成本中心管理工具书.doc

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1、 *成本中心管理工具书（保密设置：公开） 编 写 人：起编日期：2019年3月12日完成日期：2019年3月16日目 录第一篇 成本控制中心 第一章 指导思想第二章 岗位职责第三章 组织架构第四章 信息分检工作第二篇 招标采购工作第一章 岗位职责第二章 工作流程第三章 信息管理工作第四章 样品管理工作第三篇 预、决算工作第一章 岗位职责第二章 组织架构第三章 工作流程第四篇 法务工作第一章 工作职责第一节 组织架构第三节 相关制度第四节 工作流程第一篇 成本控制中心第一章 指导思想编制本管理办法旨在集团成本控制中心各项管理制度、流程及组织架构、岗位职责明确划分，做到责任到人，制度、流程明确。真

2、正起到成本控制职能。第三章 岗位职责一、总经理岗位职责1. 全面负责本中心的管理工作，落实集团各项指示要求，保证公司利益最大化；2. 制定中心年度工作计划，制定各项相关管理制度和流程；3. 协调、督导、检查下属部门的工作；对员工工作定期做出评估和考核；4. 相关部门的协调工作；确保中心年度计划如期完成。5. 处理解决招标、材料（设备）认价采购工作和预算决算、合同、法务工作中的疑难问题；6. 组织并参加新材料、新设备的市场调研，积极推广新产品、新材料；7. 抓好部门的自身建设，做好员工的思想政治工作；8. 严格遵守集团各项规章制度；做好部门建设；二、总经理助理岗位职责1. 协助总经理做好中心的内

3、部各项管理工作；2. 拟定年、月、周工作计划；3. 拟定中心的管理制度和工作流程；4. 负责集团重大项目的招标、预决算统筹工作；5. 严格遵照招标管理制度，保证公司利益最大化；6. 负责中心各项工作的监督、检查工作；7. 负责中心分检工作；8.完成领导交办的其他工作；第二章 组织架构- 32 -秘书（1人）总经理助理（1人）总经理助理（1人） 秘书（1人）秘书（2人）土建预决算工程师4人法务主管1人成本控制中心总经理（1人）非工程类招标工程师1人工程类常规项目招标工程1人1人档案样品信息管理员1人材料设备认价工程师2人采购员2人 招标经理（1人）安装经理（1人）合同经理（1人）土建经理（1人）

4、采购经理（1人）法务部经理（1人）复审、非工程类经理（1人）钢筋预决算工程师1 人装饰预算决工程师2人安装预决算工程师4人市政、园林预决算工程师2人1人合同工程师2人第三章 信息分检工作为加强招标采购及预算合同的信息管理，提高成本控制中心办事效率，实现信息处理的及时、有效。为整个公司的管理运行打下一个坚实基础，充分发挥中心统一信息管理的力度，特设立成本控制中心分捡小组。第一节 信息分捡的定义指在日常工作当中各分公司、部室提交的招标立项、工程设备材料认价、现场采购、工程预决算、合同签订等信息统一由分检中心进行甄别分类，即分为常规项工作和特事特办项工作。第二节 信息分捡的意义 通过分捡中心的工作对

5、日常工作的分类，工程急需解决的、集团办公急需解决的事项等及时安排、布置。保障工程按计划顺利实施和工作有序进行。第三节 组织架构分捡中心组长预决算、合同类组员招标采购类组员法 务合 同预 算采 购招 标第四节 分检方法一、工作项分类共分为招标项、材料认价采购项、预决算项、合同项、法务项1、 招标项（1） 工程招标（2） 营销、集团办公事项2、 材料认价采购项（1） 工程设备材料认价（2） 工程材料现场采购、集团办公用品现场采购3、 预决算项（1） 工程预算（2） 工程决算4、 合同项（1） 工程合同（2） 非工程合同5、法务项二、时效项分类1、特事特办项（1）工程计划未如期实施，-（2）临时增加

