学院基建处建设工程档案管理办法.docx

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1、学院基建处建设工程档案管理办法第一章总则第一条为加强基建档案的管理、充分发挥它在工程建 设、使用管理、维护、改变中的作用，建立完整、准确的工 程档案，根据国家基本建设项目档案资料管理暂行规定 及GB50300-2001建筑工程施工质量验收统一标准、 GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范等有关法律 法规的规定，结合我院实际情况，制订本办法。第二条 建设工程档案资料是指在学院范围内各建设项 目从酝酿、决定到建成投产（使用）的全过程中形成的应当 归档保存的文件，包括基本建设项目的提出、调研、可行性 研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、监理，调试、 生产准备、竣工、试生产（使用）

2、、竣工结算审计、固定资 产移交等工作活动中形成的文字材料。第二章档案管理的基本原则第一条 学院基建处负责本院基建项目的档案资料工作。 学院档案管理部门参加建设项目档案资料的检查验收。第二条 项目的档案资料工作要与项目建设进程同步。 项目申请立项时，即应开始进行文件材料的积累、整理、审 查工作，项目竣工验收时，完成文件材料的归档和验收工作。第三条 项目建设过程中，施工单位、监理单位、勘察建设概况：建设依据、建设规模、建设过程（包括设 计施工单位、承发包、招投标、建设监理及工程质量监督） 等；建设完成情况：全部建筑安装工程完成情况，设备仪 器配备情况，未完工程，多余和尚缺设备情况及处理意见;工程质

3、量情况：建筑工程质量评审结论，设备安装及 试车情况；生产准备情况：人员组织、技术资料、工艺装置、动 力供应、生产协作、安全技术、制度建立、生产能力等情况；财务决算情况：总概算执行情况，节约或超支及原因 分析，利用固定资产情况，结算审计情况；单项工程交工和全部工程竣工情况，竣工资料、竣工 图整理绘制情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指 标进行综合分析，考核工程投资效益，并预测项目建成后的 经济效益和社会效益；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训；编制相关报表。竣工档案收集整理，需要学院基建处、财务处、审计处 的相互配合。第四章立卷原则和方法10 -第一条立卷应遵循工

4、程文件的自然形成规律，保持卷 内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。一个建设工程 由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷。第二条立卷方法1、工程文件可按建设程序划分为工程准备阶段的文件、 监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件5部分；2、工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位 等组卷；3、监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等 组卷；4、施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等 组卷；5、竣工图可按单位工程、专业等组卷；6、竣工验收文件按单位工程、专业等组卷。第三条立卷要求1、案卷不宜过厚，一般不超过20mm。2、案卷内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分 别组卷

5、。3、卷内文件的排列文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批 复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批 复在前、请不在后，印本在前、定稿在后，主件在前、附件在后的顺序排列。图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排 后。第五章归档文件的质量要求第一条归档的工程文件应为原件。第二条工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工 程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。第三条 工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际 相符合。第四条 工程文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素 墨水、蓝墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色

6、墨水、 纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。第五条 工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁， 签字盖章手续完备。第六条工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面 (297mmX210mm,或 A3 幅面 420mmX297mm),图纸宜采用 国家标准图幅。第七条 工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、 耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图。 计算机出图必须清晰，不得使用计算机出图的复印件。第八条 所有竣工图均应加盖竣工图章，竣工图章签字12 - 内容必须齐全完整。1、竣工图章的基本内容应包括：“竣工图”字样、施 工单位、编制人、审核人、技术负责人、编制日期、监理单 位、现场监

7、理、总监。2、竣工图章示例参见附录四。3、竣工图章尺寸为：50mmX80mmo4、竣工图章应使用不易褪色的红印泥，应盖在图标栏 上方空白处。第九条利用施工图改绘竣工图，必须标明变更修改依 据；凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变，或变更 部分超过图面1/3的，应当重新绘制竣工图。第十条 不同幅面的工程图纸应按技术制图复制图的 折叠方法(手风琴式)(GB/10609. 3-89)统一折叠成A4 幅面(297mmX210mm),图标栏露在外面。第六章 案卷编目装订要求本章内容由各承包单位资料员完成。第一条编制页号1、成卷装订的案卷，应统一在有文字的每张材料正面 的右下角，背面的左下角，距边20

