称并问好v用礼貌用语表达任何请求v学会确认（客人姓名、重要事宜）v尽量避免说“不”v关于公司的隐私v（二）邮件收发v秘书可能每天收到一大堆邮件，报纸、杂志、信件、印刷品、包裹等，也可v能要寄出一些信函和包裹。v1、邮件收进的程序和要求v分类拆封登记分送阅办v2、邮件发出v内

14、容校核信封、信皮查对邮件寄发v（三）现代通讯事务v传真电传电脑网络通讯接待工作v一、接待工作的类型和方式v1、接待类型v按来客目的分：上级检查、工作联系、业务往来、经验交流、召开会议、讲课（报告会）、参观等v按来客地域分：本地、外省市、境外及国外来客。v按人数分：个别接待、团体接待。v2、接待方式：v迎送式、引见式、参与式、陪同式、完全式v二、接待的原则与要求v文明礼貌、负责、与人方便、讲求实效、按制度办事、遵守纪律v三、接待工作的内容与程序v1、内宾的接待程序与内容v接受任务了解来宾制定计划预定食宿 迎接来宾商议日程安排会谈陪同参观送别客人接待小结v2、外宾的接待程序与内容v接受任务了解来宾

15、制定计划预定食宿欢迎来宾商议日程礼节性拜访宴请正式会谈签订协议书陪同参观游览 互赠礼品欢送来宾接待小结v政府机关的外宾接待计划要报上级主管部门批准。重要外宾还要通报交通和安全部门配合。秘书到客人下榻处商定日程安排。主方负责人去客方下榻处进行礼节性拜访，秘书随同。宴请客方时一般用固定席位的正宴、晚宴，不用酒会、自助餐。不随意接受客人的礼物，推脱不掉的要上报、上交，等级备案。v四、接待工作的作用v1、有利于增进上下级之间和地区、单位之间的了解，为领导和同事来本地工作提供便利条件。v2、有利于加强与外界的广泛联系，进一步推动工作开展。v3、有利于扩大对外影响，提高知名度。同时开阔视野，学习先进经验。

16、v五、企业秘书的接待要求v1、更新观念，传播文化。v2、精心策划，突出特色。v3、优化流程，规范操作。v4、关注细节，注重实效。v5、不断创新，追求卓越。v六、接待礼仪v1、接待规格v按国际惯例，接待规格由来宾身份、访问意义、双方关系等要素权衡而定，反映了接待者对来访者的重视程度。v确定接待规格要遵循利益对等的原则：v双方关系要礼尚往来v安排活动时，宾主身份要大体相当v一个机关的交往活动情况复杂，很难固守一成不变的规矩。因为礼遇对等的原则并不是绝对的，必要的时候，也可根据利益的需要，打破礼宾常规和管理，给对方特别“冷”和特别“热”的接待，以达到相应的目的。v座次（位次）礼仪v排序：遵守国际惯例

17、，内外有别，遵守本地礼俗。v主席台座次：前排高于后排，中间高于两侧，左边高于右边。v就餐座次：面门为上（主），右高左低（客）日程安排及随从活动v一、日程安排的总体要求v1、服从于组织的总目标和整体计划v2、区分轻重缓急v3、随时补充调整v4、提示和督促v5、酌留弹性，劳逸结合v二、怎样安排领导、上司的约见v1、准备阶段v随时记录各种预约提前将时间顺序排列日程计划表交上司确认和对方确认将已经确认的次日日程安排提交上司，并在约会之前适当提醒做好相关的场地、人员、设备、资料、服务等方面的工作v2、注意问题v如上司外出，不要在其回来当天安排约见。周一上午和周末下午一般不安排约见。避免临近下班时间安排约

