二级秘书国家资格考试《专业能力》指南：会议管理.doc

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1、试题下载 二级秘书国家资格考试专业能力指南：会议管理考点梳理1了解策划会议的注意事项，会议筹备方案的审核要求，会议工作人员的培训原则及程序。2了解对会议主持人的要求、主持会议前的准备工作、处理议案和提案的主要方法以及几种常见会议形式的准备工作。3掌握会议策划方案的拟订方法与原则、审核会议筹备方案的方法、会议控制和会议工作人员培训的主要内容及方法。4掌握主持会议的基本方法、会议决议落实的方法和几种常见会议形式的组织方法。一、会议筹备（一）会议策划方案会议策划方案是为筹备、谋划会议而拟订的条理清楚、面面俱到的完美计划，是会议各项活动策划意图的书面形态。1会议策划方案的主要内容及作用(1)会议策划方

2、案的内容会议目标和任务的策划；会议议题的策划；会议性质、参加对象、规模与方式的策划；会议经费预算的策划；会议名称的策划；会议时间和地点的策划；发言人与发言方式；议程、日程、程序的策划；会议公关和宣传的策划。(2)会议策划方案的作用通过会议策划方案明确会议的宗旨和目标，确定会议的性质、规模和参加者，为会议的准备和开展提供指导性文件。2拟订会议策划方案的方法与原则(1)会议策划方案的制定方法确立会议目标的价值评价法；确定会议名称的特征覆盖法；确立中心议题的集思广益法；确定与会人员的相关性判定法；安排会议时间的注重效率法；选择会议地点的要素平衡法；会议宣传和公关策划的多种方法。(2)会议策划方案制定

3、的原则目标应切合实际，处理好目标层次之间的关系；议题要高度重视议题的安排，处理好主题和一般性议题的关系；时间和地点选定要考虑时机、需要、成本和效率、协调和合法规范；会议编组应注意组的数量要适中、会议领导尽可能地分散到各组、指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人。3会议策划方案的制定程序(1)会议策划立项；(2)立项后的可行性研究；(3)关于策划方案的论证；(4)制定策划方案的实施进度表。4拟订会议策划方案的注意事项(1)提出会议的目标和任务要切实；(2)会议名称的使用应分场合；(3)处理好主题与议题的关系；(4)明确与会人员的资格；(5)会议的具体日期应考虑周到；(6)会议地点应综合考

4、虑会场以及场馆周边环境；(7)会议的公关和宣传应针对会前、会中、会后三个时段的不同特点和需要来组织安排。（二）审核会议的筹备方案会议筹备方案是会前对会议各项事物设计的一个预备方案。1会议筹备方案的内容(1)确定会议的名称、主题与议题；(2)确定会议的时间、议程；(3)确定会议与会代表的组成，确定会议的筹备机构与人员分工；(4)确定会议所需设备和工具；(5)确定会议文件的范围，做好文件的印制和发放工作；(6)确定会议住宿和餐饮安排；(7)确定会议经费预算。2审核会议筹备方案的原则(1)细致认真；(2)严格把关；(3)明确可行；(4)及时反馈。3会议筹备方案的审核重点与审核方法(1)会议筹备方案的

5、审核重点审核会议的主题与议题是否准确反映了策划方案中的会议宗旨；审核会议的议程、日程安排是否科学合理；审核会议与会代表的组成结构；审核会议筹备机构的组建情况，人员分工是否合理有效；审核会议经费预算表和预算报告：审核会议准备工作的安排是否全面，有无遗漏。(2)会议筹备方案的审核方法全面审核法；重点审核法；会议审核法。4会议筹备方案实施的工作机构和主要职责(1)会议工作机构通常包括会务组、秘书组（文件起草组）、组织组、接待组、宣传报道组、财务组及安全保卫组。(2)各工作机构组的主要职责会务组。负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织与协调工作。秘书组（文件起草组）。负责拟写会议方案，准备各

