论文-采购与付款的内部控制.docx

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1、关于BSD酒店企业采购与付款的内部控制摘 要随着外资服务行业的不断驻入我国，我国酒店行业的竞争异常激烈。各个酒店都在为自己寻找出路。大部分酒店选择了降低成本以求稳步发展。采购环节虽然不直接服务于客户，但采购质量的好坏将直接影响到酒店的正常经营。根据酒店出现食材不新鲜的投诉后，总经理携各部门经理做出全面调查。我根据国内外正规采购程序和企业内部控制指引的规定，结合酒店采购管理中出现的问题提出几点建议。分别从采购员的选择、岗位的安排、职责分工、采购程序的规范和供应商的管理几方面全面探讨了改善酒店采购管理控制的思路，科学的管理制度结合实际，酒店的采购肯定会更上一个新的台阶。关键词：成本控制，采购员，付

2、款，改善ABSTRACTWith continued foreign investment in service industries into China, the China hotel industry is fiercely competitive. All hotels find a way out for themselves. Most hotels have chosen to reduce costs in order to grow steadily. Procurement chain, while not directly serve customers, but th

3、e quality is good or bad purchase will directly affect the normal operations of the hotel. Ingredients according to the hotel there is not fresh complaint, general manager with the department manager to make a full investigation. Normal procurement procedures in accordance with international and int

4、ernal control guidelines, combined with the hotel management in the procurement problems a few suggestions. Separately from the buyers choice, job arrangements, division of responsibilities, procurement procedures of the specification and supplier management aspects of a comprehensive study to impro

5、ve the control of the hotel procurement management ideas, scientific management system with reality, the hotel and it will be on the procurement to a new level. KEYWORDS: cost control, buyers, payment, improve 朗读显示对应的拉丁字符的拼音字典 第1页目 录前 言1第1章酒店采购中出现的问题31.1 现代企业制度的概述31.1.1 现代企业制度的定义31.1.2 现代企业制度的基本特征31

6、.2改善采购与付款制度的目标51.2.1 会计管理视角转变51.2.2 会计管理重心移位61.3 现代企业制度下的会计管理模式的内容71.3.1 适应现代企业特点的财务管理机制71.3.2 适应现代企业特点的会计管理机制71.3.3 适应现代企业特点的审计监督机制7第2章 现代企业制度和会计管理模式的现状及原因分析82.1 我国现代企业制度实施过程中的问题82.2 我国会计管理模式存在的问题8结 论24致 谢25参考文献26 第2页编号：时间：2021年x月x日书山有路勤为径，学海无涯苦作舟页码：第13页 共13页前 言随着我国改革开放的不断深入，外资旅游企业不断进入中国市场，跨国经营和国际标

7、准管理将全面参与中国酒店业的市场竞争，我国酒店业正面临着前所未有的危机和挑战。面对更加激烈的国际竞争，各酒店业提出创新项目，降低成本，提高效率，加速发展，各自寻找生存及盈利的出路。降低成本是酒店业发展的根本出路，大部分管理人员会考虑人员成本、经营成本、管理成本而忽略了采购成本的重要性。酒店采购管理工作是酒店成本控制的一个重要环节,采购工作虽然不直接向客人提供服务，但采购工作的好坏将直接影响到整个酒店向客人提供服务的质量，因此，做好酒店的采购工作的管理不仅能提高酒店的服务质量，还有利于提高酒店的经济效益。撰写本文的目的是通过案例分析采购过程中出现的问题，发现酒店企业内部控制中存在的不足，然后针对

8、问题完善企业采购与付款的内部控制制度，加强采购管理以实现企业的经营目标。第1章 酒店采购中出现的问题BSD酒店分设中式宴会厅、零点厅、多功能厅、快餐厅，共设有1000多个餐位。酒店拥有标准间、单人间、豪华套间、商务房等各类型客房。房间清洁卫生，各项服务设备一应俱全，长期经营下酒店拥有大批优质的老客户，也不断吸引着新客人。但是酒店里最近渐渐多了客人关于食材不新鲜的投诉建议，还有客人需要的东西酒店里没有。出现这种情况不仅影响酒店的经营，还将会影响到公司的整体信誉，所以引起管理人员的特别关注。经过分析，问题聚焦在食材的供应上。管理部门从采购部开始调查。首先分析了采购经理和采购员的岗位设置与分工，仔细

