绿化工程项目沟通与信息管理办法.doc

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1、 绿化工程项目沟通与信息管理办法项目监理部建立项目沟通与信息管理系统，制定沟通与信息管理程序和制度，以满足工程项目管理的需要。项目部充分利用各种沟通工具及方法，在项目实施全过程，与项目干系人以及在项目团队内部进行充分、准确、及时的信息沟通，及时采取相应的组织协调措施，以减少冲突和变更，保证工程项目目标的顺利实现。项目部根据项目规模配备项目信息管理人员。项目信息管理人员须经过严格的项目信息管理知识和技能培训，并充分掌握项目信息管理的技术和技能。项目信息可以数据、表格、文字、图纸、音像、电子文件等载体方式表示，保证项目信息能及时地收集、整理、共享，并具有可追溯性。一、沟通管理项目沟通管理贯穿建设工

2、程项目的全过程。沟通的主要内容包括与项目建设有关的所有信息，特别是需要在所有项目干系人之间共享的核心信息。项目部制定项目的沟通管理计划，明确沟通的内容、方式、渠道、协调程序。沟通管理计划在工程项目实施过程中应经常被复检，并根据项目运行中出现的情况做相应调整。根据工程项目的特点，以及项目相关方不同的需求和目标，项目部制定相应的协调措施，以排除冲突、解决矛盾、保证项目目标的顺利实现。二、信息管理项目部建立项目信息管理系统。项目信息管理做到：（1）按工程进展有计划地进行。（2） 对信息进行分析与评估,确保信息的真实、准确、完整和安全。（3） 使用统一、规范的形式或格式提供信息。（4） 力求文件化。（

3、5） 尽量使用开放的数据库系统提供数据。项目信息管理包括的主要内容：（1）制订项目信息管理计划；（2）收集项目信息；（3）管理项目信息；（4）分发项目信息；（5）根据项目信息评估项目管理成效，调整计划。项目信息管理系统应满足下列要求：（1）信息管理技术应与信息管理系统相匹配。（2）项目信息管理系统应与工程总承包企业的信息管理系统接口。（3）信息管理技术与所使用的相关工程设计、项目管理等软件有良好的适应性。（4）信息管理系统应便于信息的输入、整理和存储。（5）信息管理系统应便于信息发布、传递及搜索。（6）信息管理系统有严格的数据安全保证措施。三、文件管理项目部采用计算机软件和网络系统进行信息管理

4、。项目部按照有关档案管理标准和规定，将项目设计、采购、施工、试运行和项目监理过程中形成的所有文件进行归档。项目部确保项目档案资料的真实、有效和完整，不得对项目档案资料进行伪造、篡改和随意抽撤。项目部配备专职的档案资料管理人员。四、项目协调管理工作的措施协调参加工程建设各方之间的关系是项目监理的重要工作，项目监理部将自己置于协调工作的中心位置而发挥积极的作用。整个工程建设的过程，都应处于项目总监理工程师的协调之下。1、项目经理部内部协调工作以项目总监理工程师为核心，协调项目监理部各专业、各层次之间的关系。（1）每周召开项目监理部内部协调会，全体监理人员参加，汇报工作，交流信息，布置人员，安排工作

5、。（2）一次在工程例会之前召开协调会，交流情况，统一步调，决定工程例会的主要内容，及会议召开程序。（3）在某项专题会议或布置专项工作前召开协调会。2、与建设单位之间的协调工作（1）加强与建设单位领导及其驻现场代表的联系，听取对监理工作意见。（2）在召开监理例会或专题会议之前，先与建设单位代表进行研究与协调。（3）必要时与建设单位领导及其代表每日开碰头会，沟通各方面的情况，并作出共同布署。（4）邀请建设单位代表与专业技术人员参加工程质量、安全、文明施工现场的现场会或检查会，使建设单位人员获得第一手资料。（4）处理与承包单位的关系时，保持公正的立场，并应切实保护建设单位的合法权益。（5）各专业监理

6、工程师与建设单位各专业工程师加强联系。3、与承包单位之间的协调工作（1）及时了解工程各方面的信息及其存在的困难，热情服务，以协助解决承包单位的困难为目的，以与预控工程为前提。（2）要站在公正的立场，维护承包单位的合法利益。（3）从大局出发，从控制工程总体目标的角度处理与承包单位的关系。（4）重大的协调工作要由项目总监理工程师出面（必要时也可由公司领导出面），事前要与建设单位作好协调工作。（5）为了作好协调工作，项目监理人员要深入现场取得第一手资料，以便预测可能出现的不利情况，采取措施防患于未然。4、与设计单位之间的协调工作（1）协调建设单位、承包单位根据工程进度需要与设计单位协商，订出出图计划

7、，并催促设计单位保质保量按期出图。（2）对到场图样进行盘点检查，避免漏项。（3）配合建设单位安排施工图纸会审及设计交底，会审及交底结果及时发出文件或修改图。（4）加强对设计变更的审核与管理，并要求承包单位按设计变更文件施工。（5）处理质量事故时要求设计人员参加并提出处理措施；施工前作好双方之间的沟通与协商。（6）发现施工图中存在问题时，要及时与建设单位和设计单位联系，并协助设计人员处理 好这一问题。（7）必要时可请勘察、设计人员参加监理例会和专题工地会议、技术研究会议等有关会议。（8）充分尊重设计人员，了解并力促实现他们的设计意图。5、与工程质量监督部门之间的协调工作（1）主动接受质监部门的指导，及时如实地反映情况，充分尊重质监人员的意见。落实质监人员提出的整改意见。（2）要利用质监部门对承包单位的威慑作用。