居住物业财务管理实用手册.doc

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1、居住物业财务管理实用手册目前，公司对小区财务工作主要采用：分散与集中、上级与下级的不同方式，分项管理的方法进行管理。采用这一管理方法的主要原因是由于小区物业管理工作的特殊性，所产生的各种矛盾，全部反映在整个财务工作过程中，而国家目前还未有一套比较完整的法律法规文件来指导物业管理的财务工作。为解决这些矛盾，所以采用了以上管理方法，因而也决定了小区的财务工作必须在公司业务部门的直接指导下进行操作，否则下会影响小区的千家万户，上会影响企业与政府的有关职能部门。为此，要求小区财务人员必须明确自己的工作职责，努力学习有关物业管理的法律法规、业务知识，为小区的财务工作顺利进行贡献自己的力量。1.1小区财务

2、人员的基本职责*遵守国家有关现金管理制度和企业规章制度，熟悉会计知识，记载现金银行收入、支出的流水帐。*了解本项目的财务费用预算，熟识各种费用的开支标准，负责报销小区的费用支出，报销时严格把关、认真审核，发现问题要及时汇报相关业务部门。*了解会计科目、合同、计划书中的有关内容，编制小区运行费用的收支预算。负责小区管理费用的收缴工作。收款凭证的领用、打印等管理工作，定期向公司财务部门结帐、核销。编制业主管理费用收交清册及其他有关报表。*及时掌握业主变动情况，催收欠交费用。*负责小区的固定资产、低值易耗品的管理工作及小区负责人指定的其他工作。1.2新开楼盘的财务工作对新接楼盘，财务人员要认真阅读所

3、签订的“物业管理合同”和相关联的“计划书”，对合同中双方所确定的条款必须认真执行。在一般情况下新开楼盘的财务人员有以下几项主要财务工作：1.2.1开设银行帐户为了保证小区核算的独立性和可操作性，各小区必须在所在地附近开设独立的银行帐户，专门用来核算小区物业管理费用的收入与支出。具体操作方法：第一步凭小区工商营业执照向附近银行领取开设银行存款帐户的表格，和留银行印件卡片，一式四联。第二步将填制好的表格交公司财务部门盖章，而后刻制小区财务专用章。第三步将填制好的表格印件卡交开户银行开户。第四步当开设银行帐户批准后，再根据银行提供的小区帐号刻制帐号章，而后凭留银行印件、帐号章向银行认购支票与贷记凭证

4、。1.2.2办理小区收取物业管理费标准的审批、备案手续。根据市政府有关文件规定，住宅小区的物业管理收费标准是同住宅性质不同划分市场价、政府指导价、政府定价三种。但各区在执行中掌握的尺度又不同，因此财务人员必须向所在地物价部门咨询，办理小区物业收费审批手续，经物价部门批准后方可按批准的标准内收费（2004年11月1日起，物业管理费采用备案制）具体操作如下：首先向当地物价部门咨询楼盘所在地执行什么样标准，咨询报送所需的有关文件资料，并认购小区物业管理费单价审批表格。根据小区生活、娱乐等配套功能、绿化面积等，与开发商原拟定的单价，编制审批表格，同时请物价部门专家来小区现场察看小区配套设施、绿化面积等

5、情况，提出单价制定的理由，并请物价部门专家指导表格填制的方法等。在报送物价部门审批前必须送开发商，与公司财务部门阅览。物价部门批准后，复印件报送公司财务部门，正本留小区存档，对所批准的有关条款，收费标准还需要上墙公布。对实行市场价收费标准的小区一般实行备案制。备案制操作方法比较方便，只要小区的房屋性质符合当地执行市场价所规定的，并在预售住宅合同中双方已明确收费标准的均可执行备案制，只要将有关文件资料和拟定的收费标准报物价局备案就可了。1.2.3编制小区的收支预算表小区的收支预算是保障小区正常运行所需经费的计划书，所以在编制过程中要注意以下几个方面：正确计算小区内可收物业管理费的面积单价及类别了

