计算机系统操作规程---(创智).doc

《计算机系统操作规程---(创智).doc》由会员分享，可在线阅读，更多相关《计算机系统操作规程---(创智).doc（10页珍藏版）》请在得力文库 - 分享文档赚钱的网站上搜索。

1、版本号/修订码吉林省禹成药房连锁有限公司 文件编号YCYFLS-CZ-XX-01-2014V1.0计算机系统操作规程页 码第10页 / 共10 页题 目计算机系统操作规程文件编号YCYFLS-CZZG012014文件种类操作规程起 草 人起草日期审 核 人审核日期批 准 人批准日期颁发部门执行日期版本号/修订码V1.0页 码第1页 /共68 页1、目的明确计算机系统的操作，使经营全过程符合药品GSP质量控制要求。2、适用范围本操作规程适用于公司计算机系统的操作.3、职责3.1质量管理部负责指导设定计算机系统质量控制功能，同时负责计算机系统操作权限的审核和质量管理基础数据的建立及更新;3.2信息

2、管理部负责系统软硬件的维护、人员操作的指导及数据安全管理；3.3各岗位严格按权限及本规程操作计算机系统,实现本岗位相关业务。4、业务流程4。1用户密码登录 鼠标左键双击Windows桌面的创智医药资源决策管理软件的应用程序图标即可打开系统登录界面。 进入系统。 根据登录用户名和密码登陆软件；以确保您的账号安全，登陆软件后修改登陆密码.4.2基础数据的建立4.2.1首营品种信息建立流程图：1）首营品种基本信息填写1.1、 工作流模板定义在我要发文第一步界面的下方，以超级用户登录后，点击按钮“定义工作流模板按钮或在“定义工作流中点击“选择模板”按钮进入模板定义界面注意：同一个工作可能有不同的审批人

3、，故可以为如“首营企业”做多个工作流模板，主要解决审批人不同的问题。为提前工作效率，可以通过“模板复制”功能来实现。注意：模板的变更,对之前发文的无效。1.2、 工作流类型定义工作类型有严格的控制，需要很强的逻辑关系在内部处理，故只能修改一些标识与界面展示的内容。点击上图“定义”按钮进入（注意:只有超级用户方可定义）1.3、 发文管理1.3.1、 发文主题1.3.2、 发文详细内容存档编号：自动生成（不输入则自动生成），如人工指定则结合档案编号规则自行定义。供应商号:不输入自动生成，如人工指定则按人工指定编号规则自行定义。1.3.3、 证照管理点击“扩展属性”按钮,进行证照信息管理.证照的类型

4、设定,参照基本信息维护相关功能手册。1.3.4、 定义工作流1.3.5、 工作流发出1.4、 发文修改一般来讲，发文后，是不可以进行修改的。但由于各个部门负责的档案信息不一样，故在审批流转过程中，各审批人员也可以进行资料的补全。设定策略如下:工作流审批审批人可修改=YN-只有发起人在未发出状况下可以修改。（缺省值为N）.如发生要修改的情部，由审批人在审批下步处理中选择“打回发起人”，这样工作流回到未发出状态，发起人可以修改。Y审批人在我未审批中可以修改。发起人在我已发出中可以修改.1.5、 工作流审批于我未审批中，查出所有的待审任务双击进入明细点击审批按钮，进入审批页面.审批批注：输入审批意见

5、或结果，或注意事项。可以通过下而常用审批语来选择。审批结果:缺省为“同意”下步流向：缺省为“通过继续”. 采购主管审核:进入采购主管审批界面后,查看首营品种资质文件并校验品种信息、相应资质扫描状况及首营品种审批表是否完整无误,检查完毕后如合格无误，则输入审批意见，最后单击“确定”选项完成审批。同时将纸介质档案提交至质管部，备审。审批过程中,如发现不合格项目，应输入审批意见后,单击“6、返回发起人。 质量副总审批:进入质量副总审批界面后,质量副总依据原始文件对供应商信息、资质、首营产品审批表进行最终确认。如同意则填写审批意见后，单击“确定”按钮完成审批。审批过程中，如发现不合格项目，应输入审批意

