流程圖作業程序(三).doc

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1、德明技財經科技大學採購作業規定制訂時間：82年12月30日民國八十六年四月七日校務會議修正民國九十一四月七月八日校務會議修正民國九十二年一月二十七日校務會議修正民國九十二年五月二十一日校務會議修正民國九十二年六月二十日董事會議修正民國九十四年十月十二日校務會議修正民國九十四年十月十七日董事會議修正民國九十六年九月十一日校務會議修正民國九十九年十一月二十九日董事會議修正民國一0一年二月二十九日校務會議修正民國一0一年三月一十六日董事會議修正民國一0四年六月二十四日校務會議修正民國一0四年十一月二十四日董事會議修正民國一0五年九月一十四日校務會議修正民國一0五年十月二十四日董事會議修正第一章總則第

2、一條 為使本校物品採購公平、公開、提升採購效率與品質，特依教育部相關規定，訂定德明財經科技大學採購作業規定以下簡稱本規定。第二條 凡採購作業中，有關詢價、比價、議價、開標、訂約、進度與交期，均適用本規定。第三條一、凡使用政府單位或教育部補助款購買且在公告金額新台幣壹佰萬元以上之採購個案，依政府採購法規定辦理。二、教育部補助款，而其採購金額在公告金額新台幣壹佰萬元以下及本校經費購置、定製財物等，均依本規定規定辦理。第四條如因請購單位因故必須指定特定廠牌，或獨家產品，得由請購單位說明原因，陳校長核准後得採購之。第五條重要儀器設備採購內容，應依相關會議核定之項目採購。第六條請購單位對於請購之財物如已

3、訂購而於事後變更者，應說明原因並陳請校長核准後，通知採購單位，以進行協調退換物品事宜。 第七條 統購類耗材項目，由營繕事務組統籌各單位需求量，經採購組統一議價簽約後，營繕事務組視用量分批叫貨，負責分發控管；各單位憑統購類耗材需求單領取。統購類耗材項目如下：事務機器周邊零件及及消耗品、文具用品、清潔用品、水電材料等 (申請作業程序如附件六)。第八條凡公告招標之採購，請購單位應提供規格、規範、圖說、預估底價（提出預估金額及分析後）等，交採購組以製訂其他招標文件，預估底價則在決標前，由採購組陳請校長或其授權人核定底價。 第九條公告金額以上之教育部補助款辦理採購時應依政府採購法之規定辦理招標、決標及驗

4、收。第十條凡符合下列情形之一者，得逕採議價方式處理一、 專屬權利、獨家製造或供應，無其他適合之替代標的者。二、 遇有不可預見之緊急事故、有安全上顧慮而必須立即處理者。三、 屬原型或首次製造、供應之標的，以研究發展、實驗或開發性質辦理者。四、 因未能預見之情形，必須追加契約以外之工程，如另行邀標，確有產生重大不便及技術或經濟上困難之虞，非洽原訂約廠商辦理，不能達契約之目的，且未逾原主契約金額百分之五十者。五、 原有採購之後續擴充。六、 委託專業服務、技術服務或資訊服務，經客觀評選為優勝者。七、 廠商舉辦物品特價拍賣，其價格確實低於市場價格甚多，且本校適有此需求時，經請購核准後逕行採購，但每案不得

5、逾新台幣壹拾伍萬元整。第二章請購及核准第十一條請購單位依據核定之預算及項目填寫請購單（一式三份），內容包括：財物之品名、規格、（規範、圖說）、單位、數量、用途說明等，並註明預算金額、經費來源，送主管簽章後交總務部門。第十二條總務處接到請購單後，保管組查核無庫存後交會計室審核預算，陳校長核准後，採購單位即依詢價流程處理。第十三條一般財物詢價處理時間，以接件12工作日完成為原則；急件需在請購單標明需件日期，以示區別；訂製品、學期統購、圖書、現場估價施作者，以接件20工作日完成為原則；公開招標、公開議比價，以接件40工作日完成為原則，但規格、規範等內容未完備或修改內容；流標、廢標重新招標者，不在此限

6、。第三章詢價、比價、決價作業第十四條採購額度及核決權限：一、共同供應契約或聯合議價採購： 採購標的如為政府機關主導決標之共同供應契約或其他聯合議價內之採購品項，如屬資訊產品，於徵詢電算中心或使用單位意見後，選擇合適之廠牌及服務品質，逕送校長核准後採購。二、議價屬獨家生產、製造、代理之財物，僅單一廠商供應者，由採購組直接與供應商議價，呈校長核准後採購。三、比價（一）採購金額在新台幣拾萬元（含）以下，由採購組向市場詢二家以上廠商報價，經比減價格後，陳校長核准後採購。四、比價（二）採購金額在新台幣拾萬元以上，新台幣伍拾萬元（含）以下者，由採購組向市場詢三家以上廠商報價，經比減價格後，陳校長核准後採購

