档案数字化方案制定与~实施.doc

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1、.关于档案数字化的实践与思考当前，我国信息化发展战略的实施，电子政务的推进，为我国档案事业发展提供了难得的机遇。加强档案信息化建设是档案事业适应时代和社会发展的必然选择，是加速档案管理现代化的客观要求，是提高档案服务水平的必由之路，势在必行。对此，作为管理和拥有大量产权产籍信息资源的房产档案部门，为更好地适应形势发展的要求，我们着眼未来，运用数字化、信息化技术，对档案数字化进行了有益的实践与探索。 一、档案数字化的意义1、档案数字化的含义档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数字成像技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储

2、、网络化的形式互相联结，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，是档案信息化建设的重要内容。目前，大多数档案馆保存的档案信息形态主要以纸质、缩微胶片和底片等载体形式存在，只适应于传统的管理与传播方式，即实施手工管理和以点到点的传播，即便是经过编研等初步加工，编辑印发档案资料，实现以点到面的传播，其覆盖面也还是太小，很难达到社会化程度。档案信息资源的经济价值和社会价值也难以充分实现，更难适应当代“数字化生存”的形势。档案原件数字化，对档案信息的现代化管理、使用和传播等都具有很重要的作用。2、档案数字化的主要内容档案目录信息的数字化，建立档案目录数据库。载

3、体档案的数字化，如纸质档案、照片档案及录音录像档案等的数字化，建立档案影像数据库或多媒体数据库。3、档案数字化的主要作用档案数字化是档案信息化建设重要内容。档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务：一是现有馆藏档案的目录数据库建设和馆藏重要纸质档案和照片、录音、录像档案的数字化；二是现行电子文件归档与电子档案管理。档案数字化能有效地保护档案原件。、代替原件使用，保护档案原件。、数字化副本异地保存，输出磁盘、磁带供永久保存。这样可使这些档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏。、恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。档案数字化能改善档案的利用方式。不再

4、受“孤本”的限制，一份文件可以同时提供给所有需要它的人共享。数字影像文件可以通过计算机局域网或者广域网进行异地传输，使异地调阅利用成为可能。扩大了档案的利用空间，让更多的人们来了解档案，利用档案。“时间”不再受限制，利用者可以随时使用自己需要的文件。档案数字化以后，将已开放的档案上网，这样所有利用者就可以在任何时间上网利用档案信息资源。.档案数字化是传统档案馆走向数字档案馆的必经之路。数字档案馆无疑是 21 世纪各级各类档案馆的发展方向。尽管当前它的具体组成结构、组织管理模式还处于探索之中，可其“馆藏”的数字化特征是肯定的，传统档案的数字化将是其“馆藏”的重要组成部分。二、档案数字化的实践1、

5、档案数字化工作回顾为了加快实现档案的现代化管理，方便检索和提供利用，我馆多年来花大力气致力于档案信息库建设和档案的数字化工作。1993 年，我馆购置微机，独立开发人事档案管理系统，开始档案数字化的工作，使得全局职工基本情况在电脑中一览无遗，工资情况也能被系统所显示。1998 年开发文书档案管理软件，利用电脑管理文书档案目录。经过这些年的努力工作，我们将馆藏所有文书档案、人事档案全部录入电脑，并实现了电脑查询，极大方便了档案管理。2002 年，我馆与市房地产产权处合并，而产权处在 1995 年，开发出产权产籍管理软件，房产交易办证实现电脑化办公，并在实践中不断完善程序，将绝大部分产权产籍档案录入

6、电脑，为全市房产发证加快了办事流程，减少了出现错误的几率。2、实施档案数字化工程的必要性首先，大力推进国民经济和社会信息化，以信息化带动工业化，实现社会生产力的跨越式发展，是党中央抓住信息化这一机遇，在党的十五届五中全会作出的战略决策。为了适应国家信息化建设和档案事业发展要求，2002 年 11 月 25 日，国家档案局制定下发了全国档案信息化建设实施纲要，指出了“十五”期间档案信息化建设的指导思想、目标与主要任务。其次，随着城市建设的快速发展,老百姓购房办证数量的激增,为保障尽可能缩短老百姓办理权证时间，不出现发证错误和重复发证，传统管理根本不能满足要求。最后，2002 年 10 月随着市房