9、研究了公司当前的采购管理制度以及公司的采购流程，我们很快找出了公司在采购环节上存在的问题， 初步总结如下： 1. 采购工作缺乏计划性。 采购计划是整个采购工作的起点，而目前酒店的采购工作缺乏计划性。以酒店仓储物资为例，依靠仓库管理人员人工判断存货的充足率，从而决定采购与否以及采购数量。这种不科学的管理方法会导致仓库部分存货过多，甚至出现有些商品存放时间超过保质期而无法使用的现象，而且大大增加了库存成本，还有随时变动数量的商品准备不足或过多。2. 审批环节多、效率低。 酒店为了加强内部管理，建立了相当多的审批环节。一般来讲，从使用部门提出申请开始，需要经过部门经理审查、部门总监同意、仓库核对采购

10、经理初审、财务总监审批、总经理批准，部分请购还要经过业主代表财务总监联签。然而这些看似面面俱到的签字环节却大大降低了采购效率。而且在支付环节为赶进度签发紧急支票，还容易产生错误和重复支付。 3. 采购员权力监督不够。酒店目前看似繁多的审批环节其实并没有能正真起到对于采购员权力的监督作用。以生鲜食品采购为例，在厨师长确定每天所需采购的生鲜物品后，采购员通过电话询问主要供应商价格，并确认最合适的供应商。采购员一人决定了询价的过程以及结果，并确定最终供应商的选择，其权力仅受采购经理的约束，操作过程缺乏透明度，且没有采购部以外的监督。 4. 订单不规范。 酒店目前采购环节的控制要求基本都是针对酒店内部

11、员工的，但忽视了采购环节是需要大量与外部联系的活动。酒店目前的订单往往采用电话等方式，由采购员直接向供应商下订单。这种操作方式虽然速度快、灵活性高，但也存在一定的风险。电话下单时不能确认要采购商品的质量标准，收货部门最终检验货物质量时难以把握，有可能因此与供应商发生争执。 5. 信息沟通不畅。酒店采购信息沟通不畅，主要表现在两个方面： 采购信息的传递方面。由于目前采购流程中传递信息的主要工具是纸质的请购单， 可能填写请购单的人员包括仓库管理员、厨师长、工程维修人员、使用部门经办人员，同一样物品不同的经办人员可能对其描述会有不同。这给采购人员确定采购商品带来了难度。 采购信息的反馈方面。使用部门

12、递交请购单后对于请购物品无法得到及时的反馈，这种信息反馈包括审批情况以及价格信息。 6. 缺乏对供应商的管理。 酒店目前没有意识到建立与供应商的合作伙伴关系对发挥酒店竞争优势的促进作用。目前酒店对供应商的管理比较重视 “三方比价” ，通过供应商的多头竞争，从中选择价格最低的作为合作者。总结起来其主要缺点表现为:6.1信息闭塞。在采购过程中，采购部为了能够从多个竞争性的供应商中选择一个最合适的供应商，往往会保留一些私有信息，因为如果给供应商提供的信息越多（心理价格等） ，供应商的竞争筹码就越大。而供应商也会在和其他的供应商竞争中隐瞒自己的信息。这样，采购、供应双方都不进行有效的信息沟通，这就造成

13、非信息对称的博弈过程。6.2对供应商的考核不科学。对供应商的供货质量、交货期、交货数量无规范的记录和统计，缺乏对供应商供货能力的后续评价体系。缺乏科学的供应商的考核，酒店对采购物品质量和交货期控制的难度增加，难以正真把握好货物的质量。6.3与供应商缺乏长期合作关系。通常情况下，公司与供应商只是建立简单的短期买卖关系，过分注重三方比价和价格的谈判，不利于与供应商建立新型的长期合作关系，影响供应商的合作积极性，进而影响采购流程中的质量控制。第2章 改善采购与付款制度的目标经过对酒店采购问题的探讨，然后根据国内外先进的酒店采购控制流程、内部会计控制制度以及抱着对公司经营负责的态度，针对问题完善做出了

14、以下几点目标：1.制定采购计划和采购预算；2.分级授权，提高采购效率；3职责分工，提高员工素质；4加强对采购与验收环节的控制；5规范采购涉及到的单据和付款事项；6加强对供应商的管理。第3章 采购计划和采购预算的制定合理的采购计划是一项成功采购业务的基础。有一个合理的计划，采购的流程才能清晰的让采购员去执行，让酒店的经营顺利运行。之前公司没有注意到这点，由仓库员根据库存量决定采购量，是不科学的。比如某天客户定了婚宴等宴会或者某公司预订的会议及会餐，这种情况，食材就会比平时用量大；还有像旅游旺季比如最近的牡丹花会的举行，就会有大批游客来菏，客房需求采购量也会加大，而再以平时的库存量估计，必定会有库

