城建档案馆档案整理.docx

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1、城建档案馆档案整理1、城建档案的整理立卷与质量标准(西安市城市建设档案馆)张炜城建档案檀卷质量的优劣直接关系着它的查阅利用和保管期限，为使城建档案能长期有效的保存下去和迅速准确的查阅利用，除了对城建档案的归档范围及其准确性内在质量必须进行要求外，还应对其组卷、著录、装订形式外在质量进行严格的要求。新的（建设工程文件归档整理规范）部颁标准GB/T5203282001下面简称规范对城建档案的质量有着非常严格的要求。该规范做为城建档案专业第一部国家标准的公布施行，为广大城建档案工作者提供了同一个质量标准，具有很强的可操作性，克制了档案工作者在工程完工后进入完工文件归档备案阶段时的茫然感。是广大施工技

2、术人员和城建档案工作者的良师益友，希望大家能够认真学习贯彻落实。下面就规范的有关问题与大家共同学习讨论，以便在实际工作中能有一些指导作用。一对归档文件的基本要求1对文件材料原始性的要求新公布的（建设工程文件归档整理规范）第4.2.1条明确指出“归档的工程文件应为原件这和我们西安市人大常委会2001年2月13日颁发的（西安市城市建设档案管理条例）第三章第十五条“档案材料应当是原件，其中建设工程规划许可证、建设用地规划许可证、建筑工程施工许可证、国有土地使用证和其他工程前期管理性文件能够是副本或者复印件是基本吻合的。有一些完工图文件只要一件十分是一些工程前期根据性文件有关各部门都要求是原件，这样的

3、矛盾如何解决？（西安市城市建设档案管理条例）第二十五条规定“载有城市建设档案馆及其法定代表人印章或者签名的档案复制品，具有与档案原件同等效力。根据这一规定，但凡原件缺乏的，只要是将原件报送城建档案馆的、城建档案馆经过验证后可据其详细需求出具原件证实。有关部门根据条例都应认可，解决了因原件缺乏的矛盾。2对书写材料的要求规范第4.2.4规定工程文件应采用耐久性强的书写材料碳素墨水或蓝黑墨水不得使用红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。这一规定主要是从档案保护学的角度考虑的，红墨水和纯蓝墨水亲水怕光，圆珠笔和复写纸易扩散，铅笔易磨损。所以规范在这一条文中使用了“不得这一严格措辞。为了档案的永久性

4、保存，请大家务必注意这一点。在工程起始就应向有关文件构成部门提出要求.3纸张规格的要求规范对工程文件中文字材料的大小也进行了限定，第4.2.6条规定“工程文件中文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面297X210mm，该条款在用词上用了首选词“宜，它主要是考虑了行业之间和目前新旧规范大小规格还在进行交替经过中。那么碰到大小规格不一的文字材料怎么办？碰到类似问题能够灵敏把握，A4文件材料多应将小的文件材料拓裱成A4大小，小的16K多时，可将大于16K幅面的文件材料在留足档案内容保护距离的前提下，裁切成16K大小或者折叠成16K大小。二、工程文件的立卷什么叫立卷？根据一定的原则和方法，将有保存价值的文件

5、分门别类整理成檀卷叫立卷规范2.0.12一工程文件材料的立卷原则1城市建设档案的立卷有别于其它类别档案的立卷，它具有文件材料庞杂、涉及面广和技术性强等特点，所以在立卷前要合理安排统筹兼顾，规范第5.1.1条规定“立卷应遵循工程文件的自然构成规律，保持卷内文件的有机联络，便于档案的保管利用。什么是自然构成规律？比方讲工程准备阶段文件材料，通常是按下面步骤进行的：第一步：工程在开工建设前，首先必须向有关部门提出项目建议书和可行性研究报告，经过专家论证后，报主管部门审批立项；第二步：工程立项后获得投资计划；第三步：工程在获得立项计划后进入定点征地阶段，首先必须拿到政府的建设用地批文、建设用地规划许可

6、证、到规划部门定点、勘测部门进行土地界址测量、获得土地证。随着近几年经营城市理念的推广，土地的转让由隐形市场企业与企业之间、农村与企业之间的暗地转让向有形市场过渡由政府土地管理部门统一对要出让的土地进行挂牌拍卖经营，那么在这一环节经过中就又产生了土地出让拍卖文件规范里没有要求，但是根据需要应立卷保管。第四步：在获得土地证后进入规划建审阶段，在这个阶段要获得规划许可证、建审图、建筑物实测成果表通常把验线单和前边三个文件材料放在一起，这样便于利用。第五步：办完规划手续后进行勘察设计。第六步：办理开工手续，开工前要对设计蓝图进行抗震设计审查、工程质量监督申报、工程的监理和招投标含承包企业资质审查、签

