采购部规章管理制度与工作流程.docx

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1、Word采购部规章管理制度与工作流程 选购部规章管理制度与工作流程 一、总则 为加强选购工作的管理，提高选购工作的效率，制定本制度。全部的选购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。 选购部应当依据公司的选购恳求、库存原材料的种类、数量，考虑物资材料供求形势、供应商的交货期和供货率、运输时间等因素，科学确定选购时间、选购批量、选购批次和报价，确保物资材料的准时供应，保证公司经营能够持续进行及选购的最佳经济效益。 二、目的作用 1、作为选购部开展工作的规范依据。 2、作为公司领导考核选购部工作业绩的衡量依据。 3、作为选购部人员工作中相互监督与协作协作的依据。 选购部岗位职责 1、廉洁奉公，不

2、徇私舞弊，不违法乱纪，勤俭节省，讲究职业道德。 2、建立材料选购供应渠道，进行供应商的择优选择。建立坚固、牢靠的供应基地，并不断进行新产品、新材料供应商的查找、资料收集及开发工作，以保证材料供应的不间断性。 3、选购员在工作中要多跑、多对比、多，边学习边实践不断提高自己的选购业务水平。 4、负责物料订购及交期掌握，乐观追踪未完成选购料件，准时处理各种特别状况，确保选购方案能如期、如质、如量的完成。 5、加强与使用材料部门的联系，掌握好各部门所需的各种材料确保生产及销售能顺当进行。 6、在购进材料时发生质量、数量特别状况下，应马上实行紧急措施，并与有关部门进行协商处理。 7、每年度对原有合格供方

3、进行复审，淘汰不合格的供应商。 8、准时跟踪把握原材料市场价格行情变化及品质状况，以提升产品品质及降低选购成本。 9、大宗材料选购必需要求供应商供应合格证明，严禁购进质量不合格材料，同时监控材料使用状况，掌握不合理材料的选购与铺张的状况发生。 10、负责与供应商以及其他部门的协调工作，帮助检验部做好进货以及检验事宜。 11、定期汇总所进的选购资料，帮助财会进行成本核算。 12、乐观参加紧急的、临时的选购工作。 13、完成领导交办的其他任务。 四、选购原则 1、询价比价原则 物品选购必需有三家以上供应商供应报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供

4、应商进一步议定最终价格，临时性应急购买的物品除外。 2、全都性原则 选购人员定购的物品必需与请购单所列要求、规格、型号、数量全都。在市场条件不能满意请购部门要求或成本过高的状况下，选购人员须准时反馈信息供申请部门更改请购单或作参加。如确因特定条件数量不能完全与请购单全都，经审核后，差值不得超过请购量的510%。 3、低价搜寻原则 选购人员随时搜集市场价格信息，建立供应商信息档案库，了解市场最新动态及最低价格，实现最优化选购。 4、廉洁原则 （1）自觉维护企业利益，努力提高选购物品质量，降低选购成本。 （2）廉洁自律，不收礼，不受贿，不接受吃请，更不能向供应商伸手。 （3）严格按选购制度和程序办

5、事，自觉接受监督。 （4）加强学习，广泛把握与选购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息。 （5）工作仔细认真，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。 5、招标选购原则 凡大宗或常常使用的物品，都应通过询议价或招标的形式，由企管、财务等相关部门共同参加，定出一段时间内（一年或半年）的供应商、价格，签订供货协议，以简化选购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物品，除缩短招标间隔时限外，还应随时把握市场行情，调整选购价格。 6、审计监督原则 选购人员要自觉接受财务部或公司领导对选购活动的监督和质询。对选购人员在选购过程中发生的违纪违法的行为，公司有权对相关人员依照公司员工奖惩制度等

6、进行惩罚直至追究其法律责任。 五、选购流程 （一）选购申请与审核 1、请购经办人员应依据生产或经营的实际需要，依存量管理基准、用料预算，参酌库存状况开立请购单，请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等；若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。选购量以满意每周使用为标准，个别状况除外，但一次不应超过每月选购量。 2、需求日期相同，属同一供应厂商供应的物资商品，请购部门应以请购单附清单，一单多品方式提出请购。 3、请购单由各部门领导审核经总经理签字批准后递交选购部门选购。各审核环节对选购申请提出议异者，应准时将看法反馈给选购申请部门。 4、紧急请购时，由请购部门填写紧急请

7、购单并在“说明栏”注明缘由，以急件递送；选购部门收到紧急请购单后应优先处理。 5、遇公司生产、生活急需的物资，可以电话或其他形式请示公司总经理口头审批，征得同意后提报选购部门，签字确认手续在后期按选购流程补齐。 6、无法按请购部门的需求日期到货的物资，选购经办须准时反馈给请购部门。 （二）请购递交 1、请购经总经理批准后，由请购部门委派一名专业人员伴随选购，以防选购失误；请购部门的专业人员仅作选购物资检验，不得为选购经办人员指定供应商。 2、若请购部门无法委派专业人员伴随选购，则应在递交请购单时同负责选购人员具体沟通选购物资的规格、参数及其它技术指标，务必保证选购物资的精确性。 （三）请购撤销

