[公司备用金管理制度]备用金管理制度大全.doc

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1、公司备用金管理制度备用金管理制度大全备用金管理制度一、目的为了加强公司各部门备用金的管理提高资金利用效率有效控制资金占用特制定本制度。但必须做到专款专用专人专账管理不得挪用和贪污一经发现严肃处理。二、范围是各部门人员用作日常办公用品开支、项目管理及实施、差旅费、搬运、货运、临时网费及日常性费用之类的借用款项。三、职责1、由财务中心门负责备用金的审核、发放和收回;2、由各有关部门负责人负责备用金发放的初审及协助备用金的收回;3、由总经理负责备用金的审批。四、备用金分类为保证日常临零支付而单独储备的现金。备用金分定额备用金、临时备用金、出纳备用金三种:1、定额备用金是指因支出频繁等原因而需要周转的

2、现金具有时间长、比较固定的特点;2、临时备用金是指因公司业务需要而暂时借支的现金具有一次性、时间较短的特点;3、出纳备用金是指因结算需要而准备的库存现金具有金额较大、流转快的特点一般不超过规定限额。五、管理要求:1、备用金帐户由专人负责实行专帐管理。各部门需将备用金帐户管理人员的情况报财务中心备案;2、备用金管理员及时做好备用金帐户的收支记录备用金帐户按季度结清备用金管理员应于每季度10号前将收支情况以电子报表形式报公司财务中心;3、公司财务中心有权对各部门的备用金帐户进行不定期清查备用金的支出要严格遵守公司的制度不得出现白条抵帐未经同意任何人无权转借备用金;4、定额备用金每年为一次周转期即年

3、底收回备用金备用金归还后如需要继续借用其借款审批手续需重新办理。六、备用金的使用程序:1、定额备用金和临时备用金的使用:1)借款部门填写备用金申请表-部门经理签字-中心负责人签字-财务中心核签备用金额度-总经理审批-会计记帐-出纳审核付款;2)各部门内部使用备用金备用金专管员应查阅“备用金”台账查明报销人员原借款金额对报销的超支款项应及时付现退还本人对报销后低于备用金金额款项的应让其退回余额以结清原借款单所借账款;3)备用金专管员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证并设备用金登记簿记录各种零星支出每季度10号前备用金专管员汇总清理备用金帐户并将备用金帐户的收支情况报财务中心备查;

4、4)借用备用金的人员应及时冲账对无故拖延者备用金专管员发出催办通知后还不办理者备用金专管员可通知财务中心将从下月起直接从借款人工资中抵扣。2、出纳备用金的使用:1)出纳填写备用金申请表-财务经理审核-总经理审核-执行董事审批填写基本户银行支票(或网上银行转帐提现)-会计根据相关票据记帐。2)出纳备用金必须注意安全第一原则有专用保险柜存放现金并且存放地点符合公安、公司安全管理原则。3)保险柜隔夜存放现金额不得超过控制金额特殊情况下的大额存放必须及时向财务经理报告以便采取相应的安全措施。4)出纳备用金必须日清月结每天核对帐实数据。5)出纳备用金的直接责任人为当事现金出纳员财务中心经理负管理责任。3

5、、因人员调动或离职等原因造成定额备用金责任人更换的必须办理变更手续变更方法采用借还两条线即原责任人办理还款新责任人办理借款。4、备用金的申请必须严格遵守公司的管理制度由部门提出申请经部门负责人、中心负责人审核财务中心核准公司总经理审批后方能划入指定帐户或领取现金;5、上年度备用金帐户没有结清的不能申请下年度的备用金七、其他相关规定:1、从事工作未满一年其出差借款不作为备用金仅作为暂借款在结算时由财务中心负责收回;2、备用金借款的员工一旦离开公司或调离岗位应在离开或调离之前还清备用金。部门负责人有义务及时通知财务中心清帐否则造成的损失由相关部门负责。若无法归还且造成经济损失的借款人承担相应的法律

6、责任;3、使用备用金人员应及时办理结算手续公司将不定期地对备用金私用现象进行检查促使备用金处于正常状态。八、惩罚1、出纳在审批手续不全情况下借支备用金的按借支金额10%处罚情节严重者直接除名并追究其法律责任;2、到期临时备用金借款未及时收回的也无法提供其他特批书面报告的每发现一笔对出纳扣罚100元;3、对于超过周转期还不能足额归还备用金的财务中心有权在工资中扣除并对未归还部分按月利率1%计算利息计息日期从借款之日起计算;因长期出差在外无法回借款地归还的或其他特殊原因需要续借的必须提出书面报告并经中心负责人审核总经理批准后免于罚息提交财务中心备案;4、财务中心负责人负责对备用金定期盘点(一个月不

7、少于一次)对因未及时盘点而出现的损失承担连带责任;备用金盘点损失一律由责任人赔偿;5、若借款人拒不归还(超过归还时间一个星期)由出纳提出申请经批准后告知人力行政中心相关人员在工资奖金中扣收借款额和逾期利息。如人力行政中心未作扣款处理每次处罚100元造成损失的由责任人承担.6、财务中心对借款人的借款信用进行评定对于逾期还款或拒不还款等人员严格控制以后借款甚至取消借款资格;备用金管理制度为了加强公司对有关部门及各项目部备用金的管理规范借款行为提高资金利用效率夯实成本费用核算减少资金损失特制定本制度。一、本制度适用于公司各部门及所有项目部。二、备用金范围1、采购员零星采购备用金;2、个人因公出差零星