7、地产档案馆与市产权监督管理处的合并，档案管理工作出现了新的局面。湘潭市产权监督管理处开始建设湘潭市首个 GIS 系统湘潭市房地产GIS 系统，该系统最基础的工作也是最重要的工作是档案数字化工作（或称档案数据导入工作），只有保证档案数字化才能保障房地产 GIS 系统的基础的牢靠。3、档案数字化工程的定位产权产籍档案数字化工程是湘潭市房产局房地产 GIS 系统的子项目，旨在将海量产权产籍档案信息化、数字化，实现房地产 GIS 系统底层数据的全数字化，并通过建立后的系统实现“以图管房”，减少办证错误，提高办证时效，并通过 GIS 系统数据统计，向各职能管理部门和政府宏观调控部门提供数字化的档案信息及

8、较为精确的统计报告，更好地为城市建设和房地产市场管理服务。4、档案数字化工程需求分析.需处理量：A、产权档案：馆藏产权档案共计 35 万多卷。B、房产抵押、担保、司法查封档案：房产抵押档案 12900 余卷，担保档案 2050 余卷，司法查封档案 1500 余卷。C、正常业务：2003 年 9 月 1 日之后的所有正常业务档案。处理措施：划分时间线 2003 年 9 月 1 日，区分处理方式。时间线之前的档案将其档案实体整理与装订，各类档案详细录入相关页面数据，档案原件通过数字照相技术扫描；时间线之后的档案，按照新开发的正常办证流程来实现数字化。5、档案数字化工程的内容将所有各类档案进行规范整

9、理，然后，分成档案鉴定、档案扫描、档案导入三个大的环节，11 个小环节分类录入服务器数据库。不仅仅将档案原件扫描生成图片存储，并将档案原件上记载的 55 项相关重要业务数据真实、准确的录入数据库。6、档案数字化工程实施情况需求分析与设备考察阶段：调查分析馆藏情况，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，确定项目需求，根据需求考察当前各种高速扫描系统的集成解决方案。在设备考察阶段我们特别注意这么几个问题：A、档案数字化设备配置计划的成套性。B、档案数字化设备的配套性，也就是文档扫描仪和数字照相机优缺点对比，通过不断的实践，我们觉得数字照相机更加适

10、应我们的工作。C、档案数字化项目硬件与软件的集成性。D、档案数字化方案与我馆需求的适应性。总之，考虑到档案信息数字化要经过一个较长的过程，因此我们从实际需要和长远打算出发，力求确保电脑、照相机、操作人员等设施人员数量的成龙配套，使其具有较强的支撑能力和扩展能力。系统实验阶段：2002 年底，项目开始立项。组织业务、技术骨干远赴深圳、上海、黑龙江佳木斯市等地实践考察，2003 年 6 月，正式成立房地产 GIS 系统领导小组、数据导入小组，调集相关业务、技术精英加入团队，正式开始实验阶段的工作，新购进了 12 台电脑微机，4 台佳能数码相机，4 台 EPSON 激光打印机，一台工作站服务器，设备

11、安装调试完毕。通过前期和软件公司合作，共同开发我们所需要的软件。探索档案数字化工作在快速系统下，档案前期整理、档案扫描、质量检查、扫描文件管理、后期整理等全过程的协调配合问题，并探讨在高速系统下如何解决某些技术问题。经过近一年的测试，我们对整体系统流程和配套软件、数据库的性能有更进一步的了解，在项目的运作模式和系统管理等方面积累了一定的经验，同时，也锻炼了一支技术过硬的队伍，为系统的正式运行打下了基础。项目实施阶段：本项目是一个长期、流程化运作的系统，从建立开始就必须确保能长期高速、稳定运行。在系统的开发与研究方面有一个时间周期，现把工作计划分为以下几个阶段：、系统总体方案框架设计：2002

