档案管理制度精品DOC.doc

《档案管理制度精品DOC.doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案管理制度精品DOC.doc（17页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、XX股份有限公司（ZJML-XX-XXX）档案管理制度 修 订 记 录 No.版次修订内容生效日期修订人 文 件 审 批 编制：校对：审核：批准：会签：第一章 总则第一条 本制度根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法，结合本公司实际情况，特制定本制度。第二条 本制度规定了档案分类、归档范围、归档要求、归档时间、档案管理、管理组织体系、职责与权限、考核细则。第三条 本制度适用于公司下属各公司、部门档案的管理。第二章 档案分类第四条 文书档案【W】：指企业在党群工作、行政管理工作、生产经营等方面管理性的、具有保存价值的文件材料。第五条 科技档案【K】：指记录和反映科技活动中形成的，

2、应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片、录音录像等技术文件的总称。具体包括产品档案、科研档案、基建档案、设备档案等。第六条 财务档案【C】：指在各项会计核算活动中直接形成的、具有保存价值的历史记录。具体包括会计凭证、会计账薄、会计报表及其他类等会计核算专业材料。第七条 专业档案【Z】：指企业根据不同情况，对某类专业的档案进行单独归类存档。第八条 特种载体档案【T】：指企业及个人在社会活动中直接形成的、具有保存价值的以磁性或感光材料为载体，以声音、影像为主要反映方式，并辅以文字说明的历史记录。第三章 归档范围第九条 行政管理类最高管理者文件资料，大型会议、活动资料（上市、年会、庆典、搬迁仪式、

3、开工开张仪式等），三会类资料（董事会/董事局、监事会、股东会），上级来文类资料，内部报告批复类资料，发文类资料（制度、通知、决定、纪要、联系函等），合同协议类资料（意向、备忘、协议等），对外报告类资料，工商登记类资料（注册、变更等），商标品牌类资料（注册证书、授权使用、维护等）,上级对本单位的表彰荣誉类资料，藏品类资料（自制、外购、捐赠等），本企业集成性刊物（宣传类）资料（报刊、新闻汇编、企业介绍样本等），非本企业会议资料（与本企业相关的其他机构团体的会议. 资料），政府、行业高层及社会知名人士往来（来访）类资料（图片、录像等），外单位来函（件）类资料,项目类资料（调研分析等），以及管理活动中

4、形成的其他相关资料。第十条 运营管理类投资规划与计划类资料，企业资本经营项目类资料，企业产业整合、市场拓展类资料，行业情况调研、评估类资料，营销类资料（政策、制度及相关数据库等），商务活动类资料（考察、调研等），经营责任制类资料，商务合同类资料，统计类资料，项目或相关问题的尽职调研分析类资料，安全监管类资料，企业管理创新、成果申报类资料，管理咨询类项目资料，以及营运管理活动中形成的相关资料第十一条 科研技术类科研项目立项、合作合同、研究试验、总结鉴定、评审验收、应用推广、成果申报、专利申请和转让等系列资料，生产产品的设计开发、工艺工装、加工制造、测试验收、成果申报、技术革新、质量计量、定额产能

5、、说明书、证书等系列资料，基建项目的报批、设计、合同、图纸、评审、验收、设备调试、工程监控、证书、预决算等系列资料，技改项目的立项、方案、实施、验收等系列资料，设备仪器（购置或自制）的全套随机文件、开箱调试记录、工艺工装图纸、性能测试鉴定、检查维修台帐等系列资料，产品质量技术标准（国家、行业、企业）、体系管理文件，技术质量监督资料，质检鉴定、成果申报、结论证书（市场准入和荣誉等）等系列资料，企业产品实物样品类资料（体积巨大的除外），各类专利及维护类资料，产品及相关质量提升认证类系列资料，相关专家、领导有关批示和意见等。第十二条 投资、采购类对外投资、并购资料，包括可行性研究报告、接触过程资料、