7、定工程完工档案报送协议书、获得施工许可证、开工报告。以上大致从基建工程程序把工程准备阶段文件的自然构成规律、先后顺序进行了总结，详细在每一步还应构成那些文件材料请参见（建设工程文件归档整理规范）附录A的内容，这里不在细述，工程文件组卷应保持卷内文件材料的有机联络，这里讲的意思是在上述每一步里所构成的文件，原则上不能分开，比方土地证和其附件不能分开、规划许可证不能和其附件分开、施工许可证不能和其附件分开等等。2一个建设工程项目由多个单位工程组成时，工程文件应按单位工程组卷(规范.条)。比方西安联合大学新校园项目，它是由行政办公楼、教学楼、图书馆、实验楼、体育馆、学生公寓、老师公寓、学生食堂、教工

8、食堂、职工住宅等各个单位工程组成，我们在组卷时就必须根据该条款并参照规范附录A的内容分门别类的进行组卷。3通常情况下按规范5.1.3条第一款和规范附录A的规定，将工程完工文件按基本建设程序划分为下面五个部分：工程前期准备阶段文件材料-监理文件材料-施工文件材料-完工图-工程完工验收文件材料。下面是将一个建筑安装工程根据规范5.1.3的要求以照附录A的顺序分别组成檀卷例子工程前期准备文件的组卷xx单位xx工程工程前期立项文件材料xx单位xx工程建设征地拆迁文件材料xx单位xx工程勘察、测绘、设计文件材料xx单位xx工程招投标文件xx单位xx工程开工审批文件材料xx单位xx工程建设、施工、监理机构

9、及负责人名单工程准备文件材料能否都必须根据六个问题单独组卷，还要视工程的规模大小及其最终构成的完工文件材料的多少而定。如有的单体插建工程就不发生征地事项，因而就没有第卷。对于一般小型一栋单体住宅工程可按立项文件-土地证及附件-规划许可证及附件-施工许可证及附件-开完工报告五项内容组成一个综合卷注：规划许可证的附件指建审平面总图、建筑物实测成果表及验线单、完工测量成果等施工许可证的附件指工程招投标文件、施工图抗震设计审查文件、施工监理许可证、建筑节能审核、建筑工程质量监督文件等工程监理文件的组卷将工程监理文件材料根据附录A的顺序组成xx单位xx工程监理文件卷(文件多可组若干卷)，详细见规范附录A

10、17页这里就不在详叙。工程施工文件的组卷对于施工技术文件材料应根据附录A的顺序要求划分为土建安装工程和设备安装工程两部分，土建安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下11个檀卷xx单位xx土建工程施工准备文件材料xx单位xx工程地基处理记录文件材料xx单位xx土建工程图纸变更记录文件材料xx单位xx土建工程原材料、预制构件质量证实文件及复试报告文件材料xx单位xx土建工程施工试验记录文件材料xx单位xx土建工程隐蔽检查记录文件材料xx单位xx土建工程施工记录文件材料xx单位xx土建工程质量质量事故处理记录等级以上事故xx单位xx土建工程质量验收记录文件xx单位xx建筑工程完工图1

11、1xx单位xx构造工程完工图设备安装工程施工技术文件材料应按附录A18页的要求组成如下10个檀卷xx单位xx设备安装工程图纸变更记录xx单位xx设备产品质量检查、安装记录文件xx单位xx设备安装隐蔽工程检查记录文件xx单位xx安装工程施工试验记录文件xx单位xx电气工程完工图xx单位xx给排水工程消防完工图xx单位xx采暖通风空调完工图xx单位xx燃气工程完工图xx单位xx室外总体工程完工图10xx单位xx室外地下综合管线完工图注：施工文件市建委质量监督站把这一部分划为质量保证文件、施工技术文件、质量评定文件三大块，这三块本质上和规范不矛盾，其内容完全一样，只不过新规范在文件分类上更细致一些。

12、请大家不要产生误解。工程完工文件的组卷工程完工文件有别于质量评定文件，有它的专指性，它专指工程完工验收时构成的所有结论性文件，如：完工总结、完工验收记录、单位工程子单位验收记录、完工验收证实书、完工验收报告、完工验收备案表另行处理、工程质量保修书、财务决算另行处理、验收会议纪要、领导讲话等。可根据规范的内容进行增减组成一个或者若干个如下题名的檀卷xx单位xx工程完工验收文件材料综上所述，一个建筑安装工程一般情况下应构成以上30个独立的标准檀卷形式同类施工技术文件，那么对于这30个标准形式檀卷究竟能否能知足实际需要，还要视其工程规模的大小而定，如前面土建安装工程施工技术文件第土建工程原材料、预制