8、 1、请购的撤销应马上由请购部门通知选购部门停止选购，同时于请购单（选购）联加盖红色“撤销”的戳记及注明撤销缘由。 2、选购部门办妥撤销后，将原请购单退回请购部门。 3、原请购单未能撤销时，选购部门应准时通知原请购部门。 （四）选购作业处理期限 选购部门应依选购地区及市场供需，分类制定商品选购作业处理期限，通知各有关部门以便参考，遇有变更时，应马上修正。 1、单次选购金额预算在1万元以下的零散选购项目，如无特别物资，选购周期不超过5天。 2、单次选购金额预算在1万元以上20万元以下的项目由选购部进行比价选购，选购周期不应超过15天。 3、单次选购金额预算在20万元以上100万以下的项目选购部自

9、行招标选购，选购周期不应超过40天。 4、单次选购金额预算在100万元以上的项目可托付招标公司代理招标，选购周期不应超过60天。 （五） 询价 1、选购经办人员接获请购单后应依请购案件的缓急，并参考市场行情及过去选购记录或厂商供应的资料，进行询价并填写询价记录表，按低价原则进行选购。 2、选购部门接到请购部门以电话联络的紧急选购案件，主管应马上指定经办人员先行询价、议价，待接到请购单后，按一般选购程序优先办理。 3、询价前应仔细批阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应准时的与请购部门沟通。 4、全部选购项目必需向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介

10、机构询价；除经核准得以电话询价之外，另需精选3家以上的供应商进行比价或经分析后议价。 5、若厂商报价的规格与请购材料规格略有不同或属代用品者，选购经办人员应检附资料并于请购单上予以注明，需经使用部门或请购部门审批后方可连续选购流程，并尽可能供应样品供使用部门确认。 6、样品供应和确认： （1）若须进行样品供应和确认的，须确定送样周期，由选购经办人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门进行确认，必要时需会同财务部等部门相关人员予以确认。 （2）对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。 7、询价时对于相同规格和技术要求，应对不同品牌进行询价；至少对5家以上的供应商进行询价。

11、8、比价选购或招标选购应以具体的询价表或拟定完整的招标文件格式进行询价。 9、选购经办人员在询价时遇到特别状况应准时报请上级领导批示。 （六）比价、议价 1、收到供应商第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或抱负中标价格。 2、对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出。 3、要弄清供应商报价是否含税，并确认供应商能否开具增值税专用发票，对能开具增值税专用发票的供应商应优先考虑；对厂商的供应力量，交货时间及产品或服务质量进行确认。 4、比价选购或招标选购所邀请的单位均应具备肯定资质和实力，具有供应或完成我公司所需物资和项目的力量；

12、重要项目应通过肯定的方法对目标单位的实力、资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等。 5、参考目标或抱负中标价格与拟合作单位或拟中标单位进行价格及条件的进一步谈判。 6、除固定资产外，单次选购金额在1万元以下项目可自行选购；单次选购金额预算在1万元以上的全部项目都应邀请至少5家上的供应商参加比价或招标选购；单次选购金额预算在20万元以上100万元以下的项目应由选购部组织招标，公司相关领导参加监督；单次选购金额预算价格在100万元以上的项目由公司领导打算是否托付第三方机构代理招标。 （七）比价、议价结果汇总 1、比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总。 2

13、、比价、议价结果汇总应根据招标汇总表的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出拟选用单位及选用理由，根据肯定挨次逐一审核。 3、如比价、议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。 （八）、选择供应商 选购人员须建立供应商信息台帐并准时完善更新，供应商应从以下几点动身择优选择： （1）具有合法经营主体； （2）具有相应资质的供应商； （3）具有良好的信誉； （4）具有良好的品质、交货期、价格、服务等条件。 （九）签定合同 选购买卖条件一经协议后，即可由双方将协议细节、权利与义务在书面协议书上具体记载签订合同，以取得法律的保障。选购合同通常由主要条款、基本条款、附件三部分组成。

14、 1、主要条款包含合同双方名称、地址，合同编号，法定代表人或代理人姓名，合同文本份数，有效期限，签订时间、签订地点及合同双方当事人的签名盖章。 2、基本条款留意事项 （1）选购物品、项目的名称、规格、数量/工程量、单价、总价及合同总额，清单、技术文件与确认图纸是合同不行分割的部分； （2）质量条款中应留意产品的技术标准，明确规定供方对产品质量的条件、期限及检验的期限，成套产品还要规定对附件的质量要求； （3）缺陷责任条款中选购方应就选购物资的合格保证期进行谈判，应考虑由谁来支付与处理缺陷物品、包装和将物品运回供应商处等有关的费用和附带成本； （4）价格条款中应留意货币单位，如涉及国际选购的还应

15、留意汇率变化，考虑汇率变化对合同的影响； （5）应留意选购物资的包装标准。产品包装要按国家标准或专业标准规定执行，没用国家或专业标准的可按双方商定的包装标准在合同中写明； （6）选购物资的验收标准按国家规定的计量方法执行，特别状况可按合同规定计量方法执行。质量验收所采纳的质量标准和检验方法，都必需在合同中明确规定，并写明检验的地点及提出异议的期限。 3、选购方在签订合同时的留意事项及规定 （1）如涉及到技术问题及公司机密的，买卖双方都应留意保密责任； （2）拟定合同条款时肯定要将各种风险降低到最低； （3）为防止合同工程量追加或追加无依据，打包选购时要求供货方供应分项报价清单 （4）遇货物订购

