文件控制程序.pdf

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1、文件控制程序文件控制程序（QP.01QP.01）1 1 目的目的对质量管理体系文件编制、对质量管理体系文件编制、使用和管理直至作废的全过程进行控制使用和管理直至作废的全过程进行控制,确保与质确保与质量管理活动有关场所使用的文件的正确性和有效性。量管理活动有关场所使用的文件的正确性和有效性。2 2 范围范围本程序适用于公司质量管理体系文件的控制和管理。本程序适用于公司质量管理体系文件的控制和管理。3 3 职责职责3.13.1 企质办负责质量管理文件控制的归口管理；企质办负责质量管理文件控制的归口管理；3.23.2 技术部负责技术文件的控制和管理；技术部负责技术文件的控制和管理；3.33.3 各职

2、能部门负责本部门的文件的收集、整理和归档工作。各职能部门负责本部门的文件的收集、整理和归档工作。4 4 工作程序工作程序4.14.1 文件分类文件分类公司文件分为管理文件、技术文件、外来文件和记录。公司文件分为管理文件、技术文件、外来文件和记录。4.1.14.1.1 质量管理文件质量管理文件a)a)质量方针和质量目标；质量方针和质量目标；b)b)质量手册，程序文件；质量手册，程序文件；c)c)公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件：公司为确保过程有效策划、运行和控制所需的文件：4.1.24.1.2 技术文件技术文件a)a)产品技术标准；产品技术标准；b)b)产品图样；产品图样；c)c)工

3、艺文件；工艺文件；d)d)作业指导书、规范和规程。作业指导书、规范和规程。4.1.34.1.3 外来文件外来文件a)a)法律法规；法律法规；b)b)产品的国家标准、行业标准；产品的国家标准、行业标准；c)c)供方提供的文件。供方提供的文件。4.1.44.1.4 记录记录证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。证实公司产品、过程和质量管理体系有效运行符合要求提供的证据。4.24.2 文件编号文件编号4.2.14.2.1 质量管理体系文件编号由以下内容组成质量管理体系文件编号由以下内容组成:公司名称代号公司名称代号文件类别号文件类别号文件顺序号文件顺序号批准年号批准年号注注:公

4、司名称代号：公司名称代号：CDMCDM；文件类别号：文件类别号：质量手册：质量手册：QMQM程序文件：程序文件：QPQP管理标准：管理标准：QWQW 文件顺序号从文件顺序号从 0101 开始依序编号开始依序编号;；批准年代号：公元年份号（批准年代号：公元年份号（20112011）。4.2.24.2.2 文件的表格编号按文件的表格编号按 CDM.QP.02CDM.QP.02记录控制程序规定。记录控制程序规定。4.2.34.2.3 管理文件和技术文件编号按有关规定。管理文件和技术文件编号按有关规定。4.34.3 文件状态标识文件状态标识版本号版本号/修改状态：修改状态：B/0B/0其中：其中：“B

5、 B”为版本号，以英文字母顺序顺延编制；”为版本号，以英文字母顺序顺延编制；“0 0”为修改状态，从”为修改状态，从 0 09 9 顺序顺延编制。顺序顺延编制。4.44.4 文件的编写文件的编写4.4.14.4.1 质量方针和质量目标由管理者代表组织编写。质量方针和质量目标由管理者代表组织编写。4.4.24.4.2 质量手册又企质办组织编写。质量手册又企质办组织编写。4.4.34.4.3 程序文件由主管该项工作的部门组织编写。程序文件由主管该项工作的部门组织编写。4.4.44.4.4 技术部负责编写技术文件，技术部负责编写技术文件，涉及到军用的图样和技术文件按以下规定进涉及到军用的图样和技术文

6、件按以下规定进行控制：行控制：a)a)按图样和技术文件会签制度规定进行审签，审签包括：编制、审核、按图样和技术文件会签制度规定进行审签，审签包括：编制、审核、工艺、工艺、质量、标准化、批准；质量、标准化、批准；b)b)按图样和技术文件管理规定，对图样和技术文件的设计、编制、领用、按图样和技术文件管理规定，对图样和技术文件的设计、编制、领用、复制、复制、更改、回收等过程进行控制和管理，确保现场使用的图样和技术文件协调一致、更改、回收等过程进行控制和管理，确保现场使用的图样和技术文件协调一致、现行有效；现行有效；c)c)按图样和技术文件归档管理制度规定，确定产品质量形成过程中需要保按图样和技术文件