6、种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。组织组。根据有关组织章程规定组织有关选举工作，负责完成代表资格审查工作，编印、收集候选人的背景材料，设计选票，组织选举和结果统计，拟制会议选举说明文件等。接待组（总务组）。负责生活服务、交通疏导、提供车辆、医疗服务、供电供水等工作。宣传报道组。负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。财务组。负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。安全保卫组。负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。5审核会议筹备方案的程序(1)起草人或部门审核；(2)主管秘书审核；(3)主管领导终审或集体会审。6会议筹备方案的完善和纠正(1)审核时期

7、方案的完善和纠正；(2)方案实施中的完善和纠正。（三）会议控制1会议控制的目的会议控制的目的是使会议避免负面效应，以最短的会期、最佳的形式、最低的成本取得最高的会议效率，达到预期的会议目标。2会议控制的内容(1)会议内容的控制；(2)会议规模和范围的控制；(3)会议地点控制；(4)会议时间控制；(5)会议经费控制。（四）会议工作人员的组织与培训1会议工作人员的定义广义的会议工作人员是指为会议活动提供各项服务的人员，包括会议秘书、司机、保卫人员和其他为会议提供专门服务的工作人员。狭义的会议工作人员是指会议秘书，其职责是根据会议领导机构的意图，安排落实会议的各项活动。会议工作人员不属于会议的成员，

8、不享有会议成员的权利。2会议工作人员的选拔(1)选拔的标准；(2)选拔方式。3会议工作人员的培训原则(1)专业性；(2)服务性；(3)协作性。4会议工作人员的培训程序(1)了解培训对象的基本情况；(2)确定培训方法；(3)拟订培训计划；(4)实施培训计划；(5)评估培训效果。二、会议主持人（一）选择会议主持人的条件1与议题有直接关系的人；2控制能力较强的人；3有一定职位的人。（二）会议主持人的职责1确保会议顺利进行；2同与会者保持良好的沟通；3营造和谐的会场气氛。（三）会议主持人的素质1较好的解决问题的能力；2较强的组织能力和协调能力；3较强的口头表达能力；4较强的应变能力。（四）主持会议的准

9、备工作1明确会议目标；2明确会议结构；3与领导确认；4确保与会者在会议上的发言与会议目标的方向一致性。（五）主持会议1主持会议的基本要领与基本程序(1)主持会议的基本要领营造和谐气氛；按照议程进行；正确总结讨论内容；引导发言者解释令人困惑的发言；尊重少数人的意见，避免会中意见一面倒的情况；减少与议题无关的争辩与讨论；保持中立态度。(2)主持会议的基本程序了解会议主题；按会议程序进行；引导与会者发言；致谢；宣布会议结束。2主持会议的基本方法(1)调动与会者互相启发又称头脑风暴法；(2)逼迫与会者独立思考又称名义小组法；(3)发动与会人员逆向思维又称逆向讨论法；(4)鼓励与会者各抒己见；(5)请专

10、家评估作结论又称专家预测法。3主持会议的语言技巧(1)必须围绕议题、突出中心；(2)及时澄清发言人造成的误解；(3)口语表达力求通俗、简洁；(4)小结语要精练概括；(5)言辞幽默；(6)以人体语言辅助表情达意。4引导会议进程的方法会议主持人有责任控制会议的进程，在有限的时间内，围绕会议主题开展讨论，使各项活动尽可能按照事先预定的时间完成，没有特殊情况不宜改动。(1)控制会议节奏。(2)主持人必须以身作则，严格守时。主持会议时要明确会议开始与结束的时间，做到准时开会和散会。(3)组织讨论时，应明确规定哪些属于讨论范围，哪些不属于讨论范围。(4)主持人在会议期间应避免同与会者发生争论。5会议气氛的