6、解配套设施布局与原发展商对小业主承诺情况，划分可收管理费用数量类别与单价等情况。了解合同与计划书对小区物业管理服务人员编制与人员结构，岗位设置人员经费等情况。熟识开办费包含的范围、分摊期、开支标准等情况。了解合同与计划书中双方所约定的服务事项，管理酬金、人员费用标准、福利待遇等事项，特别对配套设施的起用，公共照明、绿化及其他设施的保修期等，成本费用要合理的预测算。同时了解当地对生活垃圾的处理有何规定。总之，要依合同与计划书为依据在总量上加以控制。预算期一般以会计年度为限或按小业主分批入住期为预算期。预算编制内容按公司统一表格内容编制。（编制的具体方法见附表）1.2.4确定收费项目，编制收费清册

7、首先，小区在办理业主入户前，物业管理处与发展商必须划分双方各自收取费用项目的种类，明确双方责任和明确相互之间的衔接手续，这也是物业管理处办理小业主入户的有效依据。同时管理处要协助发展商一起发放“业主入户通知书”。入户通知书内容不但要明确小业主办理入户时需带的各项证件与具体操作流程，还要明确物业管理的收费标准、种类和收费方法。其次，物业管理处财务人员在小业主办理入户前必须向发展商索取市测量局对小区楼宇各单元的实际测量面积，并根据实测面积计算出各单位月、季的收费标准，并按房号顺序编制业主入户时交费清册，同时再建立客户当年的缴费记录清册（或客户分户卡）。1.2.5打印收款凭证小区收缴物业管理费、水泵

8、电梯运行费、停车费等统一使用市房地局专门印制的机制收款凭证，该凭证由公司统一管理、认购，打印软件也由公司统一安装。小区财务人员在编制好客户入户缴费清册后，应及时向公司财务部门提出安装收费系统打印软件，并接受培训，学习打印收款凭证的操作方法（对个别业主需要回单位报销的，因收回原开的机制收款凭证，由管理处另开手制收款凭证）。对打印好的收款凭证，最好采用按房号顺序进行排列，由专人保管，便于客户入户交费时查找。1.2.6收入及时解缴银行，并编制缴费日表首批客户入户时，管理处要根据入户户数的多少，合理安排收费窗口，收费窗口至少要二人组成。具体分工：一人验证、验票；一人复核收取现金。验证人员还应根据验证情

9、况登记客户缴费记录清册。复核收银人员还应负责编制客户交费明细日报表，每天根据日报表与所收的现金核对做到票表一致、表款相符。核实后将当天的收入解入开户银行。1.3二手楼盘接收的财务工作二手楼盘接收的财务工作重点：二手楼盘接收时的财务工作与新建楼盘财务工作的倾重面有所不同。新建楼盘物业管理的财务工作准备时间比较充分，各项管理工作是以财务工作为龙头的基础上进行的，所得到的有关资料、批文等全是一手资料，准确率比较高；而二手楼盘初期的财务工作，是以保障小区继续安全运行为主题，所以财务工作必须适应各项现实管理工作，并没有适应时间，而得到的资料多数是短缺不全，因而财务工作的重点有以下几项内容：一是核实上期物

10、业所移交的业主收费挡案资料及上期物业预收小业主的物业管理费明细清册；二是会同有关人员清点用于小区管理上使用的固定资产、工具等现实状况；三是办理银行开户手续；四是根据小区配套设备特点功能编制小区当年度经费预算；五是收集有关资料完善小区各项管理制度增加管理工作的合法性。核实业主缴费档案与预收费用的明细由于物业管理工作的特殊性和目前对物业管理的法规和规章制度不够健全，所以小区在物业管理前后移交上出现不少矛盾。具体移交有直接移交和间接移交，采用间接移交的问题可能多一些，所以对业主的收费资料要作为一项重点内容来核查。核查方法主要是用业主委员会所提供的市测量局实测各单元面积与移交欠费清册进行核对，实际收费

11、单价与物价局的批文进行核对，预收管理费与实际移交款项进行核对。在实施收取小区接盘后第一次管理费时，对所有小业主以前欠交的管理费都要进行核对，碰到有不同之处要向业主委员通报、备案。清点固定资产与常用工具一般情况下，前期物业管理公司会有部分的固定资产与专项工具移交给下届管理公司。对移交物资的数量、质地的好坏等，接收单位均应进行清点。因此财务人员因会同其他人员一起，对转入的固定资产，专项工具在质量上、数量上和使用程度上进行认可，同时财务人员编制有关管理清册，便于自身的管理及今后的核算和结束时的移交工作。办理银行开户手续同新建物业一样办理。编制预算同新建物业一样编制，有条件能参考一下上届物业管理公司的