18、见。假日期间不安排约见。v先征求本人同意，时间上保留宽裕空间以应变，每次约见之间要留足空间。v安排约见时，应向对方解释，约见内容是获得上司同意的，以促使对方重视。v除非上司已明确交代约见时间，否则，可征询对方意见，以示重视。v既定约见因故推迟，应及时和有关各方确定变更后的时间，及时通知对方。v约见一旦得到确认，应列入日程表，并准备相关资料。提前与上司就约见内容进行沟通。v三、秘书人员的随从活动v1、随从活动的特点v流动性、综合性、复杂性v2、随从工作的原则v谦虚谨慎，平易近人，不做“二首长”v精心组织，细致安排，周到服务v以身作则，严于律己，不搞不正之风，树立良好形象v3、随从工作v准备阶段：

19、了解本次出访的意图、目的、对象、内容v了解本次出访的有关人员v是否要求被访单位做准备，做哪些准备v根据领导意图拟定方案，进行日程安排v收集掌握有关本资料（法规、文件、资料）v熟悉被访地区的基本情况（历史、地理、气候、交通、风土人情）v备好办公用具，常用药物v出访阶段：v协助领导，安排察看现场、个别访问、开座谈会v做好相关的文字记录，以便分析、查考、研究v及时准确收集情况。发现问题，提出建议，做好参谋和助手v办理还日常事物，协调关系，化解矛盾，保证领导者的生活和休息v于本组织的领导机关和办公室保持密切联系，保证信息畅通。v结束阶段v安排返程，整理有关资料，总结督察工作v1、督察工作的作用v对领导

20、：落实政策的后续步骤和保证手段，决策科学、正确的必要环节；改进工作作风的有效手段。v对秘书：秘书工作的重要职责，发挥参谋、助手作用的重要体现。v2、督察工作的原则v坚持实事求是的原则v坚持秘书性原则v加大督促、检查力度v不直接办案v讲求实效v3、督察工作的程序v查办立项查办通知催办直接调查商讨处理结案反馈立卷归档保密工作v秘密是指不能或不宜公开的事项。大到国家，小到个人，都有一些不愿为外界所知晓的事情，保守这些事情，就是保密。秘书的保密只要是保守组织的秘密及领导或上司的秘密。v1、保密的特点v封闭性排他性利益性相对性v2、秘书人员与保密的关系v知密早知密多知密深v3、保密的作用v关系到国家的安

21、危（南方H省泄密事件）v关系到经济、科技、文化教育等事业的发展v关系到领导工作的成败v关系到社会的安定团结v4、保密工作的内容v文件保密v会议保密v通讯保密v网络通讯保密v涉外保密v5、保密工作的具体规定v保密纪律v不该说的秘密不说，不该问的秘密不问；不该看的秘密不看；不该记录的秘密不记录；不在非专用记录本上记录秘密；不在私人通讯中涉及秘密；不在公共场合和家庭、子女、亲友面前谈论秘密；不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；不在普通电话、明码电报、普通邮局传达机密事项；不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场合。v加强防范隐晦性泄密加强防范隐晦性泄密v悉尼奥运会的记者采访v“平常如何训

22、练？”，“下一步将怎样比赛？”，连中国运动员将对手的比赛录像刻成光盘，随时观看、研究等。v后果：当我们的一些“新闻”和“信息”还停留在口头上，国外运动员已印在纸上，长久所用。v2003年某报载有如下消息：一库粮食够全城人吃半年，亚洲最大粮库在杭州建成。文章说，位于杭州将台山下的人防地下粮库，经过多年建设，现已成为亚洲最大的地下粮库。走进这一庞大的地下粮库，记者看到堆放整齐的大米、玉米等多种粮食。据介绍，这个地下人防粮库，始建于1970年，总规划设计库容量为1.42亿公斤，可供战时市区近半年的口粮。该库防御能力极强，完全按照人防工程进行设计和建设。v后果：盲目炫耀，重大举措被详细曝光。v防止手机

23、泄密v打手机能暴露行踪（杜达耶夫、阿布祖巴耶达赫）v待机、关机也难保密v手机通讯关系国家安全v美国国家安全局“梯队系统”v120颗卫星，在加拿大、新西兰、澳大利亚设有数十个大型地面接收站，在英国和美国有两个数据处理中心。据说，全世界95%的信息都要被“梯队系统”过滤。包括电话、文传、电子邮件等。印信工作v1、公章的样式v质料：古代，金、银、铜、玉。v现代，角质、木质、橡胶、塑料、万次印。v形状：古代，官印为正方形。v现代，正圆形。v印文：规范简化汉字，宋体，自左向右环形排列。领导人签名按书写习惯。民族地区汉字和民族文字并印。v图案：县以上政府机关、法院、检察院、驻外使馆的公章中心部位刊有国徽。