16、数量较多且价值较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来场帮助清点； （5）质保期肯定要明确从什么时候开头，并应尽量要求厂商延长产品质保期； （6）具体商定发票的类型及供应时间和要求； （7）针对不同的合同商定不同的付款方式，如设备类的合同一般应根据预付款、验收款，调试服务款、质量保证金的挨次明确付款额度、付款时间和付款条件等； （8）与初次合作的单位合作时，应少付预付款或不付预付款； （9）供应商经送样审查合格后，由选购部门与选定的供应商签订合同。 （10）比价、招标汇总表巡签完毕后方可进行合同的签订工作； （11）合同签定时应根据合同审查批准单的格式对合同初稿进行巡签审查； （12）合同巡签审

17、查通过后应由公司领导签字，加盖公司合同章方可生效； （13）签订的全部合同应准时报送财务部门。 （14）交易发生争吵时，依据合同的核定条款进行处理。 （15）合同应明确规定交货期限、交货地点和交货方式，须写明交货详细日期，是一次性交货还是分批交货及每次交货的数量； （16）合同须明确规定支付方式和结算的时间及条件，对于高价值合同和长期合同，应谨慎对待，尽量使用阶段性付款、分期付款； （17）合同应禁止供应商将订单分包给其它单位，如确有必要分包的，应在合同中明确规定； （18）一般选购合同签订后以不再变更为原则，但若因作业错误经调查原始技术资料可予证明的，或因制造条件转变导致卖方不能履约，或以成

18、本计价签约而价格有修订必要，解除合同对买卖双方都不利时可协议修改合同； （19）在履约期间若因天灾人祸或其他不行抗力因素使得一方丢失履约力量时，买卖双方均可要求终止合同；若因发觉供应商报价不实有图谋暴利，或严峻损害国家利益，或履约督导时发觉严峻缺点经要求改善而无法改进以致不能履行合同，或发觉有违法行为经查证属实时，选购方可要求终止合同； （20）合同应明确规定违约条款和违约金，违约责任肯定要具体、详细； （21）合同须明确规定合同终止的赔偿责任。 （十）下订购单 1、选购经办人员在接到审核确认的请购单后，在选购下订单前应确认选购需求，熟识物料项目、确认价格、质量标准及物料需求量，制定订单说明书

19、。 2、订单说明书应附有必要的图纸、技术规范、检验标准等。 3、完成订单的预备后方可按标准订单格式制作材料订购单，选购订单相关参数（物料名称代码、单位、数量、单价、总价等）及交易条件、交货期、运输方式、付款方式须明确。若属分批交货者，选购经办人员应在材料订购单上署名“分批交货”以供识别。 4、选购订单审批须留意合同与选购环境的物料描述是否相符，所选供应商是否为合格供应商，价格是否在允许价格之内，到货期是否符合订单方案要求。 5、选购订单签订后选购经办人员应准时跟进订单进度，必要时联合其它部门进行催单。 6、如因生产方案转变，对选购物料的需求量有更改的，应准时向供应商发出订购更改通知单，以使供应

20、商准时更改生产方案。 7、紧急订单易造成品质降低、价格偏高等损失，平常选购部门应协同其它部门做好存货管理、生产方案，避开紧急订单的状况发生。 （十一）选购进度掌握 1、为确保准时交货，选购人员应提前采纳电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物品（物资）能适时供应，以选购进度掌握表掌握选购作业进度。 2、选购经办人员未能按既定进度完成作业时，应填制进度特别反应单并注明“特别缘由”及“预定完成日期”，经呈主管核示后转送请购部门，依请购部门看法拟订对策处理。 3、若选购物品（物资）无法在预定时间内交货的，应主动与供应厂商联系催交，确定新的交货期，并开立“进度特别反应单”记明特别缘由及处理对策，通知请

21、购部门，并依请购部门看法处理。 （十二）报验入库 1、达到质检和报验条件的合同标的物应在第一时间报请质检部门进行质检、验收；验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。 2、供应单位已经履行完毕的合同，选购部应准时的通知质检部门进行验收； 3、质检部门在接到选购部报验通知后应准时报验，并出具报验结果证明书，对于质检不准时延误生产部门使用或不能入库的状况质检部门应负主要责任； 4、合同标的物在运达公司后选购部应准时通知请购部门，由请购部门准时支配卸货与搬运； 5、质检部门未准时验收的合同标的物，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受； 6、质检部门已阅历收的产品仓库应准时的入库，并准时出具入库清单； 7、外协加工件应根据原材料入库； 8、质检合格后的固定资产及服务根据公司财务规定打算入库与否。 （十三）对帐付款 选购物品（物资）办理入库后，由选购经办人员凭入库单经选购主管、财务及总经理审批后，按合同或商定的付款方式办理付款手续。 14