7、归档管理制度规定，确定产品质量形成过程中需要保存的文存的文件；每个项目完成后，技术负责人及时将文件整理归档；每年年末，由技术部件；每个项目完成后，技术负责人及时将文件整理归档；每年年末，由技术部检查图样和技术文件归档情况。并按规定及时归档。检查图样和技术文件归档情况。并按规定及时归档。d)d)为确保图样和技术文件协调一致、现行有效，各部门每年检查一次文件的为确保图样和技术文件协调一致、现行有效，各部门每年检查一次文件的有效性，有效性，确保图样和技术文件在现场的唯一性。确保图样和技术文件在现场的唯一性。4.4.54.4.5 管理文件由主管该项工作的部门组织编写。管理文件由主管该项工作的部门组织编

8、写。4.54.5 文件的审批文件的审批文件发布前应地到批准，以确定文件是充分适宜的。文件发布前应地到批准，以确定文件是充分适宜的。4.5.14.5.1 质量手册、质量方针和质量目标由管理者代表审核，总经理批准发布；质量手册、质量方针和质量目标由管理者代表审核，总经理批准发布；4.5.24.5.2 程序文件由企质办审核程序文件由企质办审核,管理者代表批准；管理者代表批准；4.5.34.5.3 技术文件由起草部门负责人审核技术文件由起草部门负责人审核,有关部门负责人会签有关部门负责人会签,分管副总经理批分管副总经理批准；准；4.5.44.5.4 管理文件由主管该项工作的部门负责人审核，分管副总经理

9、管理文件由主管该项工作的部门负责人审核，分管副总经理/管理者代表管理者代表批准。批准。4.64.6 文件的标识文件的标识4.6.14.6.1 质量管理体系文件版本号为标识。质量管理体系文件版本号为标识。4.6.24.6.2 外来文件以归档日期为标识。外来文件以归档日期为标识。4.74.7 文件的受控状态文件的受控状态4.7.14.7.1 文件分受控文件和非受控文件。内部使用的文件属受控文件，文件分受控文件和非受控文件。内部使用的文件属受控文件，非内部使非内部使用的文件属非受控文件。用的文件属非受控文件。4.7.24.7.2 受控文件加盖红色“受控文件”印章，非受控文件加盖蓝色“非受控”受控文件

10、加盖红色“受控文件”印章，非受控文件加盖蓝色“非受控”印章。印章。4.84.8 文件的归档与管理；文件的归档与管理；4.8.14.8.1 文件批准后送交该文件的管理部门归档，受控文件应列入受控文件目录。文件批准后送交该文件的管理部门归档，受控文件应列入受控文件目录。4.8.24.8.2 归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。归档应确保文件协调一致，现行有效，保持清晰，易于识别。4.8.34.8.3 借阅归档文件借阅归档文件,应经文件管理部门负责人同意后方可借阅。应经文件管理部门负责人同意后方可借阅。4.94.9 文件的发放与管理文件的发放与管理4.9.14.9.1 受控文件发放

11、，由文件管理部门填写“文件发放控制表”受控文件发放，由文件管理部门填写“文件发放控制表”，按文件发放范，按文件发放范围发放围发放,确保所使确保所使用处可获得适用的文件的有效版本；受控文件发放应编发放号用处可获得适用的文件的有效版本；受控文件发放应编发放号,并文件加盖红色并文件加盖红色“受控文件”印章。“受控文件”印章。4.9.24.9.2 非受控文件发放只作发放登记，不编发放号非受控文件发放只作发放登记，不编发放号,只加盖蓝色“非受控”印章。只加盖蓝色“非受控”印章。4.9.34.9.3 文件以严重破损影响使用时，文件持有者应到文件管理部门办理更换手文件以严重破损影响使用时，文件持有者应到文件

12、管理部门办理更换手续，换发新文件。续，换发新文件。换发新文件应交回旧文件换发新文件应交回旧文件,文件管理人员将破损文件收回销文件管理人员将破损文件收回销毁。新文件的发放编号仍用原文件的发放编号。毁。新文件的发放编号仍用原文件的发放编号。4.9.44.9.4 文件使用者将文件丢失，应按规定办理文件补发手续，文件管理人员在文件使用者将文件丢失，应按规定办理文件补发手续，文件管理人员在补发文件时应给于新的发放编号，并注明丢失文件的编号作废。补发文件时应给于新的发放编号，并注明丢失文件的编号作废。4.104.10 文件的更改文件的更改4.10.14.10.1 文件更改，应由提出文件更改的部门填写“文件