15、存的短缺状况出现，反之淡季时还有可能出现存货的囤积，加大了库存成本。那么针对BSD酒店我认为应该做出的改进：1.缩短采购周期，每日编制采购计划。快餐和宴会每天的食材比如蔬菜、海鲜、鸡鸭鱼肉等必须新鲜，而且使用量大，各部门负责人每天晚上根据平时用量和第二天的订餐情况以请购单的形式，列明名称、申购数量、规格等报给采购员，由采购员与供应商联系询价，询价后填好市场调查价格交给酒店负责人即总经理审批，审批后才可以购买。2.提高库存管理水平。不仅编制每日采购计划，还要编制月度采购计划，比如大料、台布、床品等都放入仓库不必每天进货，有仓管员管理，这些商品的采购不仅只有各部门的请求做决定，仓管部门负责人还要根

16、据库存量、储存成本、采购成本等因素计算出采购经济批量，做好采购计划。作为公司的一员，应该为公司的利益着想，即以较少的资金投入来换取相对较多的投资回报。3把握原材料的季节性和原材料的价格变动趋势适时采购。蔬菜的时令性比较强，客人都喜欢天然种植比较新鲜的菜品，所以适时采购比较重要。然而有些材料在市场冲击下价格变动比较大，比如去年的“蒜你狠”、“豆你玩”、“姜你军”等风波中，这些食品的价格一直在上涨，适时大批购买囤积变得可行。制定计划时可以防止盲目采购，造成原料的积压、变质腐败和资金积压。第4章 分级授权，提高采购效率采购部门应该合理安排各个岗位和部门工作人员，依据本酒店的规模和经营状况，我们选择了

17、简单的组织安排。岗位包括：1.采购部经理。采购部经理主要负责采购部的运作和与其他部门的紧密合作，采购部经理还要合理运用资金，努力安排在降低公司采购成本的基础上，保证满足公司运营供应的需要。2采购部科长。科长主要负责安排每日的采购计划以及长期月度采购计划。协调内部工作并对内部工作人员进行控制和管理。对每个采购员的工作及采购的物品及询价情况要定期审查 对大的采购项目要亲自参与、货比三家，保证质量，给上级及使用部门做决策提供准确的信息和依据掌握每项物品的付款的期限和时间，不能出现提前付款，多付款的情况，对每项付款要认真核对，保证其准确性 经常与使用部门及仓库沟通，保证库存合理，不积压，不断档负责建立

18、采购资料、合同等采购档案，并妥善保存 经常进行市场调查，掌握各类物品的价格动态，及时调整进货价格渠道，在保证质量的前提下，做到价廉物美对采购过程中出现的难于解决的问题及时向财务总监汇报每季度组织召开一次采购例会，对采购中出现的问题及时与各部门沟通，健全完善采购制度3.采购员。他是采购业务的执行者，他会根据各部门制定的采购计划来进行采购工作。他不仅要非常熟悉每项物品的进货渠道、质量要求、价格等，还要能够认真审核各部门送来的采购申请单，如果有不清楚的应该及时与天蝎申请单的部门沟通并以认真负责的态度货比三家，在保质的情况下询出最低价格，之后将申请单转交给采购部经理复核。由于采购业务量多，所以我们设置

19、了六个人来合作。部门的采购申请经过部门经理审查、部门总监同意、仓库审核、采购经理初审、财务总监审批、总经理批准，每一个环节都突出了酒店内部管理的严格控制，减少采购员或其他人员的暗箱操作。但是审批级次过多，一个审批下来可能要一俩天时间，大大降低了采购效率。支付时也存在这种问题，如果出现某批紧急采购，请购单的审批和支票的审核工作会有很长时间。采购部门会请求签发紧急支票，录入计算机一般会在业务之后时间一段时间，之后两份支票可能会重复录入而出现重复支付的问题。这种业务看来很是无稽之谈，但在实际业务中却频繁发生。小额发票数额不大，积少成多将会影响到公司的利益。出现这种情况是因为业务采购权全部集中到总经理

20、一人手中，但是一个人的知识面和精力有限，他也不能掌握酒店采购的每一个环节和每一项采购内容。而且我们经常发现一种现象，把请购单发到总经理那里时，总经理看到已经有各个部门的签字盖章，他以相信自己员工的态度也跟着签字而没有仔细看请购单内容，这样的话，虽然我们有很多级次的审批却不能达到真正的监督管理。那么我们可以将采购业务金额区间和不同供应商分成不同等级，然后分级授权给采购部经理和采购部科长。根据采购部门个岗位人员对采购活动的每个环节每项业务的熟悉程度，相信他们不仅会胜任这份工作，还会的到心理上的激励而更加努力工作。此外，通过年度的考核，也可以有效地约束部门职员的权利。第5章 职责分工，提高员工素质员