6、工作内容并需及时处理2、常规工作项（1） 按年度、月度计划正常实施的工作（2） 公司根据实际情况调整的工作三、具体操作1、 根据事情轻重缓急分为特事特办项，（1） 定位为级，（2） 完成时限认价类两天；招标类七天；预、决算类三至十天；2、 影响工程计划项（1） 定位为级，（2） 完成时限认价类三天；招标类十天；预、决算类五至十二天；3、 按月度计划项（1） 定位为级，（2） 完成时限认价类四天；招标类十五至三十天；预、决算类十至二十天；第五节 工作方法 所有信息汇集到分检中心，依据相关规定进行分门别类，根据公司最新的工作安排，确定中心整体工作思路有一个转变，重点加强成本管理，提升造价管理质量。

7、1、预算合同工作思路的转变把原先部门主要工作侧重于做（预）结算，转化为项目全局跟踪管理、重点为前期做好商务标的招标模式，全面收集各种有关合同管理方面的信息，制订完善的范本，根据招标谈判结果，及时签订各类施工合同，用合同条款来指导和管理施工，做到有依可寻、有章可用，避免盲目施工。加强施工过程中造价的跟踪管理，派驻现场造价管理人员，协调施工中合同有关条款的落实、及时收集现场有关造价的第一手资料，及时修订并完善合同签订时存在的薄弱环节，避免由于合同不完善制约施工管理，为重点项目按时完工保驾护航。2、工作方法调整预算合同部为保证新思路落实，中心领导组织有关管理人员经过多次讨论后，整理出一些新的管理理念

8、，侧重保障公司几个重点项目的管理：部门内部人员工作重点转移到造价全过程跟踪管理，并根据部门内部人员专业情况，主要解决工程项目管理中影响施工进度的、比较紧急的预算、结算、进度审核工作。预算合同部门内部工作列表如下：序号项目类别项目造价特点可行性分析具体项目列举1预算编制、配合招标类工作(造价金额在500万元以内，含500万元) 1、 已竣工多年的项目后期维修、改造等内容预算。2、 需要前期招标确定合同价款的分包工程预算。3、 合同预算部前期已经投入大量精力开展预算审核的已有总包项目。1、 该类工程比较零星、需要造价管理人员随叫随到、常下现场配合、协调。 2、 施工合同签订必须是了解公司各方意见的

9、人员进行谈判。3、 此类预算审核最终与合同条款签订挂钩，内部人员审核速度、质量有保证。1、 板楼改造后期维修、改造类项目、其他分公司改造项目等。2、 样板间及室内精装修工程。4、 园林景观及绿化工程。5、 专业分包（消防、空调、弱电等）工程。6、 室外电力工程， 7、 小区市政工程（雨污水、自来水、中水、给排水、智能化等）。8、 E区总包项目等2、结算类项目(造价金额在100万元以内，含100万元)固定合同总价类，洽商变更少的结算编制等1、 由于大量的工程量计算在前期借助外部造价机构进行了预算编制，已有一个准确的前期造价；结算工程量计算部门不会太多。2、 内部人员参加全过程造价管理，熟悉现场情

10、况、对洽商变更及隐闭工程掌握全面。3、 熟悉合同要求的管理资料的全面情况，有利于全局把握造价。改造项目。各项目分包结算，如：外墙门窗及玻璃幕墙、消防工程等。前期合同形式为固定总价类，变更内容少的工程结算等。物业、营销、印刷方面等结算。3、公司内部所有合同的签订涉及公司整体经济效益组成3人左右的合同工作小组，完善合同管理；另外法务人员全程监控。4、全程参与现场造价管理结合公司管理要求，派驻造价人员长驻现场收集并整理第一手资料；协调合同执行中的实际问题；前瞻性地开展项目的一些造价管理工作可以借助外部造价机构的力量进行协助。列表针对如下：序号项目类别项目造价特点可行性分析具体项目列举1预算类编制(造