6、见后，单击“6、返回发起人”。 质量副总审批:进入质量副总审批界面后，质量副总依据原始文件对供应商信息、资质、首营产品审批表进行最终确认。如同意则填写审批意见后，单击“确定”按钮完成审批。审批过程中，如发现不合格项目，应输入审批意见后，单击“6、返回发起人”。 如需要发起人重新修改，则选择“6、返回发起人。1.6、 审批查询查看之前的审批结果、审批的进度，或预览最终的表格。或点击打印进行预览。4.3采购采购流程:4。3。1采购计划制作1.6.1、 功能描述本作业用于采购计划维护，公司人员把要补货品种进行输入，系统自动会建议你向价格最低的供应商采购。从而便于采购员有效控制采购成本。1.6.2、

7、操作界面1.6.3、 操作方法在新增界面商品代码框中输入要补货的品种，则系统自动会建议向哪个供应商进行采购，并且会自动显示采购价格.计划维护好了他会自动按供应商生成对应的定单。计划生成后的操作流程同于自动采购计划修改-计划确认生成订单.1.7、 采购订单维护（供应商）1.7.1、 功能描述本作业采购订单维护（供应商)。此作业也是传统的作业模式,以供应商为入口,人工输入需求订货的品项.于新版系统中会加入自动建议部份，即选择供应商后会带出其供应的所有商品及其商品于本公司的存量状况及建议采购数量。1.7.2、 操作界面其打印后查询结果的打印操作界面如下:在明细行点鼠标右键，出现如下画面弹出式菜单,用

8、于方便的查询订单明细中商品的相关信息，为采购员采购决策提供依据: 鼠标在弹出式菜单上点“商品门店情况出现如下画面，用于查询商品的分布情况：鼠标在弹出式菜单上点“商品流向情况出现如下画面，用于查询商品的期间流向：1.7.3、 操作方法工具条操作：新增-按F6或点击“工具条”新增在操作界面输入新增数据。保存-按F2或点击“工具条”保存即可保存数据。删除-按F5或点击“工具条”删除即可删除数据。查询-按F4或点击“工具条”选择进入查询状态，在当前查询窗口输入查询条件按F9或点击 “工具条”执行即可得出要查询的采购单资料。查询出的采购单可以进行修改后,可按F2或点击“工具条”保存 即可更新数数据。可点

9、击“工具条打印即可打印采购单。快捷键操作:F6-新增 F5-删除 F2保存 F9执行（查询）1.7.4、 备注本作业为“供应商”角度的订单，如先选择供应商则按钮选择商品选取出的商品为该供应商供应的商品。如发现毛利率栏位为红色则表明该毛利低于公司规定的毛利下限，以供采购员参考判断。1.8、 采购订单维护（商品别）1.8.1、 功能描述本作业维护采购订单维护（商品别)。从商品做入口,根据商品的销售排名(重要性）来对商品的存量进行分析，查看全公司、仓库及门店的存量，配合各类存量及销量的指标来自动建议补货数量，并根据建议方式的结果用红、黄、蓝三种颜色来进行标识；红色是可用量低于安全存量，需要进行紧急补

10、货黄色表明总体库存超量，要进行存量分布调整蓝色表明低于正常补货点,需要进行正常采购流程.1.8.2、 操作界面其执行后的操作界面如下:根据上图，您可以根据关心的角度进行过滤。点击关注栏位进行排序.一般由以下几种情况： 销售排名：根据销售的状况进行分析，将前N名作为重点关注对象进行优先补货考虑。 补货类型:对正常补货、紧急补货分别补货，对超库存商品进行主动调拨或考虑进行退厂作业。 供应商:按供应商进行商品补货分析. 根据特殊需要,请按ALT+P进行组合排序。选择需补货商品所在行，双击该行,系统自动形成该商品供应商所需补货商品的订单样版，参照下图，系统自动建议订购的数量,根据实际情况调整订货量,输

11、入交货时间，按保存即可生成采购订单!1.8.3、 操作方法工具条操作：查询-依据条件按F9或点击“工具条”执行，查询对应条件采购分析资料，双击高亮采购订单汇总一条数据，可查看对应采购订单明细，可做修改并可按F2或点击“工具条保存更新采购订单数据.快捷键操作：F9-执行(查询)， F2保存1.8.4、 备注该功能涉及到系统众多的名词概念,同时也是一个整体经营思想的体现。 必须准确掌握出现的每一个名词的准确定义. 其本身是自动采购的另类体现,即所有要采购的信息均已生成供人工确认，故其为企业走向自动补货的重要磨合方式。 该功能应用是基于对历史数据的分析基础之上,以及合理的公司存销比控制为依据。 最终

