2021机关秘书办会的注意事项精编.docx

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1、2021机关秘书办会的注意事项机关秘书办会的留意事项 1、让会场布置“活”起来 会场布置不能简洁凭阅历，要看会议内容和目的。就说座位排列，第一，这次探讨会和一般会议不同，与会人员都是党代表，身份是一样的，不存在职务的凹凸。其次，探讨会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。 想探讨得好，至少要确保主桌上各类代表分布均衡，涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。由此可见，会场布置绝非简洁机械的重复性工作，做到因需而变、因事而变，方能让会场布置“活”起来，为会议的顺当进行打好基础，供应保障。 2、能否坐得下，尺子会“说话” 惯例也不肯定科学，解决问题不能墨守成规，要有求证精神。 3、会场温度限

2、制的“学问” 会场温度限制还真是有高校问呢!会场越大，温度越难限制。因为人体热量和外界环境不断交互，会变更外界环境温度。会场无人时和代表入座后，会场温度自然会发生改变。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些，这样随着室内人数增多，室温会增高，从偏低变成相对相宜。 4、会场灯光检查少不得 作为会前筹备的必要流程，还是不能大意。办会不能“想当然”，根据程序要检查的，一个都不能少。 5、疏漏了记者的席位 会务工作必需把各种状况考虑周全，决不能疏忽大意，否则真是“一丑遮百俊”，一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。 6、差点出事的会标 为避开工作中出现类似失误，从今以后我们将用大头针固定会

3、标的内容固化到会议组织流程中。 7、简洁明白的会标 会标的制作肯定要突出主题、简洁明白。 8、导引牌里的“玄机” 实践告知我们并不是，导引牌事先肯定要检查。机关的会议不同于商业演出，哪来的“赞助商”?这不是跟会议肃穆的性质南辕北辙吗? 9、没有保密柜怎么办 办会必需将每一个细微环节都考虑到，遇到问题多思索、多请教，提高工作应变实力。 10、会上耗材要备足 在外开会，自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备，各类风险依旧存在，例如打印机墨盒等耗材肯定要想方法备足，确保万无一失。 11、停车场炸响警报声 办会，什么想不到的事情都可能发生，多经验、多总结，办会的阅历也就丰富了。 12、会场

4、文具赢赞许 开会时，有关文具的问题看似小事，可从让与会者运用便利、提高会议效率的角度考虑，还是有很多文章可做的。 13、提前非常钟还不够 筹备会议肯定要考虑到每个环节，像通知几点到达这样的事，也要把各种可能的时间都计算在内，打足提前量。 14、一场混乱的握手 “老会务”的“老阅历”有时未必管用，一个环节考虑不到，就会给会议整体效果造成影响。 15、只有西装才是正装吗 各行各业的代表都会出席，假如真的全部穿西装来，效果就肯定好吗?办会当然有肯定的模式，但更须要我们从实际状况动身，从会议效果动身敏捷应变，有时候一个小小的改变，就会带来大大的不同。 16、正装能不能换成便装 在整个会议筹备中，着装只

5、是一个小小的细微环节，看起来并不起眼，可就是这么一个“细枝末节”的小问题，考虑不周到也会带来不便。 17、分错房间了吗 会议服务工作中肯定要留意到反常的、特殊的事情，并记在心里，随时能够答得上来、处理得好。 18、把发言人员服务好 发言人员可谓是会议中的重点人员，假如发言打算工作出了问题，也会影响到整个会议的效果，因此，把他们支配好、服务好也是万万不行马虎的。 19、特别状况要重点关注 一些会议有残疾人、老年人等特别人员出席时，会前肯定要充分了解状况，并在会议过程中赐予重点关注，尽可能为他们供应更加周到细致的服务。 20、抬着轮椅才进了会场 会议筹备过程中，我们方方面面都想到了，却还是没有想到

6、有人坐轮椅这个可能性，这也给我们提了个醒，会务工作中，再多的预设都不为过。 秘书工作礼仪 一、握手 1、握手时力度要适中，大家可以练练。 太轻给人以轻视。 太重，也不好。 时间：在心里默数1,2,3,4,5后才紧开手。 二、接待礼仪 1、引导，要走在客人前面。 上楼、下楼都走在客人前面距离为一、两个台阶，不要走的太快。 一步走两、三个台阶，有的客人尤其是女的，穿着小裙子，走不动，你一下迈两、三个台阶，她要在后面跑，才能跟上你，会累坏人家的。 2、要让客人走楼梯的内侧。 主子走外侧。 所谓内侧是围着中心的一侧。 (一)对前来访问、洽谈业务、参与会议的外国、外地客人，应首先了解对方到达的车次、航班

