会议筹备方案策划方案流程.docx

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1、会议筹备方案策划方案流程一、 会议时间：2015年7月15日10:00-11:00二、 会议地点：二楼办公室三、 参会人员：张经理、王经理、朱适、段玉红、张帅、李琴、邱伟恒、刘珍娣、谭玲。四、 会议主持：张经理、王经理五、 会前准备工作：1、 根据领导的会议要求，确定出会议议题。2、 利用电话、邮件等通讯工具通知参会人员参会时间，地点，同时告知参会人员会议的名称及内容，以便参会人员整理好相关资料，做好充足的准备工作。3、 组织各参会人员按时到场，明确自己所在职位的工作职责范围。4、 制作出会议的各项日程，编排好会议的相关程序，制定出一系列的注意事项，根据这些注意事项作出相对应的应急方案。5、

2、会场的布置要充分反映会议主旨，简明扼要，突出重点。（1） 会场要悬挂横幅，横幅上的字要直击中心议题。（2） 会场要安放一台投影仪，以便更好的反映出会议的核心问题，同时用数据的形式更能直观展现出该问题的实质，有针对性的想出一整套的解决方案来解决目前存在的问题。（3） 确定好明确的会场区域后，再对会议桌的摆放形式进行调整。（4） 会场还要对主席台位置做一个明确的设定，在设定好位置后，落实主席台的领导人，再进行一一安排座次，并告知参会人员所在座次的编号，根据编号设置发言席，再设定的发言席上摆放席签、话筒，在开会前期要对话筒进行试音，确保话筒的音质。（5） 还要注意的是会场的环境对会议的开展也起着至关

3、重要的作用。会场的灯光照明设施，通风效果，录音、录像的好坏直接决定了本次会议的成功与否，因此要对这些设施设备进行细致的检查。（6） 为了让会议的气氛不会显得那么紧张，可以在会场内摆放少量的花，既缓减压力，又烘托气氛。6、 后勤部门要对参会人员提供一些辅助性的帮助。比如：水、食宿、用车、医疗保健、安全保卫等。7、 开展此次会议还要考虑对会议做好会议发言、投票、发奖、集体照相等一系列的准备工作，以确保会议不会因为某些环节而影响会议的正常举行。8、 把所有会前准备工作做好后再对其进行重新检查一遍，最后向领导汇报工作。六、 会中的服务与组织1、 工作人员要提前1小时到会场，仔细检查会场前期的准备情况，

4、确保没有遗漏的环节。2、 完善签到工作，准确了解参会人员的到场情况，尤其是主席台领导人及发言人是否到齐，对还没有到的参会人员进行二次通知，询问原因，对已到场的参会人员发矿泉水，并进行材料的分发工作。3、 按照原计划的编排方式让参会人员从前往后依次就座。4、 后勤部门维持好会场秩序，参会人员提前5分钟进会场就座，与会议无关的人员及时离开会场，并关闭会场大门，在开会期间手机调成震动或静音，不准擅自离开会场，不准接电话，保持会场的安静。5、 行政人员在开会期间要做好会议记录，写好会议简报。6、 为了弘扬公司文化，在开会过程中安排专门人员进行现场拍照，会后可将这些图片放至网上，做后期公司文化的宣传，同时为了加深参会人员之间的友谊，对参会人员组织照相。7、 行政接待人员为参会人员提前预定返程车票、火车票、飞机票等。七、 会后会场的收尾工作1、 会议结束后，检查所带工作资料和物品（包括会签）是否全部带齐。2、 根据参会人员离开的时间，安排工作人员对参会人员进行护送。3、 回公司后及时对此次会议做好文件的清退、收集和归档等工作。4、 为了让此次会议开展的更有意义，可以安排新闻媒体对此次会议进行全方位的报道。