24、党的各级机关印章刊有党徽。其他企事业单位刊有五角星。v尺寸：国务院，直径6厘米；省部级政府机关，直径5厘米；地、市、州、县机关，直径4.5厘米；其他为4.2厘米。v2、种类v单位印章、套印章、钢印、领导人签名章、其他。v3、公章的刻制v凡机关、单位的公务印章，一律不得私刻。刻制公章有两种情况：一种是上级机关刻制颁发；另一种由单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，专门刻制。v4、公章的保管和使用v专人保管，授权使用。停用与销毁须按有关规定执行。v案例分析：v一、情景叙述v 宏远公司。墙壁上的挂钟显示的时间是上午7点50分。钟苗身着西服套装走进办公室，拉开窗帘，推开玻璃窗，擦试办公桌，

25、然后打开电脑。电脑旁的拐角低柜上放着打印机，背向窗户。v钟苗：“系统界面怎么换了？今天的工作日志在哪儿呢？”钟苗正查找着，电话铃响了。 钟苗：“你好，宏远公司。”v对方：“钟秘书，我是王总。MI新产品发布会的策划方案准备得怎样了？”v 钟苗：“差不多了。”v 对方：“一会儿拿来我看看。”v 钟苗：“好的，王总。”放下电话，“这不可麻烦了。先这样吧，让王总看完我再改。”v 钟苗打开抽屉拿出化妆品补妆。再匆匆忙忙把打印好的策划方案用钉书机订上，一遍不行，又订一遍。v 宏远公司王总办公室。钟苗敲门。v 王总：“请进。”v钟苗走进办公室：“王总，这是您要我做的策划方案。请您过目。”v “我看一下。”王

26、总起身接过方案，“怎么这么乱呀，页码也没排。新产品发布会，新产品技术说明，发布会时间、地点、邀请对象。哎，上次我专门提到的李总和赵总工程师怎么没有列入邀请对象？”v 钟苗：“奥，您瞧我这记性，回去我马上补上。您放心，肯定不会影响下午发出请柬。”v 王总：“你这个策划方案得拿回去重做。”v 钟苗：“好的。”v 王总：“钟苗呀，做事不能总是马马虎虎的。”v 钟苗：“好的，我下回一定注意。”v王总：“策划书上提到的发言稿、回答提纲，还有报道提纲等都要准备好，你责成各个部门负责人去完成。另外，咱们要开个预备会，会议主要部署新产品发布会的准备工作。会议时间安排在后天下午两点，你要尽快把通知发下去。另外，

27、会议室要安排一下。” v钟苗拿出随身携带的小本子，边记录边说：“好的。还有，新产品发布会是否要派车去接嘉宾？”v 王总：“当然要派车。你负责安排好这件事。”v 钟苗：“好的，我一定办好。”v 王总：“方案你拿回去改一下。”v 钟苗：“好，回去我先改方案，再安排预备会和车辆。王总，没事我先走了。”v 王总：“好”v 钟苗离开。v钟苗办公室。时钟显示上午十点整。钟苗在电脑上修改新产品发布会策划方案。v钟苗：“光线怎么这么强呀。”她没去拉上窗帘而是拿起桌上的一张纸在电脑上挡了挡光，电脑上显示的是补充的邀请对象名单。 v钟苗接着打字，电脑上显示的是：v宏远公司新产品发布会预备会通知v一、会议日期：20