11、价金额在500万元以上)总包施工项目预算编制：工程量计算大、拖延时间较长、且需要投入大量人员。1、 合同签订比较规范、施工图纸比较齐全、到位，有比较完善的计价依据和原则，可独立操作性强；2、 需要专业基本技能比较熟练且细心的人员持续工作一段时间，造价机构有优势；3、 工作内容比较完整，且工作量大，按目前市场行情，不会过多增加成本投入2、招标手续完善、合同计价体系完善、（施）竣工图齐全，结算资料完备的、洽商变更多、造价金额100万以上的结算项目洽商变更多，但洽商内容描述清晰、各项手续签字齐全，合同执行分歧少的工程等1、 由于该类结算资料完备，但由于变更、洽商量大，工程量计算大，借助外部专业力量可

12、尽快推进结算工作。2、 造价金额偏大，但由于合同签订规范、资料齐全、可以降低公司管理成本涉及预算合同文件中心接收文件分捡流程（预算合同类）公司日常管理类合同类工程预算类工程结算类招标配合类（商务标）土建、市政类在造价在500万元以外 安装、园林类500万元以内安装、园林类100万元以内土建、市政类在造价在100万元以外 物业、其他类安装、园林类200万元以内设备、材料类洽商、变更审批其他管理审批资金审批集团管理类设计、前期工程施工类土建、精装专业土建、市政类在造价在500万元以内 安装、园林类500万元以内安装、设备专业土建、市政类在造价在100万元以外 以上文件的审核、审批由中心所属部门：预

13、算合同部所有的相关专业人员负责完成，出具的成果报告的审核、审批按公司已有的管理程序、制度办理。以上文件的审核、审批由根据公司年成本管理新模式，利用外部造价咨询机构的力量，进行审核；出具的审核成果报告；复审、抽查由成本控制中心相关专业人员负责；审批按公司已有的管理程序、制度办理。严格执行公司的成本管理改革要求。3、全面的质量保证体系预算合同部出具的造价各类审核报告，首先按集团原有的管理制度，借助监察部相关专业的审计人员进行复核、监督；在内部力量不允许的情况下，也可以借助外部造价管理机构进行复核、监督，多方保证造价的合理性。外部造价机构参与审核的项目，先出具一审报告，预算合同部有关项目负责人根据工

14、程实际情况，事先研讨出涉及造价比例大的子目，进行抽查、复核，并及时反馈、调整；再安排造价机构与施工单位进行双方核对，并出具最终审核报告。针对一些造价高、洽商变更多的项目结算，为控制公司咨询费用的，避免有虚报现象，事先预算合同部按已有经验数据进行把控；再跟施工方签订一个咨询费用控制备忘录，如果核减比例5%，超过部分的咨询费由施工方支付，并且制订相关罚责条款。4、外部造价机构的挑选借助检察部接触的已有几家合作单位，结合前期合作情况、对咨询项目的咨询费进行竞争性报价、并以最终谈判价确定。对于一些特殊的项目，根据公司安排可以借鉴公开招标形式进行确定咨询合作单位。5、对外审工作的协调管理为了更好的跟踪、

15、控制工程建设成本，尽量做到对工程造价全面把控，成本控制中心应对每项外审工程进行跟踪、协调，设立专门的联络人员，重点把握外审资料的完备性、合理性、真实性；并结合外审项目要求，提供沟通、协调方面的服务，为外审工作的顺利开展提供优质服务。第六节 表格一、 分检资料登记表编号信息源相应资料情况内容资源图片编号二、 源查看登记表：编号工程项目资源内容查看单位查看人备注第二篇 招标采购工作第一章 岗位职责第一节 招标采购部工作职责招标采购部隶属于集团成本控制中心，负责集团开发项目的工程施工类、材料设备类、非工程类招投标以及材料设备认价、现场采购组织实施部门。1. 在集团主管领导的指导下负责组织工程施工、材

16、料（设备）招标组织工作。2. 非工程类的招标组织工作。3.负责项目的工程材料（设备）的认价工作。4.负责甲供材料（设备）的采购工作。5.负责集团（分公司）办公用品、办公设备等采购工作。6.负责市场调研、信息收集，信息化管理工作。7.负责建立和管理信息库、部门档案资料管理工作。8.负责建立和管理样品库，为集团工程选材、材料封样等项工作提供便利。9.负责对开发项目已用的材料（设备）、施工单位进行跟踪检查，做好评估工作，为领导决策提供可靠依据；10.协调、处理材料认价采购管理中的相关事宜；11.完成领导下达的各项工作指令。第二节 招标采购部组织架构与人员编制一、 招标采购部人员编制材料采购部人员编制