8、mm处，用打号机打上页 号；2、一张纸上若贴有若干张小纸，每张小纸也算一张； 一张大纸若折叠几张，仍按一张计算。没有文字的页号不编号；3、号码要打端正，位置要一致，不能忽高忽低，忽左 忽右；4、页号尽量不漏不重，如果出现编错，不允许乱涂， 应在备考表上说明；第二条 卷内文件目录填写（用EXCEL表格制作）卷内目录由顺序号、文号、责任者、文件标题、文件日 期、文件所在页号、备注组成。1、顺序号：按照卷内文件排列的先后，一份文件编一 个顺序号，单独填写一栏；正文和附件可合编一个顺序号， 文件标题分栏登记。2、文号：填写文件制发机关的发文字号。3、责任者：填写文件末尾的署名者（落款）。4、文件标题：

9、一般照实抄录，不要随意更改和简化， 但没有标题或标题不能反映文件内容的，要自拟或重新拟写。 重拟或自拟的标题，要外加号。会议记录要填写每次 会议的议题。5、文件日期：填写文件的制发日期，没有日期的要考 证清楚后填写。6、文件所在页号，填写每份文件的首页号，最后一份 文件写起止页号。7、会议记录要填写每次会议的时间和议题。14 -8、声像材料，应用文字标出摄像或录音的时间、地点、 中心内容和责任者。第三条卷内备考表填写备考表主要用以填写有关卷内文件材料的情况说明（包 括文件的缺损，修改、补充、移出、页号的漏编和重编等） 和立卷人、检查人、立卷时间，若无情况可说明，应将立卷 人、检查人的姓名和立卷

10、时间填上以示负责。第四条填写案卷封面案卷封面包括立档单位、案卷标题、卷内页数、起止时 间、保管期限等项。要用毛笔或碳素墨水笔逐项书写，要求 字迹工整、清晰、美观大方。第五条装订案卷1、案卷装订前要先去除卷内文件上的金属物；2、文件没留装订线的要贴补加边，破损的要裱糊好， 幅面较大的要折叠；3、案卷目录放卷首，右、下取齐，用三孔一线法（孔 距八公分）装订牢固。要求不散页、不压字。第七章移交归档第一条 案卷移交目录编制（用EXCEL表格制作）1、案卷题名：工程名称+卷内文件名称例如：学院校区综合教学楼工程质量控制文件学院校区综合教学楼工程竣工验收文件学院校区综合教学楼工程建筑竣工图等2、起止日期；

11、指工程开、竣工时间。3、页数：每卷的页数。4、期限：短期/长期/永久，具体见附录五基建处文 件材料归档范围和保管期限表。第二条移交目录顺序1、工程准备阶段的文件2、监理文件3、施工文件(1)施工管理文件(2)质量控制文件(3)施工技术文件(4)分部分项质量评定文件(5)竣工验收文件4、竣工图第三条移交归档各单位立卷人员在规定的归档时间内，将归档档案的卷 内目录与案卷移交目录及电子版向建设单位归档人员移交, 移交目录一式二份。档案归档人员接收档案时，应对照各单位的档案移交目 录，逐卷认真检查验收。双方清点无误后，接收人要在每卷 档案的备考表上检查人的位置、档案移交目录上接收人的位-16 - 置签

12、名，移交目录1份交移交人保存备查。第八章归档范围和保管期限第一条 建设项目文件材料归档范围和保管期限，一般 可根据规定附件一基本建设项目文件材料归档范围和保管 期限表执行。特殊专业的建设项目可参照附表制定补充规 定。第二条基建处、学院档案馆及相关单位应根据工程规 模和工程全过程中应产生的文件材料，规定详细的规定范围 和内容，以确保归档文件材料的完整性。第三条 基本建设项目档案的保管期限分为永久、长期、 短期三种。长期保管的基本建设项目档案材料实际保管期限不得 短于建设项目实际寿命。本办法自发布之日起实行。17 - 单位、设计单位形成的属于建设单位归档范围的档案资料应 按时整理、移交基建处。基建