28、05年10月20日v二、会议地址：宏远公司第二会议室v三、参加人员：各部门经理、总经理、董事长v四、会议时间：上午v钟苗：“总算打完了，可以发了。”钟苗拿起电话，拨号：“喂，车队小王吗？我是钟苗。”v 对方：“钟秘书啊，您好，有什么事吗？”v 钟苗：“周三我们要开新产品发布会，除了上次我要的两部车外，还需要增加两部轿车去接一下宏大公司的李总和世纪集团的赵总工程师，有没有问题？”v对方：“那比较困难，只剩下一辆车了。王总说不能随便派出，要留着备用。你上次的用车计划里，可没说要那么多车啊！”v 钟苗：“是我没考虑好。是哪些部门还预约了车子？”v 对方：“周三财务部要车去银行，行政部要车去买办公用品

29、，生产部经理要车去飞机场。”v钟苗：“怎么全赶一块了。哦，我知道了。要不这样吧，我去和行政部协商一下，让他们打车去，腾出一辆车来，加上剩下的这辆就够了。我协商好了再和你联系吧。v 对方：“那，能行吗？”v 钟苗：“这你就不用管了，你只管准备好车子接人就是了。v 对方：“那好。”v 二、情景分析v 录像涉及到会议与商务活动、办公室事务与管理以及事务文书写作等方面知识，相关的知识点分散在五级、四级和三级各个层面，具体有：v（一）会议的组织与安排v 1会议筹备。包括制定会议方案，发布会议通知，准备会议材料，购置会议用品，选择会议地址。v2会中服务。包括做好会议接待与会议签到，做好会议记录、信息沟通、

30、值班保卫等。v3会后清算。包括文件资料的清理，会场的整理，会议经费的结算等。v（二）商务活动中新闻发布会方案的制定v企业研制出的新产品准备投放市场时，常常采用新闻发布会的形式进行宣传、录像主要涉及会前准备阶段，即新产品发布会策划方案的制定。一份完整的策划方案应包括以下主要内容：v1确定会议的主题与议题。主题是指会议要研究的问题，议题是对主题的细化。录像中的新产品新闻发布会，属于说明性发布会。它的主题是宣传新产品，推出新产品。 v 2确定新闻发布会的时间。适于举办新闻发布会的时机包括：v（1）公司及产品（服务）已成为公众关注的焦点；v（2）公司或其成员为公众所瞩目；v（3）新产品上市；v（4）开

31、始聘用明星做广告模特或代言人；v（5）公司人员重大调整；v（6）公司扩大生产规模；v（7）公司取得创记录的销售业绩等。v 录像中宏远公司选择新产品上市作为召开新闻发布会的时机，从而宣传新产品，扩大企业的社会影响是对的。具体的日期应：避开节假日避免与重大活动相冲突防止与新闻界的重点宣传报道撞车。 v 3确定举行新闻发布会的地点。应考虑到发布会现场交通是否方便，采访条件是否优 越，录音、录像、照明、座位等设备是否完好，等等。可考虑以下地点：本单位驻地或事件发生地；当地著名的宾馆或会议厅。v4确定邀请对象。应根据发布会的主题来确定邀请对象。新闻记者是新闻发布会的主宾，广告公司、客户、同行也可作为邀请

32、对象。v要拟定详细的邀请名单，提前一星期左右发出邀请，临近开会还要打电话落实。v 5确定新闻发布会的主持人和发言人。v 6准备会议材料。召开新闻发布会应准备四方面的材料：v（1）发言人的发言稿。发言稿要紧扣主题，介绍新产品要全面、准确、真实、生动。 v（2）回答提纲。为使发言人在现场回答问题时表现自如，可事先预测一下记者可能要提的问题，并准备好答案。v（3）报道提纲。可事先将报道的重点、有关数据、资料编印出来作为记者采访报道的参考资料。v （4）其他辅助材料。如图片、实物、录像。光碟等，目的是增强发言人的讲话效果，加深与会者对会议主题的认识和了解。v7预算会议所需费用。包括场租、会场布置、印刷