17、共10人其中： 1. 招标经理 1人 2. 采购经理 1人 3. 招标工程师 2人 4. 材料（设备）认价工程师 2人 5. 采购员 2人 6. 档案信息员 1人 7. 秘书 1人 二、 招标采购部组织架构总经理助理1人秘书 1人招标经理1人采购经理1人 采购员2人材料设备认价工程师2人样品信息管理员1人非工程类招标工程师1人工程类常规项目招标工程师1人第三节 招标采购部人员岗位工作职责一、招标经理职责1.协助总经理助理做好部门日常管理工作。2.负责招标计划的落实工作，保障招标工作如期、高标准完成。3.负责工程类常规项目、非工程类招标管理、监督、把关工作。4.负责招标组织工作。5.组织编制招标

18、文件和招标评标报告。6.贯彻并完善招标管理制度，保证公司利益最大化。7.负责月度、周招标工作计划的编制工作。8.完成领导交办的其他工作。二、采购经理职责 1. 协助总经理助理做好部门日常管理工作。2.负责采购、认价计划的落实工作。3.负责采购、认价工作的日常管理、监督、把关工作。4.负责组织材料、设备供应商的考察工作指导。5.协调、督导、检查下属的工作，做好相关部门的协调工作。6.负责新材料、新工艺的收集、推广工作。7.负责采购、认价工作的审核。8.贯彻并完善采购管理制度，保证公司利益最大化。9.负责编制月度、周采购、认价计划。10负责对材料设备进场的抽查，发现问题及时协调相关部门解决。11.

19、完成领导交办的其他工作。三、材料设备认价工程师职责：1. 积极主动的完成采购经理下达的任务；2. 对材料（设备）进行市场调研，并负责认价工作；3. 编制材料认价报告和材料价格确认单；4. 掌握材料（设备）的性能、技术参数；5. 对供应商进行产品质量、售后服务的跟踪，并做出评估报告；6. 做好确认材料的封样工作；7. 严格按审批的材料规格、型号、价格、品牌进行采购；8. 办理甲供材料的出入库登记等确认手续；9. 组织并参与甲供材料验收交接工作；10. 收集、整理材料（设备）的供货单位信息，11. 严格遵照采购管理制度，保证公司利益最大化12. 完成领导交办的其他工作。四、采购员职责：1. 积极主

20、动的完成采购经理下达的任务；2. 对公司内部所需物品进行市场调研，并负责组织采购工作；3. 编制采购物品计划和资金使用计划；4. 严格按审批的物品规格、型号、价格、品牌进行采购；5. 对供应商进行产品质量、服务的跟踪，并做出评估报告；6. 办理采购物品的出入库登记、请款、报销等确认手续；7. 对采购物品进行验收、核对，并建立采购台帐；8. 收集、整理各类物品的供货单位信息，建立信息库；9. 严格遵照采购管理制度，保证公司利益最大化10. 完成领导交办的其他工作。 五、招标工程师职责1.积极主动的完成招标经理下达的任务。2.负责招标组织工作。3.负责编制招标文件和招标评标报告。4.负责组织投标单

21、位的考察工作。5.严格遵照招标管理制度，保证公司利益最大化。6.负责收集、整理优秀施工企业、材料设备供应商信息提供给档案信息员存档。7.完成领导交办的其他工作。六、档案样品信息员职责：1.加强业务学习，遵守集团及招标采购部的各项规章制度。2.负责部门档案管理制度的建立和完善。3.负责样品库和资料库的建档和管理。4.负责集团材料设备供应商、施工单位资源库的建立。5.接收的档案应及时登记、整理，编制检索,做到有效利用。6.做好档案的鉴定、保管工作，定期检查保管情况，特别重要的档案要严密保管，确保其安全无损。7.严格执行集团保密规定，谨防档案散失、泄密。8.档案必须完整准确、图形清晰、字迹工整，明确

