工贸公司财务报销制度及报销流程.doc

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1、财务报销制度及报销流程第一部分 总则第一条 为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。 第二条 本制度根据公司相关的制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、税费支出、工程相关支出及专项支出等,以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。 第三条 本制度适用于公司全体员工。 第二部分 借支管理规定及借支流程第四条 借款管理规定: (一) 出差借款：出差人员凭审批后的出差申请表按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。 (二) 其他临时借款，如业务费、周转金等，借

2、款人员应及时报账，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。 (三) 借款金额不得超过借款人月工资额的50%。各项借款金额超过2000元应提前一天通知财务部备款。 (四) 借款销账规定：（1）借款销账时应以借款申请单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账 (五) 借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还借支者转为个人借款从当月工资中扣回。 第五条 借款流程 (一) 借款人按规定填写借款单或工程部支票申领借款单，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。 (二) 审批流程：借款人按规定填写借款单会计审核账面借款情况主管经理审核签字常务副经理审核

3、签字总经理审批董事长审批。 (三) 财务付款：借款人凭审批后的借款单到财务部出纳处办理领款手续。 第三部分 日常费用报销制度及流程第一条 日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费（交通费、油气费、过路过桥费、停车费）、办公费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。第二条 费用报销的一般规定 (一) 报销人必须取得相应的合法票据或公司要求的票据； (二) 填写报销单应注意:1、根据费用性质填写对应单据：关于招待费、交通费、差旅费、通讯费用报销的，必须完整填报招待费说明单、交通费说明单、差旅费说明单、通讯费报销说明单；2、严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；3、金额大小写须完全一致

4、（不得涂改）；4、简述费用内容或事由。 (三) 报销2000元以上需提前一天通知财务部以便备款。 第三条 费用报销的一般流程:报销人整理报销单据粘贴好并填写对应费用报销单（支出凭证） 须办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单主管经理审核签字财务部门复核常务副经理审核总经理审批董事长审批到出纳处报销。 （三）费用标准的补充说明： 1. 住宿费报销时必须提供住宿发票，票名称、日期与公司出差日期吻合，出差日期算头不算尾。实际发生额未达到住宿标准金额，不予补偿；超出住宿标准部分由员工自行承担。 2. 实际出差天数的计算以所乘交通工具出发时间到返银时间为准，12：00以后出发（或12：00以

5、前到达）以半天计，12：00以前出发（或12：00以后到达）以一天计。 3. 伙食标准、交通费用标准实行包干制，依据实际出差天数结算，原则上采用额度内据实报销形式，特殊情况无相关票据时可按标准领取补贴。 4. 宴请客户需由总经理批准后方可报销招待费，同时按比例（早餐20、午餐或晚餐40）扣减出差人当天的伙食补贴。 5. 出差时由对方接待单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。 （三） 报销流程 1. 出差申请：拟出差人员首先填写出差申请表，详细注明出差地点、目的、行程安排、交通工具及预计差旅费用项目等，出差申请单由总经理批准。 2. 借支差旅费：出差人员将审批过的出差申请表交财务部,

6、按借款管理规定办理借款手续，出纳按规定支付所借款项。 3. 购票: 出差人员自行订票（原则上费用从借款中予以支付）。 4. 返回报销：出差人员应在回公司后5个工作日内办理报销事宜，根据差旅费用标准填写差旅费报销单，按照公司报销流程执行。原则上前借款30日内未清者不予办理新的借支。 第五条 电话费报销制度及流程 (一) 费用标准 1. 移动通讯费：为了兼顾效率与公平的原则，员工的手机费用的报销采用与岗位相关制，即依据不同岗位，根据员工工作性质和职位不同设定不同的报销标准，原则上在规定额度内,实报实销,超出部分自己解决。 2固定电话费：公司为员工提供工作必须的固定电话，并由公司统一支付话费,不允许

7、员工在上班期间长时间拨打私人电话。 (二)报销流程 1、每月5日前由电话费报销人按话费标准将发票交内务部集中办理报销手续。2、每月8日前移动话费和固定电话费由内务部指定专人按日常费用审批程序及报销流程办理报销手续，若遇电话费异常变动情况应到电信局查明原因，特殊情况报总经理批示处理办法。3、 财务部门复核审批完毕的报销单，并依据审批单将话费与当月工资一并发放，不再单独列支。4、开机时间为早上8:00-晚上21:30当月有三次开机时间关机的，话费报销减半。第六条 市内交通费报销制度及流程 (一) 费用标准：(1)员工因公需要用车可根据公司相关规定申请公司派车，在没有车的情况下经总经理同意后可以乘坐

8、出租车;(2)市内因公公交车费应保存相应车票报销，原则上公司只报销因公办事的交通费。 3.私车公用即员工自备车根据情况酌情处理，经办人需填明用车登记表（注明项目、事由、里程等）必须经项目经理、总经理签认。(二) 报销流程 1. 员工整理因公交通车票，按规定填好交通费报销说明单。 2. 审批：按日常费用审批程序审批。 3. 员工持审批后的报销单到财务处办理报销手续。 第七条 办公费、低值易耗品等报销制度及流程 （一）管理规定：为了合理控制费用支出，此类费用由公司内务部统一管理，集中购置,并指定专人负责。 （二）报销流程 1购置申请: 公司内务部每季度根据需求及库存情况填写购置申请单按资产管理办法

