档案馆城建档案整理要求.docx

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1、档案馆城建档案整理要求深圳市城市建设档案馆城建档案整理质量标准发布时间：2020-7-3010:17:05来源：本站为进一步规范我市城建档案整理工作，提高档案管理标准化、规范化水平，根据国家有关科技档案管理规定和业务规范，制定本标准。一、组卷原则和方法工程准备阶段文件和完工验收文件由建设单位在项目基础上集中整理组卷，大型市政项目可按工程阶段或文件类型分批整理组卷，分片区开发的房建项目可按备案批次整理组卷。监理文件由监理单位以监理合同为单位组卷。施工文件和完工图由施工单位以施工合同含专业分包合同为单位整理组卷，其中施工技术文件应按工程专业或单位工程、分部分项单元工程的划分系统编排。试验报告、大宗

2、原材料合格证等共用文件可集中组卷，可以随主要的工程专业或单位工程、分部分项单元工程技术资料组卷；共用文件所涉及的其他工程专业或单位工程、分部分项单元工程技术资料卷在“备注栏注明。二、卷内目录的使用房建和市政基础设施工程使用市档案局发布的印制或下载打印的标准目录，行业和特种工程使用空白国标卷内目录。卷内目录可手工填写或打印填写。三、卷内文件的组织排列房建和市政基础设施工程各份文件按标准目录“文件题名栏确定的内容和顺序对号入座，目录所不能涵盖的文件依次排列在各专业卷内目录最后一份文件后的空白各栏，尚不能知足的可使用空白国标卷内目录手工或打印填写。行业和特种工程按项目归档细则确定的内容和顺序组织排列

3、，排列时应考虑各项管理程序或施工工序之间的联络以及主件和附件之间的联络。文字资料卷每卷厚度原则上不超过2cm。四、页号的编排文字资料以一本为一卷，完工图以一盒为一卷，每卷单独编号，页号从“1开场，使用打号机以黑色印油打号。单面书写的文件页号在右下角；双面书写的文件，正面在右下角，反面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。檀卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。文字资料卷中每卷重号、漏号累计不超过5页含5页的，以前正确页号加“-1、“-2等的方式改正并在卷内备考表中讲明；重号、漏号超过5页的应重新编号，错码应工整地杠改。完工图卷不允许出现重号、漏号。印刷成册、已编页号的文件单独组卷时不必重新编写

4、页号，但封面、封一、序、前言、目录、附图、后记等未与正文统一编写页号的，本卷页号应作调整。详细为，封面页从“1开场，封一、序、前言、目录等正文前各份文件以及正文第1页按文件在册中的顺序加“1-1、“1-2等直至正文第2页；册中未编号的附图等文件以前页号加“-1、“-2等直至下一页号；后记、编后语、封底等按文件在册中的顺序接正文最后一页编写页号。五、卷内目录的编制卷内目录应重点控制“文件题名栏和“页次栏，保证文件实体与目录揭示的正确对应。“页次栏填写文件在卷内所排的起始页号，最后一份文件填写起止页号。卷内目录的其他栏包括“序号、“文件编号、“责任者、“日期、“备注栏的填写应符合（建设工程文件归档

5、整理规范）GB/T50328-2001的要求，市档案局也将通过业务指导和信息公开渠道告知，但在档案验收及后续工作阶段对上述栏目不做检查。卷内目录“立卷责任人栏由立档单位档案员签名。六、卷内备考表的填写卷内备考表必须填写和签名，主要讲明卷内文件复印件、页号错误等需要讲明的情况，其中“立卷人由立档单位档案员签名，“审核人由立档单位的项目负责人或技术负责人签名。文字资料卷卷内备考表在卷皮上填写和签署，完工图卷卷内备考表在卷盒上填写和签署。七、完工图及完工图电子文件完工图应是新图，采用竖向手风琴式折叠，折叠后的大小为四号图幅，各份图纸应在卷内目录上逐份揭示。已胶装成册的A3幅面完工图可不再拆分折叠，编

6、目编号后直接对折装盒。完工图电子文件以其相应图纸所在的檀卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的电子文件目录，电子文件目录应符合上传要求。八、扫描电子文件扫描电子文件应采用黑白扫描，分辨率不低于200dpi，以TIF、GIF或PDF格式存储。文件材料必须在整理、编目、编号之后才能进行扫描处理。各扫描电子文件以其相应纸质文件所在的檀卷号加页次命名，并编制Txt、Word或Excel格式的扫描电子文件目录。扫描电子文件目录应符合上传要求。九、檀卷装订文字材料采用三孔双棉线装订，装订时须剔除金属物。印刷成册、已编页号的文件单独组卷时可不装订。完工图纸不装订。十、檀卷题名檀卷题名应简明

7、、准确地揭示卷内文件的内容，主要应包括项目名称；专业名称或单位工程、分部工程、分项单元工程名称；工程文件的主要内容或属性。十一、编制日期卷盒和卷皮上的“编制日期栏统一填写本工程的开工日期至完工日期。十二、档案装具卷盒、卷皮等档案装具应使用符合国家标准要求的产品。檀卷总数量和檀卷流水号“共卷栏和“第卷栏应准确统计并以阿拉伯数字填写。卷盒、卷皮的脊背以及“档号、“档案馆代号、“密级、“保管期限栏不填写。“檀卷题名、“编制单位、“编制日期栏应使用黑色墨水笔工整填写或以黑色印油加盖条形章；有条件的，卷皮可整体套打印。卷皮、卷盒应填写的各栏不允许以打印或手写的字条粘贴。十三、檀卷装盒应根据檀卷流水号依次装盒，并应选用厚度适当的卷盒以保证卷盒装满。十四、移交书移交书封面应采用市档案局发布的标准格式，移交单位原则上应加盖单位公章。移交书所附的各卷卷内目录应与檀卷实体中的卷内目录相符。行业和特种工程应在移交书中提交檀卷目录。