6、合作意向资料、合同协议、执行过程资料、后期跟进资料等，财务投类项目资料，合作项目资料，大型设备采购、融资租赁资料等。第十三条 供应链、设备管理类招、投标文件，供应商管理资料，供应商、工厂考评资料，设备技术协议、图纸资料，技术标准资料，质量保证资料，设备验收资料，设备证书及说明书资料，设备维护和保养资料，售后服务类资料等。第十四条 人力资源管理类劳动合同类资料，人事管理档案资料，高管人员类资料（引进、能力评估、职务任免、离任审计、奖励处罚、工作汇报、资质情况、健康情况、管理投诉等），员工培训教育考核类资料、员工薪酬发放凭证类资料，岗位职责职能评定类资料，各类社会保险对应类资料，员工福利保障类资料

7、，以及工作中形成的其他相关资料。第十五条 监（督）察、法务类诉讼（应诉）类资料，企业及员工违纪违规事件投诉查处类资料，企业高管司职情况评估督察资料，有关项目及事件（问题）评估调查类资料，综合审计类资料（经营业绩审计、基建项目审计、采购审计、制度执行情况审计、资产收购转让审计、清算审计等），专项事件监察报告与查处类资料，职能工作形成的其他相关资料。第十六条 企业文化及品牌类商标及商标维护类资料（注册证书、授权使用、维护等）,企业形象策划及维护类资料（VI手册等），企业社会形象建设类资料（媒体评价等），企业形象类资料(网站、展厅、藏馆等)，大型文化建设活动和项目资料（司庆、软实力项目、文艺汇演、演

8、讲、知识竞赛、技术比武等），企业社会责任体现资料（捐赠、帮扶及相关公益活动等），企业高层接待接触类资料，大型或重要攻关活动类资料，职能工作中形成的其他相关资料。第十七条 资金、财务管理类财务制度体系类资料，验资报告类资料，审计审核报告类资料，资产评估报告类资料，资产清查、清算、核算类资料，企业各类财务凭证类资料，各类报表类资料，各类财务情况分析类资料，各类成本核算、预决算类资料，企业与银行及外部相关单位的业务往来类资料（贷款借款合同等），企业各类税务往来类资料，职能工作中形成的其他相关资料。第十八条 党、团、工会类党代会、团代会、职代会（工会会员大会）类资料，党、团、工、政联席会议类资料，党建

9、规划类工作资料，精神文明建设类资料，党组织建设工作系列资料，民主推进管理方面的系列资料，党风党纪维护建设方面的系列资料，企业劳资投诉类资料，员工相关遗留问题处理类资料，企业内部救助帮扶工作类资料，企业相关后勤保障类资料，以及职能工作中形成的其他相关资料。第四章 归档要求第十九条 遵循文件材料形成规律和特点，保持文件之间有机联系，区别不同价值，准确判定文件的保管期限，便于保管和利用。第二十条 各职能部门根据自身工作职责，对档案分类、立卷，并确保归档材料齐全完整、准确。第二十一条 应办理必要的归档交接手续。各部门移交档案时，先填写常规归档表或临时归档表或延迟归档表，清点核对无误，OA工作台（新建流

10、程）职能管理行政管理行政事务“TYLC 档案资料交接流程”提交。第二十二条 常规年度归档材料按其内容和规律予以区别、归类后填写常规归档表。第二十三条 常规归档外有临时产生的重要材料或相关领导临时交办材料需归档的，填写临时归档表。第二十四条 应归档但部门暂时需留用而延后归档的材料，填写延期归档表。第五章 归档时间第二十五条 常规档案：缩短档案收集周期，为半年度一次。必要时，可根据企业的具体情况不定期归档或随办随档。合同类，实行每月归一次。第二十六条 项目类档案：项目完成或验收结束，领导审定后7个工作日内归档。第二十七条 财务档案：在会计年度终了后，由财务部自行组卷，暂保管一年，于第二年第一季末移