7、。五、公開比價採購金額在新台幣伍拾萬元（不含）以上者，由採購組向市場詢三家以上之報價，比減價格後，並經採購小組審查核可後，擇期通知廠商比減價格。六、採購小組成員為：採購組組長、請購單位主管或設備規劃代表、總務長（或其授 權人）。七、會計主任或其授權人應全程監標。第十五條公告金額以下及本校自有經費之採購經審查資格、規格均合格之廠商，以書面傳真或口頭通知至本校決標，程序如下：一、重新減價，以決標當天所減價格最低，且在底標之下即可得標。二、如均未落入底價，請最低標及次低標廠商留下，繼續議價。三、經議價完畢，仍未進入底價時，由主席宣佈廢標，擇期再議。四、如因情況緊急，必須決標時，可修正底價，但應經原底

8、價核定人或其授權人核准，且調整後金額不得超過原訂底價百分之八。第十六條本校辦理採購，有下列情形者，得不定底價：一、 訂定底價確有困難之特殊或複雜案件。二、 經評選為最有利標之採購。三、 採購金額不超過新台幣伍拾萬元採購。第四章採購監辦第十七條本校辦理教育部補助款且查核金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收時，應於規定時間內檢送相關文件報請上級機關派員監辦。第十八條本校辦理教育部補助款且公告金額以上採購之開標、比價、議價、決標及驗收，除有特殊情形外，應由主（會）計會同監辦。第五章投標、邀標規定第十九條提供報價之廠商，均自本校所建立之合格廠商資料中，尋求相關產業，針對不同性質之採購報價。第二十

9、條合格廠商之條件及來源：一、承包本校採購案，其產品品質均能達本校要求，並在規定時間交貨驗收。二、售後服務均能符合合約規定，維護品質良好者。三、曾投標本校標案，為次低標之廠商，遇有同類型採購時，亦可為邀標對象。四、有意投標之廠商，經評估具履約能力者，亦可參與報價。第六章簽約、交貨、驗收、付款第二十一條廠商得標後，應於規定時間內辦理簽約手續，按規定繳交履約保證金，如已經繳有押標金者，可將其全數移轉為履約保證金。第二十二條合約用印完成，通知送貨，送貨或完工後，全案移交保管組，由該單位依流程驗收。第二十三條各項採購，應限期辦理驗收，並得辦理部份驗收。第二十四條驗收結果與規定不符，而不妨害安全及使用需求

10、，經採購小組檢討，不必拆換或拆換確有困難者，得於必要時減價收受。第二十五條請購單位負責財物品質檢驗與技術之驗收；總務部門負責辦理財物數量之清點；會計部門負責監視驗收之程序是否依規定進行。第二十六條支付款項時，按合約規定時間及會計室付款流程辦理。第二十七條如廠商有未依合約規定送貨、完工情事者，應於辦理逾期扣款結算後再行付款。第七章 附則第二十八條 請採購作業程序： 一、獎補助款購買，且在公告金額以上之採購個案，辦理公開招標流程圖、作業程序 如附件一二、獎補助款公告金額以上訂定底價之公開招標減價決標流程圖、作業程序如附件二。三、獎補助款公告金額以上及運用本校經費50萬以上之請購流程圖、作業程序如附

11、件 三四、獎補助款公告金額以下及運用本校經費採購作業流程圖、作業程序如附件四五、採購額度核決權限及如附件五 六、統購類耗材申請作業程序如附件六第二十九條 請、採購使用之相關表、單、記錄、授權書等：一、請購單一式三聯二、採購比價表三、廠商資格證件冊封面四、開標/議價/決標/流標/廢標記錄五、廠商簽到記錄六、公開招標、比價減價表七、工程/財物購置底價核定表八、授權書九、投標廠商印章及收退押標金記錄十、投標標價清單第三十條本規定如有未盡事宜，依政府採購法相關規定與原則辦理。本規定經校務會議通過並經董事會核准後，陳請校長公布實行，修正時亦同。附件一獎補助款公告金額以上之採購辦理公開招標作業程序執行單位