12、收支报表，那样更符合实际。收集有关文件资料对财务工作来讲最重要的资料是业主缴费清册。物价局的定价批文和测量局的实测文件，特别是物价局的定价批文。如有变动，还需向物价局申报，没有批文的还需补办报批手续。1.4小区日常管理期间的财务工作小区日常管理期间的财务工作，其操作方法也是小区的资金管理的整个过程。目前公司的资金管理采用收支二条线的管理方法，即小区的所有收入都必须开具公司指定的收款凭证，并将收入及时解缴小区的开户银行。定期将收款凭证的记帐联与银行解款汇单一起交公司财务部门入帐。小区不得以任何借口设帐外帐、小金库。不得坐支挪用收入。小区的日常运行支出必须严格在预算范围内执行，所需资金向公司财务部

13、门筹借，使用完后及时向公司财务部门报销，而公司财务部门根据各小区的收入情况，预算执行情况，进行审核控制。为了确保小区管理期间的日常运行和保证公司的应得利润，小区财务人员具体操作方法如下：定时定人收取管理费用小区日常运行费用的来源依靠于物业管理费的收入，所以小区财务人员要把收费工作作为头等大事来抓，这有提高了管理费的收缴率，才能服务于小区的维护、运行事项，公司才能有利润，小区管理处才能生存，但小区财务人员必须掌握政策，不能超标准收费，不能巧列名目收费，不能超规定提前收费，一般小区的物业管理费按季度收取。小区财务人员根据各单位面积打印出机制的收款凭证，而后按楼宇定专人负责上门收取或统一设点收费。按

14、楼宇定专人收费时，应做好票证的交接手续、明确责任，提出要求，对收到的资金全部及时解入开户银行帐户，并定期将收入汇单等专交公司财务部门，由公司财务部门记载有关帐务。登记收费清册、编制收费日表财务人员对收到业主交来的管理费时要填制二表一帐。一表是小区的费用收缴清册，另一表是收费日报表，一帐为银行现金收支流水帐。格式详见附表。小区费用收缴清册类是来自于原来的客户分户卡。主要反映二项内容：一项是业主的基本情况，包括面积单价、业主姓名、联系电话等；另一项是反映业主的交费情况。本表除上述便于查询业主基本情况和所有业主缴款欠款明细二大功能外，第三大功能，也是目前小区用来计算管理费收缴率唯一的报表。每月底根据

15、报表内容计算出当月管理费用收缴率对未缴款项每家进行分析，并向小区领导汇报拿出催讨意见，直到款项收到为止。所以财务人员在填制本表时要做到及时、认真、准确。本报表一般在电脑中操作，一个收费项目一表每年调换一次。收费日报表是用来反映当日（或一定时间）内业主缴纳各项费用的明细及付款方式，发票收据的编号、收款当事人及所收到款项后解交银行情况。本表的主要功能是能准确反映当日所收款项的明细项目，便于核对库存现金，同时也是用来登记费用收缴清册和记载收支流水帐的依据。本表一式二份，一份于小区保存，一份连同发票的另一联上缴上级财务部门。现金收支流水帐主要用来反映小区各项收入、支出，资金节余或超支的分类帐，本帐的主

16、要功能是用来记载小区所有费用报销情况（即使用人向小区财务人员报销称第一次报销）和小区财务人员向公司财务部门报销的情况（小区财务人员再将使用人报销凭证汇总后再向公司报销称第二次报销）。银行存款库存现金备用金的借款和使用情况收入方面记载，小区所有收入情况和将收入移交公司财务的记帐情况。本分类帐可按业主委员会需要公布帐目的有关类目开设，是反映公司财务帐的另一个侧面，所以本帐的总额必须定期与公司财务部门核对。向公司财务筹借备用金，保障小区日常费用支出。上面对小区的资金实行分收支二条线管理方法，即收入资金上交公司，不能直接将小区的收入挪用作为小区的支出。因此，小区的支出首先应向公司财务部门筹借资金，具体