11、交档案室。第二十八条 特种载体档案：声像、实物等档案完成后7个工作日内归档，需附简要说明（时间、地点、人物、事由、摄影者）。第六章 档案密级管理第二十九条 档案分公开、密级档案两类，其中密级档案划分为：绝密、机密、秘密、一般四类。第三十条 绝密：处于最高保密等级，限指定人员知晓，一旦泄密会对公司安全、发展造成极其严重后果的资料，绝密文件是公司的核心档案。包括但不限于：(一) 公司董事长、高管、总经理等高层指定的绝密事项资料；(二) 公司自行研究开发的科研技术项目及成果资料；第三十一条 机密：保密等级次于绝密，公司相关领导、相关部门领导和相关人员所知的资料。是指非法泄露后会给公司安全、发展造成严

12、重损害的资料，包括但不限于：(一) 公司领导指定的机密事项资料；(二) 公司股份构成、投资情况；股东会、董事会、监事会形成的重要会议记录等；(三) 公司的重大经营决策、战略投资计划、重大项目资料；(四) 公司会计凭证、财务帐薄、财务报表、验资报告、审计报告等；第三十二条 秘密：保密等级在绝密和机密之下，公司领导、部门领导、相关人员所知的资料。但如果非法泄露，会给公司带来损害和影响，包括但不限于：(一) 公司招投标书，有关公司经营的各项信息、数据、流通渠道和机构等；(二) 专利、软件著作权、申报项目等资料；(三) 公司运营过程中形成的所有合同，技术协议；(四) 公司制度汇编原件。(五) 各类设备

13、、工装、模具资料；基建项目图、竣工资料。(六) 检验报告、检测报告、证书等产品资质类资料。第三十三条 一般档案：除绝密、机密、保密外的档案，均为一般档案。第三十四条 档案室档案应分类存放，定期对案卷及库内状况进行检查，严防损坏、丢失和失窃，如发现问题及时报告和处理。档案管理做到安全、规范、有柜可放。第七章 档案统计管理第三十五条 建立、健全档案管理统计台帐，做好档案收进、移出、借阅、利用、销毁情况的登记，按保存期限、利用和处理情况等对档案进行数量统计。做到数字准确、书写清楚，能全面、准确地反映档案收集、藏量、利用等方面的数据。第八章 档案借（查）阅管理第三十六条 绝密档案：需借（查）阅资料，须

14、董事长审批。第三十七条 机密档案：需借（查）阅资料，须总经理审批（必要时可授权）。第三十八条 秘密档案：需借（查）阅资料，须事营总审批（必要时可授权）。第三十九条 一般、公开档案：因工作需要可以填写借（查）阅单，相关领导审批后方可办理。第四十条 借（查）阅档案流程：OA工作台（新建流程）职能管理行政管理行政事务“DLZB档案借（查）阅申请”，经相关领导审批后方可借（查）阅。第四十一条 在查阅档案时，只限于在指定场所进行，未经批准，不得将案卷带出。要爱护案卷，不得任意涂改、撕页、勾划、折角等，要保证档案完整无损。第九章档案鉴定与销毁第四十二条 根据档案的价值不同确定不同的保管期限。第四十三条 鉴

15、定工作在档案主管领导主持下，由相关人员和档案人员组成鉴定小组，对档案进行鉴定。鉴定后要填写鉴定报告，对期满需销毁的档案必须编制销毁清册经主管领导审批后才能进行。第四十四条 销毁档案时需二人以上监销，认真清点核对，严格执行保密规定，并在销毁清单上签字。销毁的档案必须粉碎、化纸浆或焚毁，不准出卖。 第十章档案室管理第四十五条 做好档案室内安全工作，落实“八防”（防水、防火、防盗、防潮、防高温、防光、防尘、防蛀），进出档案室人员需要填写登记。第四十六条 档案室的温度应控制在14-24，相对湿度控制在45%-60%，出现偏差及时调节。第四十七条 保持档案室内的清洁卫生，做到窗好、门洁、地净。第四十八条