12、年 12 月2003 年 6 月，完成系统总体框架，生成详细可行性分析报告，及相关配套业务标准、各类管理制度。.、系统建立：2003 年 6 月2003 年 10 月，系统建立，包括：硬件配置及软件的开发。、系统试运行：2003 年 10 月2004 年 2 月。、系统正式运行：2004 年 2 月起，系统正式运行，同学校签订合作框架协议，调集员工和学生共 100 多人，经过一段时间的业务及技能培训，参与系统的正式运行，在运行中不断完善升级。 三、对档案数字化的思考1、提高认识，统筹规划首先必须在思想上充分认识档案信息资源的重要意义，在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质

13、逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。其次，作好统筹规划。将大量的档案数字化，是一个庞大的系统工程。首先要做好馆藏情况的调查，包括档案的类型、载体形态与状态、馆藏数量、档案信息利用等基本情况。根据馆藏情况制订档案数字化的科学规划，包括服务器、电脑、扫描设备等硬件的购置计划和数字化处理规划。档案数字化实施处理规划应贯彻“突出重点，分步进行”的原则，对馆藏重点和利用率高的档案先行数字化，早日满足大多数利用者的需求。最后，档案数字化是一项费时较长的工程，在大规模、流程化的数字化

14、过程中，所有档案原件都需从档案库房分批大量取出，一定要保障档案原件的完整，不允许出现损毁和遗失的现象。2、加强基础工作，认真做好档案数字化、档案数字化必须有所选择。针对馆藏“浩瀚”的档案资源，不加选择地全部数字化是不可能的、也是不必要的。我们应该根据一定的原则确定哪些馆藏档案原件应该数字化、哪些档案原件中哪些页不需要数字化。、做好数字化时扫描参数的优化设置。扫描系统扫描参数的选择和确定对扫描数字影像质量有着较大影响，其中扫描分辨率直接关系到扫描文件的清晰度和还原效果。我们在选择分辨率时应根据实际需要综合考虑，包括扫描文件的可阅读性、存储空间、输出打印质量等。、做好档案数字化的全程控制。在档案数

15、字化过程中，要注重全面的质量检查，加强数据的质量控制。质量检查应包括以下几方面内容：A、数字化前的档案整理检查。要进行数字化的档案原件必须完整、排序正确，对折损严重影响扫描质量的原件应预先修整。.B、数字化中的人员业务培训。数字化工作是需要人来完成的，人员业务培训不过关，直接导致返工，间接导致成本的增加，时间段的延长。C、数字化后的数据质量、图像质量检查。录入后的档案信息要做到非常高的正确率，扫描后的文件图像应保持档案的原貌，字迹清楚不失真，无错扫、漏扫，对文件图像质量有问题的应重新扫描。3、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免

16、地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；业务形态于现有技术手段相抵触；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些业务问题和相关技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人无法胜任此项工作，所以应加强这方面技术人员的培养。第 16 届国际档

17、案大会刚刚闭幕，此次会议的主题是：“档案、管理与发展：描述未来社会”。我们应不断学习最先进的档案管理模式，不断走出去看看，开拓眼界，才能跟上时代发展的主旋律。 国土房管档案馆档案影像管理系统 一、需求分析-国土房管档案影像管理系统，其核心是完成纸面档案的影像化管理工作，将传统的纸面文档管理转变为对影像文档的管理，将传统的对纸面文档的数据索引方式转变为面对影像文档进行索引的方式，从而为业务的开展提供足够的、快速的信息保障，进而为提高工作效率打下坚实基础。-系统要求：分别成立专职的扫描工作点、索引工作点、查询工作点。扫描工作点主要进行集中的扫描工作，开展索引前纸面文件的预处理；索引工作点主要完成索