22、密级和保管期限，并经部门主管负责人审查后方可存档。9.对接收档案资料进行科学管理，积极开展利用工作，为日常各项工作服务。使档案信息成为部门的储存、利用、咨询、交流、服务中心。10.档案应当采取措施，做好档案的防火、防盗、防虫、防潮、防霉、防鼠、防光、防尘工作，保证档案的安全。11.部门人员和其他部门调用档案时，应当遵守有关规定，不得损毁、丢失、涂改、伪造、擅自提供、销毁档案。12.负责招标相关工作。 13.做好部门领导交办的其它相关工作。七、秘书职责1.加强业务学习，遵守集团及招标采购部的各项规章制度。2.负责分公司及各部门来文、发文的登记、送阅，及时送批和传递发放工作。3.对本部门的办公秩序

23、、办公环境布置、卫生的管理。4.负责部门办公用品领取和发放工作。5.来宾接待 彬彬有礼 热情接待。6.负责部门印鉴的管理。7.提醒公司领导应出席的会议，及时呈交各类报表，处理应急事务，不积压不误事。8.参加集团或部门组织的各项会议并做好会议记录。9.各项通知、报告、文件会签及时送达相关人员。10.负责接听电话并做好电话通知记录备查。11.及时圆满地完成领导交办的有关事务工作，并及时向领导汇报情况。12.报销各种单据。13.做好每日工作汇报和晨会记录工作。14.参加集团组织的秘书业务学习，提高思想水平和业务能力，做好上情下达和下情上达的工作。15.做好部门领导交办的其它相关工作。第二章 工作流程

24、根据年度工程计划，提前1-3月申报招标立项表（内容包括工程项目，相关技术参数、质量要求、开工、进场日期等）第一节 招标流程 招标单位考察 招标文件会签 编制招标文件成本管理中心招标采购部预算合同部 招标立项表会签技术管理中心董办招标采购部预算合同部技术管理中心审核。分公司工程部审核合同范围，工程量。提前做好招标准备工作。审批工程施工类招标需提供合同文本和经济标书。编制招标文件。填写招标文件会签表，后附招标文件。审核申报内容，提供具体意见。招标立项编制技术标及提供确认相关图纸，包括质量标准、工程规范、工程量（成本量）时间安排。分公司工程部建筑研究院、技术管理中心、预算合同部、分公司工程施工类招标

25、，投标单位资格评定按相关评定表进行打分，确定合格投标单位。 招标采购部、技术部、分公司工程部、监察部 合同会签 合同编制 评标批复 评标结果呈报二次招标谈判 经济标开标 技术标开标 回标 招标答疑会 发招标文件技术管理中心、建筑研究院、预算合同部、分公司工程部、招标采购部、监察部相关部门预算合同部招标采购部成本控制中心招标采购部招标采购部根据集团相关规定审核后盖章。 合同书签署，乙方在合同上盖章，填报合同会签表。 1. 填写中标通知书，报董办盖章。2. 中标单位发中标通知书。3. 相关部门发中标通知书复印件。分公司总经理批示。 经过综合评定，拟中标单位，由评标小组出评标报告，并填写评标报告审批

26、表后附1.评标报告。2.招标文件。3.拟中标单位投标书。4.考察资格评分表（汇总表）、技术标评分表（汇总表）、经济标评分表（汇总表）、三项指标汇总表。严格按照经济标评审表进行打分，排名前2-3名进入下一轮议标。 严格按照技术标评审表进行打分，合格投标单位进行下一轮经济标评审（评标期间不得外出、手机关闭。）。 秘书收存投标书，并发通知给评标部门，通知开标时间、地点。 解答招标书疑问，并对答复以书面形式（招标文件附件）发放投标单位。 投标单位资格合格者发放招标文件，并根据招标文件要求，由投标单位提供投标保证金，交财务中心并开收据。 技术标评标小组：技术管理中心、建筑研究院、分公司工程部、招标采购部