16、 严格做好档案室资料的保密工作，防止信息外泄。第十一章. 管理组织体系、职责与权限第四十九条 建立统一领导、分级管理的档案管理组织体系，以事业部档案室为核心，各职能部及兼职档案人员为基础的管理模式。第五十条 统筹规划、运作公司档案管理工作，制定档案工作有关的规章制度。第五十一条 负责公司档案收集、整理、保管、鉴定、统计、提供利用等工作。第五十二条 积极开展档案知识宣传工作，及时下发最新档案管理相关政策文件，增强全体干部职工的档案意识。对保管期限已满的档案进行鉴定并负责向主管领导汇报处理。第五十三条 定期检查档案安全。文件、档案、资料要专人、专柜保管，离开档案室要随手关灯、关窗、关门，钥匙随身携

17、带，安全意识强。第五十四条 指导公司各部门工作文件的形成、积累、整理及归档工作，定期监督、检查下属各公司各部门档案工作。第五十五条 执行每月/季的档案工作检查通报，按季/半年度发放档案绩效激励。第五十六条 对不按规定范围、规定时间归档及损坏、丢失档案资料的情况有权处罚。第五十七条 对签署不完整、不符合规定要求档案及审批手续不全的有权拒绝办理。第五十八条 档案管理工作变动时，必须履行交接手续，帐物清楚，同时必须承担档案保密义务和责任。第五十九条 公司各部门负责人，对本部门应归档文件的完成负责。第六十条 兼职档案员，收集、整理本部门应归档文件后，及时进行归档。第六十一条 兼职档案员，应对本部门归档

18、文件的齐全、准确和质量负责。第十二章. 考核细则序号奖 罚 条 例奖罚对象金额（元）执行部门1各部门应归档的档案而未归档部门领导-200科技管理部兼职档案-1002档案借阅损坏、丢失（视档案性质定）档案员、借阅人-（100-1000）3未按规定时间要求归档档案的，每延期一天部门领导-100兼职档案-504如违反相关法律法规，造成公司档案损失、经济损失的全体员工依照法律规定5季/半年度档案管理绩效激励兼职档案第一名：+600第二名：+300第三名：+100第十三章. 表单(一) 常规归档表 SX 01.04.009.01(二) 临时归档表 SX 01.04.009.02(三) 延迟归档表 SX

19、01.04.009.03(四) 档案统计台账 SX 01.04.009.04(五) 档案销毁鉴定报告 SX 01.04.009.05(六) 档案更改通知单 SX 01.04.009.06(七) 档案室进出登记表 SX 01.04.009.07(八) 档案销毁清册 SX 01.04.009.08(九) 档案借（查）阅登记表 SX 01.04.009.09(十) DLZB档案借（查）阅申请 档案常规归档表 SX 01.04.009.01部门： No.文件属性类别序号具体内容备注常规12345678910123456其他1234交接人： 审核人： 接收人： 日期：备注：归档文件属性中“常规”指部门年

20、度归档范围内的文件。 “其他”指本部门工作范围外的资料，或上级领导指示需归档的文件。 档案临时归档表 SX 01.04.009.02 部门： No.类别序号具体内容备注1234567891012345612345交接人： 审核人： 接收人： 日期： 档案延期归档表 SX 01.04.009.03 部门： No.类别序号具体内容备注123456789101234561234交接人： 审批人： 日期： 档案统计台账 SX 01.04.009.04 No.序号档案编号档案名建档日期失效期页数备注日期： 档案销毁鉴定报告 SX 01.04.009.05 档案名档案编号鉴定人所在部门鉴定日期档案原建档目

21、的及时间：档案销毁鉴定原因描述：鉴定报告： 鉴定人签字： 档案更改通知单 SX 01.04.009.06 档案名档案编号申请人所在部门申请日期档案更改目的及依据：更改内容更改前内容更改后内容申请人（签字）： 审核人（签字）： 审批人（签字）： 档案室进出登记表 SX 01.04.009.07部门： No.序号事由进入时间离开时间部门签名12345678910111213141516171819202122档 案 销 毁 清 册 封 面销毁档案名称 批准人（签名盖章） 监销人（签名盖章） 经办人（签字盖章） 销 毁 时 间 档案销毁清册 序号档案名年代档案编号或文号文件页(件)数原期限销 毁 原 因备 注