中端品牌标准化规范化酒店资料手册 采购平台手册P023.doc

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1、酒店采购手册酒店采购平台用户手册版本号：1.0目 录1. 引言31.1权限41.2登录42. 酒店采购52.1 采购申请52.2 申请状态浏览72.3 打印订单92.4 收货112.5 打印收货单133. 店长批示153.1 店长审批153.2 店长浏览184. 管理204.1 财务审计204.2 应付账款225. 常见问题231. 引言根据酒店采购的需要，现调整了采购的流程，简化中间的某些步骤，流程图（如图1）图1 如家酒店运营采购平台流程图1.1权限该平台提供3种权限：酒店值班经理（R）、店长（M）、财务人员（A）帐号统一由技术部门给定。备注：R表示酒店值班经理用户名开头标识符，即酒店值班

2、经理用户名以R开头 M表示酒店店长用户名开头标识符，即酒店店长用户名以M开头 A表示财务人员用户名开头标识符，即财务人员用户名以A开头1.2登录图2 登录界面输入各自不同权限的用户ID和密码（由技术部门给定）图3 主界面2. 酒店采购2.1 采购申请采购申请只能用酒店值班经理帐户进入，进行采购商品。固定信息：商品类别：也只限于酒店用品，费用中心：也只是当前酒店经理所在酒店费用中心申请者：登录用户的值班经理申请日期：当天联系人/电话/地址：系统中记录的该酒店的联系信息界面如图4图4 采购申请界面采购基本信息步骤1：选择项目添加商品步骤1：选择商品类别步骤2：选择商品步骤3：选择供应商步骤4：输入

3、采购数量步骤5：点击“添加”按钮若有更多商品需要添加，重复添加商品步骤15，删除商品步骤1：在商品信息行前的方框中打勾步骤2：点击“删除商品”查核商品资料、数量和金额无误的情况下，点击“提交申请”按钮备注：若采购金额超过RMB2000.00以上，系统会自动给出提示信息，如图5图5 提示信息采购申请提交之后，提示信息如图6图6 提示信息采购申请完成。2.2 申请状态浏览酒店值班经理可以通过这个模块查看采购申请单目前的状态，和补打采购订单或收货单、并可对店长否决的采购申请单进行删除，进入界面如图7图7 申请浏览界面查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：步骤1.采购单编号范围步骤2.

4、申请日期范围步骤3.项目步骤4.采购单状态上述4个步骤可以任意选择组合查询，当上述条件都为空时，默认查询全部信息步骤5.点击“查询”按钮步骤6.在查询结果行中，点击“采购单编号”链接，显示采购商品详细信息如下图8图8 采购商品详细信息打印采购订单: 步骤1.查询结果行前的方框中打勾 步骤2.点击“采购订单”按钮备注：只有状态为订单才能够打印；每次只能打印一个采购单编号收货单： 步骤1.查询结果行前的方框中打勾 步骤2.点击“收货单”按钮备注：只有状态为收货完成才能够打印；每次只能打印一个采购单编号删除： 步骤1.查询结果行前的方框中打勾 步骤2.点击“删除”按钮备注：只有状态为否决或申请才能够

5、删除 2.3 打印订单酒店值班经理把店长审批好的采购申请，生成订单，界面如图9图9 订单界面查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：步骤1.采购单状态，默认状态为店长通过默认查询全部信息步骤2.点击“查询”按钮订单： 步骤1.在查询结果行前的方框中打勾 步骤2.点击“生成订单”按钮，进入如下界面（图10）图10 生成订单步骤3.点击“添加信息”按钮步骤4.输入备注信息，如下图显示（图11） 图11 生成订单步骤5.点击“保存”按钮步骤6.点击“打印预览”按钮，如下图所示（图12）图12 报表步骤7.点击“返回”按钮步骤8.在查询结果行前的方框中打勾步骤9.点击“转入收货”按钮生成