13、更改伸请单”文件更改，应由提出文件更改的部门填写“文件更改伸请单”,说明更说明更改原因，重要的更改应附充分证据。改原因，重要的更改应附充分证据。4.10.24.10.2 文件更改的审核、批准由原审核、批准人或授权人负责进行。文件更改的审核、批准由原审核、批准人或授权人负责进行。4.10.34.10.3 文件更改批准后，由文件更改部门填写“文件更改通知单”文件更改批准后，由文件更改部门填写“文件更改通知单”,发到文件发到文件持有者。持有者。4.10.44.10.4 文件更改，应确保文件的更改和现行修改状态得到识别。文件更改，应确保文件的更改和现行修改状态得到识别。4.114.11 文件的保存文件

14、的保存4.11.14.11.1 质量管理体系文件载体可用书面形式，也可以用硬拷贝或电子媒体等形质量管理体系文件载体可用书面形式，也可以用硬拷贝或电子媒体等形式记录和保存，但应保证其查看或打印有相应的硬件和软件工具。纸质文本应式记录和保存，但应保证其查看或打印有相应的硬件和软件工具。纸质文本应存放在干燥、通风、安全的地方。重要的电子文本文件应留备份文本。各部门存放在干燥、通风、安全的地方。重要的电子文本文件应留备份文本。各部门所保管的文件应编制受控文件清单（目录）所保管的文件应编制受控文件清单（目录）。4.11.24.11.2 文件应保持清晰，易于识别，任何人不得在文件上乱涂乱画。文件应保持清晰

15、，易于识别，任何人不得在文件上乱涂乱画。4.11.34.11.3 受控文件未经文件管理部门同意，不准私自外借受控文件未经文件管理部门同意，不准私自外借/复印。复印。4.124.12 文件的换版与作废文件的换版与作废4.12.14.12.1 文件经多次更改文件经多次更改/内容更改已不清晰影响使用内容更改已不清晰影响使用/文件进行大幅度修改后，文件进行大幅度修改后，应进行换板。应进行换板。4.12.24.12.2换板文件的审核、批准由原审核、批准人或授权人负责进行。换板文件的审核、批准由原审核、批准人或授权人负责进行。4.12.34.12.3在换发新版时在换发新版时,宣布原版文件作废。宣布原版文件

16、作废。4.134.13 文件的作废与销毁文件的作废与销毁4.13.14.13.1 失效失效/作废的文件，由文件管理部门从发放作废的文件，由文件管理部门从发放/使用的场所撤出，加盖“作使用的场所撤出，加盖“作废印章”废印章”,防止作文件的非预期使用。防止作文件的非预期使用。4.13.24.13.2 作为资料留用的作废文件作为资料留用的作废文件,应加盖“作废留用”印章方可留用。应加盖“作废留用”印章方可留用。4.13.34.13.3 销毁作废的文件销毁作废的文件,经文件管理部门负责人批准经文件管理部门负责人批准,方可实施销毁。方可实施销毁。4.144.14 文件的借阅、复制文件的借阅、复制4.14

17、.14.14.1 借阅质量管理体系文件借阅质量管理体系文件,应经文件管理部门负责人同意方可借阅。应经文件管理部门负责人同意方可借阅。4.14.24.14.2 复制文件，应经文件管理部门负责人同意方可复制，复制受控文件应按复制文件，应经文件管理部门负责人同意方可复制，复制受控文件应按规定进行登记编号。规定进行登记编号。4 154 15 外来文件的控制外来文件的控制4.15.14.15.1公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件应得到识别，公司所确定的策划和运行质量管理体系所需的外来文件应得到识别，并控制发放并控制发放4.15.24.15.2收到外来文件的部门，需识别其适用性收到外来文件的

18、部门，需识别其适用性,并确认其有效。并确认其有效。4.15.34.15.3外来文件应统一编号、标识。外来文件应统一编号、标识。4.15.44.15.4经确认有效的外来文件，由文件收集管理部门按规定发放到使用该文经确认有效的外来文件，由文件收集管理部门按规定发放到使用该文件的相关部门。件的相关部门。4.164.16 文件的评审与更新文件的评审与更新4.16.14.16.1 文件管理部门应对质量管理体系文件进行评审确认，必要时进行更新。文件管理部门应对质量管理体系文件进行评审确认，必要时进行更新。4.16.24.16.2 经评审确认要时进行更新的质量管理体系文件，按本程序（经评审确认要时进行更新的质量管理体系文件，按本程序（4.4,4.54.4,4.5）规定再批准。规定再批准。5 5 支持性文件支持性文件5.1 GB/1.15.1 GB/1.1 标准化工作导则标准化工作导则 第一部分第一部分:标准的结构和编写规定标准的结构和编写规定5.2 CDM.QP.025.2 CDM.QP.02 记录控制程序记录控制程序6 6记录记录6.16.1文件发放控制表文件发放控制表6.26.2文件更改伸请单文件更改伸请单6.36.3文件更改通知单文件更改通知单