21、工是公司的一大财富，员工的精神状态和对公司的忠诚度对公司的经营产生很大影响。1.目前酒店采购部门出现的问题主要有：1.1 有些采购人员的选择不恰当。有些领导或上级部门捎带他们身边的人进来做采购员，他们的采购能力不能保证，不但缺乏相关知识，信息不灵，责任心不强，图省事采购前不能货比三家，季节差价掌握不准，长此以往，漏洞会越来越大，加大了酒店经营成本。有裙带关系的庇护，这些人把采购当成简单的买东西，而没有正规的根据采购流程去办事，采购单、订货单、验货单、支票等，从来不关注这些单据的重要性，经常出现混乱，以致月底不能与供应商明细对账，还有可能出现重复支付的状况，损害公司利益。1.2 有些采购人员以权

22、谋私。不光出现公司领导的亲人朋友，部分酒店管理人员与采购人员走的很近，充当着这些采购员的保护伞，他们肆无忌惮的联系劣质货源掺入优质商品里，以此取得回扣捞提成。出现问题后由管理人员的打理，便大事化小，小事化了。上月发现海鲜不新鲜的举报后，经过调查，就是因为这些人的暗箱操作。他们根据订单去采购海鲜，跟供应商达成协议，高额购进一批有问题的鱼虾蟹，然后从供应商那里取得回扣。这批海鲜不得过长时间储存，以致上到酒桌上的海鲜不新鲜，遭到投诉后，还要赔偿客户来挽回公司颜面。如果没有遇到投诉，这些问题被隐秘的重复发生着，积少成多，公司的资金就这样白白浪费。这些采购员的行为严重损失公司利益，用错一人，损失几十万是

23、常有的事。据统计有3%至5%的利差在没进酒店前便流失在采购环节中，日积月累不是一个小数字。2一个完善的公司管理体系不能允许采购如此损害公司利益，否则公司很难在如此激烈竞争的酒店行业中长久立足，因此我们提出几点改进建议：2.1 精选采购人员。采购人员通常是由综合素质比较高，责任心比较强，能够鉴别商品优劣，懂得商品相关知识的人去担任。那么我们2.1.1不能选用领导亲属担任采购人员，上级部门指派的人最好也不用，根据以上出现的问题，我们得知，一旦出现问题，处理起来很棘手。从公正出发，有损上级人员的面子，也会影响自己在公司的低位及形象；从自身利益出发，这些问题一件件不处理，让这些采购人员的行为更加迅猛，

24、不仅有损公司利益，也让其他采购人员脱离正轨，公司管理制度名存实亡。2.1.2不能选用之前在别处做过采购，来后百般要求再干的人。这样的人不仅熟悉采购各环节和各项内容，连暗箱操作也是轻车熟路。2.1.3不能采纳有过劣迹的人。采购是个“良心活”，采购人员整天面对很多诱惑，许多供应商想尽办法与采购人员拉关系，回扣绝对少不了，这就要求采购人员凭着良心办事，面对金钱的诱惑处之坦然。这些采购人员不是那么容易得到。因此我们选择采购员时首先要选择他们的素质和品德，采购员的知识和经验与素质相比都是次要的，对产品的了解可以在公司慢慢了解，经验可以在采购中慢慢摸索，而为人正直，不受小恩小惠诱惑的心态不是后天形成的。选

25、择一个受过良好教育，工作坚持原则，责任心强，关心酒店经营的人做采购员，让我们采购管理完善了一大步。2.2做好监控措施。做好监控措施并不断更新反馈对绝大多数采购员都能起到约束作用。2.2.1首先要实行心里监控，由行政部门定期组织政治学习，拿出酒店采购中出现的问题让采购员探讨，并把已经处理了的反面教材作为学习内容，首先增强其法制意识，让他们意识到拿不义之财的犯罪事实和犯罪后的追悔莫及，然后让他们再去处理采购中出现的问题，必定取得良好效果。2.2.2其次采购进货时，必须坚持两个人或两个以上共同采购，共同参与意见，不能单独行动或一个人说了算。还可以硬性规定所采购的原料物品在保证质量的前提下，必须低于市