6、订单完成。2.4 收货酒店值班经理根据实际收货情况填写采购平台上的采购信息，如图13 图13 收货查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：步骤1.采购单编号范围步骤2.申请日期范围步骤3.项目步骤4.采购单状态，默认状态为订单上述4个步骤可以任意选择组合查询，当上述条件都为空时，默认查询全部信息步骤5.点击“查询”按钮收货： 步骤1.选中查询结果行 步骤2.点击“采购单编号”，进入界面如下图14 图14 收货界面步骤1.点击“选择”按钮步骤2.点击“Add”/“Delete”按钮步骤3.输入到货数量和结算数量步骤4.点击“单项收货”按钮重复上述14步骤，知道所有商品已经发货完毕步

7、骤5.点击“提交收货单”按钮图15 完成提示信息步骤6.若无任何问题，即可点击“确定”按钮收货完成。2.5 打印收货单对已经提交的收货信息，打印其对应的收货单，如图16图16 打印收货单查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：默认查询全部信息步骤1.点击“查询”按钮打印收货单： 步骤1.在查询结果行前的方框中打勾 步骤2.点击“收货单”按钮，进入如下界面（图17）图17 收货单打印出来的收货单上有经办人亲笔签名栏3. 店长批示3.1 店长审批店长审批采购申请单，由酒店值班经理完成采购申请，再由店长进行审批，界面如图18图18 店长审批界面查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”

8、查询，查询：采购单状态默认为申请默认查询全部信息步骤1.点击“查询”按钮步骤2.在查询结果行中，点击“采购单编号”链接，进行审批，如下图19图19 审批界面l 采购金额（大于）2000元步骤1.店长点核商品类别，商品，供应商，单位数量，单价，单品总价，商品总价步骤2.点击“导出EXCEL”按钮步骤3.点击“下载地址”链接，下载商品详细采购信息步骤4.发送邮件给上级领导步骤5.另存为上级领导审批邮件（格式:.msg）步骤6.点击“浏览”按钮，寻找审批邮件步骤7.点击“上传”按钮，上传审批有价，会有提示“邮件已上传”步骤8.填写审批意见（必填项）步骤9.点击“批准”/“否决”按钮备注：若采购金额超

9、过2000元，无上传邮件，系统会自动提醒；若没填写否决原因，系统也会自动提醒，如图20图20提示采购申请批准/否决提醒，如图21图21 提示店长审批完成。3.2 店长浏览店长可以通过这个模块查看采购申请单目前的状态，和补打采购订单或收货单，并且可以作废未收货状态下的所有单据，进入界面如图22图22 店长浏览界面查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：步骤1.采购单编号范围步骤2.申请日期范围步骤3.项目步骤4.采购单状态上述4个步骤可以任意选择组合查询，当上述条件都为空时，默认查询全部信息步骤5.点击“查询”按钮步骤6.在查询结果行中，点击“采购单编号”链接，显示采购商品详细信息

10、如下图23图23 采购商品详细信息作废： 步骤1.查询结果行前的方框中打勾 步骤2.点击“作废”按钮备注：除收货完成状态和申请状态，其它状态的订单都能够作废；每次只能作废一个采购单编号4. 管理4.1 财务审计财务审计，用酒店财务帐号登录查看酒店采购信息，如图24图24 财务审计查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：步骤1.采购单状态步骤2.收货日期步骤3.项目步骤4.出资方上述4个步骤可以任意选择组合查询，当上述条件都为空时，默认查询全部信息步骤5.点击“查询”按钮步骤6.在查询结果行中，点击“采购单编号”链接，显示采购商品详细信息如下图25图25点击图中“收货”按钮，可以查看收货次数，其中包括：收货日期、到货数量、结算数量若无问题，点击“返回”按钮4.2 应付账款查看订单支付情况，如图26图26 应付账款查找采购申请单，可以通过查找中进行“模糊”查询，查询：步骤1.付款截至日期步骤2.项目步骤3.商品类型步骤4.出资方上述4个步骤可以任意选择组合查询，当上述条件都为空时，默认查询全部信息步骤5.点击“查询”按钮在列表中可以查看到详细信息，包括已付、未付等账款信息5. 常见问题1. 打印收货单或订单，IE浏览器会自动提示弹出内容，用户允许所有弹出框就可以打印2. 报表需要自行打印，然后传真给对方（总部）第 23 页 共 23 页