17、的借款手续由小区财务人员办理，经小区负责人员批准并填写专用借款凭证，到公司财务办理。备用金使用完时再向公司财务报销，这样不断地循环。我公司目前对小区费用的报销采用二次报销法，第一次即小区使用人员向小区财务人员报销，第二次由小区的财务人员将使用人所报销的费用集中归类后定期向公司财务人员报销。根据以上报销的费用，上下级根据不同需求，编制费用的支出凭证入帐。小区财务人员给使用者报销时应严格把好第一关，所有的付款都必须有合法的发票，内容真实并经二人以上的签字（即经手人验收、单位负责人）方可报销，同时按预算科目分类记帐，定期与公司财务部门核算报销。帐目公布接受审计小区的帐目公布主要取决于管理合同和政府的

18、有关规定，并不是讲所有的帐目全部都要公布，因帐目的公布取决于管理合同中所制订的有关条款。一般讲小区费用采取全额承包，节超全归物业管理公司所有，可以不公布帐目，如合同条款约定小区管理公司只拿管理酬金，其他节超全归小区所有，那样所有帐目全部需要公布。一般小区只公布代收代付管理费和按实收取费用的项目，其次公布一项收入有二家或二家以上共有的收款项目，如停车费等要加以公布。但所有小区的帐目都必须经会计事务所的审计，这项工作由公司财务部门办理，这是遵照国家对企业财务管理要求进行的。我们管理合同中签定的有关业主委员会有查帐的权力或请会计事务所进行查帐，这与上面所讲的审计不是同一回事，所以小区必须接受二次或二

19、次以上帐务检查。以后一次的审计由小区财务主要负责、公司财务专人配合。1.5管理期结束的小区财务工作当管理期结束，小区的财务工作有以下几个方面：核实小区业主的欠交款项，编制欠款明细表，催讨欠款。清理现有的固定资产和低值易耗品数量，与应有数比较，发生差异向公司财务汇报，由公司财务复核，并根据所有权编制移交表。整理业主缴费清册，做好移交表准备。偿还原借备用金，协助公司财务部门清理其他应收应付帐款。将银行存款转公司财务，散销银行帐户，偿还领用收款凭证。协助其他部门办理其他移交事项。物业管理日收费汇总表标识：DW/QR-08-39日期：年月日编号：序号室号发票号物业管理费电梯水泵运行费其他合计现金银行月

20、月月月月月月月制表人：2004年度管理费收缴情况统计表（收缴清册)编制日期：年月日编号：序号室号姓名面积月管理费标准收上年度欠款第一季度第二季度第三季度第四季度预收下年1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月累计月(季)实际收缴率当月合计制表人：实收管理费现金流入量合计：元，其中以前月份欠交管理费收回元，当月管理费收入元，预交以后月管理费元至上年度应收管理费元，实收管理费元，收缴率：%项目营业收入说明含：物业管理费收入按合同规定可收取的物业管理费的建筑面积*管理费单价，有二期或三期人住的须分别附表说明，同时合理估算入住率及收缴率商场收入仅指宝安新苑的商场收入客房收入有客房的管理处

21、计算的客房收入装修收入装饰公司营业收入停车费收入固定车位、临时车位管理费收入（含与开发商或业主分成的部分）其他收入零星服务收入等电梯水泵运行费收入按规定可收取的电梯水泵运行费（含维修费实行独立核算的单位收取的维修费）开票时应与物业管理费分开营业收入合计营业税金及附加按营业收入（扣除电梯水泵运行费收入及代收代付的水电燃料费、垃圾清运费等）的5.35%计提营业成本人员经费应付工资及各项福利费用合计其中：工资（在编）签东湖物业合同的人员工资工资（非编）尚未签合同的、临时工等的人员工资劳务费含百帮、常帮、乐帮等服务社的人员工资、管理费、“三金”、外包项目的劳务费开支等养老金（含生育保险）按社保局规定以

