行政部规范化管理工具箱.doc

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1、1行政部规范化管理工具箱目 录第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图二、行政部职责三、行政部权力四、行政总监岗位职责五、行政经理岗位职责第二章 前台接待管理一、接待主管岗位职责二、接待专员岗位职责三、客人来访登记表1公司前台来访客人登记表2前台接待来访记录表3物业公司前台来客登记表四、前台接待日志表五、函件收发登记表1信函与快件签收登记表2信函与快件寄送登记表六、前台接待管理流程21预约客人来访接待工作流程2来电转接流程七、收发文件管理流程1信函收发工作流程2接收信函、快件工作流程3寄送信函、快件工作流程4传真发文工作流程5传真收文工作流程6收文背签流程八、前台接待流程九、来电处理流

2、程第三章 办公事务管理一、办公事务主管岗位职责二、办公事务专员岗位职责三、行政办公秘书岗位职责四、办公用品订购审批单五、办公用品台账六、报废物品清单七、办公用品领用表八、办公设备登记表九、办公文书会签单1文件会签单2行文单3目录表十、印章使用登记表印章使用审批表印章使用登记表十一、文书档案借阅审批表十二、办公用品管理流程31办公用品购买流程办公用品领用流程十三、办公设备购买流程办公设备购买审批流程办公设备询价流程办公设备比价流程办公设备采购流程十四、文书档案管理流程发文管理流程2收文管理流程3档案归档流程4档案借阅归还流程5档案销毁流程十五、往来信件管理流程十六、公司印章管理流程1制刻申请流程

3、2使用流程十七、公司证照管理流程第四章 行政人事管理一、行政主管岗位职责二、行政人事管理专员职责三、费用报销标准四、员工考勤登记表五、年度考勤汇总表六、员工请假申请单七、员工加班申请表八、员工出差申请表九、差旅费报销清单十、公司会议记录表41公司会议记录表一2公司会议记录表二十一、提案管理记录表十二、员工提案评定表十三、员工奖惩记录表十四、员工违纪处理表十五、会议管理流程十六、出差管理流程十七、提案管理流程十八、会议工作评估表第五章 安全保密管理一、安全主管岗位职责二、安全专员岗位职责三、电梯设备巡视记录表四、电梯维修保养记录1电梯月维修保养记录2电梯季维修保养记录3电梯年维修保养记录五、值班

4、登记日志表六、保安执勤日志表七、外出员工登记表八、来宾出入登记表九、安全状况检查表十、防火设施检查表十一、安全事故报告书十二、突发事故报告表十三、事故统计汇总表十四、人员出入管理流程十五、消防安全管理流程5十六、安全检查管理流程十七、突发事件处理流程第六章 车辆管理一、车辆主管岗位职责二、司机岗位职责三、车辆登记表四、车辆检查表1车辆检查日志2车辆检点表五、车辆请修表六、保养记录表七、车辆加油表1车辆加油申请表2车辆加油记录表八、用车申请表1用车申请表2车辆使用申请表九、派车记录单十、车辆事故单1车辆事故现场记录单2车辆事故报告单十一、用车记录表1司机用车记录表2车辆使用日志表3车辆使用状况月

5、报表十二、车辆费用表1车辆费用报销单2车辆费用月度统计表十三、事故处理流程6十四、车辆管理流程1车辆使用流程2车辆加油管理流程3车辆安全管理流程十五、肇事处理流程图十六、车辆费用额度控制程序图第七章 总务后勤管理一、总务后勤主管岗位职责二、总务后勤专员岗位职责三、宿舍管理专员岗位职责四、食堂管理专员岗位职责五、保洁人员岗位职责六、绿化人员岗位职责七、食堂卫生检查表八、住宿人员管理表1住宿申请表2住宿人员资料卡3宿舍分配申请表4住宿登记表5宿舍检查登记表6宿舍物品借用卡九、清洁卫生管理表1卫生区域划计划表2清洁工作安排表3卫生状况检查表4清洁卫生评分表十、员工宿舍管理流程1宿舍管理方案制定流程2

6、员工入住宿舍管理流程7十一、员工食堂管理流程十二、清洁卫生管理流程十三、企业绿化管理流程第八章 公关事务管理一、公关事务主管岗位职责二、公关事务专员岗位职责三、商务接待安排表四、公务接待审批表五、公关活动策划表六、危机预警处理表七、危机记录分析表八、重要接待流程九、危机处理流程十、媒体宣传流程十一、接待规格表十二、例外事项工作安排表8第一章 行政部组织结构与责权一、行政部组织结构图行政总监行政经理安全保密主管人事行政主管2办公事务主管安全专员办公专员专员秘书后勤总务主管行政专员后勤专员宿管专员食堂 管理专员保洁人员绿化人员接待专员公关专员司机前台接待主管公关事务主管车辆主管9二、行政部职责职责

7、 1 根据领导意图和公司发展战略，负责起草重要文稿，牵头或协助公司的规划研究职责 3 公司会议组织、记录及记录归档工作职责 4 员工考勤、出勤统计、报表、分析等人事管理工作职责 5 负责前台接待、客人来访登记迎送等招待工作职责 6 负责公司日常安全保卫及消防管理工作职责 7 负责公司车辆调动管理工作职责 8 负责公司总务后勤管理工作职责 9 负责公司对外宣传、公关工作职责 10 牵头组织危机管理委员会，制定危机处理预案职责 11 完成公司高层临时交办的工作职责 2 负责全公司资料、信息管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作10三、行政部权力职责 1 根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权

8、职责 3 依照制度，按规定程序，实施对其他部门处罚的建议权职责 4 依照制度，对公司员工违反行政制度的处罚建议权职责 5 依照制度，对公司行政资源（包括车辆、办公设备等）合理调动的权力职责 6 部门内部员工聘任、解聘的建议权职责 2 依照制度，对行政稽查中发现的问题实施处理的权力四、行政总监岗位职责职责 1 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等行政管理相关关规章制度职责 3 根据企业阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施职责 4 组织行政部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题职责 5 负责企业各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育职责 6 负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施职责 7 组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况职责 8 负责考核行政部各主管并向总经理提请行政部经理考核的建议职责 9 负责行政部突发事件的处理及总经理临时交办的工作职责 2 审查核准办公、行政、总务、安全保卫、公关等各主管年度计划方案