18、引数据的录入，数据入库、生成相关业务报表、建立影像文档库等工作；查询工作点可以是本单位内局域网上的任意多个工作站。-以下对已掌握的需求要点分别进行分析，以及提出解决建议：1、档案科目分类需求：档案业务单式种类较多、分类查询方式也较多样系统要求：软件在分类、录入上应当实现简便、快捷。2、档案规格、尺寸需求：虽然档案的尺寸、规格基本相同，但考虑到可能要涉及到的附件纸张规格有不同规格和纸张质量（薄厚） ，这对扫描仪应当有着较高的要求。系统要求：采用能够实现多种规格尺寸的档案、档案可以实现同时扫描的设备，不必对规格、尺寸做任何限制和要求。3、档案处理手续.在处理电子文档过程中，所有的档案都要按照类别、

19、顺序号排列，但是如有缺漏要立即发验，保证文档的完整。原始档案和影印件要准确无误的保存起来。系统要求：系统工作流程定义时，避免流程的逆转，要求图像扫描和处理时要准确无误，不能存在纠偏变形、遗失档案和要素等问题。4、档案、档案要素需求：档案的数量和格式不具有绝对固定性，不定期的会增加一些档案，档案的格式也存在变更的可能性。系统要求：软件可根据档案数量、种类和要素的变化，可以自定义档案和要素。5、档案纸张需求：档案的纸张的质量差别虽然不是很大，但要保证原始档案的完整性；另外，有的手写体和印刷体字迹不很清晰。系统要求：不能撕坏纸张；必须能够对字迹进行增强；扫描是能够自动识别纸张的薄厚，对于一部分年久的

20、纸面文档，应采用平板扫描的方式进行处理。6、档案的信息处理：系统要求：历史档案处理，需要采用两台高端的扫描仪、2 台中端自动进纸扫描仪，5 台平板扫描，多台数码照相机，扫描时需人手做前期整理工作，以及后期的档案归档工作。完成所有的历史档案的处理需要准备不低于 1.3T 的存贮空间。7、扫描方式需求：档案的扫描不进行分散扫描，分散扫描会造成各口工作人员的工作效率的极大下降，并且扫描后的文档较为混乱，不利于后续的索引工作。系统要求：在减少硬件投入的情况下，有利于提高工作效率，减少扫描的工作环节和更有效地进行质量控制，扫描之前应对被扫描的档案进行归类整理，以方便扫描，扫描过后由QA 进行质量检查。8

21、、正确索引需求：要求写入数据库的索引数据要确保正确。系统要求：为了确保索引相关信息被正确入库，可灵活采用一次录入，二次较对，或操作人员两次录入的工作方式，系统自动校对。9、影像文档及数据安全需求：档案管理部门所涉及的档案，对安全性及其保密性有很高的要求。系统要求：可对影像化的档案资料进行加密。10、影像文档的查询需求：按一定的权限要求进行系统设置，完成查询的需求。系统要求：采用安装客户端的方式，按一定的权限要求进行系统设置，完成查询的需求。11、备份归档需求：国土房管档案影像管理系统要求提供可靠的数据存储与备份。系统要求：按现有的数据量以及计划中的投资，可以采取大容量存储设备磁盘阵列和磁带机作

22、近线备份的方式保存数据。12、查询响应速度需求：系统查询速度需要考虑多用户、多数据时系统要能达到较佳的响应速度。系统要求：影响系统查询速度的因素主要有三个：网络带宽、影像文件大小及并发用户的数量。所以影像文件的调阅速度基本上由周边网络设备设决定。二、解决方案1、目标-国土房管档案影像管理系统担负着档案的管理的任务，是一个专职处理档案的职能部门，.通过为国土房管档案影像管理系统建立档案影像管理系统，引入新一代的文件管理技术，为国土房管档案影像管理系统建立原始档案的影像档案库，以达到加强原始档案的管理、提高管理效率、降低管理成本、实现资料的快速查询及共享的目的。2、概述-信息行业作为知识经济时代的