13、构件质量证实文件及复试报告文件，对于大型项目而言组成一个卷就知足不了要求，由于大型项目这类文件材料十分多，根据规范第5.1.4条第1款的“檀卷厚度一般不宜超过20mm的原则，对于此类标准形式檀卷，就必须分成若干卷，但其檀卷题名不变，可在卷名后编注此类卷的册数顺序。注：规范5.1.4条里关于檀卷厚度写的是40mm,这个檀卷厚度专指印刷成册的科技文件并加注副题名，副题名可具体该卷的内容，但要把副题名括起来,除此以外的工程文件材料还必须按15mm的卷厚整理。这一解释是在建设部举办的规范培训班上讲明的，请大家在实际工作中务必要注意这一点，以免出错。4立卷经过中还应遵循规范5.1.4条第2款的规定“檀卷

14、内不应有重份文件；不同载体的文件一般应分别组卷。这里的不同载体是指底片、照片、聚脂薄膜底图、电子文件等。二卷内文件的排列根据规范5.2.1条规定“文字材料按事项、专业顺序排列。同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后、印本在前、定稿在后，主件在前附件在后的顺序排列，这一规定规范沿用了文书档案的标准。指工程准备文件材料及一些合格证复试报告，参看前面工程前期准备文件的组卷注解对于完工图则必须按专业排列，同专业的完工图则按图号顺序排列。规范5.2.3条“既有文字材料又有图纸的檀卷，文字材料排前，图纸排后的规定是在卷内文件排列时的普遍规定。当图纸是文件的附

15、件时，在卷内文件排列时除应知足规范5.2.3条的规定外，还必须知足规范5.2.1的规定，如附录A第15页开工审批文件第四条建设工程规划许可证及附件，这里的附件包括建筑物实测成果表、定验单、建筑规划审批平面图。那么就不能死搬硬套第5.2.3条的规定。类似问题还有建设用地规划许可证及其附件等三檀卷的编撰著录当把诸多冗杂零乱的文件材料根据前面的规定立卷排列并检查无误后，下一步的工作就是打印页码号、编写目录、檀卷封面和备考表填写。封面、目录、备考表全市统一到城建档案馆购买编目前首先要对文件材料编打页码号用自动号码机，编打页码号根据规范第5.3.1条有下面规定：1有书写内容的页面正反两面都有文字都必须编

16、打页码号，每卷独立编号，页码号从“1开场，卷与卷之间的页码号不能连续编打。2正面书写的文件页码打在右下角、反面书写的文件页码打在左下角。图纸一律在右下角。3成套图纸或印刷成册的科技文件材料，但凡自成一卷的。原目录可替代卷内目录，不必从新编写页码。厚度不得大于20mm当原图纸目录有增减变动时，必须重新编写卷内目录。4为了著录档案用的檀卷封面、卷内目录含用图纸目录替代卷内目录者、卷内备考表不编打页码。页码号编打完成后，还需要检查下面能否有漏打的页码号，漏打页码是不允许的。检查无误后，既可进入卷内目录的编制填写阶段，编制卷内目录除必须符合（建设工程文件归档整理规范）第5.3.2条的规定外，还应符合（

17、城市建设档案著录规范）第3.2.2条、4.2.1条的规定：1目录序号的填写：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1依次标注。或同一类文件，如钢材、水泥检试验报、隐蔽验收等等2目录中文件编号的填写：该栏填写工程文件的原有的文号，没有的就空者。3责任者栏目的填写：过去我们把该栏目叫构成单位，新规范叫责任单位，该栏目要填写责任单位名称，通常情况下不要填写个人名。对于工程准备文件材料的责任单位比拟好认定，十分是对于施工文件的原材料合格证部分的责任单位不好填写，由于它比拟冗杂零乱。因而通常填写施工单位，由施工单位全权负责。完工图的责任单位也是施工单位。填写时，假如责任单位是施工单位或者是建设单位时，不要写

18、施工单位或者乙方、也不要写建设单位或者时乙方，要写单位名称。实际工作中有些同志时有填错。所以请大家在填写时一定要注意。3目录内文件题名的填写：该栏填写文件标题栏的全称。施工文件填写文件类别名4目录内日期的填写：该栏填写文件构成的日期发文日期，施工文件填写该类文件中最早的一份文件的构成时间和最晚的一份文件的构成时间要有一个时间段。5目录内页次的填写：该栏填写序号文件在卷内目录所排列的起始页码号，最后一份文件填写终止页码号，其余只填写开场页码。编目工作完成后，下一步是檀卷封面的编写，檀卷封面的编写也应除符合（建设工程文件归档整理规范）第5.3.4条的有关规定外，还必须符合（城市建设档案著录规范）的