26、场同类物品价格，因为酒店都是批量进货，供求双方的利益较为稳定。2.2.3然后让其他部门与采购部门互相监督。由快餐部、宴会部门、客房部监督采购订单的流向及订单内容及价格；由行政部定期监督进行对业务员考核和组织政治学习；这样让采购变得透明化，让采购员没有犯罪时机。配置市场物价调查分析人员，根据每日市场调查，预测价格走势，提供给采购部门参考，并对采购人员采购原料物品的价格实行监督。特别是财务部的监督作用。由财务部与采购部根据必要性和经济性联合编制采购预算，采购之后将采购成本与预算进行对比，分析问题所在。指派专门验货人员，归属财务部门管理，并给予一定的权力，对每一批采购来的货物都必须进行价格、质量、称

27、重检验；对大宗物品的采购实行公开竞标，择优采购。采购人员也可光明正大地讨价还价要供货方的回扣，并将回扣交酒店财务部门入账，作为酒店年终对采购部门实行奖励的依据。有财务部的参与，同时也能根据具体采购最大限度运用资金获取较大投资回报。2.3职责分工，让员工各司其职。根据企业内部控制应用指引第7号采购与付款业务的规定，采购与付款业务中，有些岗位不能相互兼任，否则有些员工权力集中，操作难以透明。2.3.1首先请购与审批不能是同一个人，一般请购都是由各部门盘点之后，根据平时用量和第二天的订餐情况报给部门负责人，然后由部门负责人报给采购部门，仓库核对，采购经理审批之后才可以通过。2.3.2询价与确定供应商

28、不能使同一个人，否则不合乎公司供应要求的供应商可能是由同一个人捎带裙带关系进入供应商名单，这样也会影响到采购货物的质量，间接影响到酒店的经营。2.3.3采购合同的订立与审核不能是同一个人。一般我们酒店都确定了固定供应商，合同的审核主要是产品的规格及质量、价格、数量。如果采购合同订立和审核是同一个人，直接给采购合同订立人员一个机会从中做手脚，虚报价格，以次充好等，虽然这种情况不一定全部发生，但是必须杜绝，保证合同的合法性和条款的严密性，以严格做好公司采购管理。2.3.4采购、验收与相关会计记录不能是同一个人。验收是采购后必须经过的步骤，采购数量可能较大，通常验收员根据每个包装袋里的数量以及包装袋

29、的数量验收货物，质量也是随意挑选几个来检查，很少人会每一个都检查每个包装袋里数量有多少，质量如何。这个工作可能需要大量人工，但是必须抽出人手抽出更多一点的样本来保证供应商送货的保质保量。不同人即使如此，如果采购和验货是同一个人，那采购货物的质量数量更不能保证，公司的利益便被埋没。一般验货人员由财务部门选人担任，会计记录工作不能与验货是同一个人。2.3.5付款的申请、审批与执行不能是同一个人。申请付款的人一般是采购员，他拿到发票便会有一定提成，代表工作的完成。但是采购员不能确保付款时间的合理性和公司获得的最大时间折扣，所以必须有高一级管理人员审核，财务部经理和总经理批准才能签发支票。而且执行付款

30、的的人不能使申请和审批付款的人，否则采购付款的内部状况不能控制。根据公司采购业务的种类不同，我们也可以实行采购人员定期岗位轮换制度，这样不仅让采购人员可以稍微改变工作环境，不会太烦腻，而且可以有效的防范采购人员利用职权和工作便利收受回扣红包等，损害公司利益的风险。2.4定期进行员工培训。对采购部各岗位人员进行培训，比如采购的流程管理、经济批量的确定，如何在新的形势下做好采购询价等等，然后让新老员工分享自己的采购经验，让其他人员取其精华去其糟粕，并提出不同观念，共同学习共同进步。经过培训加强采购人员的职业道德教育，提高采购人员的专业素质，使其及时全面了解市场情况，保证采购信息渠道畅通。2.5设立

31、绩效考核制度。在人力资源管理角度上，每一个部门对每一个员工都要定期进行绩效考核。月末时采购部经理根据一个月内每一个员工的采购业绩进行考核和评比。根据采购货物的质量优劣、数量盈缺、价格高低、经营必要与否等业绩将采购员工分类，由总经理主持，定期召开采购工作分析会，优秀员工进行物质奖励，并赐予优秀采购员称号，年度最有采购员还可以做升职的奖励。让采购部门看到酒店领导对他们工作的重视程度，增强荣誉感。而且用绩效考核来进行岗位轮换的准则也是一个不错的激励方式。然后有问题的采购员不仅不能奖励，还要调查其出现的主要问题，如果是家庭或自己实在有困难才会出现动了恻隐之心，那么公司会尽力帮助他解决困难，然后劝其规正