27、经济标评标小组：招标采购部、预算合同部招标采购部、预算合同部 合同执行档案室监察部分公司工程部存档。 监督执行。 指导施工。 注：招标过程由集团监察部全程监督和参与。 第二节认价流程审核全部申报表各项指标，不符合要求的不得签字上报。1个工作日完成。复审认价报告（当天完成）1. 不指定品牌、供应商的材料，要申报价格比较报告、供应商报价单、呈批阅件。2. 指定品牌、供应商的材料，要申报简易招标的报告，拟中标单位投标书、呈批阅件。（当天完成）根据设计及合同约定要求填写统一“工程材料、设备价格申报表”（应在产品进场前4-8周申报）。内容包括项目名称，使用部位，产品名称，进场时间，申报数量、单价，技术参

28、数等文件报现场监理。施工单位审核申报表是否符合要求，相关规范，完善技术参数，并提出具体质量要求。1个工作日转工程部复审认价申报监理部工程部一般工程材料、设备无须指定品牌、供应商。除施工方申报供应商外，应另询2-3家供应商进行价格比较，确认价为同类产品性价比占优的产品优惠价。出认价报告。3个工作日完成。招标采购部认价工作预算合同部认价呈报招标采购部1. 确认单价按申报数量合计总金额，在分公司审批权限内的填分公司呈批阅件。2. 确认单价按申报数量合计总金额，高于分公司审批权限的填集团呈批阅件。认价单转发认价批复认价审批集团监察部分公司、工程部预算合同部档案室施工单位招标采购部招标采购部集团分公司复

29、印件监督、检查、备案。复印件材料进场验收依据之一。复印件结算依据之一。原件存档一份、备查。原件结算依据之一。现场材料、设备检查，原件存档。1. 不指定品牌、供应商的产品，与施工方签定双方认价单（三份双方盖章）。2. 指定品牌、供应商的产品与施工方、供应商签定三方认价单（三份三方盖章。）集团审批权限内，按呈批审批。分公司审批权限内，由分公司总经理审批。第三章 信息管理工作第一节 总 则第一条：为加强招标采购部档案、信息管理工作，提高档案管理水平，促进信息资源的交流和共享，实现信息工作的规范化和制度化管理，使其充分发挥档案、信息资源在招标采购部及集团各相关部门各项工作中的作用， 并结合招标采购部实

30、际工作性质，制定本办法。第二条：本办法所称的档案是指在日常工作当中直接形成的对公司具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的历史记录；信息是指各投标单位提供的外部资源和公司内部人员提供的有利于公司开展工作的相关资源。第三条：档案、信息资源管理工作是集团建设的重要基础工作之一。集团必须将此项工作纳入整体发展规划，加强对档案、信息资源工作的领导和管理。第四条：档案、信息资源工作必须严格遵守集团有关规定，任何单位和个人未经允许不得利用工作之便私自复制、查阅、传播、窃取。第五条：档案、信息资源库管理工作坚持统一领导、统筹规划、集中管理、分级负责的原则和谁主管、谁主办、谁负责的原则。第六条：档

31、案、信息资源库属集团所有，列入集团固定资产管理范围。第七条：招标采购部严格实行部门整合、归档制度，使档案信息资源工作真正纳入集团、分公司及各相关部门的发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在检查、总结、验收等各项工作时，要同时做好档案、信息资源整合工作。第八条：集团、分公司及各相关部门人员均应遵守本办法之规定，积极行使与档案事务有关的权利，履行应尽的义务。第二节 领导体制和机构设置第九条：招标采购部档案、信息资源管理工作由中心总经理助理直接领导，同时接受集团有关部门的指导、监督和检查。第十条：档案、信息资源工作由一名专职人员负责具体执行，负责档案、信息资源的收集、整理、保管