13、处按本规定的具体实施办法， 编制、收集、整理好建筑工程资料档案，按时移交档案馆。第四条 对超过保管期限的基本建设项目的档案材料必 须进行鉴定，对已失去保存价值的档案材料，经过一定的审 批手续，登记造册后方可处理，保密的档案材料应按保密规 定进行管理。具体要求参考附录一基建处文件材料归档范 围和保管期限表。第五条档案资料的汇总整理1、建设项目实行总承包的，各分包单位负责收集、整 理分包范围内的档案资料，交总包单位汇总、整理。竣工时 由总包单位向基建处提交完整、准确的项目档案资料。2、实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目，竣工 时由现场指挥机构向基建处提交完整、准确的项目档案资料。3、建设项目实

14、行由建设单位分别向几个单位发包的， 各承包单位应收集、整理所承包工程的档案资料，交基建处 汇总、整理，或由基建处委托一个承包单位汇总、整理，统 一交给基建处。第六条归档的文件材料要字迹清楚，图面整洁，不得 用易褪色的书写材料书写、绘制。第七条基建档案查阅、借阅管理按学院档案管理有关 规定进行，基建处必须做好登记。第三章工程资料管理的范围及要求第一条 对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收 集齐全。第二条工程文件的具体归档范围1、基建项目的申请与批复、计划任务书、可行性研究 报告等立项依据文件；2、选址、征地请示，征地报告、协议书及批复文件，

15、 拆迁方案、许可证及地界划分、土地借用，互换割让等文件 材料；3、勘探、测试中形成的文件材料；4、设计委托书及设计要求；5、初步设计、施工图、设计计算及审批文件；6、开工报告及审批表、建筑许可证，招标、投标文件、 工程施工合同或承包合同及工程概算；7、完整的施工文件、竣工文件。第三条资料收集整理的具体要求1、立项、可研、初设及其批复、建设计划此属项目立项阶段的资料收集内容，主要包括：项目建 议书、立项批文、可研报告及审批意见；可能的初步设计及 其审批意见；建设计划。2、前期资料包括：建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、有 关行政主管部门（消防、环保、人防、交通、园林、市政、 文物、卫生等）

16、批准文件、勘察设计质量监督合格单、建设 工程施工许可证、工程质量监督手续等。经有关部门批准后取得的工程前期文件材料，其原件应 立即交给基建处资料员存档。如果办理其它工程前期手续需 要使用，或者工程科在编制竣工文件时需要使用前期资料等 情况，可到资料员处借用、复印。3、合同文件基建处管理的合同分类为：勘察、设计、施工、监理四 大合同；各类分包合同；甲供材料、设备合同。签订合同后，基建处甲方代表和现场监理各一份，以便 监督合同执行。4、施工单位内业资料（含竣工图）施工单位不仅仅指大包单位。在大包施工合同外的其他 施工队伍，包括可能发生分包的基础、消防、装饰等队伍, 还有室外工程所涉及的施工队伍等等

17、，都在本条所指的施工 单位范畴；内业资料分专业由监理进行一审，甲方代表二审，需要 建设单位技术负责人或主管领导审核的，报建设单位审核, 审核后由施工单位交基建处资料员保管。GB/T50326-2001建设工程项目管理规范规定了工 程竣工资料的分类及组卷方式。施工单位内业资料共四大部分内容分别是：(1)工程技术档案资料，主要内容有22项，详细参见 附录一。(2)工程质量保证资料，应包括原材料、构配件、器 具及设备等质量证明和进场材料试验报告等，这些资料全面 反映了施工全过程中质量的保证和控制情况。各专业工程质 量保证资料的主要内容见附录二。(3)工程检验评定资料，应按现行建设工程质量标准 对单位

18、工程、分部工程、分项工程及室外工程的规定执行。 进行分类组卷时，工程检验评定资料主要内容参见附录三。(4)工程竣工图，竣工图是工程的重要档案，应严格 按照本办法第五章要求执行。施工单位不按时提交合格竣工 图的，不算完成施工任务，并应承担责任。管理竣工图时, 应该考虑以下情况：没有变更的施工图，由承包人在原施工图上加盖“竣 工图”章标志作为竣工图；在施工中虽有一般性设计变更，但能将原施工图加以 修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由承包人在原施工 图上注明修改部分，附以设计变更通知单和施工说明，加盖 “竣工图”章标志作为竣工图；结构形式改变、工艺改变、平面布置改变、项目改变 以及其他重大改变，不