32、。对于那些有上司庇护而不管公司利益，在采购过程中耍手段的人，用公司管理章程惩罚。警告其进行改正，或者我们可以辞退这种人以免遇到这种棘手的问题，而且影响公司效益。2.6 建立重视成本的企业文化。控制采购成本包括产品成本和人力资源成本，控制人力资源成本不仅是要控制职工数量、提高职工工作效率，而且要建立重视成本的企业文化，让职工心理臣服自觉遵守章程，节约成本为公司利益着想。公司以“提高效率，加快速度，降低成本”作为经营理念，以“相互学习，相互监督，积极向上，开拓创新”为工作态度。提高采购人员的责任心，为降低经营成本，能够严格按采购管理制度执行，自觉抵制不正之风，树立将强的组织观念和严明纪律性。让每个

33、员工认同企业文化，渗透企业文化。一个员工节约成本都是有限的，让全部员工一起厉行节约，省下来的钱才是可观的。在一个团结、积极、正气上行的团队里，任何品行低劣的人和行为都是无法立足的。不过在组织内部建立重视成本的企业文化，培养员工的成本意识，需要时间和耐心。第6章 加强对采购和验收环节的控制虽然采购本身的成本在企业整个生产经营成本只占很少一部分，但在采购环节就已确定下来的所采购物品的价格和质量对企业以后的经营成本和经营业绩都将产生深远的影响。因此加强采购环节的控制至关重要。1. 由各部门、仓库和财务部相互配合，确定最优采购批量。一些可以长时间存储，不同阶段都会用到，数量又比较稳定的产品，比如餐具、

34、可防用品、饮料、冷冻食品等，都适合运用最优采购批量模型来计划最优采购批量、最优采购时间和最优资金占用。采购成本与采购批量之间存在负相关关系，而储存成本与采购批量之间存在正相关关系，使酒店订货成本、储存成本和缺货成本三者之和达到最低的订货量就是最优采购批量。针对我们酒店，蔬菜海鲜新鲜比较好，所以我们采购这些物品时可以少买、勤买只要做到心中有数，每天需要多少原料就采购多少原料，生意好时，可以夺去采购几次，库存的货尽量用完再进，这样不仅避免货物久放变质，也能减少储存成本。2.规范采购信息的传递。不同部门可能对同一种物品有需求，而在不同部门的作用不同，而导致不同部门负责人对其描述不一致，让采购员没有明

35、确的购买标的也没有购买标准。比如客房部的毛巾与快餐部得抹布等可以是同一种，也可以分不同客房使用不同的毛巾浴巾，如果不特殊清楚的说明容易让采购员为难。为处理这种状况，我们应该对每一种物品进行编号，在提出请购时，产品都标明序号这样就能节省很多采购的时间，并提高效率。然后采购部门要及时与使用部门沟通反馈。如果急用某一产品就要准确得知该产品的审批情况，如果没有，使用部门还可以尽快选择另一种可以替代的产品去采购，或是更换供应商。另外采购物品的价格也要及时反馈给使用部门，适应部门更了解这种商品的市场状况，可以帮助采购部门选择供应商并能为公司节约成本。3.网上建立采购信息平台，餐饮采购网上可以查询到各类原材

36、料的价格走向及趋势，不仅可以作为考核的标准，还可以作为平时采购询价的标准。利用互联网可将信息进行整合和处理，统一从供应商订货，以获得最大批量折扣。利用互联网技术可将生产信息、库存信息和采购信息连接在一起，可以实现实时采购。企业可根据需要采购，最大限度降低库存，从而减少资金占用和仓储成本。这对酒店业来说意义重大，因为酒店采购产品的易损性决定了酒店不能有过多的积压库存，酒店应该根据经营需要实施实时采购。因此，提高酒店信息水平，充分发挥互联网作用，是酒店降低采购成本的一个有效途径。目前，我国酒店中，真正能利用互联网技术来达到实时采购的还很少，这说明我国酒店在提高信息化方面还需引起重视、加快步伐。4重

37、视酒店验收环节。无论是供应商还是采购购回的物品必须首先与库房联系，由库房根据申购表验收货物。对于不符合采购申请表的采购，库房人员有权拒收。供应商或采购人员办理入库验收手续后，库管员应开立入库单，并将入库单客户联交采购员或供应商办理结算。在验收过程中库房或使用部门有权对不符合要求的物品提出退货要求，经确认实属不符的由采购人员或供应商办理退货。 购买、收货和使用三个环节上的相关人员要相互监督、相互合作，共同做好工作。对于有争议的问题应各自向上级报告协调解决。酒店产品大部分都必须要新鲜，所以验货时必须注意这点，特别是食品要新鲜。员工的暗箱操作时有发生，验货工作就变得很重要，严格把守验货关，把腐败扼杀