11、控制(1)主持人提前半个小时到会，为创设会议的和谐气氛打下基础。(2)主持人应热情自信，讲话要声音洪亮，举止要适度。(3)主持人要善于营造紧张而热烈、认真而进取的会场气氛。(4)主持人要学会化解与会者之间的意见冲突、本人同与会者之间的争执，创造和谐良好的会议气氛。6督促会议决议的落实(1)秘书部门落实会议决议的工作会议决定或决议的事项，如果需要通知有关部门经理的，秘书部门应该负责催办。将在实际贯彻执行中所得到的结果、引起的反应以及造成的影响等情况反馈给主管领导者。(2)会议决议落实的要求一旦会议形成决议，就要千方百计地去抓贯彻落实。贯彻会议决议不可能一次完成，新的问题还会出现，需要组织者从思想

12、上重视，抓好落实会议决议的每个环节。(3)会议决议形成的工作程序讨论议题；提出决议草案；讨论决议草案并修订；对决议案表决；确认表决结果。(4)形成会议决议的注意事项使决议的提案符合有关会议规则中的条件约束。提案的议题应与会议宗旨、主题和自己的法定权限保持一致。决议的内容务求事实准确、逻辑合理、建议具体。注意想方设法引起其他与会人员对问题的兴趣和关注。6结束会议技巧(1)结束会议的时机已完成了拟订的会议议程；讨论的问题已无新的意见和观点；原定的会议结束时间已到。(2)做好会议总结三、会后落实（一）督促会议决议事项的落实1督促会议决议的形成(1)会议决议形成的程序讨论议题；提出决议草案；讨论决议草

13、案并修订；对决议案表决；确认表决结果。(2)会议决议形成的方法权威式决议；少数服从多数式决议；一致通过式决议。2督促会议决议的落实(1)会议决议落实的催办会议决定或决议的事项，如需有关部门实施的，秘书部门应负责催办。催办可以采用多种方式，如建立催办制度，定期催办，还可以通过发催办单、电话催办等方式，直至事项办完为止。(2)会议决议落实的反馈会议决议在实际贯彻执行中所得到的结果，引起的反应以及造成的影响等情况要及时反馈给主管领导。会后反馈可以用书面或口头催询的方式，必要时还可以直接深入到有关单位或部门进行实地检查与催询。（二）处理议案和提案1议案与提案的区别(1)含义议案是具有合法权利的组织或具

14、有正式资格的与会者向会议的领导机构提请审议的建设式方案。议案一旦通过，具有法律效力和行政效力。提案是与会者对某方面的工作提出自己的批评、意见或建议，一般不需要附议，也不列入会议议程。(2)提出条件如果个人提出议案，必须达到议事规则规定的附议人数。提案有时也可在会期之外提出，而且没时间限制，可以个人的名义，也可以联名方式提出，还可以团组或党派的名义提出，但不规定附议人数。(3)提出入议案的提出入是会议的领导机构和领导人或对会议负责的机关或个人，也可以是会议的正式成员。提案提出人适应的主体范围较大。各级政协委员、工会委员、职工代表大会成员等，都可以在自己的职权范围内提出提案。2议案和提案的处理程序

15、(1)收集；(2)分类；(3)登记：(4)送审：(5)立案；(6)交办；(7)答复。3办理议案和提案的原则和要求(1)办理要认真负责；(2)加强调查研究；(3)承办单位主动配合；(4)加强同提案人的联系；(5)认真写好答复意见。四、常见会议形式的组织（一）办公会指特定组织的领导为实施管理而举行的工作性例会，任何一级组织都有办公例会制度。1办公会的特点(1)首长负责制；(2)周期性；(3)内容多、事项杂。2组织办公会的步骤(1)收集议题；(2)协调议题；(3)准备文件；(4)掌握缺席情况；(5)安排候会；(6)做好会议记录；(7)写好会议纪要。（二）选举与表决性会议1选举和表决的准备工作(1)拟