9、规定报批。 2报销程序：报销人先填写费用报销单(附出入库单)，按日常费用审批程序报批。审批后的报销单及原始单据（包括结账小票）交财务部，按日常费用报销流程付款或冲抵借支。 3费用归集：财务部按月根据内务部提供的各部门领用金额统计表（必须经总经理签字确认），归集核算各部门相关费用，库存用品待实际领用时分摊。 第八条 招待费、培训费及其他报销制度及流程 （一）费用标准 1. 招待费：为了规范招待费的支出，大额招待费（1000元/次）应事前征得董事长的同意，500元/次须经过总经理同意。 2. 培训费:为了便于公司根据需要统筹安排，此费用由公司人力资源部门统一管理，各部门培训需求应及时报送人力资源。

10、人力资源根据实际需要编制培训计划报董事长审批。 3. 其它费：在保证满足需要的前提下，尽量节约成本，注意资源共享，根据实际需要据实支付。 （二）报销流程： 1. 招待费由经办人按日常费用报销一般规定及一般流程办理报销手续。 2培训费由人力资源部人员根据审批程序及报销程序办理报销手续。 3其他费用报销参照日常费用报销制度及流程办理。 第四部分 工薪福利及相关费用支出制度及流程第九条 工薪福利等支出包括工资、临时工资、社会保险及各项福利等，此类费用按照公司资金支出制度相关规定执行。 第十条 工薪福利支付流程 (一) 工资支付流程：（1）每月5日由人力资源部将本月经公司董事长审批后的工资支付标准（含

11、人员变动、额度变动、扣款、社会保险等信息）转交财务部；（2）每月5日由内务部副经理提供职工月度奖金分配表及加班统计表；（3）财务部根据奖金表及支付标准的工资表；（4）按工薪审批程序审批；（5）每月10日由财务部支付工资。 （二）临时工资支付流程同工资支付流程。 （三）社会保险支付流程：（1）由人力资源部将由董事长审批后的支付标准交财务部进行相关的财务处理；（2）社会保险金由财务部协助人力资源办理银行托收手续，若有差异应查明原因并按实际情况进行调整。 （四）其他福利费支出由公司内务部按审批后的支付标准填写报销单总经理签字确认报董事长审批，审批后的报销单及支付标准交财务部办理申领手续。 第五部分

12、专项支出财务报销制度及流程 第十一条 专项支出主要包括工地人、材、机支出及固定资产购置、咨询顾问费用、广告宣传活动费及其他专项费用等。 第十二条 工地人、材、机支出及固定资产购置报销财务制度及流程。 (一) 填写购置申请：按公司资产管理制度相关规定填写资产购置申请单并报批。 (二) 报销标准：相关的合同协议及批准生效的购置申请。 (三) 结账报销：（1）资产验收（软件应安装调试）无误后，经办人凭发票等资料办理出入库手续，按规定填写报销单并附出入库单；（2）按资金支出规定审批程序审批；（3）财务部根据审批后的报销单以支票形式付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在5个工作日内办理

13、报销手续。 (四) 工地专项用款包括人工费、机械费及材料费用等。各个项目工地必须独立核算，该工地用款支付结合项目应收款情况支付。 第十三条 其他专项支出报销制度及流程 (一) 费用范围：其他专项支出包括其他所有专门立项的费用（含咨询顾问、广告及宣传活动费、公司员工活动费用、办公室临设及其他专项费用）支出。 (二) 费用标准：此类费用一般金额较大，由总经理根据实际需要向董事长提交请示报告（含项目可行性分析、费用预算及相关收益预测表等），经董事长签署审批。 (三) 财务报销流程 1审批后的报告文件到财务部备案，以便财务备款。 2签订合同：由直接负责人与合作方签订正式合作合同，（重大合同签订前由公司

14、法律顾问的审核，合同应注明付款方式等）。 3付款流程：（1）由经办人整理发票等资料并填写费用报销单（填写规范参照日常费用报销一般规定）；（2）按审批程序审批（3）财务部根据审批后的报销单金额付款；（4）若需提前借款，应按借款规定办理借支手续，并在15个工作日内办理报销手续。 第六部分 报销时间的具体规定第十四条 为了协调公司对内、对外的业务工作安排，方便员工费用报销，财务部将报销时间具体安排如下： 1财务报销：公司财务部每周五为财务报销日，若当月的最后一个报销日在该月的28日以后，为了便于财务部集中时间月末结账，该报销日停止财务报销。 2借支及其他业务的不受以上的时间限制，可随时办理。 第七部分 附则第十五条 本制度解释权归公司财务部。 第十六条 本制度经总经理签认后，经公司董事长签字后生效。