22、工资总额的22.5%计提(其中0.5%为生育保险）公积金按市公积金管理中心规定以工资总额的7%计提医疗保险按社保局规定以工资总额的12%计提失业保险按社保局规定以工资总额的2%计提福利费按工资总额的14%计提教育经费按工资总额的2.5%计提工会经费按工资总额的2%计提残保、工伤保险金按工资总额的1.6%（残保）、0.5%（工伤保险）计提补充养老金按不高于上年度工资总额的10%计算，由公司本部承担预提工资预提的工资（按先做后发）及年终第13个月薪金等劳动防护费因工种需要而为员工添置的劳动防护用品（含服装）、劳防费、高温费工作餐费按规定公司员工在出勤日可享受的工作餐费服装费按岗位、工种规定制作的员

23、工服装（管理人员制服）洗涤费员工制服洗涤费低耗品摊销（开办费摊销）按合同规定分期摊销的开办费用折旧费按规定计提的固定资产折旧费用租赁费办公场地及机器设备等的租用费水电燃料费需扣除代收代付部分的费用（含电梯水泵耗用数）差旅费因工作需要而发生的市内、市外交通费、汽油费、停车费、各种过路费等修理费物业管理过程中发生的日常维修费用（含电梯水泵维修费数）交际应酬费在营业收入的0.3%范围内开支邮电费按月开支的电话费、手机费、拷机费、邮寄费等办公费购置日常办公所需的用品，如墨盒、硒鼓、复印纸等（含饮用水）绿化费绿化养护过程中发生的日常费用清洁费保洁过程中发生的清洁用品领用、生活垃圾清运费、排污费、灭害费用

24、等停车场费支付开发商或业主分成部分及用于停车场的其他费用保安费用保安用的设施、设备添置费用顾问咨询费含律师费、顾问费、咨询费等会务费各项会务性支出宣传广告费在营业收入的2%范围内开支（必须提供广告公司的专用发票）业务宣传费在营业收入的0.5%范围内开支，主要有节日装饰费等保险费含产财保险、公众责任险、车辆保险等附加税含地方附加税（营业收入的0.2%）、印花税及公司各服务社属下的管理处计提的营业税等电梯水泵运行费支出指相关人员的工资及各项福利费用、日常维修保养费用等支出（含维修费实行独立核算的单位应支付的相关费用），由公司财务部按各管理处实际开支的费用项目作转帐处理商场成本目前仅宝安新苑有此费用

25、客房成本有客房的管理处计算的客房成本（不含人员费用）装修成本装饰公司的营业成本TV收视费卫星电视收视费转维修基金计提管理酬金的管理处收支结余部分结转（产权属开发商或业主）结转电梯水泵运行费电梯水泵运行费收支轧抵后的结余部分结转（产权属开发商或业主）不可预测费除上述内容以外的暂时无法估计的费用营业成本小计营业费用管理费用（管理酬金）公司本部的管理费用及需提管理酬金的管理处按合同规定计提的管理酬金财务费用营业外收支投资收益以前年度损益调整营业支出合计收支平衡其中：管理者权益其他服务盈余业主权益管理处、分（子）公司年度预算编制明细表编号：项目合同（标书）内容05年度预算04年度合计04、05年度差异

26、说明营业收入含：物业管理费收入商场收入客房收入装修收入停车费收入其他收入电梯水泵运行费收入营业收入合计营业税金及附加营业成本人员经费其中：工资（在编）工资（非编）劳务费养老金公积金医疗保险失业保险福利费教育经费工会经费残保、工伤保险金补充养老金预提工资劳动防护费工作餐费服装费洗涤费低耗品摊销（开办费摊销）折旧费租赁费水电燃料费差旅费修理费交际应酬费邮电费办公费绿化费清洁费停车场费保安费用顾问咨询费会务费宣传广告费业务宣传费保险费附加税电梯水泵运行费支出商场成本客房成本装修成本TV收视费转维修基金结转电梯水泵运行费不可预测费营业成本小计营业费用管理费用（管理酬金）财务费用营业外收支投资收益以前年度损益调整营业支出合计收支平衡其中：管理者权益其他服务盈余业主权益批准人：审核人：编制单位负责人：制表人：编制日期：注：1、04年度合计数中，1-10月份为实际发生数，11-12月份为暂估数。2、04年度的物料消耗科目05年度已取消，原此科目的内容请分别在办公费、修理费等科目列示。