19、有关要求，填写前要对卷内文件统筹考虑，要提炼其精华反映在檀卷题名中。檀卷封面只填写檀卷题名和题名栏下面的栏目，以上的栏目由城建档案馆填写。1怎样填写好檀卷名称（建设工程文件归档整理规范）第5.3.4条第5款规定“城建档案檀卷题名的填写要简明、准确的揭示卷内文件的内容，檀卷题名应包括建设单位名、工程名称、专业名称、卷内文件的内容名。檀卷提名的准确程度与城建档案立卷人对工程的熟悉程度和综合业务素质有关。准确完好的檀卷题名对于今后的查阅提供利用能起到事半功倍的作用。一个完好准确的檀卷题名应包括下面几个部分：建设单位名称+工程名称个别特殊工程还应加工程地点名+卷内文件的内容概括名前边列出的30个标准形

20、式卷打叉以后的部分。这里给出的这个公式在填写檀卷名称时请大家灵敏把握套用。2编制单位栏的填写规范第5.3.4条第六款“编制单位栏应填写檀卷内文件的构成单位或主要责任者根据这一原则和规范第5.1.3划分的五个分部的界线范围，工程前期准备阶段文件的主要责任单位是建设单位，因而一般填写建设单位；监理文件的编制单位填写监理单位；施工文件、完工图和完工验收文件的编制单位填写施工单位。3檀卷封面起止日期的填写规范第5.3.4条第7款“起止日期应填写檀卷内全部文件构成的起止日期。其实，当把卷内目录编制工作完成后，就已经决定了檀卷封面栏的编制日期。您只要在编好的檀卷目录中，从前往后找一个最早的开场时间和一个最

21、晚的结束时间，就是檀卷封面编制日期的起止时间。4保管期限、密级的填写保管期限的填写应以附录A的要求为准，同一檀卷内有不同的保管期限和不同的密级划分时，以就高不就底为原则。目录、封面编制完成后，就是卷内备考表的填写。卷内备考表编排在檀卷的最后，它主要讲明卷内文件的总页数、各类文件的页数，以及立卷单位对对檀卷的有关情况的讲明，如复印件的情况、页码错误情况、文件的更换情况等。没有需要讲明的就不填写了，要详细情况详细对待。四檀卷的装订装订以前必需要检查下面卷内文件里能否含有金属物和有机物质，假如有的话，还必须将这些不利于档案保护的东西清理掉，有破损的必须裱贴如初。前边的所有工作做完后，您就能够轻松愉快

22、的进行装订了。装订前，首先要准备好如下工具：三个大书夹、手电钻、1.8mm钻头、足量的装订档案用的蜡光线、7cm长的大针一枚、小剪刀一把、小榔头一把、垫脊条若干装订线一侧不平常要垫平以上工具准备齐后，拿上檀卷下面齐、右齐的原则墩整洁，然后把上下右三边用书夹夹紧放在木板上，用手电钻打三孔，三孔的间距是；当檀卷幅面为A4时，三点间的距离为9cm.。当檀卷的封面为16K时，三点间的距离为7cm.。打完孔就能够穿线了，穿线绑扎按下列图所示。穿完线在檀卷背后中间扎一死结，留一公分长线头就能够了。绑扎完后看看檀卷封面两条装订线能否平行，假如有相交的，必须用针把它拨平行，然后用小榔头沿绑扎线轻轻敲下面使檀卷

23、四周平整。您把所有的档案装订完毕后，下一步就是填写向城建档案馆报送书和目录，报送单位由建设单位填写，填写目录时，应先文字卷，后完工图卷。文字卷应先工程准备文件卷后施工技术卷、监理文件卷、最后完工文件卷。先土建卷后设备安装卷。土建文件卷排完后排土建的完工图，设备卷与土建排列方法一样。一个单项工程排完后，排另一个单项工程。目录序号应连续编排。报送书一式三份写完后领导签字、单位盖章后您就能够顺利报送了以上扼要根据（建设工程文件归档整理规范）结合我市城建档案工作多年来得工作实践，对城建档案檀卷立卷原则和方法、卷内文件的排列、编目装订及有关檀卷质量等进行了系统叙述，期望能够给档案同行在整理城建档案工作中有所帮助，不托之处请大家提出批评意见共同讨论。