32、和移交工作；第十一条：招标采购部主管经理必须加强对档案、信息资源库的指导，因档案、信息资源库既是具有永久保存及利用价值工具，又是方便于集团、分公司及各相关部门工作的快捷窗口。第十三条：专职档案工作人员必须坚持四项基本原则，认真遵守集团有关规定，热爱档案工作，忠于职守，遵纪守法。第十四条：档案、信息资源库的基本任务1、 组织制订、实施档案、信息资源库工作的规章制度。2、 负责接受（征集）、整理、分类、签定、统计、保管招标采购部 各类档案及有关资料。3、 建立和健全档案、信息资源工作网络，经主管领导的许可，对集团、分公司、各相关部门、外单位进行服务。4、 采用先进科学技术，逐步实现档案、信息资源管

33、理的现代化。5、 完成集团领导及上级业务部门交办的其它任务。第十五条：档案、信息资料员的工作职责1、 贯彻集团各相关规定；2、 负责制订招标采购部档案、信息资源管理工作的规章制度、工作计划并实施。3、 参加档案业务培训，使其档案、信息资源管理工作更为行之有效的为集团、分公司、各相关部门服务；4、 负责档案、信息资源的完整、准确、系统、安全和保密。第三节 档案、信息资源的管理第十六条：档案、信息资源库负责收集和接收本部门范围内对集团和各分公司、各部门具有保存价值的不同载体的各类文件；第十七条：档案、信息资源库的全部资料实行全宗管理，同一个全宗的档案资料不能分散，不同全宗的档案不能混杂。第十八条：

34、档案、信息专职管理人员应定期的对所存档和资料的保管情况进行检查，遇有特殊情况，应立即向上机领导报告，及时处理。对已破损和自己退色的文件，应及时修复和复制。第十九条：档案、信息资源库应采用先进技术，逐步实现档案、信息资源管理的现代化；第四节 档案、信息资源的利用第二十条：档案、信息资源的利用，是指对档案、信息资源的阅览、复制和摘录；第二十一条：档案、信息资源库必须按照集团及招标采购部有关规定，如集团、分公司相关部门需查阅相关资料，必须报请招标采购部总监或各主管经理，待批准后，方可进行查阅、复制。对涉及集团重大利益的档案必须经过招标采购部总监或董事长许可后，方可执行。第四章 样品库管理工作第一节

35、总 则第一条 样品仓库是储存工程材料、设备封样的重要场所。其基本职能是：保证封样样品准确性、相应资料完整性、封样手续完备性、做为供应合同附件可靠性，为产品进场验收和为后期项目设计提供参考等项工作做好服务。 为加强样品库管理、保管养护好样品，特制订本规则。 第二条 本规则适用于集团招标采购部、分公司样品库管理（以下简称样品库）。 第三条 集团招标采购部、分公司工程部必须加强对样品库的管理，健全样品库机构，搞好样品库建设，加强样品库员工思想工作，组织业务技术培训。 样品库要配有一名专业人员（分公司可兼职），并保持相对稳定。新招收的员工，必须先培训后上岗。 第四条 样品库要坚持三项基本原则，严格制度

36、、遵守流程、严肃纪律。第五条 样品库要实行总监负责制，建立健全严格的岗位责任制度。部门总监对样品库的管理负责；管理员对所管样品负责。 第六条 样品库管理要符合集团相关管理制度。 第七条 样品库要逐步实现样品库管理现代化，流程科学化。第八条 样品库管理员要树立主人翁思想，工作责任感和良好的职业道德，遵纪守法，努力学习。提高政治、文化和业务技术素质，做好本职工作。 第二节 样品入库、出库第九条 样品库必须根据有关规定，建立健全样品出入库的验收复核制度、作业程序和工作质量标准。要严格验收复核。假、劣或质量有问题的样品不得入库、出库。 第十条 样品库要根据业务部门提报的月、季、年度招标计划，编制样品存

37、样计划。有特殊保管要求的样品入库。应要求业务部门提供其性质和保管要求。第十一条 样品入库要把好验收关。样品库依据入库凭证对样品的数量、质量、规格等进行感观验收。具体项目、标准、公章、时间等内容和要求，按有关规定办理。验收中发现的问题应及时通知送样部门。 经过验收的样品，验收人员要在凭证上签字。并做好记录；对拆件验收的样品要在外包装上加注验收标记。 样品库在验收中发现问题按下列办法处理： 发现数量、质量、品名、规格、等级、签章等不符合相关规定。样品库有权拒绝收样。 第十二条 样品出库，必须有正式凭证。样品库要认真审查出库凭证。对“白条”及手续不符的，样品库应拒绝发样品。 第十三条 样品出库要把好