38、在这一关，以免造成更大的损失。质量的检查很简单，而数量或重量不好把握，如果在袋里，我们没有太多精力去仔细清点。酒店会大量采购肉类食品，而且大都使用冷冻车运输，如果运输人员在肉上洒水，经过冷冻后就可以增加肉的重量，而运输人员就可以把多出来的货物据为已有，这种情况在实务中很常见，那么验收人员一定要严把质量关，尽快查明肉上形成冰块的原因，并及时上报给管理人员。让上级做出处理。第7章 规范采购涉及到的单据和付款事项采购订单以电话方式虽然便捷、迅速、灵活性高，但是存在很多风险，首先是违约风险，口头合同不能落实，而第二天供应状况不能保证，或是材料不对，引起矛盾。不仅是采购单，验收单、发票以及支票等等单据都

39、要严格按照规定程序以书面形式签发。首先，采购订单由各部门负责人编制好之后交给仓库核对，由采购部科长审批并分类汇总，必须以书面形式通知采购员去采购货物。这样才能采购的货物准确一点。当供应商送货时，仓库和各部门验货之然后验收单一式三联后，仓库管理员和部门负责人签字，将一联给供应商，二联财务记账，三联作为采购部存根。单据都要及时录入电脑和账本，每月定期财务部与仓库进行对账，与供应商对账，保证账账一致。货款支付是采购环节的最后环节，企业必须在检查无误的情况下才能支付相应的货款。在支付货款时保证：1发票价格、运费、税费等必须与合同复核无误，凭证齐全后才能办理结算；2处理向不能转账的或不足转账金额单位或个

40、人支付现金外，货款一般须办理转账。货款支付前应由企业授权人签字。支票签章时应仔细审核有关单据。3购货发票以外增加的成本、费用及损失，如：装卸、搬运、在途损耗等，支付前须经会计部门的凭证审查和损耗原因分析，以确定其合法性和合理性；4付款凭证连续编号，付款业务及时准确记录；5与供应商定期联系，了解未付款情况，追查耽误原因。 支付货款时，要加强对采购部门和财务部门的监督管理，杜绝财务人员收受采购人员的好处。对不合理的采购要严格执行采购管理制度。财务部门应严格审查采购物资价格的合理性，即使对手续齐全的凭证，也应严格审查是否超出预算，对物品的领用也应严格审核。采购人员应严格执行采购管理制度，不按制度执行

41、的，财务部门有权不予报销。比如，采购制度严格规定，采购时必然为两个人或以上共同经手，决不能单独或一人经手，当在报销中发现经手人只有一个时，财务部门可以不予报销。另外，酒店还应指派专门的验货人员，对每次采购物料价格、质量、数量进行监督，验货人员应当归财务部门管理，并给予一定的权力。特别强调的是，对于采购资金的管理，财务部门更应监督采购人员合理利用采购资金，对每笔采购资金的使用应严格审查，审核各部门的设备，物资采购计划和酒店开支计划，维护酒店经济利益。一般酒店采购货物会根据采购量多少尽快付款，但是大部分人忘记了发票上可能注明了更优惠的价格或更有利的条件。发票上标明的应付账款一般都有付款期、折扣等信

42、用条件。应付账款可以分为：免费信用，即酒店在规定的折扣期内享受折扣而获得的信用；有代价信用，即酒店放弃折扣付出代价而获得的信用；展期信用，即酒店超过规定的信用期推迟付款而强制获得的信用。倘若我们酒店购买货物后在供应商规定的折扣期内付款，便可以享受免费信用，在这种情况下企业没有因为享受信用而付出代价。有些大公司在采用商业信用形式销售产品时，为鼓励我们尽早付款，他们往往都规定一些信用条件，这主要包括现金折扣和付款期间两部分内容。如果他们提供现金折扣，我们会尽量争取获得此项折扣，因为丧失现金折扣的机会成本很高。可按下式计算：放弃现金折扣的成本=CD/(1-CD)*360/N*100%式中：CD为现金

43、折扣的百分比，N为失去现金折扣延期付款天数，N等于信用期与折扣期之差。比如我们在购买一些鸡心等大批冷冻食品时，这些可以长时间存储的物品，而且是在大公司远距离运来，我们会充分考虑存储成本、采购经济批量、采购期间，在付款时也会充分考虑供应商给我们提供的商业折扣。另外，如果支付时间不是定期经常出现发票丢失，签发错误支票，从而引起错误和重复支付情况。许多重复支付的发生往往是由于没有对原始发票进行及时支付或支付的精确性存在问题。所以支付货款时，财务部门要做好发票的审核工作，到发票经过采购部门经理审批、总经理同意之后才能签发支票。如果对账时出现错误和重复支票时要及时通知上级部门，尽快处理以减少公司的利益损