33、品、茶点、礼品、音响、邮资、电话费、交通费等方面费用。v 8其他准备工作。如会场的布置、音响设备的调试、礼品的准备、座次的安排、工作人员胸卡的制作及接待人员仪态举止的训练等。v录像中，秘书钟苗制定的新产品新闻发布会方案没写会议的主题、议程，没写会议的主持人、发言人，没写需要准备哪些材料，也没写经费预算，甚至连老总指定的两位邀请对象都遗漏了，这显然是不对的。v（三）办公室事务与管理v 办公效率和时间管理方面。秘书人员应该学会有效地利用工作时间，精心安排工作，有条不紊地做事。v（l）用ABCD法则排出工作的优先等级。v（2）有效利用时间，事半功倍。具体来说：明确自己的工作任务和职责区分常规和非常规

34、工作分清工作的轻重缓急精明地利用时间；使用辅助手段帮助组织工作，如工作日志、时间表等注意与同事们的协调配合按照工作制度和承办期限来安排进程通过分析评估来衡量自己的工作得失。v 录像中，钟苗编制了工作日志，这种做法是对的。 v 2日常办公事务的协调方面。包括会议室预订、用车预订、出勤打卡等事务性工作。这类工作要求秘书人员：v（1）认真做好每一件事务性工作。秘书每天要做的事务性工作看似简单；但马虎不得。录像中，钟苗不但把需邀请嘉宾的名字遗漏了，还把会议通知的时间写错了，用车预订又考虑不周，这些都是工作马虎的表现。v（2）掌握协调工作的基本原则。在预订会议室。车辆等时，如果出现双方或多方之间的冲突，

35、协调时应从组织的整体利益出发。先考虑重要的、紧急的、难度大的、不方便的工作，通过协调力求照顾到所有部门和人员。如果一次未协调好，可再次快调，尽可能让各方满意。 v录像中，钟苗预订用车考虑不同，导致几个部门在用车时间上的矛盾，不对。但能主动去和行政部门进行协调，力求解决，这是对的。v（四）信息保密工作v 秘书人员应做好信息的安全保密工作。录像中钟苗没有设置密码，以致计算机“系统界面被换了”；在她离开办公室时，也没有关闭计算机，这些都是缺乏信息保密意识的表现。 v（五）会议通知的写法v 通知有公文通知和事务文通知两类。以文件形式下发的通知，属公文范畴；单位内部使用的会议通知属事务文书范畴。会议通知

36、的写法比较灵活，有便函式。卡片式两种。不管哪一种，都应包括以下要素：会议名称会议时间会议地点会议主要内容或目的与会人员主办单位落款和发通知的日期。对与会人员的排列，应体现职务上“先高后低”的原则。v录像中，钟苗写的会议通知，不仅会议时间不具体，还出现与会人员排列先后方面的错误，又缺少会议主题说明，这是不规范的。v三、结论v根据以上知识点，结合录像情景，可以对秘书钟苗的工作环境和工作行为作出以下判断： vl着装规范，对； 2提前十分钟到达办公室，主动打扫工作区域卫生，做好上班准备，对； 3办公桌上办公用品、文件摆放整齐，对； 4办公室采光充足，环境良好，对； 5电脑屏幕侧对强光，以致光线反射，看

37、不清显示内容，错； 6办公室电脑没设置密码，导致“系统界面换了”，错； v7制作工作日志，以合理有效地管理和计划工作时间，对； 8电话用语礼貌规范，对； 9上班时间补妆，错； 10离开办公室没关电脑，错； 11进王总办公室先敲门，对； 12制定的策划方案零乱，没排页码，又没有会议主题与议题等相关内容，错； 13邀请对象里遗漏了王总事先指定的人员，错； 14做事总是马马虎虎，以致不能及时完成领导交办的工作，错； v 15领导布置工作时能做好记录，对； 16与领导交谈时，能正确倾听和有效提问，适时给领导提出建议，对； 17马上去落实领导安排的修改策划方案、发布会议通知、安排车辆等事宜，做事能区分轻重缓急，对； 18会议通知中“参加人员”未按职位由高到低排列，错； v19会议时间不具体，且将下午写成了上午，错； 20会议通知中没说明会议主题，错； 21用车计划考虑不周全，错； 22预订车辆，出现矛盾时能主动和相关部门协调，对；