38、复核关。样品库必须按凭证所列项目，逐项复核出库的样品，做到数量准确、样品完好、标志清楚，并向提交人员办清交接手续。 样品库接到查询要及时答复，认真处理。 第三节 样品储存第十四条 样品要实行分区、分类管理。特殊样品如易燃、危险品（油漆等）等，必须按有关规定采取专库（柜）储存，指定专人保管。严禁将其相互混存或与一般样品混存；对灭火方法不同的样品，必须分开存放。效期样品储存，必须有特殊标志。 第十五条 仓库要按照安全、方便、节约的原则。合理利用仓容。要留有适当的墙距、顶距、灯距、底距，并做到码放合理，整齐、牢固、无倒置现象。 要爱护样品、堆码、装卸要遵守操作规程，实行文明作业。 第十六条 样品库必

39、须设保管帐（卡）。正确记载样品进、出、存动态。 坚持样品位编号、标量、复核、日记月清。保证帐（卡）、物相符。 帐簿及有关凭证必须按相关制度规定妥善保管，不得擅自销毁。第十七条 仓库要建立催调制度，对于超过存放期效、无价值的样品要催请业务部门及时处理；已经报废的样品，样品库要将其分开存放并催请有关部门及时处理，不得长期占用样品库。 第十八条 样品库不得动用样品；不准个人动用包装物料和其他财物；不准在存样区放置个人物品。 第四节 样品养护第十九条 样品库要建立健全养护组织。配备必要的养护设备仪器，运用先进的科学技术，努力改善仓储条件。 要设专（兼）职养护员，负责本库样品养护工作，针对养护工作中存在

40、的问题开展科学研究活动。不断提高养护技术水平。 第二十条 样品库要维护样品的质量。根据样品性质、仓储条件和气候变化，安排适宜的储存场所。堆码要有利于养护。要加强温湿度管理，正确采用通风、密封、吸潮、降温等养护方法和措施。切实保证样品使用价值。 样品库要搞好环境的清洁卫生，定期进行清扫。 第二十一条对经过验收入库的样品，要定期进行循环检查。检查中发现的质量问题。必须及时采取措施。 有效期的样品，要建立登记和催调制度，认真实施。 第二十二条 样品库要建立档案。配合相关部门做好质量信息反馈。 第五节 样品库核算管理第二十三条 样品库存放物，要根据合同价进行核算入帐，丢失样品，如数赔偿。第二十四条 样

41、品库必须加强财产管理。仓库的样品财产。要设置帐册。 第二十五条 样品库要实行定额管理，主要项目： 一、单位面积储存量（件平方米） 二、收发样品差错率（） 三、帐货相符率（） 第二十六条 各项定额指标，落实到岗位上。 第六节 样品库安全第二十七条 部门领导主管安全工作，把安全工作列入议事日程。要建立健全治保、消防等安全组织。切实做好防火、防盗、防破坏、防霉变残损等工作。 第二十八条 样品库要制订安全工作的各项规章制度，制订作业的操作规程。经常开展安全思想教育和安全知识教育，使样品管理人员保持高度的警惕性和责任心。严格照章办事。掌握各种安全知识和技能。 第二十九条 样品库严格执行中华人民共和国消防条例、仓库防火安全管理规则和化学危险物品安全管理条例。 仓库的防火工作要实行分区管理、分级负责的制度。样品库管理员人对本责任区的安全负全部责任。 样品库的存货区要和办公室、等严格分开。第三十条 样品库必须严格管理火种、火源、电源、水源。 严禁携带火种、危险品进入存货区；存货区禁止吸烟、用火。样品库电器设备必须符合安全用电要求，老旧电线要及时更新。 第三十一条 样品库必须根据建筑规模和储存样品的性质，配置消防设备