12、/人員作業順序處 理 程 序採購組/請購單位/出納組/會計室/承辦人員校長核准採購組承辦人員1234準備招標文件：查核規格、規範、圖說是否依政府採購法相關及並無不當限制後，擬定招標文件，包括：投標須知、契約文件、標價清單、聲明書、簽到表等完成後，訂定開標日期，加會相關單位後，陳校長核准。上網招標。查核金額以上報教育部監辦或核准。投標截止日前，第一次應有三家合於投標規定之廠商投標使得開標，否則應二次招標。總務長採購小組成員採購組承辦人員校長核示採購組承辦人員出納組承辦人員採購組/請購單位-承辦人員保管組56789101112131415主辦開標會議。依投標須知規定，審查投標廠商投標文件決標上網公

13、告決標後，填妥決標記錄（開標/議價/決標/廢標記錄）與會議等記錄，並將決標結果記載於請購單陳報校長。與得標廠商簽訂合約。開具保證金收據交得標廠商存查。履約管理。依規定驗收。附件一 獎補助款購買且在公告金額以上之採購個案，辦理公開招標流程圖：準備招標文件網路/公報招標公告是報教育部監辦或核准是否達查核金額 訂約決標履約驗收審標有第二次公告招標無開標否是否有三家以上合格廠商投標 教育部監督本校會計單位監辦決標公告及刊登公報附件二獎補助款公告金額以上之採購辦理公開招標減價決標作業程序執行單位/人員作業順序處 理 程 序採購小組成員校長核准1234567開標當天總務長主持開標會、請購單位審查規格、會計

14、室審查廠商資格及監標，出納組收退保證金、採購組全程紀錄，開啟價格標後，若有廠商投標標價在底價之下，主席即宣佈決標；開標後之標價若均未落入底價，由標價最低之廠商，優先減價一次（公開招標、比價減價表），如仍未落入底價，則由全部合格廠商同時減價三次，如依然無法進入底價，最後由主席宣佈廢標，再次公告。 前項減價三次，最低價仍超過底價而不逾預算數額，購單位確有緊急情事需決標時，應經原底價核定人或其授權人核准在不得超過底價百分之八的範圍內決價。附件二 獎補助款公告金額以上訂定底價之公開招標減價決標流程圖：否否是否廢標決標是否教育部是否核准超底價8%以下原底價核定人或其授權人員是否核准是超底價之4%8%是否

15、是否否開標最低合格標價低於底價之標價是否低於底價是決標最低合格標優先減價一次決標是是否低於底價所有合格標比減價格比減後之最低價是否低於底價決標比減價次數是否超過三次廢標超底價8%以上超底價之程度是否為查核金額以上之採購廢標決標附件三獎補助款公告金額以上運用本校經費50萬以上之請購作業程序執行單位/人員作業順序處 理 程 序請購單位承辦人員保管組-承辦人員總務長/校長請購單位/採購組/總務長/校長1234請購單位依據核定之預算及項目填寫請購單（一式三聯），內容包括：財物之品名、規格（規範、圖說）、單位、數量、用途說明等，並註明預算金額、經費來源，送主管簽章後交保管組。查核無庫存，重置設備查核使用

16、年限是否到期，及是否依規定辦理報廢。總務長審核後陳校長核示。提出之預算於分析後提列預估金額，由採購組陳校長批示核定底價（底價核定表）後密封，於開標當日交總務長。會計室承辦人員5核對預算無誤，陳校長核示。校長6核准請購。附件三使用獎補助款公告金額以上及運用本校經費50萬以上之請購流程圖： 請購申請 內容及預算審核 否核准 是採購單位接件 附件四獎補助款公告金額以下及運用本校經費之採購作業程序執行單位/人員作業順序處 理 程 序校長1採購組承辦人員2請購核准後，依據內容選擇合格供應商進行詢價，並將詢價結果填寫於請購單，採購項目複雜者，再製比價表轉至總務長、會計室審核。採購組承辦人員採購小組審查3採

17、購金額在新台幣50萬（含）以上者，則通知定時傳真決價或召開比減價會議，邀請廠商現場比減價格後決價。校長4核准採購金額。採購組承辦人員56通知供應商送貨。財物採購金額在50萬元（含）以上簽訂合約；工程及勞務採購金額在30萬元（含）以上簽訂合約。7核准之請購單一式三聯。第一聯：採購組自存第二聯：轉至會計室第三聯：為耗用品之驗收報告附件四 獎補助款公告金額以下及運用本校經費之採購流程圖：採購單位接件 50萬元（含）以下50萬元(不含)以上詢價/廠商報價詢價/廠商報價現場比減價格簽註比價/送審第二次擇期比減價格修正 比價會議（審標）核准 退還履約保證金收取保固金驗收異常處理決標收取履約保證金簽約交貨（