23、核心产业之一，近年来一直以惊人的速度在不断发展，而以纸面文件作为媒介的各种信息资料也呈爆炸性增长。如何有效管理这些信息资料，不断提高信息的使用效率，已经成为一个重要课题。3、现状-国土房管档案影像管理系统的在日常业务中，会产生大量档案，档案多以纸面文档的方式产生，以传统的数据处理方式进行处理，纸面档案每天都在大量地产生，再加上历史遗留文档，数量是非常惊人的，其中所涉及的信息数量也非常庞大。对于这些档案及信息，如何进行分类、保存和归档，录入、高效的查询，一直是一件非常棘手的事情。在传统模式下，总是被以下几个难题所困扰： 检索、查询和日常管理麻烦，工作效率不高； 纸面文档不好保存，很容易被损坏或弄

24、污； 管理效率低下，管理成本居高不下； 档案调阅及信息利用效率较低； 工作低效率、高成本；-从以上的介绍，不难看仅仅用手工进行纸面档案的管理有很大局限性，在信息技术飞速发展的今天，也越来越不合时宜了。如何利用最新科技，完成纸面档案的电子化管理工作已经成为当务之急。 4、影像技术简介电子影像是指各类文档的电子照片。-影像技术是指将各种文档制作成电子照片，使这些文档的采集、分发、使用、管理、存储完全电子化的相关技术，而传统的电子化技术是把文档上的信息制作成电子数据，把文档的流转和处理转化为数据的流转和处理。-影像系统是指对经影像化处理的文档完成数据录入、查询、调阅、批改、存储等功能的一整套解决方案

25、，通过方案的实施能有效的解决传统手工纸面文档管理所无法解决的难题，具体有以下几方面： 原始文档电子影像化备份； 可靠安全的数据管理； 文档“影像原件”的高效查询； 在减少工作难度的同时，进一步推进管理工作的规范化。-文档影像化作为一种先进的信息管理手段，一经采用，必将大大提高纸面文档及数据的管理效率，降低成本，改进服务，提高信息利用率。影像技术应用的可以分不同阶段开展 初级阶段：影像化存档：完成文档影像化工作及影像文件查询不涉及工作流技术不涉及业务过程 深化阶段：影像化业务处理：工作流技术与影像技术结合融入业务处理过程.从后台走向前台三、详细的技术方案设计1、工作流程设计 注：当有以下情况发生

26、时，工作流程按以下的规定进行：A 扫描 QA 时发现漏扫、误扫、扫描质量太差：重新扫描。B 索引时发现漏扫、误扫、扫描质量太差：重新扫描。C 自动校对时发现有误：取有误的输入数据对照文件重新修改，计入日志，生成相应报表。接收档案对所接收的纸质文件，根据一定的规则按类别、按份数完成文档的第一次整理工作。确立批次以加入标识纸的方式，对每一份档案进行分隔；以一定的份数为一批，系统将自动生成批次号（注：也可以采用条码自动识别的方式进行分页及生成流水号，但采用条码方式需要加大软、硬件的投入。 ）2、扫描中高速扫描系统采用 PANASONIC 高速扫描仪 KV-SS905CCN 2 台、中速扫描仪 KV-

27、S7065CCN 2 台，以每个批次为单位，放入扫描仪的自动进纸进行扫描。扫描时，自动生成档案的分类、分页。3、影像处理扫描质检检查扫描的电子影像文件是否有漏扫、误扫和扫描质量欠佳等,以保证扫描输出高质量的电子影像文件。进行扫描质检时可以采取扫描完后，在扫描工作站上进行扫描的电子影像文件进行质检。扫描补漏对于有质量问题的影像文件建议全批重扫以减少操作复杂性，个别情况下可以用平板扫描仪、数码照相机对那些漏扫、误扫和扫描质量欠佳的文件进行追加扫描。4、原始档案装订入库在对扫描后的电子影像文件检查无误，将原始档案采用常用的档案管理方式装订及入库。5、索引.在索引时可采用一人两次录入，系统自动较对，对