8、开支备用;3、经常性的零星开支备用金;4、项目兼任财务人员备用金;5、其他备用金。三、实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务从而提高工作效率但必须做到专款专用不得挪用、转借他人或用于其他用途一经发现将严肃处理。四、备用金借款和报销手续程序1、工作人员需临时借用备用金时先到财务部索取”;借款单”财务人员根据实际需要向借款人发放“借款单”一式两联借款人按规定的格式内容填写借款单并按流程办理签字手续。财务人员审核签字后的”;借款单”各项内容是否正确和完整经审核无误后才能办理付款手续。2、借款人员完成业务后应在三日内到财务部索取“报销单”填写好”;报销单”的各项规定内容并经主管领导审批后

9、再将“报销单”返回财务部财务人员根据财务制度规定认真审核无误后办理报销手续。3、借款人办理报销手续时财务人员应查阅”;备用金”台账查明报销人员原借款金额对报销的超支款项应及时付现退还本人对报销后低于备用金金额款项的应让其退回余额以结清原借款单所借账款。4、因业务原因长期借用备用金的人员可由财务部根据实际情况核定拨出一笔固定数额的现金并规定使用范围;使用部门必须设立专人经管定额备用金备用金经管人员必须妥善保存支付备用金的收据、发票以及各种报销凭证并设备用金登记簿记录各种零星支出。经管人员必须按月定期向公司财务部申报备用金使用情况前账未清不得继续借款。对因特殊原因不能按时结算的须提前向财务负责人说

10、明原因经财务负责人同意后方可延期。五、备用金额度1、采购员借用的零星采购用款单次不得超过5000元超过5000元的材料采购应由供货方持合法、真实、完整的原始资料按规定的程序经审核批准后到公司财务部或项目部财务人员处办理货款支付、结算手续。单笔超过10000元的采购必须按照工程部制度规定走合同审批程序采购。2、员工因公出差借款按预计出差天数、往返路费、住宿费等支出核定借款额度。3、各工程项目备用金视各项目情况不同备用金额度暂定为每周1万-5万。特殊情况需由项目经理提前向总经理说明情况予以审批。4、其他借款根据实际情况核定金额。六、备用金使用审批权限备用金使用由部门负责人签字批准部门负责人为备用金

11、借款的第一责任人。七、财务部应当按照借款日期、借款部门、借款人、用途、金额、注销日期建立备用金台账按月及时清理。八、借用备用金的人员应在两周内冲账对无故拖延者财务部发出最后一次催办通知后还不办理者财务部有权从下月起直接从借款人工资中抵扣不再另行通知。九、所有各种备用金必须在年末进行彻底清理不允许跨年度使用。对因特殊原因必须跨年度使用备用金时年底必须重新办理借款手续并冲销当年借款。十、本制度由公司财务部负责解释和修订。十一、本制度自下发之日起实施。备用金管理制度第一条为维护公司资产的完整提高资金利用水平加强对备用金业务的管理根据公司财务管理制度的规定制定本办法。第二条 备用金是指公司借支给公司员

12、工个人的款项这些款项仅用于支付与公司业务相关的事项。第三条 公司备用金分为二类现金会计:按照国家相关规定持有一定数额的备用现金其他人员:最高为人民币200元第四条 备用金由财务部核算并负责监督;备用金借支个人(以下简称借支人)所在部门的负责人应督促借支人按期足额还清备用金。第五条 公司财务部门办理备用金借支业务的时间为周一至周五;办理备用金核销业务的时间同上(特殊情况可以例外)。第六条 借支人应根据实际需要申请备用金不得以任何名义挪用或占用公司资金。第七条 借支人应按以下规定办理借支备用金手续:一、借支人应如实、规范填写备用金申请单。借款时借支人应按要求填写由公司财务部门统一印制的备用金申请单

13、按申请单格式准确填列借款日期、借款类别、借款用途、借款金额(大小写)、预计还款时间等。备用金必须专款专用不允许一款多用或多笔备用金交叉使用。对于未按要求填写的备用金申请单财务部门有权不予受理由此产生的责任由借支人负责。借支备用金必须写明款项的用途报帐冲销的内容要和借款时填写的用途一致一笔备用金未使用完要及时到财务部报帐冲销不能挪做别的用途否则不予以报销。备用金借支原则上要求由借支人本人亲自办理由于特殊原因由非借支人本人办理的须由借支人本人在备用金申请单上亲自签名否则视为代办人借支的备用金由此产生的责任由代办人负责。二、借支备用金时借支人须提供相关的合同、协议、通知书、相关领导人签字的备用金申请

14、单等有效文件并准确填列付款单位全称、开户银行、帐号否则财务部门有权不予办理由此产生的责任由借支人负责。三、备用金借支审批手续应完备。由经办人提出后交部门负责人、财务部门负责人和总经理审批。第八条 借支人应按时归还所借备用金。第九条 原则上谁借支谁报销。借支人因故不能亲自报账而委托他人代办的委托人应在报销凭证上签字。第十条 公司员工调离、辞退或辞职时必须到财务部门办理备用金清理手续。凡未办理备用金清理手续的员工公司将不予办理有关手续。第十一条 借支人超过预计还款时间尚未结清备用金账户但有合理理由说明原因的应由借支人提出书面申请说明不能按时归还的原因报有关领导审批。第十二条 公款丢失由本人承担。第 11 页 共 11 页