行政人事专员工作指引(6页).doc

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1、-行政人事专员工作指引-第 6 页人力资源专员工作指引明细一、 员工招聘1、 收集各部门的员工需求申请表（G:宁海琴宁海琴招聘招聘管理制度附件）2、 填写各岗位招聘要求（G:宁海琴宁海琴招聘）3、 登录前程无忧()、智联招聘()和中国人才热线()发布招聘信息(前程无忧密码Gh817615,登录后点击职位发布-点击新增职位；中国人才热线密码GH666888，登录后显示首页-点击发布招聘信息，智联招聘密码GH666888，登录后显示首页-发布新职位)4、 筛选简历，打电话预约（先跟部门主管和总监约定时间）。进入前程无忧网点击应聘管理-点击收件箱-查看新简历-（合适的）打电话邀约-点击发送信息- 修

2、改里面岗位时间等资料-导出简历至G:宁海琴宁海琴招聘简历库-完善面试一览表（G:宁海琴宁海琴招聘） 进入中国人才热线网后，点击管理招聘信息-点击简历（各岗位的）-查看简历-合适的电话邀约-点击面试通知-修改面试资料-打印/保存简历至G:宁海琴宁海琴招聘简历库-完善面试一览表（G:宁海琴宁海琴招聘）或者回到我的简历库批量导出或者下载简历 进入智联招聘后，点击查看简历-查看全部简历-合适的电话邀约-点击面试通知（发送邮件）-导出简历-保存简历至G:宁海琴宁海琴招聘简历库-完善面试一览表（G:宁海琴宁海琴招聘）5、 每天刷新招聘信息 登录前程无忧网-职位发布-职位管理-选择要刷新岗位-批量刷新；登录

3、中国人才热线-管理招聘信息-选择要刷新岗位-刷新招聘信息（岗位过去的点击发布/重新发布）；登录智联招聘-正在发布职位-选择要刷新的岗位-批量刷新6、 自搜简历 登录前程无忧网-无忧简历-搜索简历 登录中国人才热线-搜索CJOL简历-按关键词搜索或组合条件搜索等 登录智联招聘-搜索简历-按关键词搜索7、 面试者过来时，先填写职位申请表（G:宁海琴宁海琴招聘招聘管理制度附件），注意提醒面试者填写紧急联系人及其电话8、 填完后交给部门主管以及总监面试，提醒填写面试评核表9、 面试后，收集储备人员。先把简历从（G:宁海琴宁海琴招聘简历库）复制到（G:宁海琴宁海琴招聘光浩人才储备库）相关文件夹填写光浩人

4、才储备库10、 每月底收集子公司的面试一览表，完善总部面试一览表二、 招聘合同签订1、 联系招聘公司负责人（前程无忧徐弯弯QQ：1494517545手机号码：18126280501，中国人才热线陈炎QQ：2853571515，手机号码：13006651002，智联招聘卢秀娟QQ：2881308097，手机号码：18721228020）了解该公司收费标准2、 选择适合公司的方案（预选1-2个）3、 对套餐内容进行比价并讨价还价，争取更优惠更丰富的套餐内容4、 跟梁总商议，确认最终方案，给赖总签字5、 让招聘公司负责人传合同，给赖总签字，到财务室盖章，传回去给招聘公司负责人6、 电子版扫描件存档，

5、纸质版合同原件存档，复印件给财务室存档（G:宁海琴宁海琴合同招聘网合同）三、员工入职（通知员工入职时，制作员工录用审批表，跟职位申请表一起给部门领导签名，流程走完后再通知员工入职）1、电话通知新员工入职及要准备的资料（所有员工必须提交的资料：身份证复印件、学历证、相关技能、职称证书原件 入职健康体检结（区级以上人民医院）原单位离职证明（需加盖公司印章），没有填写个人承诺书 社保卡、公积金卡复印件（第一次购买可不用）3张一寸彩色免冠近期相片银行卡复印件（发放现金的可不用）2、新员工报到检查是否带齐资料，原则上需带齐所有资料才办理入职（离职证明、体检报表1周内交齐）3、新员工带齐资料报到后，先根据

