公司文件控制程序.doc

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1、公司文件控制程序1 目的：对公司管理体系文件进行有效控制，确保相关部门和各生产场所及时得到和使用有效版本的文件。2 适用范围：本程序适用于企业所有与管理体系相关文件、资料以及外来相关标准、法律法规的控制,不适用于其它类型文件的控制,如行政文件等。3 职责：3.1 综合办公室负责管理体系文件的登记、发放以及作废文件的回收控制工作，全质办负责公司第一、第二层次管理体系文件的编制、修改、修订以及换版工作。 3.2 各车间负责本单位文件以及相应第三层次文件的编制、发放、控制管理工作。4 工作程序:4.1 质量文件的分类4.1.1 第一层次文件：质量手册4.1.2 第二层次文件：质量体系程序文件4.1.

2、3 第三层次文件：a.确保公司过程的有效策划、运行和控制所需的文件（包括操作规范、作业指导书、各类管理制度、计划、方案、报告等）。 b.证实产品符合要求和体系有效运行所需的记录。 c.与体系相关的各种外来文件。 4.2 文件编制4.2.1 本公司质量手册、质量体系程序文件由总经理授权，管理者代表组织有关人员负责编写，编审组审定，各相关部门传阅会签，总经理批准实施。4.2.2 第三层次文件由使用部门负责编写，经各专业人员会审，管理者代表批准实施。如果使用部门关系到两个或两个以上职能部门的文件，由管理者代表授权编写小组编写。技术类文件由全质办负责编写。4.2.3 文件编号采用统一管理，由综合办公室

3、负责。质量体系文件编号如下：a.质量手册用Q/YFA-D其中：Q指质量体系文件。YF指本厂商标“尧峰”牌的拼音首个字母。A是手册类。D版本号（1994版手册号为A版，2002版为B版，2007版手册号为C版，2010版手册号为D版，版本号为E依次类推。）b.程序文件用Q/YFB-D其中：Q指质量体系文件。YF指本厂商标“尧峰”牌的拼音的首个字母。B指程序文件类。D版本号（1994版手册号为A版，2002版为B版，2007版手册号为C版，2010版手册号为D版，版本号为E依次类推。）c其它相关文件编号规则见质量手册。4.2.4 文件编写完成后，报综合办公室汇总备案。4.3 文件的审核、批准和发布

4、质量手册质量体系程序文件由管理者代表审核、总经理批准后由综合办公室发布实施。除质量手册和质量体系程序文件以外的第三层次管理文件、作业文件均由使用部门负责编写，部门负责人审核，管理者代表批准，报综合办公室备案后由使用部门组织发布并实施。4.4 文件的日常管理4.4.1 各种受控文件应及时列入文件受控清单，文件受控清单应明确标明各种受控文件的修订状态。修订状态由阿拉伯数字表示，数字为几表示第几次修订，其后划“/”杠，“/”后注明修改日期。4.4.2 综合办公室应在文件分发、修改、收回登记表上详细记录文件的分发、修改、收回情况。4.4.3 文件资料的借阅应办理借阅手续。4.4.4 所有技术类、质量类

5、以及有密级要求的文件，借阅应经过主管部门负责人批准同意后方可在规定的时间及区域内查阅，外部人员借阅，应经管理者代表同意并进行登记备查。4.4.5 文件资料使用者将所用文件遗失，应书面陈述原因申请重领，并根据文件发布授权范围经管理者代表批准后，由综合办公室补发，重新办理领用手续。补发时用采用新的编号，以示和原丢失文件区别。4.4.6 未经许可，文件使用者不得私自复制文件，更不得外借。当需要复制文件时，应向综合办公室提出申请，经管理者代表批准后方能复印，复印文件要编分发号。4.4.7 文件的版本一律以A、B、CX、Y、Z的次序表示。4.4.8 文件控制状态分：受控和非受控，受控文件应保证文件处于下

6、列受控状态：a、所编文件应编有分发序号，有审核、批准手序，受控文件封面正中央印有“受控文件”。外来文件有审核、批准手续，封面左上角应注明文件分发号，右上角加盖“受控文件”印章。b、文件按规定发放和收回，并由专人负责，文件的发放应有签收。c、保证现场使用的文件均为相应的有效版本。4.4.9 各部门文件设专人管理。4.5 文件的更改4.5.1 文件在使用期间，若发现内容有不适用的地方，需要修改时,由使用部门提出更改申请报文件编写部门，由文件编写部门组织审核修改。文件编写部门也可根据文件执行情况，下发文件更改通知单。4.5.2 文件更改的审核、批准由原文件的审核、批准人（部门）负责，由文件控制部门下

7、发文件更改通知单。4.5.3 当原文件的审核、批准者不在而又急需更改文件时，由其上级主管领导审核、批准；当相关人员均不在时，由管理者代表或文件编写部门负责人审批，但事后需将文件更改通知单传递给原文件的批准者。4.5.4 文件持有者接到文件更改通知单时，应及时将更改单纳入文件并在文件分发、修改、收回登记表上签收。4.5.5 文件经过5次更改或更改内容超过原文件的三分之二时，文件应重新进行换版。4.6 外来文件的控制4.6.1 外来质量文件由综合办公室负责控制、管理。各部门负责收集与本部门有关的法律法规、标准的文件，每季度由专人与省标准化研究所联系，索取国家与行业标准，确保企业能及时获得与公司业务

8、有关最新信息。其它资料类外来文件由综合办公室档案室收集管理，每季度公布一次最新归档技术资料目录，以便于使用者获悉查阅。 4.6.2 综合办公室收到与公司管理体系有关的外来文件经审核后，报管理者代表批准，在其文件封面右上角加盖“受控”文件章并登记编号后按程序分发，以确保其处于受控状态。原文件登记后交档案室归档。4.6.3 综合办公室负责检查公司各部门使用文件是否为有效版本、是否处于受控状态，对过期文件要及时更换。 4.7 文件的销毁4.7.1 文件作废但还需存档的，应加盖“作废”章以免误用。4.7.2 其它作废文件需全部销毁，在销毁前由综合办填写文件销毁审批单，经管理者代表批准后进行销毁。4.8 文件评审4.8.1 综合办根据反馈意见及原文件背景材料,组织有关部门对文件适宜性,有效性进行评审。4.8.2 必要时由管理者代表定期组织有关部门，对体系文件进行评审，并填写文件会签单。5 相关文件：GB/T190012008/ISO9001:2008 质量管理体系 要求质量手册6 记录：受控文件清单文件分发、修改、收回登记表文件复制申请单文件复制登记表文件更改申请单文件更改通知单文件销毁审批单文件借阅登记表文件会签单