7、，支配与客人身份、职务相当的人员前去迎接。 若因某种缘由，相应身份的主子不能前往，前去迎接的主子应向客人作出礼貌的说明。 (二)主子到车站、机场去迎接客人，应提前到达，恭候客人的到来，决不能迟到让客人久等。 客人看到有人来迎接，内心必定感到特别兴奋，若迎接来迟，必定会给客人心里留下阴影，事后无论怎样说明，都无法消退这种失职和不守信誉的印象。 (三)接到客人后，应首先问候“一路辛苦了”、“欢迎您来到我们这个漂亮的城市”、“欢迎您来到我们公司”等等。 然后向对方作自我介绍，假如出名片，可送予对方。 留意送名片的礼仪： 1、当你与长者、尊者交换名片时，双手递上，身体可微微前倾，说一句“请多关照”。

8、你想得到对方名片时，可以用恳求的口吻说：“假如您便利的话，能否留张名片给我?” 2、作为接名片的人，双手接过名片后，应细致地看一遍，千万不要看也不看就放入口袋，也不要顺手往桌上扔。 (四)迎接客人应提前为客人打算好交通工具，不要等到客人到了才匆忙忙忙打算交通工具，那样会因让客人久等而误事。 (五)主子应提前为客人打算好住宿，帮客人办理好一切手续并将客人领进房间，同时向客人介绍住处的服务、设施，将活动的安排、日程支配交给客人，并把打算好的地图或旅游图、名胜古迹等介绍材料送给客人。 (六)将客人送到住地后，主子不要马上离去，应陪客人稍作停留，热忱交谈，谈话内容要让客人感到满足，比如客人参加活动的背

9、景材料、当地风土人情、有特点的自然景观、特产、物价等。 考虑到客人一路旅途劳累， 主子不宜久留，让客人早些休息。 分手时将下次联系的时间、地点、方式等告知客人。 二、接待礼仪 接待客人要留意以下几点。 (一)客人要找的负责人不在时，要明确告知对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。 请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。 (二)客人到来时，我方负责人由于种种缘由不能立刻接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人情愿等待，应当向客人供应饮料、杂志，假如可能，应当时常为客人换饮料。 (三)接待人员带领客人到达目的地，应当有正确的引导方法和引导姿态。 1、在走廊

10、的引导方法。 接待人员在客人二三步之前，协作步调，让客人走在内侧。 2、在楼梯的引导方法。 当引导客人上楼时，应当让客人走在前面，接待人员走在后面，若是下楼时，应当由接待人员走在前面，客人在后面，上下楼梯时，接待人员应当留意客人的平安。 秘书语言谈吐留意事项 (一)擅长倾听 我们总是认为，一个擅长交谈的人首先必需能讲，事实上，擅长倾听在交谈中更重要。因为“假如你能聚精会神、仔细耐性地倾听对方讲话，表示你诚意诚意与对方交往，特别敬重对方，对方会因此而乐意与你交往”。好的听者是交谈顺当进行的前提和保障。首先，留意力要集中。眼睛要有礼貌地凝视客人，目光停留在客人鼻眼三角区，目光要平视，凝视的时间大约

11、占到谈话总时间的三分之一到三分之二左右。谈话中东张西望、做小动作都是留意力不集中、心不在焉的表现，而打哈欠、伸懒腰、看手表则是不耐烦和厌倦的表示。其次，要有所反应。会意的微笑、赞许的点头、间或的提问、适当重复对方的讲话等等，意味着对方的谈话引起了共鸣，会使谈话更投机、更融洽。第三，要有所收获。倾听是捕获信息、处理信息、反馈信息的过程，一个好的听者应当在倾听过程中思索回味、分析概括对方的谈话，从中得到有效的信息。 (二)有所忌讳 秘书工作中的交谈除了约定好的既定话题，还有一些场合须要临时选择交谈的话题。交谈内容往往被视为个人品位、志趣、教养和阅历的集中体现，好的话题能使谈话顺当绽开，开心进行。假

12、如选择了对方不熟识或不感爱好的话题，谈话很简单陷入僵局;假如选择了对方忌讳的话题，还可能使谈话不欢而散。因此，秘书人员要懂得交谈时有所忌讳。不谈论非议党和政府以及单位的话题;不涉及国家、行业、组织的隐私;不背后争论领导、同行和同事;不戏弄取笑别人，伤人自尊;不谈论违反社会伦理道德或格调低下的内容;不谈论疾病、死亡、凶杀、灾祸等令人不开心的话题;不谈论年龄、收入、婚姻等个人隐私的话题等等。 (三)留意环境 任何语言交际都是在肯定环境、场合下，面对特定的交际对象进行的。交谈环境对语言既有便利作用，又有制约作用。秘书要分析和把握详细交谈场合的政治环境、自然环境以及交往对象的心理特征等，在交谈时，既要努力适应环境，依据场合的不同调整语言表达形式，更好地实现交谈目的;又要主动地、能动地借助环境，利用环境，更好地表达思想感情。如在公务往来、谈判等场合中，秘书应当留意语言谈吐的科学性、条理性，用语要高雅、精确、规范;而在出席某个社交场合时，语言谈吐可依据谈话对象幽默风趣、欢快跳动或礼貌优雅、委婉含蓄。