6、身份证复印件和面试评核表填写劳动合同（实业）（G:宁海琴宁海琴合同），4、新员工需在身份证复印件、社保卡公积金卡复印件、劳动合同签名盖指模5、录考勤（点击MENU-管理人员按指纹-菜单-用户管理-OK-新增用户-OK-指纹-工号-OK-输入名字-OK-员工按指纹-完成-退出）6、录门禁指纹（点击菜单-管理人员按指纹-用户管理-新增用户-选择指纹栏-OK-员工按指纹（3次）-完成-退出-试打指纹确认录入成功7、带新员工到各部门熟悉公司及环境，最后带其到（之前已收拾好的）位置，向其介绍部门主管和同事8、更新薪资异动表（G:宁海琴宁海琴薪酬）、每月社保购买名单（G:宁海琴宁海琴社保公积金） 、员工工

7、号及花名册（G:宁海琴宁海琴花名册）9、收集子公司新员工入职资料，检查资料，完善花名册四、员工考勤1、每月一号导考勤数据（U盘插在打卡机左侧-点击MENU-管理人员按指纹-菜单-用户管理打印报表-OK-卡式报表-OK-输出），同时收集杂工班和电工班的考勤原稿2、把原始数据存在（G:宁海琴宁海琴考勤），原始数据保存一份，复印一份出来，按月份存放，按格式制作总部考勤明细表（G:宁海琴宁海琴考勤10月份考勤）3、根据总部考勤明细表、杂工班、水电班的考勤原稿及考勤统计说明（G:宁海琴宁海琴考勤）制作考勤统计表4、每月3号前完成总部、杂工班及水电班的考勤表，3号收集光浩国际中心的考勤资料（G:宁海琴宁海

8、琴考勤10月份考勤）5、每月7-8号审核工业园及物业的考勤，具体审核方法参考考勤统计说明（G:宁海琴宁海琴考勤），审核完返回物业工业园签名，7号收集交给梁总签名。五、员工社保1、每月15号统计该月入职离职人员名单（2016年社保名单G:宁海琴宁海琴社保公积金），登录进行处理，账号密码参考对外关系表（G:宁海琴宁海琴工作）2、社保操作如下：点击单位申业务-员工信息变更（社保购买标准，基层按基数2030三档购买，办公室人员按照基数2030二档购买，深户全部按一档，基数31313、每月27-30号下载社保清单存（G:宁海琴宁海琴社保公积金2015年7月-12月）社保网操作如下：点击公告/提醒/查询-

9、单位信息查询-保险费缴纳查询-缴交明细-保存4、每月制作一份社保明细表（原始数据不变，更改格式和添加签名栏）跟考勤一起交给梁总监签名后提交一份给蓝会计（G:宁海琴宁海琴社保公积金）。六、社保挂靠1、社保挂靠人员扣除社保费用后要对应社保清单里的金额录入到“外挂社保费用统计表”（ G:宁海琴宁海琴社保公积金），当挂靠人员费用不足以扣除未来2个月的社保费用时，应电话提示对方是否续缴（联系方式在外挂社保费用统计备注栏里），并跟进到账情况（找赖晓婧或者陈惠丹跟进）2、因外挂人员有18人，已超出免缴范围，故每年9月份10月份应跟财务（蓝秀玲）要一个残疾人员保障金金额，对外挂人员进行分摊（分摊名单详见G:宁

10、海琴宁海琴社保公积金“外挂社保费用统计表”），并将金额录入到“外挂社保费用统计表”，从余额里扣除费用。七、员工离职1、总部离职办理：1) 员工填写离职申请表和工作交接表，试用期提前三天，转正员工提前一个月，走审批流程2) 审批流程走完，导出该离职员工考勤数据制作出考勤统计表和考勤明细表3) 考勤资料走完流程交给财务，财务算完工资，原稿交人事归档2、子公司离职办理：1) 审核子公司员工离职单，交人力行政总监签名2) 审核子公司考勤统计表、考勤明细表及工作交接八、员工培训1、月初跟进当月培训计划，根据年度计划制作，把上月延期的培训及当月计划培训的作统计G:宁海琴宁海琴培训 2、打印培训计划表，跟主

