大学基建处基建档案管理办法.docx

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1、大学基建处基建档案管理办法为了进一步规范我校基建档案管理工作，全面、及时收集基建文 件材料，确保基建档案的真实性、完整性、安全性，发挥基建档案在 学校发展建设中的作用，根据国家相关法律、法规，结合我校基建工 作实际，特制定本办法。一、基建档案的定义本办法所称基建档案是指在基建处工作过程中形成、与基建工 程项目相关、具有保存价值的文件，包括文字、图纸、声像等不同形 式与载体的文件材料。二、基建档案管理的原则（一）统一性原则。基建档案由综合科专人负责，统一领导，统 一管理，以确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。（二）完整性原则。基建档案应该全面反映基建项目从申请立项 到竣工验收的整个过程，

2、保证档案的完整。（三）准确性原则。基建档案归档前应认真审核，保证基建档案 的准确。（四）系统性原则。基建档案应按不同类别及时收集、整理、归 档，便于管理和使用。（五）安全性原则。基建档案必须妥善保管，有完整的查阅与借阅制度，以确保档案的安全。（六）有效利用原则。基建档案应该得到充分、有效的利用，发挥其在学校发展建设中的应有作用。三、基建档案的归档范围（一）基建项目前期文件1 .决策立项文件。包括项目建议书及批复；可行性研究报告批复; 项目评估报告；环境预测、调查报告；设计任务书、计划任务书。2 .建设用地、征地、拆迁文件。包括征占用地的相关文件；规划 意见书及附图；建设用地规划许可证及附件、附

3、图；国有土地使用证； 国有土地使用权出让交易文件等。3 .勘察、测绘及设计文件。包括工程地质、水文地质勘察报告； 建筑用地钉桩通知单；验线合格文件等；设计任务书；审定设计方案 通知书；初步设计图纸及说明；施工图设计及说明；设计计算书；消 防设计审核意见；施工图审查通知书；各阶段设计图纸等。4 .招投标文件及合同。包括勘察招投标文件及合同；设计招投标 文件及合同。5 .工程开工文件。包括年度施工任务批准文件；修改工程施工图 纸通知书；建设工程规划许可证、附件及附图；建设工程施工许可证； 工程质量监督手续等。6 .商务文件。包括工程投资估算文件；工程设计概算；施工图预 算；施工预算；建设工程概况等

4、。（二）项目竣工文件.施工文件。包括工程管理与验收文件；施工管理资料；施工技术资料；施工物资资料；施工测量记录；施工记录；施工试验记录;施工质量验收记录；施工招投标文件及合同等。1 .室外工程文件。包括规划红线以内的道路、路灯、绿化及地下 各种管线工程的隐检、洽商、施工记录、质量验收等文件。2 .竣工图。包括工艺平面布置图等竣工图；建筑竣工图、幕墙竣 工图；结构竣工图；建筑给水、排水与采暖竣工图；燃气竣工图；建 筑电气竣工图；智能建筑竣工图；通风与空调竣工图；地上部分的道 路、绿化、庭院照明、喷泉喷灌等竣工图；地下部分的各种市政、电 力、电信管线等竣工图。3 .监理文件。包括监理管理资料；监理

5、工作记录；监理验收文件; 工程变更单；监理招投标文件及合同等其他资料。4 .其他文件。包括合同约定由学校采购的材料、构配件和设备的 质量证明文件及进场报验文件；工程竣工总结；工程未开工前的原貌、 竣工新貌照片；工程档案移交文件等。（三）项目竣工验收文件竣工验收及备案文件等。包括建设工程竣工验收备案表、工程竣 工验收报告；规划、消防、环保等部门的准许使用文件；房屋建筑工 程质量保修书；住宅质量保证书、使用说明书；建设工程规划验收合 格文件；工程审计文件、材料、决算报告；工程开工、施工、竣工的 录音录像资料；建设工程竣工档案预验收意见等。、基建档案管理分工（一）综合科负责基建档案的统一管理，督促计

6、划科、工程科及 时报送收集到的基建文件材料，在进行审核、整理后报学校档案馆正 式归档。（二）计划科负责基建工程项目前期文件材料的收集并移交给 综合科管理。（三）工程科派出的甲方代表负责检查监督基建工程项目施工、 监理、竣工等文件材料的收集、整理工作，在工程竣工验收前组织竣 工档案的预验收，按时向北京市城建档案馆报送竣工档案，办理基建 档案备案手续，向综合科移交文件材料并协助向学校档案馆归档。五、基建档案的收集、整理与归档（一）基建档案的收集1 .基建档案的收集工作，应与项目建设同步进行，在签订项目合 同时，要将对竣工档案的要求纳入合同中，并作为工程验收时的依据 之一。2 .在建设项目的各个阶段

7、要重视文件材料的存在价值，如：文字 材料要有主要负责人签字，以单位名义形成的文件要加盖公章，图纸 标签栏不得有漏签等。3 .计划科、工程科在建设项目各个阶段产生的文件材料原件要 及时移交综合科。计划科在取得工程前期文件资料后应立即移交给综 合科；工程科派出的甲方代表应在工程竣工验收合格后及时整理各种 文件材料，在三个月内向综合科移交。4 .工作人员发生岗位变动时，必须首先办理档案清理和移交手续，任何人不得私自留存应该归档的文件材料原件。（二）基建档案的整理.综合科应及时对各阶段形成的文件材料进行分类整理。1 .综合科应按照基建档案的归档范围，认真整理、筛选各项文件 材料，保持文件材料之间内在的

8、客观的有机联系。2 .按照学校要求做好归档前的清理编目、装订、立卷等工作。（三）基建档案的归档1 .归档的基建档案应为与档案目录完全一致的一整套资料，必 须是原件且符合建设工程文件归档整理规定的要求。2 .各项工程验收时，竣工档案不完整、不准确、不符合要求的， 不予验收。竣工档案在工程验收合格后，项目负责人须在三个月内向 综合科报送，再由综合科统一验收，共同办理交接手续，对已立卷准 备归档的案卷，应由处领导审核签字后方可移交学校档案馆。3 .对移交档案馆的档案应及时办理移交手续，综合科应留存移 交目录一份，以备查考。六、基建档案的保管、查阅和借阅（一）基建档案在归档前由基建处综合科专人统一管理

9、，以维护 档案的完整、安全。（二）本校人员因工作需要查阅档案时应办理查阅登记手续，校 外人员需要查阅须凭单位介绍信、本人证件经本处领导批准并办理查 阅登记手续。（三）查阅基建档案一般只能在基建处办公室内进行。校内人员如因特殊情况必须借出，应办理登记手续，明确归还时间，正本文件 须经处领导批准方可借出，孤本文件、底图等只供复制，不外借。（四）查阅基建档案需拍照、复制时，须经处领导同意。（五）查阅、借阅人员要爱护档案，不得擅自拆卷、抽页、涂改、 转借，如有损失，应追究其相关责任。（六）综合科档案管理人员要及时将用毕退回的文件材料放归 原卷宗内，并办理清退手续。七、文件的销毁（一）在基建档案正式归档完成后，由各专业负责人确认没有保 存价值的文件，经处领导批准后统一销毁。（二）正式归档的文件材料不得任意销毁，已拆除工程的档案， 不得因工程的不复存在自行销毁。八、本办法由基建处负责解释。九、本办法自印发之日起施行。