公司收发文件管理办法.doc

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1、公司收发文件管理办法一、收文管理（一）凡公司收到的文件，均履行下列程序：外部收文：收文 综合管理部签收、登记，提出拟办意见 呈总经理或主管副总批示 综合管理部登记并转承办单位 文件办理过程中综合管理部进行催办承办单位将办理完毕的文件交回综合管理部归档内部收文：收文 综合管理部签收、登记，提出拟办意见 呈总经理或主管副总批示办理 综合管理部登记并反馈意见 综合管理部将文件归档。文件管理人员进行收文登记见。（二）承办公文要求1、各单位在收文办理过程中严格遵循本单位的收文办理程序。2、各单位综合管理部门收到公文后交承办部门或有关承办人员，承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文

2、应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明，对不属于部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的部门并说明理由。3、公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，如有分歧，主办部门主要负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报请主管领导协调或裁定。4、审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见。姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意，没有请示事项的，圈阅表示已阅知。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，行政人员负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。二、发文管理（一）发文的质量体现公司管理水平的高低，各部门在起草文件

3、时，文字要简洁、准确。（二）公司公文主要种类有： 1、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员；2、通知：适用于传达要求和需要员工周知或者执行的事项，任免人员，转发上级机关公文。3、通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。4、报告：适用于向上级汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。5、请示：适用于向上级机关请示事项。6、批复：适用于答复下级单位请示事项。7、意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。8、函：适用于平行单位、合作伙伴之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。9、会议纪要：适用于记载、传达会议议定事项.（三）要认真履行发文程序，如：领

4、导签字、审核、校对、编号等。（具体内容见附件四）（四）对文件的印刷质量要认真负责，杜绝有不符合行文规定的文件出现。文件格式包括标题、文件编号、秘密等级、紧急程度、正文、附件、发文单位、印章、主题词、主送机关、抄送机关、发文时间等。1、标题：标题应当准确简要地概括文件的主要内容，文种使用要恰当。在标题中，除引用其他文件名外，一般不加书名号，文体格式为黑体二号。2、发文编号：发文编号由部门简称、业务类别、年号、顺序号组成，并按上述先后顺序排列，几个部门联合发文，只标明主办部门的发文编号。发文编号一律编在红线之上、文头之下的中间位置，文体格式为仿宋体3号字。以公司名义发文统一由综合管理部编号，编号为

5、“奥特奇政200 号”；其他各部门发文，以部门名称的第一个字作为其文号编号简称，分别为：综合管理部：综；财务结算中心：财；物流管理部：物；资产管理部：资等。如有部门第一字作为简称不便于行文的，由综合管理部另行规定。发文编号的业务类别规定如下：下级部门对上级部门的报告，或公司对其他政府部门的报告，编号为“奥特奇报200号”；下级部门对上级部门的请示，或公司对其他政府部门的请示，编号为“奥特奇字200号”；对全公司范围内，或本部门范围内的指令、通知等，编号为“奥特奇发200号”；对公司外部的单位发函，编号为“奥特奇函200号”。3、秘密等级有保密内容的公文应划分秘密等级。秘密等级分“绝密”、“机密

6、”、“秘密”三个档次，在文件首页左上角标明。保密文件应当标明份数及序号，达不到保密程度的文件，可不在文件上标注。4、紧急程度紧急文件应当在文件右上角标明“特急”、“急件”，达不到紧急文件程度的，可以不在文件上标注。5、正文正文文体为仿宋体3号字；页面设计为每页23行，每行26-30字，行间距为固定值29，页边距为上、下、左、右均为2.54厘米，装订线为左1厘米。6、结构层次结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）、”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。7、 附件、注释附件名称应在正文之后成文日期之上注明；注释写在日期之后。8、印章以公司或部门名义正式行文应一律加盖印章。使用公司文头纸

7、，以公司名义对外印发的文件，不需落款，在落款位置标注日期，印章应覆盖在日期上；以部门名义发文，需落款标注发文单位及日期，印章应同时覆盖在落款及日期上。9、主题词正式文件应一律标注主题词。主题词应可归纳出文件的主要方向及内容。主题词三字以黑体3号字；具体的主题词文字以宋体3号字加粗。10、主送及抄送主送及抄送的部门或人员应当写全称。11、其他以公司名义对外发文的，应在文件左下角标注发文部门；在右下角标注印发时间，印发时间以文件获签发日期为准；在右下角最下侧标注印发份数，以电子文档形式下发的，应标注电子文档发送数量。12、发文用纸统一采用印有公司标识的文头纸。13、文件要坚决履行盖章、存档系列程序。