11、讲人确认培训日期时间、课程、课时、授课形式、地点等，确定好提交梁总签名3、提前提醒主讲人、参加对象培训时间及地点，收集培训课程4、跟进培训执行，在培训前30分钟，打印培训签到表和培训效果评估表，布置培训室，电脑投影设置好（可让子公司帮忙跟进）5、课程开始前，发放培训评估效果表，简单介绍主讲人，宣布培训开始。6、培训过程拍些精彩照片7、培训结束时收集培训效果评估表，同时让主讲人在培训计划表签名确认。8、培训结束后，根据培训效果表，做简单的培训总结九、员工转正1、月初统计转正员工名单2、主管级以上（含主管级）提前10天提醒梁总其转正事宜，主管级以下咨询其领导该员工是否正常转正3、确认第2点之后，通

12、知本人进行简短面谈，让其写转正申请表和工作总结计划（通知其部门领导一起跟进转正申请单）4、收到转正申请表之后，由人事行政专员写转正及薪资调整单（G:宁海琴宁海琴转正）5、简短面谈（问下梁总是否要跟对方面谈，若是要就约个时间，若是梁总说不需要那就自行和对方约个时间进行简短面谈）本人签字主管级以上由赖总审批，主管级以下给梁总审批6、和考勤一起给财务做工资，做完工资收回来存到本人档案袋。十、员工人事异动1、收到子公司离职资料即时更新花名册和通讯录2、提前一周填写员工转正申请表（秩序维护员之外的其他员工都应写工作总结）3、每月5号收集子公司人员异动信息月报表（与考勤一起收齐）十一、工作总结和计划1、每

13、天下班时或隔天上班时做好日报表发送到微信“光浩人力行政中心工作交流群”（G:宁海琴宁海琴工作总结与计划王晓珊个人工作日记）2、每周五下班时或每周一上班时发周报给梁总企业邮箱（G:宁海琴宁海琴工作总结与计划个人周总结与计划2016）3、年中工作总结与计划4、年终工作总结及计划十二、人事报表每月8号前提交报表：花名册、通讯录、面试一览表、招聘总结、招聘计划、培训计划、每月入离职名单、转正名单、合同续签、人员异动、人事月报、人才储备库（打包成一个文件夹）发送到梁总QQ（G:宁海琴宁海琴每月提交总监的报表2016年月报）十三、员工活动及执行1、年会（G:宁海琴宁海琴年会资料）2、年中及年终总结会3、总

14、部重要会议4、公司庆典（G:宁海琴宁海琴庆典表格、资料）5、评优活动（相关表格制作收集，相关通知下发，相关物品准备，相关节目准备）6、做好活动后的收尾工作，如清洁卫生等。十四、员工薪酬绩效1、 相关表格制作（G:宁海琴宁海琴绩效）2、 绩效汇总跟进（G:宁海琴宁海琴绩效绩效汇总表）3、 绩效相关问题记录十五、员工福利1、 统计福利人员名单2、 查询相关福利品种、质量、价格等，进行性价比3、 拟定福利方案（2-3种）给上级领导审批确定方案4、 福利采购跟进5、 福利采购下发，下发时应给领取福利的员工签名，拍下精彩照片发至公司微信群。6、 相关资料整理归档十六、员工居住证办理1、 员工居住证需满足

15、条件：社保连续购买1年和居住登记满一年方可办理。（员工可自行办理，公司也可以统一办理）2、 居住证受理点的详细地址和联系电话可登陆市公安局主页（）点击“办事大厅-户政-深圳经济特区居住证办理”进行查询（公司暂未操作办理过居住证）十七、员工人才引进、职称评定1、 员工人才引进需满足积分条件，员工如需办理可登陆深圳市人力资源和社会保障局（2、 分数达100分着可向公司申请人才引进，人才引进申请及职称评定待申请成功后，再由公司申报。（用户名GH817615，密码Nhq817615）登陆网站十八、员工公积金公积金方案暂未得到赖总审批，详见（G:宁海琴宁海琴社保公积金公积金）十九、员工企业邮箱1、 新员工入职，先咨询梁总是否要为其开通企业邮箱。2、 进入登陆页面（3、 开通好邮箱之后要提醒同事首次登陆需要改密码二十、员工人事档案管理（一）人事资料1、检查入职资料是否完整，流程是否已走完2、打印档案材料目次：G:宁海琴宁海琴员工档案管理3、档案袋归档（二）考勤资料每月30号收集原件考勤资料按月归档（三）绩效资料每月工业园及光浩国际中心客服部绩效原件归档（四）年会、活动资料（五）通知文件归档