18、發包）履約廢標 廠商簽到記錄 請款付款 附件五 採購額度核決權限表： 採 購 方 式採 購總額及核決權限公 開比 價比 價議 價共同契約或聯合議價採 購三家以上廠商報價二家以上廠商報價採購標的僅獨家廠商供應者(依德明財經科技大學採購作業規定第四及十條規定辦理)依德明財經科技大學採購作業規定第十四條第一款規定辦理財物、工程、勞務、採購超過新台幣50萬元。超過新台幣10萬元上，50萬元以下者。 新台幣10萬元以下者。核 決 權 限承辦人員承辦單位主 管採購小組總 務 長會計主任校 長 註：簽辦 、覆核 、審核 、核准 附件六統購類耗材申請作業程序統購類耗材包括：文具用品、清潔用品、水電材料及電腦、

19、印表機、影印機、傳真機等所屬周邊耗材及零件如：紙張、碳粉匣、感光鼓、影像熱凝器組、鐵粉及零件等。執行單位/人員作業順序處 理 程 序各單需求位承辦人員/主管1需求單位填寫統購類耗材需求單經該單位權責主管簽核後交營繕事務組。營繕事務組承辦人員營繕事務組承辦人員營繕事務組承辦人員234營繕事務組經查有庫存者，逕行發放。無庫存者，依得標商決標供應價，通知得標商送貨，無特殊情形，廠商應於個日曆天內送達。貨品送達後，核對型號、數量無誤，於記錄後通知需求單位領取。各需求單位承辦人員/主管5需求單位安裝測試完成，在送貨單上蓋章驗收後，再將送貨單送回營繕事務組。 營繕事務組採購組承辦人員6每月結算，發票貼妥支

20、出黏存單並附送貨單，交採購組檢核後，依規定辦理請款作業。德明財經科技大學 請購單請 購 單 位： 使用表單(一) 請購單編號： 接件日期： 年 月 日(採購組填寫) 序號 請購紀錄 序號預算項次或補助款優先序號品 名規 格申請數量預計經費(申請單位自填)經 費 來 源(請購單位勾選)一般學校經費年度獎補助及配合款電腦實習費網路使用費專案補助及配合款科技部專案其他用途說明計劃代號重置 新購(前購日期： )放置地點請購裁決請購人 (分機: ) 請購單位主管 保管組（耗材類免會） 研發處（補助款）電算中心（資訊類） 總務長 會計主任 校長詢價記錄廠 商電 話總 價議(比)價前購記錄備註採購記錄廠 商

21、規 格數量單 價總 價採 購 說 明訂購日期：約定送貨日期：合約編號：採購裁決採購組承辦人 承辦單位主管 採購小組總 務 長 會 計 主 任 校 長填單流程說明：1、請購單位依序填寫請購單之各項內容後（包括請購單位、請購紀錄相關欄位、用途說明及重製或新購）送請請購裁決。2、經請購核准後，採購組依詢價流程處理。 使用表單(二)德 明 財 經 科 技 大 學採 購 比 價 表 編 號一二三採購或工程名稱廠 商聯 絡 電 話聯 絡 人規 格 內 容廠 商 報 價內 容最低價前購價參考數量單價總價數量單價總價數量單價總價合計含稅總價第一次議價總價第二次議價總價第三次議價總價承辦人： 承辦單位主管： 總

22、務長：會計室： 校長： 使用表單(三)德明財經科技大學 廠商資格證件冊封面（請附在證件資料首頁，依順序排列並放入證件封內） 案號： 案名： 開標或比價日期： 年 月 日 順序證 件 名 稱件數審 查審查結果相符不符說 明符合規定不合規定證件不齊審 查 人初核複核投標廠商請填寫下列資料投標廠商名稱負責人公司地址蓋章處公司印章負責人印章 使用表單(四)德明財經科技大學 開標/議價/決標/流標/廢標記錄開標或比價日期： 地點：案號開標次別標的名稱及數量摘要招標方式刊登政府採購公報日期上網日期投標廠商標價優先減價後之標價第一次比減價格後之標價第二次比減價格後之標價第三次比減價格後之標價審標結果/流標原