19、宜在原施工图上修改、补充的，责任 单位应重新绘制改变后的竣工图，承包人负责在新图上加盖 “竣工图”章标志作为竣工图。竣工图最多形成两套，一套送档案馆，一套竣工结算 使用。5、监理资料监理单位按照建设工程监理规范第7章的规定“施 工阶段监理资料的管理”进行收集、整理、编制，共28项 内容。监理资料在交付建设单位前，由甲方代表一审，基建处 工程负责人二审，最后由项目总监理工程师交基建处资料员 归档。6、竣工结算用技术资料汇总建设项目由于建设周期长，施工图之外的各种费用发生 情况很多。有必要进行此类技术资料的汇总。（1）竣工结算用技术资料的汇总，主要解决以下几个 方面的问题：客观了解图纸外费用的发生

20、情况，避免承包商重复要 求进行经济签证；复审现场甲方代表、监理机构现场做出的决定，减少 失误；方便工程竣工结算工作的进行。竣工结算用资料主要是指图纸不能包括而又实际发生 的、涉及工程投资的资料文件。通常施工单位技术内业已包 含其内容，但其资料为原件，往往只有一份；故用于本类汇 总的只能是复印件。（2）竣工结算用资料包括以下几个方面的主要内容：工程前期：拆迁、场地平整及管线挪移、树木等发生 费用的相关资料等；基础施工：障碍处理、浅基础处理，深基础处理等。主体工程：图纸会审；设计变更（甲方要求、用户要 求、设计院要求）；现场签证；技术通知单；技术联系单; 监理通知；甲方通知等。装饰工程：施工方案、

21、施工图纸、渲染图、照片资料 等；室外工程：室外地沟系统、外给排水系统、外电源系 统、弱电系统、室外环境工程量的现场确认、外环境施工的 现场变更等。配套工程：服务于项目的室外变电所、换热站等，其 费用从既定工程列支者；内容须包括图形说明、文字说明等。专项工程：主体工程之外、学校决定后增加的类似超 净恒温、电磁屏蔽等工程，及其引起的其他工种的再次变更 等。（3）承包商按专业将上述资料装订成册，统一编号， 一式四份，做好封面；交甲方代表一审，基建处工程负责人 或主管领导二审；审核后的竣工结算用资料和施工单位内业 资料一起交基建处资料员。7、竣工验收文件竣工验收文件的形成涉及：建设、施工、监理、勘察、

22、 设计单位，涉及包括专项资质在内的各分包单位。各单位应 按照档案资料的汇总管理原则进行汇总，将属于建设单位归 档管理的资料按时移交基建处资料员。8、工程投资控制资料汇总及统计分析资料本条是指，基建处管理的工程，在工程竣工资料中，应 该包含基建处如何进行投资控制的相关内容，以及以投资为 核心，对项目各项经济指标进行的综合分析所形成的有关资 料的汇总。主要内容包括：总概算执行情况；结算工作的管理；节约或超支情况及原因分析；结算审计情况；综合经济分析：以投资为核心，对项目的各项经济指 标进行综合分析；存在的主要问题及处理意见；项目建设的主要经验和教训；本条与财务处根据财务部基本建设财务管理若干规定

23、规定的“竣工财务决算”工作内容有区别。本条着重强调基 建处作为建设单位是如何对投资进行控制，由此而形成的相 关材料；财务处竣工财务决算的重点是固定资产的形成和移 交，审计后的竣工财务决算是固定资产移交的主要内容，是 移交的依据。二者都要接受审计监督。审计处对基建处进行的投资控 制，进行过程审计和对工程结算进行审价审计；审计处对财 务处的竣工财务决算，要按照审计机关对国家建设项目竣 工结算审计实施办法规定的9个方面进行审计。基建处完成本项工作。相关资料应装订成册，作为归档 工程资料的一个组成部分。9、竣工档案竣工资料的内容，如下：（1）建设依据；（2）已验收的单项工程竣工资料；（3）所在地行政主管部门对环保、消防、人防、劳动 安全卫生等的单项验收意见，所在地工程质量监督部门质量 评定意见；（4）全部工程档案资料，包括建设时期勘察、设计、 施工以及其它综合性的图纸资料；（5）竣工验收总结报告，主要内容包括：