12、仍汇集为从供应做入口的作业方式。必须建好建全商品主供应商信息. 订单打印:选择或取消“打印订购价来控制订单上是否有订价信息。1.9、 主管核可订单 1.9.1、 功能描述本系统具有非常强的弹性，尤其注重策略性管理。故对一般采购员来讲，只负责采购品项、数量及采购时机的确认，价格则由系统自动建议，当然商品的价格有可能是临时变动的,这样可通过“主管核可订单功能来进行修改。本功能最主要的作用是： 修改临时性的供应商价格变化. 检查采购员日常工作的及时性与准确性，价格变化是否通过调价计划进行执行,订货考虑的因素是否全面，订购量、订购价格是否合理，对毛利（是否低于毛利下限）和采购价格（是否高于上次价格)进

13、行报警。主管有权利直接修改其订购量及订购价格。1.9.2、 操作界面1.9.3、 操作方法对窗口当前查询出的所有未审核的采购单进行审核。也可以按输入条件查询即按F9或点击“工具条”执行，查询对应条件资料， 按 审核通过按钮,对采购单进行审核确认.快捷键操作：F9-执行(查询）1.9.4、 备注 主管审核订单时,不能对单据进行拆分，当出现某一商品要改变供应商订购时，请按以下流程作业。 将当前订单的订购量改为0通知采购员另行制单新单审核即可。 如何确认采购的合理性价格：本次订价是否高于上次订价；本次采购的毛利为多少，是否低于公司的毛利期望（防止商品降价）。数量：参照零售销售量及批发销售量，结合配送

14、库存及全公司库存来试算合理性，最后要参照全公司的库存是否超过指定的存销比。1.10、 采购订单生效1.10.1、 功能描述 对审核后的采购订单生效发出,只有确认发出的订单，才会增加收货机构的在订量，并在收货机构看到相应的验收入库单。1.10.2、 操作界面一次可选中多张订单1.10.3、 备注 必须经过主管核可过的订单方可以发出。 采购员只能发出自已的采购订单. 只有生效了的订单,仓库才可打印验收单进行收货.4.3.4采购退回采购退货流程：在储运管理其他异动处理商品下仓处理进入如下界面：此处理的商品转入待处理中,如同门店退库的商品一样进入待处理商品，下面演示待处理商品退厂操作：选择储运管理其他

15、异动处理-下仓商品处理登录点选择商品:弹出如下界面点查询：选择商品后点选择返回：维护好资料后点保存对退厂单做审核：进入审核界面:审核完毕。形成退厂台账进入质量管理,点击台账管理，点击收货退厂台账4。4收货收货的流程:4。4。1收货基本信息录入 收货人登陆软件、单击“储运管理” “进货处理- 然后点击“到货通知单制作”并进入收货阶段仓库严格根据,采购部门制作的采购订单进行收货，首先点击“选择”在订单号处按F8来选择采购订单点击“选择返回”-再执行a. 填写供货单位送货单号及收货日期b. 收货人进行到货商品收货，录入送货数量、收货数量及收货类型（正常、超量、订单外商品、价格不对）及收货意见，并进行收货确认。并自动流转到采购部,采购主管进行采购确认c. 采购主管确认送货数量、收货数量、送货价,决定是否购进，并进行采购确认 同时判断商品运输是否超时。然后检查运输工具是否符合要求，并核对采购订单与供应商随货同行单内容是否一致，检查发票信息是否完整无误，如果是冷链产品同时检查运输过程的温湿度记录是否达到温湿度要求。检查完毕并根据检查结果书写收货单信息， 4.4.2验收单制作 进入储运管理-进货处理-入库单制作，直接调出采购订单,填写商品的批号，生产日期以及失效日期。保存。 4。4。3导入温湿度记录选择已收货单据执行-点击相关功能双击“特殊商品流转导入温湿度记录形成期间验收记录和验收购进记录