44、失。第8章 加强对供应商的管理供应链的研究结果表明，在所有降低采购成本的方式中，供应商参与产品开发最有潜力，成本的降低幅度可达42%，然而通过改进采购过程以及价格谈判等最多只能降低成本11%。因此，降低采购成本的最高境界就是上游采购，即在产品开发过程中就充分有效的利用供应商。因此，供应商的选择和管理对于企业至关重要。采购管理实务114页酒店平时所用海鲜蔬菜要新鲜，用量大，所以必须要有稳定的供货渠道。主要的供应商的选择就必须要慎重。目前酒店注重货比三家，将价格作为选择供应商的主要标准而根据市场价格的变动经常更换供应商。这样做是降低了成本，但是长期的竞争，让供应商压低价格与酒店合作却不能保证质量。

45、而且没有长期固定的合作，供应的及时性不能保证，直接影响酒店的正常经营。根据这种问题，我认为供应商应管理制度该重新整改。针对我们酒店建立科学的供应商评估、准入和淘汰制度。1.我们应该选择一个可靠的物品质量好、价格合理、运输又方便的供应商为我们每天供货。然后选择两个备用的供应商，以备主要供应商供应不及时，或是价格忽然上调等不能及时处理的状况。首先进行市场调查，每种物品选中若干供应商，然后由酒店各部门负责人组成评审小组，针对供应商给出的产品质量、价格、交货期、结算条件、服务质量和供应商的信誉综合评定。把这些资料记录备案，作为每年考核的对比对象。根据评选结果，每种产品选定两到三个供应商试供应，用两三个

46、月的时间实际考核来选择最适合做固定的供应商，在切实放干舞弊风险的基础上，与供应商签订质量保证协议，其他的作为备选。2.供应商最好不要从一而终，不仅有利于物料更好的流动，而且在一定程度上可以避免与采购员建立“密切关系”，新的收受小惠，损害公司利益的情况出现。3.加强市场调查。这个方法是各个酒店餐厅运用最广泛的方法，对市场进行定期不定期的调查，有助于掌握市场行情，了解货物的价格与质量、数量的关系，与自己采购来的物品相关资料进行对比，以便及时发现问题、解决问题。执行市场调查的人员可以是专职的，也可以由财务人员、行政人员，甚至经理兼任，也可以采用轮值进行调查。每年对原有的供应商进行考核，在考核和市场调

47、查结果中重新选出优质供应商。然后与原供应商联系，探讨出现的问题，如果供应商可以提出解决方法，依然能做出优质的服务，我们仍然会与原有的供应商长期合作。如果原供应商依然我行我素，不能为我们酒店做出改变，我们只能进行淘汰原有供应商，然后重新选择更为优质的供应商。4.与供应商保持长期的合作，就必须与供应商坚持经常联系。首先，生活、工作、经营状况的客套联系增进酒店与供应商之间的友好关系。其次，与供应商探讨产品的规格、质量、价格和是否存在新产品，将市场上相关产品的价格变动趋势与之探讨。然后，针对供应商供应商品出现的种种问题向他们申诉和警告。有时供应商会故意或不故意的在定点之后送货，影响到后厨正常的经营。如

48、果出现这种状况我们将会做出罚款处理，比如本定于全部货物在10点之前送货，11点之前送货罚50元，11点之后送货扣100元。还有如果出现送货数量不足，如果确定是物流运输的问题，则直接找物流公司赔偿，如果是供应商发货时遗失了，则由供应商赔偿，我们必须通知下次送货时送到，或者如果数额很大，可以让供应商立即送到，如果供应商屡次犯这样的错误，就要考虑予以罚款或者淘汰供应商的处罚。如果送货质量不合格，通知供应商在保证质量合格的情况下紧急替换，或者就近少量采购，或者找同行换货。最后共同阐述各自的发展趋势与对方的发展前景的关系，期待未来进一步的合作理念。结 论我国酒店正面临着严峻的挑战，我们酒店采购又出现那么多问题，必须加以改善。经过从人员选择、人员的考核，让员工参与工作、参加培训、参与管理，带动员工的积极性；通过对采购、验货、付款环节以及单据的规范，完善酒店采购流程的合规合理性；通过对供应商的加强管理，保证酒