16、写被选举人的材料；(2)制作选票和表决票；(3)准备其他用品如投票箱和计票用品。2选举与表决的程序(1)主持人宣布会议开始，向大会报告应到人数和实到人数。(2)报告候选人产生的方式，对候选人进行简要的介绍。(3)通过选举或表决办法；通过监票人、唱票人、计票人。(4)监票人核查选票或表决票；当众检查票箱。(5)监票人分发选票，检查实际发出的选票数量与统计的实际人数是否相当。(6)总监票人讲解填写选票或表决票的注意事项、投票路线和投票顺序。(7)选举人正式填写选票或表决票。(8)投票。先由主席台就坐的领导或主席团成员投票，再由监票和计票的工作人员投票，最后选举人按顺序投票。(9)当场统计选票或表决

17、票，并宣布统计结果。(10)会议主持人宣布投票或表决结果。（三）听证会听证会是指行政执法机关在作出某些特定的决定之前，给予当事人参与并发表意见的机会，允许当事人陈述、申辩、质证而进行的会议。1听证会的作用(1)通过吸纳各方利益和意志，参与社会公共事务，使公共决策与社会治理更加规范。(2)缓解社会矛盾，减少社会冲突，保持社会稳定，协调各方利益，促进社会公共活动多元化、民主化发展。(3)有效地保护社会公共利益和公民权利。2听证会的特点(1)法定性；(2)广泛性；(3)公开性。3听证会主体(1)听证人；(2)听证参加人。4听证会的准备工作(1)确定听证会议题即听证会的内容；(2)发布公告；(3)确定

18、听证参加入；(4)布置会场。5听证会的程序(1)主持人宣布听证会开始，说明会议的目的和法律依据，介绍参加听证会的组成及人数，宣布会议事项和发言规则。(2)提案人介绍法案或决策方案。(3)宣读对法案或决策方案的初审意见。(4)听证代表发言。(5)提案人最后陈述意见。6意见处理阶段根据听证会发言和听证人向委员会提交的论文和书面材料，形成听证报告。听证报告的内容和格式如下：(1)标题；(2)开头；(3)主体；(4)结尾。7举行听证会的注意事项(1)控制好会议进程；(2)做好会议记录；(3)发言代表确认会议记录。（四）新闻发布会1新闻发布会的基本功能(1)提高知名度；(2)建立媒介关系；(3)影响舆论

19、。2新闻发布会的特点(1)内容具有新闻性；(2)目的具有公关性；(3)形式的多样性；(4)对象的广泛性。3新闻发布会的准备工作(1)明确目的；(2)统一口径；(3)选择时机；(4)确定邀请对象；(5)准备材料；(6)确定主持人与发言人；(7)选择新闻发布会的地点。4新闻发布会的程序(1)来宾签到；(2)分发会议资料；(3)宣布会议开始；(4)发布新闻；(5)答记者问；(6)宣布结束；(7)提示会后安排；(8)接受采访。5信息发布会的会后工作(1)搜索新闻报道材料，了解新闻界和公众的反应；(2)整理保存会议资料；(3)采取补救措施。（五）招标投标会议1招投标会的含义招投标会是在招标行政主管部门的

20、监督下，由招标单位、招投标行政主管部门、投标单位或个人三者共同依法举行的会议。2招投标会的准备工作(1)招标项目审批；(2)发布招标公告或投标邀请书；(3)投标审查。3招标的程序(1)建立评标组织；(2)开标；(3)评标；(4)中标。（六）股东年会1股东年会的含义股东大会由股份公司的全体股东组成，是决定公司经营管理重大事项的最高权力机构。根据会议召开的时间可以划分为股东大会和临时股东大会。2股东年会的准备工作(1)材料的准备；(2)确定会议的时间、地点；(3)邀请工作；(4)做好接待工作。3股东年会召开的程序(1)确定股东会议主席；(2)由企业法人代表向股东们做年度工作报告；(3)听取股东或股东代表们的建议和评价；(4)对会议决议进行表决；对有关议案进行批准或否决，对企业领导人员作任用或罢免表决。9