28、系统较对不一致的数据，进行校验及录入。6、数据归档接收数据及相应的报表，数据分别供业务数据库使用及影像文档库使用。7、归档备份本系统采用一台服务器、一个专用磁盘阵列对索引文件、影像文件进行备份；在进行索引文件备份可以采用定时备份或定容量备份，还可以采用不定时备份，这样影像文件服务器遭到灾难性破坏，可以直接将所备份的索引文件恢复。8、检索、查询、管理影像文件在对影像文件进行查询时，基于本系统的在局域网里的查询，采用安装工作站软件的方式，生成查询日志。5 系统结构及配置四、系统结构系统结构如下图所示：系统功能我们设计的解决方案，由以下几个子系统功能组成：高速扫描由高速扫描软件提供高速扫描图像资料的

29、功能，把客户的原始资料转换为电子影像资料。由高速扫描员使用。把保存的数据送到质量检验工序。质量检验及数据录入影像质量检验与部分索引录入是把影像质量有问题和数据不正确的影像资料找出来，由质检员使用。索引的资料将会分别放在影像库中及数据库之中。系统管理本系统提供的维护和生产情况查询功能，由系统管理员使用。.安全管理本系统分系统管理员、高速扫描员、质检员和查询客户。其中系统管理员负责整个系统的管理，拥有系统的所有权限。高速扫描员、质检员有相对应的工序使用权。而查询客户只拥有影像资料的查询权。生产日志查询可统计和查询在各工序间的未处理资料情况；可统计和查询资料保存到影像数据库的情况。出错处理如果在使用

30、过程中发现索引信息有误，系统管理员可以删除错误纪录，调出相应存放地中的资料重新扫描并建立索引。影像查询本系统提供资料影像查询功能，使业务人员可以通过 EZDOC 影像管理系统随时查找需要的影像数据，查询相应的影像文件；影像文件在查看时可以有放大、缩小、旋转、打印的功能；记录查询日志。校验功能系统可以与其它系统的有机联接，可以自动与业务系统提供之数据进行对比。数据备份数据备份分为两个部分：影像文件索引信息数据库备份、影像文件备份。对于影像文件索引信息数据库的备份，电子档案管理系统不再另外提供备份功能，而是直接使用数据库管理系统的备份、恢复功能，保证数据库的完整性、有效性、可恢复性。有关影像文件的

31、备份：电子档案影像索引之后，首先存储于影像文件服务器，然后，系统自动完成备分机的备份任务。5.3.2 系统特点无业务流程的逆转 国土房管档案影像管理系统要求：“准确” 、 “迅速” 、 “安全” 、 “方便” 。自然，在业务流程中尽可能避免业务流程逆转，也就是说：在影像扫描的过程中尽可能避免档案重新扫描、档案漏扫等问题。流程的逆转会增加数据错误的可能，流程逆转的环节越多错误可能性越大。用户可以自定义档案分类档案种类繁杂，而且档案种类、档案要素并不固定，而且可能发生变化，如果系统将档案类别做成固定方式，则无法适合业务的发展。于是，我们在系统中为用户提供了一个开放式接口，可以让客户按照自己的方式增

32、加、修改一些档案分类和档案要素。不用编程，全部通过鼠标即可完成。用户可选择当前扫描、输入的文档类型虽然，每天处理的档案的种类和数量较大，但并不是每种档案都有通常数量大的主要分布在大业务上，有些档案通常几天出现一次。如果每天都要建立所有的分类，这将消耗不必要的存储空间。因此，我们提供了对当前要扫描档案类别的选择功能，客户可以根据当前业务情况进行选择。用户可以自己确定档案的要素据上所述，我们的档案类别差异很大，而且不定期在发生着变化，那么，档案的数据要素也在发生着变化，为了让客户更好的适应这种变化，我们提供一个开放式档案要素设定。可以根据具体的档案设置、更改某些要素。多种安全保护模式软件登录是采用密码方式。