23、因/廢標原因一、本案投標廠商計 家，開標前合格投標廠商計 家，審標結果 家符合招標文件規定，其餘 家不合格。二、 公司報價（減價後）新台幣（下同） 元整最低，且在底價 元整以內，經主持人當場依政府採購法第五十二條第一項第一款宣布決標。三、投標廠商未達三家，經主持人當場宣布流標。四、開標後經審標結果，無得為決標對象之廠商，經主持人當場宣布廢標。五、其他：決標原則、得標廠商及決標金額決標原則：依政府採購法第五十二條第 項第 款。得標廠商：決標金額： （中文大寫）其他：（超底價決標時須另註明超底價之金額、比率及必須決標之緊急情事）簽名（或蓋章）得標廠商代表（不通知投標廠商到場者，免簽名或蓋章）決標過

24、程（註明減價/比減價格/超底價決標/協商/綜合評選之過程）異議或申訴事件（註明尚未解決之異議或申訴事件之處理情形）記 錄（簽章）會 辦 人 員（簽章）監 辦 人 員（簽章）主 持 人（簽章） 使用表單(五)德明財經科技大學 年度財物（工程）購置廠 商 簽 到 記 錄案號：案名： 1、 2、 3、 4、 5、 得標廠商： 得標金額：新台幣 主辦單位：總務處採購組 年 月 日 使用表單(六)德明財經科技大學 公開招標、比價減價表編號：投標廠商：案號：案名：開標或比價日期： 年 月 日總價廠商與負責人蓋章優先減價小寫大寫新台幣佰拾萬仟佰拾元整第一次減價小寫大寫新台幣佰拾萬仟佰拾元整第二次減價小寫大寫

25、新台幣佰拾萬仟佰拾元整第三次減價小寫大寫新台幣佰拾萬仟佰拾元整開標結果各廠商標價均超過底價時，應予廢標，重新公告招標或依下列規定辦理：1. 洽最低標廠商當場減價一次。2. 減價結果仍超過底價時，得由所有合於招標文件規定之投標廠商重新比減價格，比減價格不得逾三次。承辦人員會辦人員監辦人員採購小組主持人 使用表單(六) 使用表單七 德 明 財 經 科 技 大 學工程(財物購置)底價核定表案號：案名： 年 月 日採 購 內 容預算金額請購單位預估金額校長核定底價新台幣(大寫)：承辦人： 請購單位： 總務長： 會計主任： 校長：使用表單(八)授 權 書姓名： 身份證字號：職稱： 代表本公司出席貴校 案

26、開標會議，該員所做之任何承諾或簽認事項，直接對本公司發生效力，本公司確認被授權人之下列簽樣真實無誤。 被授權人之簽樣：請惠於核備。 此致德明財經科技大學 公司名稱： 授權人簽署： （應蓋與投標資料相同之印章）中 華 民 國 年 月 日使用表單(九)德明財經科技大學 投標廠商印模及收退押標金記錄案名案號投標廠商負責人公司地址電話印模一、上列印章須與手冊登記印章相符。二、廠商退押標金時憑此印鑑領款。茲收到退還本標案押標金新台幣 元整無訛。 領回押標金原票。(此欄請勿蓋章於收到退還押標金時蓋章)押標金資料出票金融機構名稱：面額：票號：出票日期：付款金融機構名稱附註一、 得標廠商可將押標金轉為履約保證

27、金二、 未得標廠商所繳交之押標金於開標後當日無息退還使用表單(十)德明財經科技大學 廠商投標標價清單案號：TAKMING案名： 本清單應依下列規定填寫： 一、由投標廠商填寫後投標。其中項目、標的名稱、規格及數量各欄得由招標機關先行填寫供廠商投標。本清單可由廠商自行影印加頁填寫。二、本清單所標示之總價，應包括招標文件所規定之所有應由廠商得標後辦理之履約事項之價金，不論該等事項是否已於本清單明確標示。三、投標標的產地(敘明國家或地區)：四、 續前項，屬進口者，其出口國家或地區：五、 標價條件：依招標文件之規定。六、 契約價金受款人名稱：七、 契約價金受款人地址：項目標的名稱、規格及型號數量單價本項總價生產/製造/供應者地址總標價： 新台幣億仟萬佰萬拾萬萬仟佰拾元整投標廠商： 負責人：（請蓋公司及負責人印章）備註： 1、招標文件允許以外幣報價者，上述新台幣幣別得予調整 2、請依本校所設定之項目、標的逐項填寫價格。3、以上所報各項價格均應含稅。